Cum pot beneficia firmele de avocatură de pe urma adoptării software-ului Cloud eSignature

Industria juridică este printre cei mai mari utilizatori de hârtie datorită cerințelor enorme de documentare, autentificare și verificare. Elaborarea și semnarea documentelor juridice este un proces în mai multe etape care necesită atât fluxul de documente de jos în sus, cât și de sus în jos.

Acest lucru nu numai că face procesul de semnare extrem de lent, dar are și implicații uriașe de costuri. Acolo, adoptarea software-ului Cloud eSignature pare o opțiune viabilă pentru firmele de avocatură. În acest articol vom vorbi în detaliu despre modul în care firmele de avocatură pot beneficia de software-ul de semnătură electronică în cloud.

Software-ul eSignature bazat pe cloud este găzduit pe un server la distanță care putea fi accesat de oriunde și nu necesita niciun hardware specializat. Îndepărtează toate limitările geografice și tehnice asociate proceselor tradiționale de semnare.

Utilizarea software-ului de semnătură electronică în cloud în locul procesului tradițional de documentare are multe avantaje pentru firmele de avocatură. Firmele de avocatură pot securiza datele clienților cu o criptare puternică și pot eficientiza întregul proces de documentare.

Beneficiile software-ului Cloud eSignature pentru firmele de avocatură

Beneficiile eSignature pentru firmele de avocatură sunt practic nelimitate.

• Costuri reduse

Trecerea fără hârtie vine cu o mulțime de beneficii și se concentrează în principal pe costurile de întreținere reduse, având un impact pozitiv asupra profitului. Conform cercetării, companiile care au adoptat software-ul eSignature au reușit să reducă costul total de gestionare a documentelor cu 85%.

Nu mai trebuie să efectueze mai multe printuri și să le stocheze ca documente fizice. De asemenea, pentru cei care doresc să experimenteze o abordare organizată, software-ul eSignature, cu un plan de abonament bine definit, facilitează planificarea în avans pentru utilizatori și realizarea lucrurilor în consecință.

• Comunicare îmbunătățită bazată pe client

Documentele legale rămân adesea blocate la partea partenerului sau a clientului atunci când sunt partajate manual. Software-ul eSignature poate fi de mare ajutor în evitarea unor astfel de întârzieri din cauza barierelor geografice. Software-ul ajută firmele de avocatură să monitorizeze cererile de semnătură restante, să țină o evidență a documentelor trimise/primite și să modifice drepturile de acces.

Lectură sugerată: Cum să creați o semnătură digitală electronic în 6 pași

Documentele judecătorești, acordurile și contractele pot fi semnate și partajate instantaneu cu software-ul eSignature. De asemenea, firmele pot adăuga formulare online de tip auto-explicative sau cărți de instrucțiuni împreună cu documentele legale, economisind o mulțime de timp și efort simultan.

• Protecția completă a datelor clienților

Probleme precum frauda de semnătură și documentele false sunt destul de comune în cazul documentelor legale, mai ales atunci când acestea sunt gestionate manual. Din fericire, majoritatea software-ului eSignature respectă măsuri stricte de securitate pentru a avea grijă de documentele legale.

Software-ul de gestionare a semnăturilor electronice bazat pe cloud CryptoESIGN este un astfel de exemplu care pune la distanță amenințările cibernetice. Informațiile stocate în software sunt găzduite printr-un furnizor de servicii cloud de prim rang, care are accesul necesar, securitatea rețelei și a bazei de date. Platforma este compatibilă cu configurațiile SSL, pe lângă faptul că este criptată prin tehnologia de criptare pe 256 de biți.

• Pista de audit îmbunătățită crește vizibilitatea documentelor

Majoritatea software-ului eSignature vine cu capacități de urmărire îmbunătățite, ceea ce face mai ușor pentru firmele de avocatură 1 să obțină asigurarea adecvată că documentele sunt semnate în mod corect de către persoane autorizate. Se elimină astfel toate șansele de falsificare neautorizată, falsificare a datelor și acces ilegal.

CryptoESIGN, cu facilitatea de urmărire de audit încorporată, facilitează ca firmele de avocatură să își completeze documentele într-un mod organizat. Software-ul previne orice acces neautorizat la documente prin crearea de profiluri unice de semnatar.

• Previne amenzile de reglementare

Firmele de avocatură sunt predispuse la amenzi de reglementare din cauza naturii industriei juridice. Scurgerile de date și nerespectarea ar putea duce la amenzi și penalități uriașe nu numai pentru avocați, ci și pentru clienții acestora.

Faptul că majoritatea documentelor legale sunt supuse unui control mai mare le face mai vulnerabile la amenzi și penalități. Software-ul eSignature ajută firmele de avocatură să se concentreze în prealabil asupra unor domenii precum acuratețea datelor, promptitudinea, problemele de conformitate. Previne orice șansă de amenzi și penalități de reglementare.

• Golește Arhivele

Stocarea, gestionarea și preluarea documentelor și documentelor juridice este o sarcină greoaie pentru întreprinderile juridice. Cu cât activitatea unei firme de avocatură este mai mare, cu atât trebuie să cheltuiască mai mult pentru depozitare, întreținere și forță de muncă.

Software-ul de semnare digitală bazat pe cloud permite companiilor să încarce fiecare document în baza de date cloud centralizată și securizată. Permite firmelor de avocatură să extragă cu ușurință orice document necesar, economisind cu ușurință timp, costuri de stocare și forță de muncă.

Totul este stocat în cloud protejat prin măsuri de securitate stricte recunoscute la nivel internațional și centre de date găzduite corespunzător.

• Îmbunătățește mobilitatea

Accesul de la distanță și semnarea electronică sunt probabil cele mai mari avantaje ale software-ului eSigning bazat pe cloud față de semnarea tradițională. Software-ul Cloud eSignature oferă acces online, permițând avocaților și clienților să vadă, să semneze, să partajeze și să verifice documentele legale în orice moment de oriunde.

Acest lucru face ca procesul de semnare să fie fulgerător, deoarece semnatarul ar putea semna documentul de oriunde cu internet și un dispozitiv. De asemenea, elimină costurile de imprimare, scanare și curier.

Cuvinte finale

Firmele de avocatură se îndreaptă către birouri fără hârtie cu o viteză incredibilă. Acest lucru se datorează faptului că software-ul cloud eSignature oferă zeci de avantaje față de sistemele de semnare tradiționale. De asemenea, depășește orice limitare a sistemului tradițional, reducând costurile și timpul și crescând eficiența și securitatea.

Deși articolul vorbește despre beneficii economice, cel mai mare beneficiu al utilizării software-ului de semnătură electronică nu este menționat pe lista noastră. Asta pentru că servește un scop mai mare decât doar economisirea de timp și costuri. Salvarea copacilor este cel mai mare beneficiu pe care software-ul de semnătură digitală online îl poate oferi omenirii.

În zilele noastre, software-ul de semnătură electronică bazat pe cloud este o practică comercială standard în industria dreptului, mai degrabă decât un simplu instrument. Fiecare firmă de avocatură trebuie să treacă la un software de eSigning bazat pe cloud pentru eficiență, creștere, profitabilitate și poate chiar supraviețuire.