Majoritatea proprietarilor de afaceri mici se gândesc la copii de rezervă și la recuperarea datelor punându-și o întrebare simplă:

Păstrăm copii ale celor mai importante fișiere ale noastre?

Din fericire, răspunsul este aproape întotdeauna „da”. Și evident că asta contează. Dar prea puțini dintre acești proprietari de afaceri cred că își pun o întrebare la fel de importantă:

Cât de scump ar fi să folosești efectiv aceste copii de rezervă?

Să recunoaștem, cu cât afacerea ta este în jos, cu atât mai mulți bani zboară pe ușă. În primul rând, costurile dvs. de funcționare: chirie, salarii, facturi. Tot cheltuiți acei bani; pur și simplu nu ai nimic de arătat pentru asta.

Celelalte costuri – moralul echipei, relațiile cu clienții, stresul, avântul pierdut și oportunitățile – sunt mai greu de măsurat. Și totuși, aceștia sunt și bani reali care zboară din portofel.

Pierderea datelor este inevitabilă

Imagine: Markus Spiske pe Unsplash

Adevărul simplu este că, dacă afacerea ta va continua să funcționeze, la un moment dat va trebui să-ți folosești backup-urile.

Este greu de prezis cum exact se va întâmpla asta. Poate fi o lovitură de fulger, o efracție, un malware, o defecțiune hardware sau o concurență de bere în camera de server care a mers groaznic de rău. Dar oricum s-ar întâmpla, nu este o chestiune de dacă, ci de când.

Și sincer, pierderea datelor va fi întotdeauna nasol. Dar va fi o criză sau doar o bătaie de cap? Asta depinde în mare măsură cât de repede te poți întoarce.

Vestea bună este că poți prelua controlul asupra acestui lucru. Deci, să aruncăm o privire mai atentă.

Backup și recuperare de date pentru afacerea dvs

Sistemul de backup potrivit se reduce în mare parte la două lucruri:

• Câte date faci copii de rezervă?
• Cât de scumpă este fiecare oră de oprire?
  
  

Acest lucru se reduce într-adevăr doar la matematică. Cantitățile mai mari de date durează mai mult pentru a fi transferate, în timp ce orele mai scumpe sunt... ei bine... mai scumpe. Pe măsură ce fiecare dintre aceste lucruri crește, este mai logic să treceți la sisteme de backup mai mari și mai sofisticate, care vă pot aduce înapoi în afaceri mai rapid.

Ambele numere se vor scala cu dimensiunea unei afaceri. O afacere mai mare are mai multe date și sângerează mai mulți bani cu fiecare oră pierdută.

Mâinile sus – cine altcineva a murit un laptop în timp ce lucra independent de acasă? M-am bucurat că aveam toate documentele sincronizate cu stocarea în cloud. Așadar, aș putea să mă duc să cumpăr un computer nou, să-mi reinstalez aplicațiile și să aștept o jumătate de oră pentru ca documentele mele să reapară.

O afacere nu trebuie să fie mult mai mare pentru ca aceeași abordare să fie o idee teribilă.

Imaginați-vă (sau poate nu trebuie să vă imaginați) că conduceți o agenție mică. Ai un birou mic, o rețea client/server și trei oameni care lucrează pentru tine.

Dacă ați avut doar copii de rezervă ale documentelor pe stocare în cloud, ați putea reconfigura restul de la zero. Dar este mult mai multă muncă decât configurarea unui singur laptop – este și o muncă mai specializată. Și plătești chirie și salarii pentru o echipă întreagă în timp ce aștepți. Chiar îți dorești ca stațiile de lucru și serverele tale să facă backup în întregime.

Există și alți factori dincolo de numărul de oameni din afacerea dvs. Un publicist independent și un editor video independent ar putea avea cheltuieli similare și tarif orar, dar tipul video jonglează cu mult mai multe date. Un bar mic, exclusivist, din cea mai plină parte a orașului ar putea să nu aibă o mulțime de date, dar ar putea avea cu ușurință în joc sume mari în timpul de recuperare.

La extrem, aveți companii de tehnologie de miliarde și trilioane de dolari. Au cantități uimitoare de date de care să facă backup și nu își pot permite nici măcar o secundă de nefuncționare. Nu este necunoscut pentru acești tipi să bage un hard disk uriaș într-o remorcă a unui camion și să-l conducă pe autostradă. Atunci când gestionați atât de multe date, acesta este cel mai rapid mod de a le trimite – literalmente cu camionul.

Imagine: Chantal Cadorette la Unsplash

Acesta este doar modul lung de a spune că sistemele potrivite depind enorm de cine ești. Sperăm că afacerea dvs. se dezvoltă și crește. Așadar, ar trebui să revedeți acest lucru în fiecare an sau doi pe măsură ce creșteți nivelul.

Documentarea și testarea procedurii dvs

Dacă afacerea dvs. sunteți doar dvs. și laptopul dvs., procedura de recuperare în caz de dezastru ar putea fi atât de simplă încât să o puteți păstra în cap.

Pentru orice mai mare, chiar îți dorești un plan scris, pas cu pas, gata de plecare. Dacă tehnicianul dumneavoastră trebuie să rezolve acest lucru după ce excrementele au lovit aerul condiționat, lucrurile trebuie doar să dureze mai mult. Stresul și presiunea timpului din această circumstanță pot însemna adesea și că comunicarea este mai puțin decât perfectă, iar lucrurile sunt ratate.

Backup-urile ar trebui, de asemenea, testate. Aceasta este cea mai reală și mai precisă măsură a timpului dvs. de recuperare și cea mai bună modalitate de a vă da seama că ați depășit vechile sisteme.

Motivul principal pentru a le testa, totuși, este să verifici dacă blestemul funcționează cu adevărat. În caz contrar, ați putea afla despre o problemă cataclismică în cel mai rău moment posibil.

În teorie, este posibil să pierzi absolut totul în această circumstanță. Dar este mult mai probabil ca o tehnologie talentată să poată, într-un fel sau altul, să reunească cel puțin cea mai mare parte. Asta ar putea dura însă ceva timp.

Depozitare la fața locului și în afara locației

Soluțiile de backup în cloud sunt populare din motive întemeiate: sunt accesibile, flexibile, convenabile și sunt încă acolo dacă se întâmplă ceva catastrofal întregului birou.

Deci de ce să folosești altceva? Problema principală este că toate aceste date sunt reglate la viteza conexiunii dvs. la internet.

Este asta o problemă? Asta depinde de viteza ta de internet și de câte date ai. Este ca și cum ai umple o găleată cu un furtun de grădină? Sau ca să umpleți o piscină olimpică?

Așadar, s-ar putea să doriți și un strat suplimentar la fața locului, cum ar fi un spațiu de stocare atașat la rețea. Bineînțeles că mai doriți și un fel de strat offsite, în cazul în care se întâmplă ceva cu stratul de la fața locului sau, într-adevăr, întregului birou.

Dar aranjamentele interimare?

Cu siguranță vă ajută dacă puteți recupera rapid datele după ce le-ați pierdut. Dar ce se întâmplă dacă altceva este în cale - cum ar fi pierderea totală a clădirii dvs.? Ați putea lucra între timp?

Acesta este unul dintre lucrurile la care ne-am gândit când ne-am uitat la ce soluție de backup în cloud să includem ca parte a ofertei noastre de servicii. Am ales un furnizor care, printr-o apăsare de buton, ar putea face serverul de fișiere disponibil pe internet.

Așadar, atunci când întreaga clădire îți arde și dintr-o dată trebuie să te regrupezi într-un spațiu de lucru în comun, echipa ta își poate accesa proiectele în timp ce tu te ocupi de asigurări și de alte un miliard de dureri de cap.

Este la fel de bine ca să-ți iei tot biroul înapoi? Cu greu. Dar este al naibii de vedere mai bună decât să plătească personalul să se răsucească în timp ce totul este reconstruit.

Depozitare în umbră

Cel mai bun sistem de backup din lume nu este încă bun dacă angajații tăi salvează fișierele importante într-un alt loc complet.

Aceasta este în general o problemă de comunicare și formare. Pentru mulți oameni, salvarea fișierelor pe un stick USB este un ritual familiar pe care îl înțeleg, în timp ce salvarea pe o unitate de rețea poate părea confuză și arcană.

Dar, de asemenea, vă pune într-o situație în care simple defecțiuni hardware pot însemna taxe de apel de urgență pentru serviciile specializate de recuperare de disc. Sau dacă suportul media este pierdut sau deplasat, fișierele ar putea fi dispărute definitiv.

Acesta este un lucru foarte simplu cu adevărat, dar este unul în care întreprinderile mici greșesc tot timpul.

Sperăm că backup-urile dvs. vor fi întotdeauna plictisitoare

Backup-urile sunt de obicei un subiect sec și acesta este un lucru bun. Dacă aici se află creierul tău în timpul unei săptămâni obișnuite de lucru, o faci greșit. Un proprietar de afaceri ar trebui să se concentreze asupra lucrurilor care creează valoare, bani și creștere.

Dar dacă neglijezi în totalitate aceste lucruri? S-ar putea să descoperi că există de fapt o lume de experiențe bogate din punct de vedere emoțional de explorat aici - pentru că totul a mers îngrozitor de prost.

Soluția? Fii organizat. La fiecare unul sau doi ani, într-o parte mai liniștită a anului, solicitați-vă tehnicianului IT să vă revizuiască și să vă testeze sistemele și procesele.

Apoi continuă să-ți dezvolți afacerea cu reală liniște sufletească, că ești pregătit pentru orice s-ar întâmpla.

James Mawson este un tocilar al tehnologiei, afacerilor și internetului, cu un interes puternic pentru tehnologiile open source, mâncarea chinezească și jocurile video de școală veche. Este un co-fondator al DXM Tech Support, o echipă mică de servicii IT cu sediul în Melbourne, Australia.