6 sfaturi pentru a deveni un comunicator eficient

A fi un comunicator eficient este o abilitate pe care o stăpânesc antreprenorii de succes. Are o mare greutate în relațiile de afaceri, iar companiile care demonstrează o comunicare eficientă au o rată de rotație a angajaților cu 50% mai mică.

Companiile care depun eforturi pentru a asigura o comunicare eficientă și pozitivă nu numai că evită aceste costuri, dar pun acele cifre în coloana plus prin stimularea motivației și a productivității. De fapt, companiile ai căror manageri sunt comunicatori eficienți văd o rentabilitate cu 47% mai mare pentru acționari decât companiile cu abilități slabe de comunicare.

Deci, ce reprezintă o bună comunicare și cum poți deveni mai bun în ea? Iată câteva sfaturi:

Transmite mesaje clare, unice

Claritatea este esențială în comunicare. Nu folosiți un limbaj excesiv de complicat sau de jargon atunci când transmiteți informații. Faceți mesajul scurt și la obiect. Nu încercați să umpleți un mesaj sau o întâlnire plină de prea multe idei. În schimb, gândiți-vă la un punct central pe care doriți să-l comunicați.

O modalitate bună de a vă asigura că mesajul dvs. este clar este să vă gândiți la obiectivul dvs. Care este concluzia din mesajul tău? Este clar precizat? Ar putea fi loc de confuzie? Dacă da, regândește-ți formularea.

Aveți întâlniri productive urmând aceste trei sfaturi

Toată lumea a mai fost la întâlniri proaste înainte. Genul care se prelungește inutil, se transformă în sesiuni de plâns sau nu au obiective clare sau declarate. Aceste tipuri de întâlniri sunt o pierdere de timp și pot duce, de fapt, la conflicte și frustrare în rândul personalului, mai degrabă decât încurajarea comunicării productive pentru a ajuta la îndeplinirea obiectivelor viitoare.

Aveți întâlniri mai bune prin:

• Făcându-le scurte . O oră este prea lungă pentru majoritatea întâlnirilor. Încercați să reduceți la o jumătate de oră sau chiar douăzeci de minute. Acest lucru vă permite să abordați o problemă specifică eficient, mai degrabă decât să încercați să abordați mai multe probleme diferite în mod ineficient.

• Utilizarea imaginilor . Elementele vizuale, cum ar fi fotografiile, videoclipurile, diagramele și graficele pot ajuta la atingerea unui punct. A spune echipei tale că concurența este în avans în vânzări cu 200.000 USD are un impact, dar arătându-le cum arată această comparație pe un grafic îi poate face să înțeleagă dimensiunea decalajului care trebuie abordat.

• Utilizați valori . Bob Parsons, fondatorul GoDaddy spune: „Orice este măsurat și urmărit, se îmbunătățește”. Partajarea valorilor relevante îi ajută pe angajați să înțeleagă contextul muncii lor și valoarea eforturilor lor. De asemenea, ajută la motivare și la stabilirea obiectivelor.

Utilizați instrumentele de comunicare potrivite

Comunicarea poate fi îmbunătățită prin introducerea diferitelor instrumente în fluxul de zi cu zi. Doar asigurați-vă că ați identificat cerințele dvs. la procesele de comunicare și găsiți soluțiile adecvate, cele care să răspundă perfect nevoilor dumneavoastră. De exemplu:

• Trebuie să partajați machete, diagrame, hărți mentale etc. cu echipa dvs. și să le permiteți accesul la aceleași informații, indiferent de locația în care se află? Apoi încercați un instrument de colaborare care vă permite să creați diagrame pe care le puteți partaja cu oricine.

Creately poate fi o opțiune excelentă – Comentariile și caracteristicile lor de discuții promovează formarea echipei și ajută la dezvoltarea proiectelor de grup.

• Aveți membri ai echipei de la distanță sau nu puteți avea întâlniri față în față în mod regulat din anumite motive. Soluție posibilă: Software-ul pentru întâlniri virtuale care oferă funcții precum e-mail sau mesagerie instant, oferind personalului mai multe opțiuni despre când și unde pot participa la întâlniri.

Aruncă o privire la GoToMeeting – De asemenea, vă permite să lansați întâlnirea din Microsoft Office și să trimiteți ulterior înregistrări ale întâlnirii, astfel încât toată lumea să o aibă drept referință.

• Trebuie să partajați imediat documente și fișiere stocate în locuri diferite? Doriți să aveți atât conversații de grup, cât și conversații private unu-la-unu? Doriți să puteți extrage orice fișier din arhivă instantaneu?

Presupun că răspunsul la toate aceste întrebări este da. Apoi continuați cu Slack, o soluție digitală pentru locul de muncă atât pentru întreprinderile mici, cât și pentru întreprinderile mari. Acest instrument vă permite să vă reuniți toate conversațiile, să sistemarizați sarcinile și să simplificați comunicarea în echipă.

• Indiferent dacă aveți lucrători pe teren sau poate fi necesar să vă contactați echipa în câteva minute în cazuri de urgență, luați în considerare opțiunea de mesagerie SMS. Mesageria text nu necesită conexiune la Internet și este ideală pentru livrarea de alerte instantanee.

Încurajează-ți echipa

Un lider grozav care este un comunicator eficient oferă încurajare echipei lor să crească și să învețe. Liderii săraci își reproșează echipa pentru că nu le-a îndeplinit așteptările. Faceți-vă critica constructivă oferind îndrumări despre cum să îmbunătățiți performanța.

Această abordare promovează un mediu mai pozitiv și ajută la stimularea productivității, mai degrabă decât să provoace stres și negativitate, care pot bloca productivitatea și au un impact general negativ.

Oferiți feedback specific, concret

Anunțați-vă angajații cum se descurcă, oferind feedback specific. Dacă aveți sfaturi despre cum să vă îmbunătățiți, faceți-l acționabil în loc de general.

Un exemplu de feedback general:

„Ai putea lucra mai bine cu rapoartele tale.”

Un exemplu de feedback acționabil:

„Aș dori să văd datele din rapoartele dumneavoastră împărțite în numere zilnice și nu săptămânale, deoarece…”

Îmbunătățiți-vă abilitățile de comunicare scrisă

Trăim în era comunicării scrise. Textele sunt mai populare decât apelurile vocale. Conectarea pe rețelele de socializare este mai frecventă decât a vedea oamenii față în față. Prevalența muncii la distanță face necesar ca liderii de echipă să stăpânească arta comunicării scrise pentru a fi eficient.

În comunicarea scrisă, doriți să:

• Dați instrucțiuni clare . Asigurați-vă că oamenii vă pot urma instrucțiunile, în caz contrar, riscați să pierdeți timp și resurse prețioase pentru că nu ați fost suficient de clar.

• Fii pozitiv . Încercați întotdeauna să dați o întorsătură pozitivă comunicării dvs., chiar dacă spuneți doar „Mulțumesc” sau îi spuneți angajatului că fac o treabă grozavă.

• Dați mesajul că este în regulă să puneți întrebări . Lasă ușa deschisă pentru ca membrii echipei să comunice cu tine dacă au îndoieli. O linie simplă precum „Anunță-mă dacă ai întrebări” se poate ocupa de asta.

• Fii concis . Nu supraîncărcați angajații cu prea multe informații. Aflați pe ce este cel mai esențial și mai relevant pentru ei să se concentreze

Îmbunătățindu-vă abilitățile de comunicare, vă îmbunătățiți abilitățile de conducere și, în cele din urmă, afacerea dvs. Folosiți aceste sfaturi pentru a vă ajuta să vă atingeți potențialul de comunicare!

Alexa Lemzy este managerul serviciului pentru clienți și editorul de bloguri la serviciul SMS de afaceri TextMagic. Este pasionată de comunicarea internă, productivitatea muncii și relațiile cu clienții. O poți urmări pe Twitter.