Cum să începeți să lucrați cu un asistent virtual? Sfaturi utile

Fiecare antreprenor care vrea să-și dezvolte afacerea în timp ajunge într-un stadiu în care are nevoie de sprijin. Cu toate acestea, nu imediat numărul de sarcini este suficient de mare pentru a angaja un lucrător contractual. În astfel de cazuri, soluția ideală este utilizarea serviciilor unui asistent virtual. Astăzi, ne vom concentra pe asistenții virtuali, rolul lor în afacere, abilitățile lor și modalitățile de a-i găsi. Dacă nu ați lucrat niciodată cu unul, acel articol vă va ajuta cu siguranță în selectarea lucrătorului de la distanță ideal.

Asistent virtual – cuprins:

1. Cine este un asistent virtual?
2. Ce face un asistent virtual?
3. Cum găsești un asistent virtual?
4. Cum se verifică abilitățile unui asistent virtual?
5. Care este cel mai bun mod de a lucra cu un asistent virtual?
6. rezumat

Cine este un asistent virtual?

Un asistent virtual este un lucrător de la distanță care îndeplinește sarcini atribuite de oriunde în lume folosind un computer și internet. Este o persoană care înlocuiește un angajat de birou standard. Această persoană se poate ocupa de chestiuni strict legate de conducerea unei companii din back office, adică emiterea de facturi, contactul cu angrosistii sau îngrijirea site-ului, dar nu numai. Catalogul de servicii oferite de asistenții virtuali este în continuă creștere și această profesie devine din ce în ce mai populară.

Ce face un asistent virtual?

Amploarea competențelor asistenților virtuali și, în consecință, catalogul de servicii pe care le oferă, este extrem de diversă. Totuși, fiecare dintre ei are specializarea în care se simte cel mai confortabil. Uneori este foarte cuprinzător și se referă la întregul catalog de sarcini sau uneori se referă la o anumită abilitate. De aceea, atunci când căutați un asistent virtual, pasul cheie este să specificați sarcinile pe care doriți să le îndepliniți.

Mulți asistenți virtuali încep cu o simplă muncă de birou, dar cu timpul urmează o pregătire suplimentară și își extind competențele. În cele din urmă, clientul primește un angajat care îndeplinește o gamă întreagă de sarcini. Este mai convenabil când o singură persoană este responsabilă pentru întreg proiectul. Atât în ​​ceea ce privește consistența, cât și controlul efectelor.

Pentru ușurință de referință, mai jos este o listă cu exemple de sarcini pe care VA le poate îndeplini:

Sarcini administrative tipice

Acestea sunt sarcini pe care le îndeplinește și un asistent de birou tradițional. Acestea pot include îngrijirea calendarului, programarea întâlnirilor sau gestionarea e-mailului. Asistenții virtuali care se ocupă de chestiuni administrative pot fi, de asemenea, responsabili pentru emiterea facturilor sau plasarea comenzilor la producători. Un astfel de asistent vă va pregăti și șabloane de documente sau va efectua recrutarea inițială a unui angajat. Într-un cuvânt – vă vor sprijini în toate problemele administrative și de birou legate de gestionarea afacerii dumneavoastră.

Suport pentru afaceri online

Această categorie poate include multe. Un asistent virtual specializat în probleme tehnice poate fi responsabil de crearea unei pagini de destinație pentru un nou curs online sau de înființarea unui magazin online. Unii asistenți sunt specializați în programe specifice, cum ar fi editarea sau editarea video.

Activitati de promovare si marketing

Acest catalog cuprinde toate activitățile care urmăresc dezvoltarea unui brand. Aceasta include crearea de materiale promoționale, adică conținut, grafică sau video, dar și suport cuprinzător pentru rețelele sociale sau site-ul web. Un asistent virtual se poate specializa și în crearea de campanii publicitare pe o anumită platformă sau în crearea de conținut.

Desigur, lista de mai sus nu este completă și nu include toate sarcinile pe care le puteți delega unui asistent. De asemenea, această defalcare nu înseamnă că o persoană nu se poate ocupa de rețelele sociale și de a verifica e-mailurile în același timp. Adesea, veți descoperi că un asistent virtual va înlocui angajații din mai multe departamente. Această flexibilitate este unul dintre cele mai mari avantaje ale acestei profesii și motivul pentru care tot mai mulți antreprenori lucrează cu un asistent virtual.

Deși un asistent virtual este asociat exclusiv cu munca de la distanță, acesta nu este întotdeauna cazul. În unele cazuri, directorii caută pe cineva care să poată ajuta și cu sarcinile la fața locului, cum ar fi vizitarea biroului sau trimiterea documentelor la oficiul poștal.

Cum găsești un asistent virtual?

Această profesie devine din ce în ce mai populară, dar totuși, nu mulți antreprenori știu despre posibilitatea cooperării la distanță. Chiar dacă au auzit ceva despre asta, nu au idee unde și cum să le găsească. Există mai multe moduri de a începe cooperarea.

Site-uri web

Mulți asistenți virtuali au cărțile lor de vizită digitale sub formă de site-uri web. Pe ele, își prezintă portofoliile, abilitățile și feedbackul de la clienții cu care au lucrat. Cu toate acestea, merită să ne amintim că site-urile cel mai bine clasate apar întotdeauna în primele rezultate ale căutării.

Rețelele de socializare

Deoarece este o muncă de la distanță, recrutarea se face și de la distanță. Alăturarea unuia dintre grupurile Facebook este una dintre cele mai eficiente metode. Tot ce trebuie să faci este să adaugi o postare cu o ofertă de muncă și o descriere a sarcinilor, iar ca răspuns, cu siguranță vei primi câteva sau o duzină de oferte interesante. Astfel de grupuri adună asistenți virtuali, astfel încât să fii sigur că oferta ta va merge direct către oameni competenți. De asemenea, puteți adăuga un anunț la unul dintre grupurile de afaceri legate de profilul companiei dvs. Datorită acestui lucru, aveți șanse mai mari de a găsi o persoană care are experiență sau interese legate de industria dvs.

Agentii Virtual Assistant

Unele agenții lucrează cu asistenți virtuali. Această soluție are avantajele și dezavantajele ei. Cel mai mare avantaj este că responsabilul se ocupă de selectarea celui mai bun angajat. Depinde doar de dvs. să veniți cu o listă de sarcini specifice pe care doriți să le externalizați. Responsabilul agenției știe exact cu cine lucrează și cui merită să-i atribuie un anumit tip de sarcină. În plus, toți asistenții au trecut printr-un proces de recrutare, așa că au trebuit să-și demonstreze abilitățile.

În aceste cazuri, semnezi un contract cu o agenție și nu cu un asistent anume, ceea ce este și un plus în unele situații. În primul rând, responsabilitatea ta nu va fi să controlezi munca. Ceea ce contează pentru tine este rezultatul, iar de restul se ocupă agenția. Dezavantajul major este însă prețul, care este mai mare decât în ​​cazul cooperării directe. Totuși, dacă bugetul nu este o problemă pentru dvs., mergeți la el.

Site-uri web freelance

O formă din ce în ce mai populară de căutare a diferitelor tipuri de specialiști este adăugarea de reclame pe site-uri care asociază freelanceri precum Upwork. Doar adăugați o ofertă și descrieți o anumită poziție și, după un timp, veți primi o mulțime de răspunsuri din toată lumea.

Recomandările sunt, de asemenea, o modalitate bună de a găsi suport virtual. Este o idee bună să întrebați prietenii care lucrează în industrii similare sau își conduc afacerile dacă au folosit acest tip de soluție. Asistenții virtuali lucrează adesea cu mai mulți antreprenori în același timp, iar angajarea prin recomandare este una dintre cele mai bune modalități de a găsi angajatul perfect.

Cum se verifică abilitățile unui asistent virtual?

O formă binecunoscută de verificare inițială a competențelor este pregătirea unui chestionar de recrutare. Aceasta este o modalitate bună de a selecta cei mai buni candidați deja în etapa inițială și, în același timp, o metodă mult mai bună de a cunoaște candidatul.

Întrebările selectate în mod corespunzător vor dezvălui mult mai mult decât un CV sau o scrisoare de intenție. O completare interesantă la chestionarul de recrutare pot fi întrebările situaționale, în care puteți descrie exemple de situații în care compania s-a găsit cu o solicitare de a rezolva o problemă. Astfel de răspunsuri ne permit să evaluăm dacă o persoană gândește în modele similare și după ce valori se ghidează. Uneori, chestionarul este însoțit și de o scurtă sarcină de recrutare, care constă în pregătirea graficelor într-un anumit program sau scrierea unui scurt text.

Pe lângă verificarea de bază a competențelor, astfel de sondaje au un alt avantaj. Este nevoie de puțină dorință și angajament pentru a le răspunde, astfel încât să ai mai multă încredere că persoana care trimite oferta este interesată să lucreze cu tine și are încredere în abilitățile sale.

După o analiză inițială a ofertelor trimise, trebuie să selectați câțiva cei mai buni candidați. Un interviu video realizat online cu fiecare dintre ei vă va ajuta să faceți alegerea finală. Există multe platforme care servesc acestui scop, cum ar fi Google Meet sau Zoom.

Care este cel mai bun mod de a lucra cu un asistent virtual?

Există un singur răspuns: depinde.

Când vine vorba de tipul de contract în sine, acesta este cel mai adesea B2B, deoarece asistenții virtuali își conduc afacerile sau lucrează cu incubatoare de afaceri sau alte tipuri de companii care vă permit să le facturați pentru munca lor. În unele cazuri însă, întreprinzătorii preferă să semneze un contract standard de drept civil. De asemenea, merită să ne amintim despre documentele suplimentare care ar trebui semnate dacă cooperarea o cere, cum ar fi un acord de confidențialitate.

Cooperarea cu un asistent virtual poate fi pe termen lung sau poate fi o sarcină specifică care trebuie îndeplinită, de exemplu efectuarea de cercetări pentru o anumită comandă sau introducerea de produse pe un site web.

Când vine vorba de facturare, situația nu mai este atât de simplă. Există mai multe opțiuni disponibile. Unii asistenți virtuali au pachete orare pe care un antreprenor le poate achiziționa. Pachetul poate include 10 sau chiar 40 de ore de lucru. De cele mai multe ori, este valabil 30 de zile iar antreprenorul trebuie să decidă mărimea pachetului la începutul lunii.

O astfel de metodă funcționează cel mai bine atunci când sfera de cooperare cu un asistent virtual este mare, dar neregulată, de exemplu, un antreprenor are nevoie de sprijin în serviciul clienți, dar comunitatea este atât de mică încât este o sarcină pentru doar o oră pe zi, iar sarcinile de un asistent virtual include și crearea de postări pe rețelele sociale. Datorită acestui fapt, ea își poate aloca liber timpul pentru anumite sarcini, iar clientul plătește doar pentru orele reale lucrate.

În cazul în care cooperarea se bazează pe o sarcină specifică, o formă mai bună de decontare poate fi o soluție pentru munca creată. La începutul cooperării, veți conveni asupra sumei finale, de exemplu, pentru pregătirea unui catalog publicitar sau pentru alcătuirea unei cărți electronice. În acest caz, nu este important cât timp va petrece asistentul dumneavoastră pregătindu-l. Ceea ce contează este efectul – produsul finit.

rezumat

Lucrul cu un asistent virtual este o șansă de a găsi un angajat fără a vă angaja pe termen lung. Este grozav pentru afaceri în creștere sau companii care au nevoie de sprijin doar sezonier. Aspectul financiar este, de asemenea, un mare avantaj. Antreprenorul suportă costuri doar atunci când are nevoie de ele. El plătește pentru munca în timp real, nu pentru a sta într-un birou sau a luat o pauză de cafea.

Avantajele asistenței virtuale includ și versatilitatea. Pe de o parte, un antreprenor poate cere sprijin în lucruri simple care îi iau mult timp în fiecare zi și câștigă spațiu pentru munca creativă și dezvoltare. Pe de altă parte, poate conta pe ajutor pentru probleme care depășesc competența sa, cum ar fi suportul tehnic pentru programe. La urma urmei, un proprietar de afaceri nu trebuie să știe totul.

Acesta este tot ce trebuie să știți despre lucrul cu un asistent virtual. Citește și: 11 motive să angajezi un asistent virtual în afacerea ta

Dacă vă place conținutul nostru, alăturați-vă comunității noastre de albine ocupate pe Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest.

Autor: Andy Nichols

Un rezolvator de probleme cu 5 grade diferite și rezerve nesfârșite de motivație. Acest lucru îl face un proprietar și manager de afaceri perfect. Când caută angajați și parteneri, deschiderea și curiozitatea lumii sunt calitățile pe care le prețuiește cel mai mult.

Vizualizați toate postările