Cum să creați un Wiki modern și flexibil pentru compania dvs

Pe măsură ce o companie crește, acumulează o mulțime de cunoștințe, de la ceea ce este viziunea companiei dumneavoastră până la cele mai bune practici de urmat, care îi ajută să-și direcționeze și să-și formeze calea spre creștere. Și păstrarea unor astfel de cunoștințe nu este altceva decât esențială pentru progresul ei.

Cu toate acestea, fără un sistem adecvat care să le captureze, aceste depozite valoroase de informații se pot împrăștia în organizație sau se pot pierde. Aici puteți folosi un wiki al companiei. Ajută la colectarea tuturor informațiilor într-un depozit centralizat, oferind astfel o resursă ușor accesibilă pentru toată lumea. În această postare, vom discuta cum să construim un wiki de companie pas cu pas.

Ce este o companie Wiki

Un Wiki al companiei (cunoscut și sub numele de Wiki intern sau Wiki corporativ) este o bază de date online utilizată pentru a centraliza informații despre companie și procesele acesteia, angajați, proiecte, clienți etc. Companiile o consideră adesea o singură sursă de adevăr pentru captarea, organizarea și împărtășirea internă a cunoștințelor companiei. Un wiki al companiei permite fiecărui membru al echipei să acceseze, să creeze sau să editeze conținut.

Un wiki poate include informații precum,

• Procese importante ale companiei
• Cultura, valorile și politicile companiei
• Foaia de parcurs al companiei
• HR și documente administrative
• Documentatia proiectului

Beneficiile unui Wiki intern

Wiki-urile ușurează munca tuturor. Pentru noii angajați, este cea mai rapidă modalitate de a găsi toate informațiile de care ar putea avea nevoie. Și angajații mai consacrați se pot referi la acesta pentru a înțelege cum funcționează mai bine restul companiei și pentru a îmbunătăți în continuare modul în care lucrează.

• Wiki-urile interne oferă un punct centralizat pentru toate documentele interne, fie că este vorba de materiale de instruire a angajaților, SOP-uri, cărți albe, e-mailuri sau conținut de webinar, facilitând găsirea informațiilor.
• Ele ajută la evitarea pierderii de cunoștințe și eficientizează stocarea, recuperarea și partajarea cunoștințelor.
• Ele îmbunătățesc colaborarea în echipă oferind un spațiu comun pentru echipe pentru a lucra împreună la cartografierea proceselor și a informațiilor companiei.

Baza de cunoștințe vs. Wiki

Un wiki de companie nu este același lucru cu o bază internă de cunoștințe. Bazele de cunoștințe sunt resurse autorizate cu o echipă dedicată de producători și manageri de conținut.

Pe de altă parte, wiki-urile sunt un instrument de colaborare. Nu numai că orice angajat poate accesa, crea sau edita wiki-ul companiei în orice moment, dar echipele pot colabora și la popularea conținutului. Și modificările sunt de obicei concepute pentru a fi afișate instantaneu după o editare.

Cum să construiți un Wiki de companie

wiki-ul companiei dvs. este un loc pentru captarea, organizarea și gestionarea cunoștințelor organizaționale. Este important să aveți un proces simplificat pentru a vă asigura că structurați productiv informațiile la nivel de companie. Aici am enumerat pașii pentru a construi eficient un wiki de companie.

Decideți motivul creării unui Wiki

Fie că este vorba de a documenta procesele și procedurile companiei, de a integra noi angajați sau de a crea un manual de echipă, definiți obiectivul wiki-ului înainte de a-l construi efectiv. Aceasta va ajuta,

• Identificați tipul de informații pe care trebuie să le includeți
• Definiți publicul țintă pe care trebuie să îl luați în considerare (adică noi angajați sau angajați existenți sau ambele)
• Acumulați documentele, resursele, rapoartele și materialele existente pe care este posibil să aveți nevoie să le integrați în noul wiki.
• Identificați contributorii cheie, cum ar fi managerii superiori sau liderii de echipă cu cunoștințe de specialitate asupra subiectului.

Alegeți un software Wiki

Următorul pas important este să găsiți software-ul care se potrivește nevoilor dvs. Deoarece v-ați restrâns deja obiectivul, acum aveți o idee specifică despre capabilitățile pe care le căutați în software.

Iată câteva capacități importante pe care fiecare software wiki ar trebui să le posede;

• Spații de lucru unificate pentru a vă centraliza documentele
• Caracteristici pentru a edita și a căuta cu ușurință conținut
• Funcții de colaborare multi-utilizator în timp real, cum ar fi comentarii în linie, fire de discuții, etichetare @mention, urmărire live a mouse-ului, notificări inteligente, sincronizare offline etc.
• Un editor de text bogat cu capacitatea de a crea sau adăuga conținut vizual, cum ar fi diagrame, diagrame, imagini etc.
• Foldere pentru a organiza documentele în interior
• Integrari cu alte instrumente din fluxul dvs. de lucru, cum ar fi Slack, GitHub, echipele MS, aplicațiile Google Suite etc.
• Abilitatea de a facilita comunicarea (procese verbale de întâlnire/actualizări săptămânale), învățare (instrucțiuni de integrare/manuale) și managementul proiectelor (planuri de proiect/rapoarte de progres)
• Opțiuni de descărcare a documentelor, inclusiv exporturi PDF, SVG și PNG

Câteva software-uri wiki de companie populare pe care le puteți lua în considerare includ Google Drive, Confluence și Microsoft SharePoint.

Creately pentru a construi Wiki companiei dvs

Creately, un software de gestionare a muncii care rulează pe o pânză vizuală inteligentă, folosit de echipe pentru a face brainstorming, planifica, gestiona proiecte și capta cunoștințe, servește și ca o soluție software wiki modernă.

Oferă toate aceste funcții menționate mai sus și multe altele, inclusiv istoricul versiunilor spațiului de lucru, tabele personalizabile, instrumente de gestionare a proiectelor agile încorporate, cum ar fi panouri Kanban pentru a crea fluxuri de lucru, șabloane gata făcute pentru structuri Wiki, documente de proiect și peste 100 de cazuri de utilizare care acoperă peste industrii. Mai mult, Creately oferă și integrări pentru Google Drive și Confluence.

Creați o structură Wiki inițială

Creați o structură de bază care să descrie documentul sau ierarhia informațiilor din wiki. Acest lucru vă va oferi o vedere panoramică sau o previzualizare a cum va arăta wiki-ul și îl puteți păstra ca referință în timpul procesării și creării conținutului.

Completați-l cu conținut

Cu structura de bază la îndemână, începeți să scrieți conținut pentru fiecare secțiune sau titlu. Aici trebuie să aduci conținut de pe alte platforme pentru a centraliza totul într-un singur loc.

În Creatley, puteți să le adăugați ca resurse de link, să copiați și să lipiți conținut din alte surse direct pe formele Creately sau chiar să le migrați direct din aplicații terță parte, inclusiv date din fișiere CVS, probleme GitHub, Foi de calcul și Foi de calcul Google.

Câteva dintre cele mai bune practici pe care le puteți urma pentru a crea conținut captivant sunt următoarele;

• Introduceți elemente vizuale precum imagini, diagrame, diagrame, videoclipuri etc. cât mai mult posibil pentru a sparge blocuri de text. De exemplu, puteți utiliza o hartă a procesului pentru a descrie etapele procesului.
• Adăugați link-uri interne pentru a facilita navigarea și pentru a facilita găsirea informațiilor.
• Includeți liste cu marcatori sau numerotate, articole din liste de verificare, paragrafe mai scurte etc. pentru a face conținutul mai ușor de scanat.

Păstrați-vă Wiki actualizat

Informațiile sau procesele companiei nu vor rămâne aceleași. Pe măsură ce evoluează, la fel ar trebui și wiki-ul dvs.

Deoarece angajații se bazează pe wiki-ul companiei dvs. pentru a obține informații în timp util, este important să vă consultați în mod regulat cu contributorii cheie și să faceți modificările necesare pentru a reflecta starea actuală a lucrurilor.

De asemenea, puteți identifica zone de îmbunătățire prin monitorizarea echipei. Observați dacă găsesc informațiile utile sau dacă sunt confuzi și continuați să puneți întrebări la care apoi puteți răspunde mai bine prin actualizarea conținutului.

În Creately, istoricul complet al versiunilor este urmărit automat pentru toate spațiile de lucru. Deci, fiecare modificare pe care o faceți wiki-ului dvs. este înregistrată separat. Puteți denumi versiuni din istorie pentru a urmări punctele cheie din evoluția wiki-ului și a vă ramifica de la o versiune anterioară dacă este necesar în orice moment.

Cele mai bune practici pentru a construi eficient un wiki de companie pe Creately

Un wiki pentru cunoștințele companiei dvs. ar putea suna ca un loc bun pentru a facilita colaborarea între membrii echipei dvs., cu toate acestea, vine cu dezavantaje care nu pot fi ignorate, inclusiv funcții de căutare limitate, conținut inconsecvent, permisiuni de editare etc.

În continuare, am enumerat câteva dintre cele mai bune practici pe care le puteți urma pentru a depăși aceste provocări atunci când construiți un wiki de companie pe Creately.

Faceți Wiki companiei dvs. mai flexibile

Una dintre cele mai mari plângeri ale unui wiki este inflexibilitatea lui. Cu mai multe documente pe pagini și foldere, poate deveni destul de dificil să organizați în mod eficient conținutul într-un wiki. Cu toate acestea, cu un spațiu de lucru ierarhic adecvat sau cu o structură de foldere, puteți depăși cu ușurință acest lucru.

În Creately, ceea ce stocați de obicei în mai multe pagini și foldere într-un software tradițional wiki poate fi plasat într-un singur loc de muncă folosind structuri vizuale simple care au sens logic.

De exemplu, puteți crea o organigramă pentru informații despre angajați sau o hartă a proceselor care să conțină documentația procesului. Fiecare formă poate deține o amploare de informații care variază de la pagini de conținut, atașamente, link-uri, imagini, câmpuri de date pentru atribuirea rolurilor, sarcini, estimări și multe altele care pot fi adăugate prin Shape Data. În acest fel, puteți centraliza cu ușurință informațiile conținute în mai multe pagini într-o singură structură vizuală. În plus, cu pânza infinită a lui Creately, puteți plasa, de asemenea, orice număr de aceste structuri vizuale în același loc.

De asemenea, puteți conecta forme în spații de lucru și foldere cu legături de forme și puteți crea fluxuri de navigare și informații de legătură. Faceți clic pe forma conectată pentru a mări automat forma conectată în același spațiu de lucru sau deschideți spațiul de lucru în care se află forma conectată.

Asigurați o structură de navigare adecvată

Un dezavantaj major al menținerii unui wiki al companiei este că poate fi o bătaie de cap să găsiți informații din mai multe documente pe care le adăugați continuu. Cu toate acestea, cu un meniu de navigare adecvat sau cu capabilități de căutare, acest lucru poate fi eliminat.

Capacitatea de căutare inteligentă a Creately vă va aduce orice informație pe care o căutați într-un spațiu de lucru sau într-un folder în câteva secunde; pur și simplu faceți o căutare Cntr+F (sau „Command+F” pe un Mac) pentru cuvântul cheie pentru a găsi instantaneu informațiile pe care le căutați. Odată ce îl selectați din rezultatele căutării, acesta vă va duce la locul exact în care este conținut în spațiul de lucru.

Sau puteți crea un meniu de navigare cu ajutorul panoului de navigare unde puteți enumera link-uri în jos către elementele din spațiul de lucru și îl puteți utiliza pentru a găsi informațiile cu ușurință.

Păstrați conținutul consistent

Cu mai mulți membri ai echipei din diferite departamente care contribuie la documentele wiki, pot exista inconsecvențe, care pot duce, de asemenea, la lacune de cunoștințe.

Pentru a preveni acest lucru, asigurați-vă că există șabloane sau un format standard la care oricine se poate referi atunci când scrie conținut.

Limitați numărul de editori

Wiki-urile permit contribuția mai multor autori. Cu toate acestea, s-ar putea să nu fie întotdeauna ideal pentru un wiki de companie, mai ales că angajații se bazează pe acesta pentru a aduna informații de încredere despre procesele și cunoștințele organizaționale.

Astfel, vă va ajuta să autorizați doar un număr limitat de editori – în special experți în domeniu – să scrie, să editeze și să publice conținut pe Wiki.

Cu Creately puteți defini roluri pentru scriere și accesibilitate. Oferă diferite niveluri de acces și roluri pentru a simplifica modul în care gestionați partajarea și permisiunile. În timp ce puteți atribui unii membri ai echipei ca proprietari și editori la un spațiu de lucru, puteți adăuga restul angajaților cărora doriți să le partajați informațiile doar ca comentatori sau spectatori.

În acest fel, puteți controla, de asemenea, cu cine partajați informații și puteți separa informațiile private și publice.

O nouă cale către Wiki

Un wiki, deși conține straturi și straturi de documente, nu trebuie să fie prea complicat pentru a crea sau gestionat. Cu software-ul potrivit care oferă instrumentele potrivite, nu trebuie să vă supărați atât de mult.

Încercați Creately să vă construiți wiki-ul companiei astăzi. Simplificați procesul cu instrumente vizuale inteligente și colaborare avansată în timp real.

Aveți mai multe sfaturi despre cum să creați un wiki de companie? Împărtășește-ți gândurile și sugestiile cu noi în secțiunea de comentarii de mai jos.