Alegerea soluției potrivite de management de proiect în 7 pași simpli

Publicat: 2023-02-16

Soluția de management de proiect permite organizațiilor să planifice, să execute și să monitorizeze proiecte cu ușurință. Instrumentul creează o înregistrare transparentă a activității echipei, ajutând managerii să urmărească resursele în timp real și să îmbunătățească livrarea proiectelor. Astăzi, companiile se bazează pe aceste instrumente pentru executarea fără probleme a funcțiilor de afaceri. Se estimează că 77% dintre echipele de înaltă funcționare folosesc instrumentele de management de proiect. Acest lucru face mai importantă găsirea soluției de management de proiect potrivită pentru compania dumneavoastră.

Fapte interesante

1. 70% organizații au suferit cel puțin un eșec al proiectului în ultimele 12 luni
2. Conform sondajului PwC, 77% din proiectele performante folosesc soluție de management de proiect
3. 73% din liderii de afaceri cred că fiabilitatea, ușurința de utilizare și ușurința de integrare sunt primele trei cerințe pentru PMS
4. 2/3 companii comunică cu clienții printr-un instrument de management de proiect
5. Organizațiile risipesc 12% din resursele valoroase din cauza managementului slab al proiectelor.
6. Organizațiile care investesc în PMS bun cheltuiesc de 28 de ori mai puțini bani în comparație cu companiile fără PMS

Cuprins

Cum să alegi soluția potrivită de management de proiect

Soluția de management de proiect potrivită pentru dvs. este cea care este adaptată nevoilor dvs. Fiecare platformă are avantajele și dezavantajele sale, iar acest articol vă va ajuta să găsiți cea potrivită pentru afacerea dvs.

  1. Definiți-vă nevoia

Primul și cel mai important pas este să identifici de ce afacerea ta are nevoie de un sistem de management de proiect și lacunele din echipa ta actuală. Fiecare afacere are motivele sale unice pentru a alege soluția de management de proiect. De exemplu, o companie ar putea urmări proiectele fără probleme prin Excel, dar acum necesită o platformă automată care poate actualiza progresul unei sarcini pe cont propriu și trimite un memento membrilor echipei dacă se apropie un termen limită.

În mod similar, cazurile de utilizare ar varia de la companie la companie, la fel și nevoia unui instrument de management de proiect. Unele dintre provocările comune cu care se confruntă în timpul managementului manual de proiect sunt:

  • Lipsa unei comunicări interne active între echipe
  • Prea multe întâlniri cu puțin progres
  • Calendar dezorganizat al proiectului și termene limită ratate
  • Distribuția neuniformă a muncii în echipă
  • Utilizare redusă a resurselor
  • Mesaje primite cu sute de e-mailuri de proiect necitite.

Dacă vă confruntați cu oricare dintre aceste probleme, treceți la pasul următor de a găsi software-ul de management al proiectelor potrivit.

  1. Căutați cel mai bun instrument

Cu nevoile tale identificate, următorul pas evident este descoperirea unui potențial sistem de management al proiectelor. Iată câteva alte modalități prin care puteți găsi software-ul potrivit pentru afacerea dvs.:

  • Discutați cu alți manageri de proiect din companie sau din industrie
  • Întrebați colegii ce au preferat să folosească în trecut
  • Verificați site-urile web de revizuire a software-ului
  • Consultați instrumentul de management de proiect recomandat de industrie

Feedback-ul de la membrii echipei ar trebui să fie prioritatea ta pentru a înțelege ce le-a plăcut în trecut. Comparați caracteristicile fiecărui software pentru a vedea pe cel care acoperă majoritatea cerințelor companiei dvs. Odată ce aveți câțiva finaliști pregătiți, este întotdeauna o idee bună să obțineți feedback pentru alegerile finale.

  1. Luați-l pentru un test

Deși ați descoperit instrumentul de management de proiect care ar putea fi cel mai potrivit pentru dvs., următorul pas logic este să testați software-ul în scenarii de lucru de zi cu zi. Multe dintre soluțiile populare de management de proiect vin cu o probă gratuită și, chiar dacă nu o fac, multe platforme ar fi bucuroși să vă ofere una dacă o cereți.

În loc să utilizeze doar software-ul pentru a verifica caracteristicile, echipa dvs. ar trebui să folosească acest sistem pentru un proiect live pentru a-și verifica funcționalitățile în scenariile de zi cu zi. Acest lucru oferă o idee completă despre modul în care sistemul s-ar comporta în cadrul organizației dvs. și funcțiile sale servesc scopului în conformitate cu cerințele dvs. sau acum.

Lectură sugerată: Un ghid cuprinzător pentru alegerea software-ului potrivit pentru managementul proiectelor

  1. Obțineți feedback de la echipă

După finalizarea procesului, ar trebui să solicitați echipei pilot feedback detaliat și să notați acest lucru. Lucrurile pe care ar trebui să le întrebați în timpul feedback-ului sunt:

  • Software-ul va eficientiza fluxul lor de lucru?
  • Cât timp le-a luat să actualizeze PMS-ul?
  • Ce este cu adevărat grozav și cu adevărat îngrozitor la produs?
  • Este ușor să navighezi pentru un utilizator nou?
  • Îl vei recomanda altor utilizatori?

Acum comparați răspunsurile cu punctele dureroase pe care le-ați notat la pasul 1. Vedeți dacă ați găsit o soluție la majoritatea punctelor dureroase legate de managementul proiectului.

  1. Evaluați costul

Următorul pas în alegerea soluției potrivite de management de proiect este evaluarea costului platformei. De obicei, aceste soluții au planuri plătite în funcție de numărul de utilizatori. Obțineți o estimare generală a instrumentului și vedeți cum se comportă în raport cu bugetul dvs. și dacă puteți justifica rentabilitatea investiției. De asemenea, explorați metoda de plată cea mai potrivită pentru dvs. - lunar, semestrial sau anual.

  1. Achiziționați și implementați instrumentul potrivit

Odată ce totul este blocat, asigurați-vă că îl implementați cel mai devreme. Asigurați-vă că există o structură de implementare adecvată, pentru a asigura o tranziție fără probleme. Echipele sunt de obicei rezistente la schimbări, așa că un plan bine organizat ar ajuta foarte mult pentru a se asigura că toată lumea se simte confortabil cu noul sistem. Luați în considerare aceste lucruri pentru planul dvs. de implementare:

  • Decideți asupra unei cronologie. Gândiți-vă dacă doriți să o accelerați sau să o implementați în timp pentru anumite practici de afaceri.
  • Asigurați-vă că echipa dvs. are suficient timp și infrastructură pentru a se antrena cu noul sistem.
  • Identificați membrii care vor conduce tranziția și acționați ca punct de contact pentru echipă
  1. Analizați experiența post-cumpărare

După etapa de implementare, ultimul pas este evaluarea progresului noului sistem de management al proiectelor. Identificați zonele care nu sunt încă deservite de noul sistem. De asemenea, analizați procesul pe care tocmai l-ați urmat și vedeți dacă au existat puncte oarbe sau lacune în procesul de selecție și implementare. Odată ce aveți răspunsuri la toate aceste întrebări, luați în considerare rentabilitatea investiției pentru a vă asigura că decizia dvs. a ajutat afacerea.

Citire sugerată: Cazuri de utilizare în afaceri ale software-ului de management de proiect

Studiu de caz privind implementarea software-ului PMS

Dacă sunteți în căutarea unui studiu de caz perfect despre o companie care adoptă un Sistem de Management de Proiect, nu există nimic mai bun decât Consultanții RPI. Pentru a-și depăși nevoia de management de proiect, a adoptat un PMS care a creat și mai mult noi probleme companiei. Acest lucru a determinat compania să caute un nou PMS, care a rezolvat în continuare provocările sale de management de proiect.

Consultanti RPI RPI Consultants este un partener de implementare de prim rang, furnizor de servicii profesionale și lider de gândire în industrie.
Problemă RPI oferă o mare varietate de servicii pentru mai multe organizații diferite. Aceasta a însemnat că RPI a ajuns să folosească mai multe soluții pentru a ajuta la gestionarea sarcinilor. Acest lucru a escaladat și mai mult problemele de comunicare și management de proiect ale RPI.
Soluţie Compania și-a identificat nevoile de management de proiect și a identificat furnizorii de software care ar putea răspunde majorității provocărilor RPI. A identificat Mavenlink ca fiind potrivirea ideală pentru ei.
Rezultate PMS-ul Mavelink a ajutat la reducerea cu 20% a timpului petrecut cu sarcinile administrative, a crescut rata de utilizare cu 5% și a obținut informații esențiale din tabloul de bord.

Categorii înrudite: Software de management al fluxului de lucru | Software de management al sarcinilor | Software de management al produsului | Software de management al calității

Concluzie

Sistemul de management al proiectelor este o binecuvântare pentru organizațiile de toate dimensiunile. Deși rezolvă multe dintre problemele dvs. de afaceri, găsirea sistemului potrivit pentru dvs. este cu siguranță o sarcină proprie. Alegerea dintre sute de produse similare poate fi confuză chiar și pentru un expert în domeniu, dar dacă urmați acest ghid pentru alegerea soluției potrivite de management de proiect în 7 pași, veți ajunge cu instrumentul care este perfect pentru dvs.