Cum să alegi cel mai bun software de management de proiect? | # 11 Începeți cu managementul de proiect

Cel mai bun software de management de proiect este unul pe care nu îl puteți vedea. Acela își face treaba fără a atrage prea mult atenția. Este ușor de folosit și conține toate funcțiile necesare. Dar ce includ aceste funcții „necesare”? Citiți mai departe pentru a afla!

1. Cum să alegi cel mai bun software de management de proiect? Introducere
2. Șabloane de proiect
3. Vizualizări
4. Integrari
5. Domenii de operare
6. Cum să alegi cel mai bun software de management de proiect? rezumat

Cum să alegi cel mai bun software de management de proiect? Introducere

Înainte de a continua să discutăm despre software-ul specific de management de proiect, să luăm în considerare ce funcții ar trebui să îndeplinească. Am împărțit numărul de astăzi în trei părți. În primul rând, ne vom uita la punctele de vedere oferite în diferite programe. În al doilea, vom lua în considerare integrările necesare. Și în al treilea rând, ne vom uita la ce domenii ale operațiunilor unei organizații ar trebui să acopere un astfel de software.

Șabloane de proiect

Majoritatea programelor vă permit să gestionați mai multe proiecte în mod independent. Acest lucru este de remarcat dacă aveți de-a face cu programe sau un portofoliu de proiecte și dacă PM din organizația dvs. se ocupă de mai multe proiecte simultan sau dacă derulați proiecte cu un flux repetitiv - atunci merită să creați un șablon de proiect. pe tine care poate fi folosit în mod repetat.

Cu toate acestea, dacă utilizați programul pentru prima dată sau este un proiect personalizat, puteți utiliza șabloanele încorporate. Ele fac mult mai ușor și mai rapid începerea unui proiect nou. Acest lucru se datorează faptului că vă ajută să începeți imediat într-un mediu gata făcut, preconfigurat și conceput pentru managementul proiectelor, de exemplu, în metodologia Scrum sau Prince2.

Vizualizări

Indiferent de șablonul sau metoda aleasă, software-ul de management al proiectelor include cel mai adesea vederi standard. Acestea arată în mod clar aspectul selectat al implementării proiectului. Pentru noi, cele mai importante puncte de vedere sunt:

• Cronologie – care poate fi scalată pentru a acoperi întreaga durată a proiectului sau o perioadă selectată,
• Lista de activități – pentru a previzualiza sarcinile în curs de desfășurare, proaspăt finalizate sau pentru a le executa în scurt timp,
• Calendar – o agendă pentru a programa întâlniri și activități de grup,
• Instrumente analitice – adică diagrame și vizualizări de date ale domeniilor specifice de execuție a proiectului și volumul de muncă al membrilor echipei individuale pentru a genera rapoarte;
• Echipa – o listă a persoanelor implicate în proiect cu informații de contact.

Integrari

Atunci când alegeți un program de management de proiect, atenția este mai rar acordată integrărilor, adică cu ce programe și aplicații funcționează instrumentul nostru. Acest lucru se datorează faptului că unele programe de management, precum Firmbee, sunt monoliți. Aceasta este o platformă care oferă suport complet pentru toate sarcinile legate de proiect – de la liste de sarcini și note până la gestionarea facturilor și chiar procesul de recrutare a echipei.

Uneori, însă, un program care facilitează managementul proiectelor funcționează ca un set de așa-numite microservicii, adică un set de module cooperante care pot fi pornite și oprite. În acest caz, integrările se dovedesc a fi foarte utile. Acestea pot include conexiuni la, de exemplu:

• calendare externe (de exemplu, Google sau Apple Calendar), care fac posibilă, de exemplu, trimiterea invitațiilor la întâlniri,
• comunicatori – cum ar fi Microsoft Teams, Zoom sau Slack, facilitând comunicarea fără a fi nevoie să copiați sau să mutați conținutul,
• cititoare de diferite formate, astfel încât să puteți previzualiza cu ușurință conținutul documentelor sau fișierelor imagine,
• e- mail – pentru a adăuga sarcini direct prin poștă,
• instrumente de vânzări pentru comerțul electronic, cum ar fi Salesforce, Zoho Desk și Zendesk,
• cloud pentru a stoca și partaja fișiere de proiect mai mari
• instrumentele de securitate și autorizare sunt esențiale în special atunci când lucrați din afara biroului și aveți conexiuni la internet mai puțin sigure,
• instrumente specializate de raportare, cum ar fi Power BI, Looker sau Google Sheets, de exemplu.

Atunci când alegeți un anumit program, merită să vă întrebați dacă va funcționa doar pe un computer sau dacă are și o aplicație mobilă.

Domenii de operare

Domeniile principale de execuție a proiectelor susținute de software sunt gestionarea sarcinilor în timp, precum și vizualizarea bugetului. Cu toate acestea, în funcție de tipul de proiect implementat, module precum:

• contacte – mai ales dacă implementarea proiectului include cooperarea cu liber profesioniști sau cu mai mulți reprezentanți ai clienților,
• campanii – atunci când activitățile de marketing sau vânzări fac parte din proiect,
• documente – atunci când este necesar să partajați diferite materiale,
• resurse umane – o opțiune care este deosebit de utilă atunci când se formează o echipă de proiect sau când personalul trebuie completat în timpul implementării proiectului;
• finanțe – pe lângă starea generală a bugetului proiectului, este util să aveți la îndemână un instrument care vă permite să colaționați cheltuielile în diverse scopuri, sau să comparați ofertele de produse și servicii necesare proiectului.

Cum să alegi cel mai bun software de management de proiect? rezumat

Funcțiile esențiale pe care software-ul de management de proiect ar trebui să le îndeplinească sunt de a facilita organizarea și planificarea muncii. Utilizarea șabloanelor – indiferent dacă sunt încorporate sau create de sine – face mult mai ușor să începeți. Și vederile clare care descriu aspecte specifice ale execuției unui proiect fac sarcinile zilnice mai plăcute și mai simple. Între timp, integrările înseamnă că putem folosi software-ul nostru preferat combinându-l cu cel pe care îl folosim pentru a gestiona proiectul. Dacă, desigur, nu este suficient de sofisticat pentru a combina module care permit comunicații, management financiar și HR.

Dacă vă place conținutul nostru, alăturați-vă comunității noastre de albine ocupate pe Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.

Autor: Caroline Becker

În calitate de manager de proiect, Caroline este expertă în găsirea de noi metode de a proiecta cele mai bune fluxuri de lucru și de a optimiza procesele. Abilitățile ei de organizare și capacitatea de a lucra sub presiunea timpului o fac cea mai bună persoană pentru a transforma proiectele complicate în realitate.

Vizualizați toate postările

Începeți cu managementul de proiect:

1. Ce este un proiect?
2. Ce este managementul de proiect?
3. Cum să gestionezi proiectele?
4. Metode de management de proiect
5. Tipuri de proiecte
6. 4 exemple de proiecte
7. Prioritizarea proiectelor
8. Domenii de activitate a proiectului
9. Definiția succesului în managementul proiectelor
10. De ce să folosiți software de management de proiect?
11. Cum să alegi cel mai bun software de management de proiect?