Cum să desfășurăm o întâlnire: orientări eficiente pentru întâlniri

Întâlnirile pot deveni o pierdere de timp, resurse și talent al oamenilor, dacă nu sunt planificate și executate corespunzător. Întâlniri eficiente care își ating obiectivele și îi lasă pe participanți energici și motivați, necesită muncă suficientă – sau o planificare adecvată.

În această postare vom discuta despre cum să desfășurăm o întâlnire cu succes. De asemenea, este inclusă o listă de instrumente vizuale de întâlnire pe care le puteți folosi în timpul întâlnirilor pentru a lua decizii, a rezolva probleme, a face brainstorming și a genera idei.

Pași pentru desfășurarea unor întâlniri eficiente

Înainte de a suna la o întâlnire, trebuie să vă asigurați că într-adevăr trebuie să aveți una. Dacă este o problemă pe care ar trebui să o rezolvați personal cu o persoană, nu adunați întreaga echipă pentru a o discuta.

Și dacă crezi că poți depinde de alte metode de comunicare precum e-mail, newsletter etc., pentru a-ți transmite mesajul, poți evita să pierzi timpul angajaților tăi cu o altă întâlnire.

Stabiliți obiective pentru întâlnire

Care este scopul întâlnirii? Este pentru a face un anunț special? Decizi ceva? Rezolvați o problemă care împiedică progresul proiectului dvs.?

Determinarea scopului întâlnirii tale și stabilirea unui obiectiv care trebuie atins până la sfârșitul acesteia este primul pas pe care trebuie să-l faci atunci când planificați o întâlnire eficientă. Acest obiectiv va ajuta la stabilirea bazei unei discuții bine concentrate.

Listați participanții la întâlnire

Decideți cine ar trebui să participe, ținând cont de disponibilitatea și capacitatea lor de a contribui la obiectivul întâlnirii. Aceștia ar putea fi factori de decizie cheie, experți în subiect, cei care sunt afectați de rezultat etc.

Dacă cineva nu poate ajunge la întâlnire, dar este totuși nevoie de contribuția sa, puteți face aranjamente pentru a vă conecta cu el printr-un apel conferință sau alt instrument de colaborare online.

De asemenea, selectați și atribuiți diferitele roluri necesare pentru desfășurarea întâlnirii, inclusiv facilitator, cronometru și înregistrator etc.

Creați agenda întâlnirii

Agenda este ceva ce toți cei care participă trebuie să obțină înainte de întâlnire. Puteți trimite acest lucru împreună cu invitația la întâlnire. Astfel ei pot decide dacă participarea lor este necesară sau nu.

Ar trebui să includă elementele întâlnirii aranjate într-o ordine logică și o durată reală stabilită pentru fiecare articol.
Mai jos este un șablon de agendă a întâlnirilor creat cu Creately. Îl puteți edita online și îl puteți personaliza în funcție de cerințele dvs.

Odată modificat, îl puteți partaja cu restul participanților printr-un link securizat de distribuire a diagramei sau îl puteți încorpora cu Creately Viewer în intranet sau site-uri web interne pentru ca toată lumea să o acceseze cu ușurință.

Selectați un loc potrivit cu facilități

În funcție de tonul pe care doriți să îl setați pentru întâlnire, selectați un loc (adică sala de conferințe pentru un cadru formal). Asigurați-vă că este disponibil la data și în timpul pe care le-ați selectat pentru întâlnire.

Nu uitați să verificați dacă tot echipamentul necesar pentru întâlnire este disponibil și. Acestea pot include proiectoare, ecrane și alte instrumente pentru apeluri video etc.

Terminați cu un plan de acțiune

Creați un plan de acțiune pentru a vă asigura că deciziile luate în timpul întâlnirii sunt realizate ulterior.

În timp ce reporterul/registratorul dvs. poate folosi un șablon de plan de acțiune ca cel de mai jos, acesta ar trebui să includă sarcinile/acțiunile, cei care sunt responsabili pentru îndeplinirea acestora și urmărirea elementelor de acțiune.

Instrumente pentru întâlniri productive

Acum că ne-am uitat la modul de desfășurare a unei întâlniri, iată câteva instrumente vizuale de întâlnire pe care le puteți folosi în diferite scopuri, cum ar fi luarea deciziilor, rezolvarea problemelor și brainstorming.

Hărți mentale

Hărțile mentale sunt un instrument excelent pentru organizarea ideilor, planificarea și luarea notițelor.

Dacă găsești soluții pentru o problemă, o hartă mentală poate ajuta la capturarea fluxului liber al gândurilor. Dacă discutați un subiect, îl puteți folosi pentru a aprofunda subiectul.

Și dacă doriți să prezentați informații participanților la întâlnire într-un mod ușor de înțeles, o hartă mentală poate fi o opțiune excelentă.

Iată cum să utilizați eficient hărțile mentale într-o întâlnire.

Analiza SWOT

SWOT înseamnă puncte forte, puncte slabe, oportunități și amenințări.

Acest instrument este folosit pentru a evalua companiile în timpul planificării strategice, întâlnirilor de planificare a proiectelor etc. De asemenea, îl puteți utiliza pentru a evalua eficiența departamentului, produsului, echipei de proiect sau a concurentului.

Trebuie să știți cum să utilizați eficient o analiză SWOT?

Diagrama oaselor de pește / 5 de ce

Acestea sunt instrumente utilizate în analiza cauzei principale.

În timp ce diagrama de tip fishbone (alias diagramă cauză și efect) ajută la identificarea și izolarea cauzei principale a unei probleme, diagrama celor 5 motive vă permite să analizați o problemă și să analizați relația de bază dintre cauză și efect.

Consultați ghidul nostru suprem pentru diagramele cu os de pește pentru a afla cum să îl aplicați.

Diagrama de afinitate

Diagramele de afinitate vă ajută să culegeți și să organizați cantități mari de date pentru a identifica modele și teme. Acest lucru ar fi util dacă organizați o întâlnire pentru a analiza și a înțelege o mulțime de date adunate din cercetări, sesiuni de brainstorming etc.

Diagramă

Încercați să optimizați un proces? Identificați blocajele în procesul dvs.? Sau proiectați un nou proces? Diagramele de flux vă pot ajuta cu aceste scopuri și multe altele.

O diagramă de flux este practic o vizualizare a etapelor procesului. De asemenea, poate ajuta la rezolvarea problemelor și la luarea deciziilor.

Iată ghidul nostru final pentru diagrame pentru a afla cum să le folosiți.

Șase pălării de gândire

Acesta este un alt instrument pentru a vă asigura că întâlnirile dvs. sunt foarte productive. Cele șase pălării de gândire sunt un instrument care vă permite să explorați diferitele perspective ale participanților la întâlnire.

Fiecare membru este rugat să poarte pe rând pălăriile de diferite culori (care reprezintă perspective diferite) și să își exprime părerea cu privire la subiect. Aflați cum să utilizați tehnica șase pălărie gânditoare mai detaliat aici.

Iată câteva tehnici de brainstorming vizuale pe care le puteți folosi în timpul întâlnirilor și discuțiilor de grup.

Mai sunt sfaturi despre cum să conduceți o întâlnire?

Pașii pe care i-am enumerat în această postare sunt mai ușor de urmat și garantează succesul. Combină-le cu instrumentele pe care le-am menționat pentru a asigura productivitate maximă în timpul întâlnirilor tale.

Ce alte sfaturi ai despre cum să conduci o întâlnire? Împărtășește-le cu noi în secțiunea de comentarii de mai jos.