Cum se creează un buget de proiect? | # 42 Începeți cu managementul de proiect

Potrivit unui raport al Project Management Institute, în 2021 62% dintre proiecte au fost finalizate în limita bugetului inițial. Cea mai bună performanță în acest clasament a fost China cu 66%, în timp ce Europa a fost ultima cu 57%. Bugetele de proiecte prost create sunt responsabile pentru o parte echitabilă de eșecuri în acest sens. Deci, cum estimați costurile unui proiect pentru a crește probabilitatea de succes?

Bugetul proiectului – cuprins:

1. Introducere
2. Ce este și ce alcătuiește bugetul proiectului?
3. Cum se estimează costul proiectului?
4. Instrumente și metode de estimare a bugetului proiectului
5. rezumat

Introducere

Execuția necorespunzătoare a proiectelor are ca rezultat o pierdere de 19 milioane USD pentru fiecare miliard de investiții (PMI 2019) și doar 34% dintre organizații termină de obicei sau întotdeauna proiectele în limitele bugetului (Wellington 2021). Pentru a afla cum să facem parte din acest grup, să aruncăm o privire mai atentă la ce este un buget de proiect și la modalitățile și instrumentele de a pregăti unul.

Ce este și ce alcătuiește un buget de proiect?

Bugetul proiectului este suma aproximativă aprobată pe care organizația intenționează să o cheltuiască pentru proiect. Se bazează pe cheltuielile estimate ale proiectului și figurează în bugetul întregii organizații.

Managerul de proiect ar trebui să includă în bugetul proiectului toate costurile legate de proiect, cum ar fi:

• Costuri directe – cheltuielile necesare pentru îndeplinirea sarcinilor care conduc direct la realizarea obiectivului proiectului, adică costurile cu materiale, forță de muncă și instrumente, echipamente și consumabile;
• Costuri indirecte – costuri care nu pot fi atribuite direct proiectului, dar care sunt suportate în legătură cu implementarea acestuia, cum ar fi costurile administrative sau, de exemplu, costurile de management al proiectului.
• Cheltuieli de capital – costuri asociate cu achiziționarea așa-numitelor active pe termen lung, cum ar fi clădiri, echipamente sau mașini.
• Costuri de exploatare – costuri recurente asociate cu operarea și întreținerea proiectului, cum ar fi utilitățile, asigurarea împreună cu întreținerea,
• Rezerve pentru situații neprevăzute – fonduri rezervate pentru a acoperi evenimente neprevăzute sau schimbări în domeniul de aplicare al proiectului.

Cum se estimează bugetul proiectului?

Costul proiectat al lucrărilor programate este denumit Costul bugetat al lucrărilor programate (BCWS) sau Valoarea planificată (PV). Ambii indicatori indică suma de fonduri necesare pentru a finaliza lucrările programate într-o anumită perioadă.

Pentru a estima bugetul proiectului, Managerul de Proiect ar trebui să desfășoare mai multe activități pentru a obține cele mai precise cotații. În primul rând, managerul de proiect ar trebui să cunoască toate cerințele proiectului, cum ar fi domeniul de activitate, termenele limită și resursele care vor fi necesare pentru finalizarea proiectului.

Următorul pas se referă la investigarea prețurilor de piață pentru resursele și serviciile de încorporat în proiect, adică prețul materialelor, serviciile furnizorilor împreună cu salariile pentru echipa de proiect.

După obținerea cerințelor și a datelor de preț, Managerul de proiect poate începe procesul de estimare a bugetului detaliat. Odată ce este finalizat, totuși, el ar trebui să revizuiască imediat bugetul împreună cu echipa de proiect. Acest lucru va asigura că toate costurile au fost incluse și că bugetul este cât mai realist posibil.

În plus, bugetul proiectului are nevoie de revizuire și actualizare regulată pentru a-l menține pe drumul cel bun și în limitele bugetului.

Instrumente și metode de estimare a bugetului proiectului

La estimarea bugetului unui proiect, un instrument indispensabil este binecunoscutul și popularul Microsoft Excel. Principalul său avantaj este accesibilitatea și ușurința în utilizare, precum și capacitatea de a efectua multe calcule și analize. Dezavantajul este însă că Excel nu are o funcție care să actualizeze automat bugetul în timp real.

Cu toate acestea, va funcționa bine pentru estimarea bugetului înainte de implementare. Pentru o revizuire continuă a cheltuielilor, vă recomandăm instrumente de sprijin pentru proiecte, cum ar fi Firmbee. Sistemul permite membrilor echipei să monitorizeze în timp real încasările și cheltuielile asociate unui anumit proiect.

Pentru a crea un buget precis, puteți utiliza următoarele metode:

1. Estimare de jos în sus. Această metodă presupune estimarea costului fiecărei activități de proiect și însumarea costurilor acestora pentru a determina costul total al proiectului. Este consumatoare de timp și necesită cunoștințe detaliate despre activitățile proiectului. Cu toate acestea, oferă un nivel ridicat de acuratețe și ajută la identificarea tuturor costurilor necesare
2. Estimarea parametrică. Această metodă presupune utilizarea datelor statistice pentru a estima costul activităților proiectului. Este mult mai rapid decât estimarea de jos în sus, deci poate fi utilă pentru estimarea bugetului proiectelor mari, atâta timp cât organizația are o sursă de date fiabile. În ciuda acestui fapt, este posibil să nu ofere un nivel suficient de precizie.
3. Evaluare de specialitate. A treia metodă implică valorificarea cunoștințelor și experienței părților interesate de proiect, inclusiv a managerului de proiect și a membrilor echipei, pentru a estima costul activităților proiectului. Poate oferi un nivel ridicat de precizie, practic pentru proiecte complexe. Cu toate acestea, se bazează pe expertiza părților interesate individuale, astfel încât poate fi părtinitoare și poate genera conflicte. În plus, este dificil să ținem cont de schimbarea condițiilor de afaceri, cum ar fi inflația sau modificările legii.

rezumat

Crearea unui buget de proiect precis necesită timp și necesită experiență. De aceea, este o idee bună să încercați diferite instrumente și să profitați de metodele disponibile de pregătire a bugetului, cum ar fi estimarea de jos în sus, estimarea parametrică sau evaluarea expertului.

Dacă vă place conținutul nostru, alăturați-vă comunității noastre de albine ocupate pe Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.

Autor: Caroline Becker

În calitate de manager de proiect, Caroline este expertă în găsirea de noi metode de a proiecta cele mai bune fluxuri de lucru și de a optimiza procesele. Abilitățile ei de organizare și capacitatea de a lucra sub presiunea timpului o fac cea mai bună persoană pentru a transforma proiectele complicate în realitate.

Vizualizați toate postările

Începeți cu managementul de proiect:

1. Ce este un proiect?
2. Ce este managementul de proiect?
3. Cum să gestionezi proiectele?
4. Metode de management de proiect
5. Tipuri de proiecte
6. 4 exemple de proiecte
7. Prioritizarea proiectelor
8. Domenii de activitate a proiectului
9. Definiția succesului în managementul proiectelor
10. De ce să folosiți software de management de proiect?
11. Cum să alegi cel mai bun software de management de proiect?
12. Prezentare generală a software-ului de management de proiect
13. Ciclul de viață al proiectului
14. Pentru ce este viziunea proiectului?
15. Scopul proiectului. Ce este și cum să o definești bine?
16. Faza de inițiere a proiectului - la ce să acordați atenție?
17. Domeniul planificarii in managementul proiectelor
18. Ce este un program de proiect și pentru ce este acesta?
19. Cum să folosiți reperele într-un proiect?
20. Execuția proiectului
21. Cum să pregătiți un plan de urgență de succes al unui proiect?
22. Importanța închiderii proiectului
23. Eșecul proiectului. 5 motive pentru care proiectele eșuează
24. 4P de management: proiect, produs, program și portofoliu
25. Cele mai importante sarcini și responsabilități ale managerului de proiect
26. Cele mai utile abilități de manager de proiect
27. Cum să devii manager de proiect?
28. 5 cărți pe care fiecare manager de proiect ar trebui să le citească
29. Cum să înființezi o echipă de proiect?
30. Structura de defalcare a muncii - cum să delegeți munca într-un proiect?
31. Cum să conduci o echipă în timpul muncii hibride?
32. Provocări cu care se confruntă managerii de proiect atunci când lucrează cu o echipă
33. Tipuri de întâlniri de proiect
34. Monitorizarea proiectului. Ce parametri de urmărit?
35. Cum să scrii un convingător
36. Cum să definești domeniul de aplicare al unui proiect și să eviți modificarea domeniului de aplicare?
37. Studiu de fezabilitate – putem implementa acest proiect?
38. Analiza de risc în proiecte și instrumente pentru facilitarea acestuia
39. Cum se creează o carte de proiect?
40. Ce este un registru al părților interesate?
41. Diagrama Gantt în planificarea managementului de proiect
42. Cum se creează un buget de proiect?
43. Managementul timpului în proiect
44. Cum se creează un registru de risc de proiect?
45. Strategii de management al riscului de proiect
46. Marketing de proiect
47. Surse și zone de schimbare în proiect
48. Modele de schimbare a managementului proiectelor
49. Ce urmează după Agile? Metode în managementul proiectelor