Cum se creează o bază de date care poate fi căutată în Excel

Microsoft Excel este una dintre cele mai importante elemente de bază ale lumii afacerilor. A existat încă de la începuturile computerului personal și a evoluat într-un instrument incredibil de puternic, multifuncțional, folosit în toate industriile.

Este standardul de aur pentru navigarea, analizarea și calcularea unor cantități mari de date. Una dintre cele mai utile caracteristici ale sale este capacitatea sa de a acționa ca o bază de date.

O bază de date este o colecție de date care pot fi căutate și recuperate cu ușurință. Prin crearea unei baze de date în Excel, puteți stoca cantități mari de date și puteți căuta cu ușurință informații specifice.

Excel oferă formule și funcții încorporate care pot fi utilizate pentru a calcula și analiza date și, de asemenea, vă permite să sortați și să filtrați datele în diferite moduri.

În plus, bazele de date Excel pot fi partajate și editate cu ușurință de mai mulți utilizatori, ceea ce o face o opțiune bună pentru colaborarea în echipă.

În acest articol, veți învăța:

• Cum se creează o bază de date care poate fi căutată în Excel
• Cum să stocați datele într-o bază de date Excel
• Cum se caută într-o bază de date Excel
• Cum să sortați și să filtrați datele într-o bază de date Excel
• Cum să partajați și să editați o bază de date Excel cu mai mulți utilizatori.

Să începem!

Cum se creează o bază de date care poate fi căutată în Excel

Crearea unei baze de date care poate fi căutată în Excel are multe cazuri de utilizare pentru afacerile de comerț electronic. Puteți utiliza o bază de date care poate fi căutată pentru a urmări informațiile despre clienți, inventarul sau orice alt tip de date.

Iată un proces pas cu pas pentru crearea unei baze de date care poate fi căutată în Excel:

1. Deschideți un registru de lucru Excel nou sau existent.
2. Introduceți datele dvs. în foaia de lucru. Datele pot fi introduse în orice celulă din foaia de lucru, dar cel mai bine este să introduceți datele în celule adiacente pentru a menține datele organizate.
3. Selectați toate celulele care conțin date.
4. Faceți clic pe fila „Date” din panglica Excel.
5. În grupul „Sortare și filtrare”, faceți clic pe butonul „Filtrare”. Aceasta va insera săgeți derulante în anteturile fiecărei coloane.
6. Faceți clic pe săgeata drop-down din antetul coloanei pe care doriți să o căutați.
7. În meniul derulant, selectați opțiunea „Filtre de text”.
8. În meniul „Filtre de text”, selectați opțiunea „Conține”.
9. În caseta „Conține”, tastați textul pe care doriți să îl căutați.
10. Faceți clic pe butonul „OK”. Aceasta va filtra datele din foaia de lucru și va afișa numai rândurile care conțin textul pe care l-ați căutat.

De asemenea, puteți utiliza opțiunile „Egal”, „Nu este egal”, „Începe cu” și „Se termină cu” din meniul „Filtre de text” pentru a căuta anumite date.

Cum să stocați date într-o bază de date Excel

Odată ce ați creat baza de date, va trebui să stocați datele undeva. Există câteva moduri diferite prin care puteți stoca date într-o bază de date Excel:

• Într-o foaie de lucru: puteți stoca date într-o foaie de lucru introducând datele în celulele din foaia de lucru.
• Într-un tabel: Puteți stoca date într-un tabel selectând datele din foaia de lucru și făcând clic pe fila „Inserare” din panglica Excel. Apoi, faceți clic pe butonul „Tabel” din grupul „Tabele”.
• Într-un tabel pivot: puteți stoca date într-un tabel pivot selectând datele din foaia de lucru și făcând clic pe fila „Inserare” din panglica Excel. Apoi, faceți clic pe butonul „PivotTable” din grupul „Tables”.
• Într-o interogare: puteți stoca date într-o interogare selectând datele din foaia de lucru și făcând clic pe fila „Date” din panglica Excel. Apoi, faceți clic pe butonul „Din alte surse” din grupul „Obțineți date externe”.

Care este cel mai bun mod de a stoca date într-o bază de date Excel?

Cel mai bun mod de a stoca date în baza de date depinde de nevoile afacerii și de cazurile de utilizare. Dacă veți folosi baza de date pentru raportare sau analiza datelor, atunci un tabel pivot sau o interogare este o opțiune bună.

Dacă aveți de gând să utilizați baza de date pentru stocarea datelor și filtrarea de bază, atunci o foaie de lucru sau un tabel vor funcționa bine.

Cele mai bune practici de stocare a datelor Excel

Există câteva bune practici pe care ar trebui să le urmați atunci când stocați date într-o bază de date Excel:

Păstrați-vă datele organizate

Este important să vă păstrați datele organizate, astfel încât să fie ușor de găsit și de utilizat. O modalitate de a face acest lucru este utilizarea celulelor adiacente pentru a stoca datele aferente.

De exemplu, dacă stocați informații despre clienți, puteți pune numele clientului într-o celulă și adresa clientului în celula următoare.

Folosiți anteturi

Anteturile vă pot ajuta să identificați ce date sunt stocate în fiecare coloană. Pentru a adăuga anteturi, faceți clic pe fila „Inserare” din panglica Excel și apoi faceți clic pe butonul „Header” din grupul „Celele”.

Filtrați-vă datele

Filtrarea datelor vă poate ajuta să găsiți datele pe care le căutați. Pentru a filtra datele, faceți clic pe fila „Date” din panglica Excel și apoi faceți clic pe butonul „Filtrare” din grupul „Sort & Filter”. Aceasta va insera săgeți derulante în anteturile fiecărei coloane.

Apoi, puteți face clic pe săgeata drop-down din antetul coloanei pe care doriți să o filtrați și selectați opțiunea dorită din meniul drop-down.

Sortați-vă datele

Sortarea datelor vă poate ajuta să organizați și să găsiți rapid datele pe care le căutați. Pentru a sorta datele, faceți clic pe fila „Date” din panglica Excel și apoi faceți clic pe butonul „Sort” din grupul „Sort & Filter”. Aceasta va deschide caseta de dialog „Sort”.

În meniul derulant „Sortare după”, selectați coloana după care doriți să sortați. Apoi, în meniul drop-down „Comandă”, selectați modul în care doriți să sortați datele (de exemplu, crescător sau descendent). În cele din urmă, faceți clic pe butonul „OK”.

Cum să căutați într-o bază de date Excel

O bază de date bună face două lucruri principale: stochează date și vă permite să căutați (sau „interogați”) acele date pe baza anumitor criterii.

Iată cum puteți căuta într-o bază de date Excel:

1. Faceți clic pe fila „Date” din panglica Excel.
2. Faceți clic pe butonul „Filtrare” din grupul „Sortare și filtrare”. Aceasta va insera săgeți derulante în anteturile fiecărei coloane.
3. Faceți clic pe săgeata drop-down din antetul coloanei pe care doriți să o căutați.
4. Selectați „Filtru personalizat” din meniul derulant. Aceasta va deschide caseta de dialog „Filtru personalizat”.
5. În primul drop-down, selectați „Conține”.
6. În al doilea drop-down, introduceți criteriile de căutare.
7. Faceți clic pe butonul „OK”.
8. Datele din coloană vor fi filtrate pentru a afișa numai rândurile care conțin criteriile de căutare.

Pentru a elimina filtrul, faceți clic pe fila „Date” din panglica Excel și apoi faceți clic pe butonul „Șterge” din grupul „Sort & Filter”.

Baze de date relaționale în Excel

Excel funcționează bine și ca bază de date relațională. Iată o scurtă explicație despre ce este o bază de date relațională, de ce este importantă și cum să o configurați în Excel.

Cum funcționează o bază de date relațională?

O bază de date relațională este un tip de bază de date care stochează date în tabele. Tabelele sunt similare cu folderele dintr-un sistem de fișiere, în care fiecare tabel stochează o colecție de informații.

Într-o bază de date relațională, fiecare tabel este conectat la alte tabele prin relații. Aceste relații permit ca datele din tabele să fie legate între ele.

De exemplu, un tabel de clienți poate fi legat de un tabel de comenzi. Acest lucru vă va permite să vedeți toate comenzile pentru un anumit client.

Cum creez o bază de date relațională în Excel?

Crearea unei baze de date relaționale în Excel este un proces în doi pași.

Mai întâi, trebuie să creați tabelele care vor stoca datele. Apoi, trebuie să creați relațiile dintre tabele.

Pasul 1: Crearea tabelelor

Pentru a crea un tabel, faceți clic pe fila „Inserare” din panglica Excel și apoi faceți clic pe butonul „Tabel” din grupul „Tabele”. Aceasta va deschide caseta de dialog „Creați tabel”.

În câmpul „Interval”, introduceți intervalul de celule pe care doriți să le includeți în tabel. Apoi, bifați caseta de selectare „Tabelul meu are antete” dacă tabelul dvs. include anteturi. În cele din urmă, faceți clic pe butonul „OK”.

Excel va insera un tabel în foaia de lucru. Pentru a adăuga date în tabel, introduceți pur și simplu datele în celule.

Este o idee bună să dați un nume fiecărui tabel. Pentru a face acest lucru, faceți clic oriunde în interiorul tabelului și apoi faceți clic pe fila „Design tabel” din panglica Excel. În câmpul „Nume tabel”, introduceți un nume pentru tabel.

Pasul 2: Crearea relațiilor

Odată ce ați creat tabelele, trebuie să creați relații între ele. Pentru a face acest lucru, faceți clic pe fila „Date” din panglica Excel și apoi faceți clic pe butonul „Relații” din grupul „Instrumente pentru date”. Aceasta va deschide caseta de dialog „Selectați tabelele și coloanele”.

În lista „Tabele/Coloane disponibile”, selectați tabelele și coloanele pe care doriți să le includeți în relație. Apoi, faceți clic pe butonul „Adăugați”.

Când ați terminat de adăugat tabele și coloane, faceți clic pe butonul „Închidere”. Aceasta va deschide caseta de dialog „Creați relații”.

În meniul drop-down „Cheie primară”, selectați coloana cheii primare din primul tabel. Cheia primară este o coloană care identifică în mod unic fiecare rând din tabel.

În meniul drop-down „Cheie străină”, selectați coloana cheie străină din al doilea tabel. Cheia externă este o coloană care conține valori care se potrivesc cu valorile cheii primare din primul tabel.

De exemplu, dacă cheia primară din tabelul client este coloana „CustomerID”, atunci cheia externă din tabelul de comenzi ar fi coloana „CustomerID”.

În cele din urmă, faceți clic pe butonul „Creați”. Excel va crea relația și o va afișa ca o linie care conectează cele două tabele.

Acum puteți utiliza relația pentru a filtra și sorta datele din ambele tabele. De exemplu, puteți filtra tabelul de comenzi pentru a afișa numai comenzile pentru un anumit client.

Pentru a face acest lucru, faceți clic pe fila „Date” din panglica Excel și apoi faceți clic pe butonul „Filtrare” din grupul „Sort & Filter”. Aceasta va adăuga săgeți derulante la anteturile fiecărei coloane din tabel.

Faceți clic pe săgeata drop-down din antetul coloanei „CustomerID” și apoi selectați un client din listă. Excel va filtra tabelul pentru a afișa numai comenzile pentru acel client.

Puteți elimina filtrul făcând clic pe butonul „Șterge” din grupul „Sort & Filter”.

De asemenea, puteți utiliza relația pentru a căuta date dintr-un alt tabel. De exemplu, puteți căuta numele unui client din tabelul de comenzi.

Pentru a face acest lucru, faceți clic pe celula în care doriți să afișați numele clientului și apoi faceți clic pe fila „Formule” din panglica Excel. În grupul „Căutare și referință”, faceți clic pe butonul „Căutare vizuală”. Aceasta va deschide caseta de dialog „Argumente ale funcției”.

În câmpul „Table_array”, selectați tabelul client. Apoi, în câmpul „Col_index_num”, introduceți numărul coloanei care conține numele clientului. În acest exemplu, numele clientului este în a doua coloană, așa că am introduce „2”.

Apoi, în câmpul „Range_lookup”, introduceți „TRUE” dacă doriți ca Excel să găsească o potrivire aproximativă sau „FALSE” dacă doriți ca Excel să găsească o potrivire exactă. În acest exemplu, dorim o potrivire exactă, așa că vom introduce „FALSE”.

În cele din urmă, în câmpul „Lookup_value”, selectați celula care conține ID-ul clientului. Aceasta este valoarea pe care Excel o va folosi pentru a căuta numele clientului. Când ați terminat, faceți clic pe butonul „OK”.

Excel va căuta numele clientului și îl va afișa în celulă. Acum puteți utiliza această celulă în formule la fel ca orice altă celulă din foaia de lucru.

De exemplu, puteți concatena numele clientului cu numărul comenzii acestuia pentru a crea un identificator unic pentru fiecare comandă. Posibilitățile sunt cu adevărat nesfârșite.

După cum puteți vedea, bazele de date relaționale din Excel pot fi instrumente extrem de puternice (dar complexe) pentru gestionarea datelor despre clienți și comenzi în afacerea dvs.

De ce este importantă o bază de date pentru comerțul electronic?

O bază de date este importantă pentru comerțul electronic, deoarece permite companiilor să stocheze informații despre clienți, informații despre produse și informații despre comandă.

Dar Excel te va duce doar atât de departe. Oricât de mult ne place instrumentul emblematic pentru foi de calcul Microsoft, companiile dinamice de comerț electronic hotărâte să se dezvolte au nevoie de o soluție mai robustă, și anume un software de gestionare a stocurilor precum SkuVault.

SkuVault este un software puternic de gestionare a stocurilor care ajută companiile să țină evidența comenzilor clienților, a informațiilor despre produse și a nivelurilor de inventar.

Platforma urmărește automat comenzile clienților și nivelurile de inventar în toate vitrinele dvs. - fără actualizări manuale Excel.

Pentru mai multe informații despre cum funcționează SkuVault, consultați pagina noastră cu funcții aici .

Și pentru mai multe sfaturi despre derularea și extinderea unei afaceri de comerț electronic, abonați-vă la blogul nostru sau consultați următoarele postări conexe:

• 30 de tendințe mari în comerțul electronic de care trebuie să fii atent în 2022
• 33 de modalități de top de a genera trafic către site-ul dvs. de comerț electronic pentru o creștere explozivă
• 13 cele mai bune magazine online gratuite pentru a vă începe afacerea de comerț electronic
• Cum este e-mailul util pentru comerțul electronic? Menținerea clienților implicați