Cum se creează o factură: Ghid complet pentru începători

Dacă sunteți ca majoritatea proprietarilor de afaceri de comerț electronic, vă place să fiți plătit, dar urăști să creezi facturi. Poate fi un proces plictisitor, manual și predispus la erori, care vă poate afecta direct profitul dacă nu este făcut corect.

Dar, din fericire, cu instrumentele și sfaturile potrivite, poate fi ușor și vă poate menține fluxul de numerar în favoarea dvs.

În această postare de blog, vă vom arăta cum să creați facturi pentru afacerea dvs. de comerț electronic și vă vom oferi câteva sfaturi utile pentru a facilita procesul. Așadar, indiferent dacă ai început sau ai fost în afaceri de ceva vreme, citește mai departe pentru a afla mai multe!

Ce este o factură?

O factură este un document pe care companiile îl trimit clienților lor pentru a solicita plata pentru bunuri sau servicii.

Acesta include de obicei:

• data cumpararii
• datele de contact ale clientului
• o descriere a bunurilor sau serviciilor furnizate
• pretul unitar
• suma totală datorată

De obicei, companiile trimit facturi după ce și-au furnizat produsele sau serviciile clienților. Acest lucru este valabil mai ales pentru afacerile de comerț electronic.

În unele afaceri, cum ar fi coaching-ul sau relațiile publice, compania își poate factura clienții înainte de livrarea serviciului.

Clienții au apoi o perioadă de timp stabilită pentru a plăti factura, care este de obicei de 30 de zile. Dacă nu plătesc în acest interval de timp, li se pot percepe dobânzi sau comisioane de întârziere. De asemenea, este o modalitate generală bună de a plăti facturile la timp pentru a menține relații pozitive cu furnizorii dvs.

Companiile folosesc facturile pentru a urmări ceea ce li se datorează și pentru a urmări clienții care mai trebuie să plătească. Clienții folosesc facturile pentru a-și urmări cheltuielile și pentru a se asigura că li se percepe suma corectă pentru bunurile pe care le primesc.

Când trebuie să trimiteți o factură?

Când trebuie să trimiteți o factură? Aceasta este o întrebare grozavă și una pe care companiile de comerț electronic ar trebui să și-o pună în mod regulat.

Răspunsul depinde de situație, deoarece nu există un singur răspuns pentru fiecare afacere.

Dacă vindeți bunuri fizice online, cum ar fi tricouri sau cristale de meditație, va trebui să trimiteți o factură fie imediat ce clientul dvs. plasează comanda, fie imediat ce bunurile au fost expediate, în funcție de modelul dvs. de afaceri.

Pentru produsele digitale, cum ar fi un curs online pentru a-i învăța pe clienți să cumpere proprietăți comerciale sau cum să dezvolte o afacere de îngrijire a câinilor, puteți trimite factura imediat după efectuarea vânzării.

Pentru servicii, cum ar fi coaching-ul de afaceri, ar trebui fie să trimiteți o factură înainte de a începe lucrul, fie imediat ce lucrarea este finalizată, în funcție de preferințele dvs.

Desigur, există întotdeauna excepții de la regulă, așa că este important să folosiți cea mai bună judecată în fiecare caz individual. Dar, în general, acestea sunt momentele în care va trebui să trimiteți o factură.

Cum trimiteți o factură?

Mulți proprietari de afaceri fac greșeala de a crede că toate facturile sunt create egale. În realitate, există câteva lucruri cheie pe care ar trebui să le țineți cont atunci când trimiteți o factură pentru a vă maximiza șansele de a fi plătit.

Asigurați-vă că trimiteți factura în timp util. Dacă este posibil, încercați să îl trimiteți în 24 de ore de la furnizarea produsului sau serviciului. (Sau încheierea tranzacției dacă facturați în avans.) Cu cât o puteți ajunge mai repede în mâinile clientului dvs., cu atât mai bine.

Este indicat să vă trimiteți facturile prin poștă sau e-mail; ambele au avantaje și dezavantaje.

Snail Mail este, evident, mult mai lent, așa că s-ar putea să fiți plătit mai puțin repede. Pe de altă parte, deși e-mailul este mult mai rapid, poate fi ușor atât pentru dvs., cât și pentru client să ștergeți sau să pierdeți o factură prin e-mail. Un alt avantaj al trimiterii prin e-mail a facturilor este că puteți include un link de plată pe care se poate face clic chiar în factură, ceea ce face mai ușor pentru clienți să vă plătească în câteva minute de la primirea facturii.

Deci care este cea mai bună opțiune? Depinde cu adevărat de afacerea ta și de clienții tăi. Dacă trebuie să fiți plătit rapid, atunci e-mailul este calea de urmat. Dar dacă clienții tăi sunt mai vechi, atunci snail mail ar putea fi calea de urmat. În cele din urmă, depinde de dvs. să decideți care opțiune este cea mai bună pentru afacerea dvs. de comerț electronic.

În cele din urmă, nu vă fie teamă să urmăriți. Dacă nu ați primit o plată într-o perioadă rezonabilă de timp, contactați clientul și amintiți-i că factura este scadentă. Unele software de contabilitate, cum ar fi Freshbooks, se vor ocupa de acest pas în mod automat dacă alegeți – trimițând mementouri la intervale prestabilite.

O memento blândă poate ajuta în mare măsură să vă asigurați că sunteți plătit în timp util. Urmând aceste sfaturi simple, puteți simplifica procesul de facturare și vă puteți asigura că afacerea dvs. de comerț electronic rămâne pe linia de plutire.

Elementele esențiale ale unei facturi

Mai jos, veți găsi elementele principale ale fiecărei facturi.

Antet

Aceasta poate include unele detalii grafice sau logo-ul dvs. pentru un aspect profesional.

Condiții și instrucțiuni de plată

Aceste informații indică condițiile în care trebuie efectuată plata (la primire, zece zile, 30 de zile etc.), precum și modul de plată – cum ar fi făcând clic pe un link de plată pentru a plăti cu cardul de credit sau pe o adresă la care să poată plăți.

Numele companiei și detaliile

Va trebui să includeți numele companiei, adresa poștală, numărul de telefon, site-ul web, adresa de e-mail a serviciului pentru clienți și, dacă vindeți în principal servicii, eventual EIN-ul companiei dvs.

Data

Aceasta ar trebui să fie data comenzii, vânzării sau data la care trimiteți factura.

Data scadenței

Asigurați-vă că menționați în mod clar când este scadentă plata pe factură (la primire, pe 14 aprilie etc.).

Taxe detaliate

Pe lângă taxele de listare pentru articolele sau pachetele individuale, va trebui să detaliați și orice taxe suplimentare, inclusiv taxe, taxe de expediere, reduceri etc.

Numele și detaliile clientului

Acesta este destul de explicit -- veți dori să includeți numele clientului, numele companiei, adresa, adresa de e-mail și numărul de telefon.

Descrierea bunurilor sau serviciilor furnizate

Aceasta poate include o descriere precum „cămașă cu dungi albastre”, un SKU sau alt număr de identificare sau ambele. „889030392 cămașă cu dungi albastre” ar fi un exemplu aplicabil.

Sold debitor

În cele din urmă, veți dori să includeți cât de mult datorează clientul sau clientul dvs.

De exemplu, le puteți permite clienților să încerce gratuit cursul dvs. Teach Your Pet 37 Hilarious Tricks timp de 30 de zile înainte de a se angaja să cumpere sau le puteți permite să plătească pentru cei 300 USD în 3 rate de 100 USD fiecare.

Cum se creează o factură: pas cu pas

Crearea unei facturi poate fi o sarcină descurajantă, dar cu acești pași simpli, veți fi sigur că aveți un document profesional în cel mai scurt timp.

• Marcați clar factura - asigurați-vă că adăugați cuvântul „factură” în partea de sus; în caz contrar, clientul dumneavoastră îl poate confunda cu un bon de expediere.
• Adăugați numele și informațiile companiei dvs. Includeți termenele scadente și termenele de plată — este netă 30 (datorată în 30 de zile), scade la primire (de îndată ce se primește factura), scade în rate sau altceva?
• Scrieți o descriere a bunurilor sau serviciilor pentru care taxați. Includeți suma totală datorată - nu uitați să adăugați taxe detaliate, cum ar fi taxe, taxe de transport și taxe de întârziere.
• Faceți ca factura să arate profesională. Încercați să utilizați un șablon de factură Excel gratuit sau unul dintre șabloanele de factură oferite de software-ul dvs. de contabilitate.

Cum pot crea facturi folosind șabloane Excel?

Șabloanele Excel pot fi o modalitate excelentă de a crea rapid și ușor facturi cu aspect profesional. Iată câteva sfaturi pentru a profita la maximum de șabloanele Excel:

În primul rând, asigurați-vă că aveți toate informațiile necesare la îndemână înainte de a începe să completați șablonul. Aceasta include detaliile platformei de comerț electronic (cum ar fi numele magazinului, adresa și informațiile de contact), precum și numele, adresa și informațiile de contact ale clientului. De asemenea, va trebui să includeți data facturii, detaliile comenzii și suma totală datorată.

Odată ce aveți toate informațiile necesare, aruncați o privire la diferitele șabloane Excel gratuite disponibile online . Există o mare varietate de stiluri din care puteți alege, așa că selectați unul care se potrivește cu marca dvs. de comerț electronic. Dacă aveți nevoie de ajutor cu privire la modul de utilizare a Excel, există o mulțime de tutoriale disponibile online care vă pot ghida prin proces pas cu pas.

Odată ce ați selectat un șablon, este pur și simplu o chestiune de a completa spațiile libere.

Introduceți informațiile despre magazinul de comerț electronic în câmpurile corespunzătoare, apoi completați numele, adresa și informațiile de contact ale clientului.

În cele din urmă, adăugați data facturii, detaliile comenzii și suma totală datorată.

După ce ați completat toate câmpurile, factura dvs. este gata pentru a fi salvată și trimisă!

Ar trebui să folosesc un software de contabilitate pentru gestionarea facturilor mele?

Dacă v-ați săturat să vă puneți laolaltă facturile sau dacă baza dvs. de clienți este suficient de mare încât să vă îngrijorați că unele plăți sau facturi ar putea cădea prin fisuri, programele de contabilitate precum Freshbooks, Quickbooks Online sau ZOHO Books vă pot ușura viața prin :

• Ajutându-vă să urmăriți atât facturile, cât și cheltuielile
• Vă anunță dacă sau când facturile clienților sunt restante
• Permițându-vă să împărțiți facturile în mai multe plăți
• Se integrează cu ușurință cu o varietate de procesoare de plăți, cum ar fi PayPal sau Square și oferă o serie de opțiuni de plată instantanee, inclusiv ACH (transfer bancar), card de credit etc.

Aceste opțiuni software variază de la gratuit la 30 USD pe lună, cu niveluri suplimentare, în funcție de numărul de clienți sau clienți pe care îi aveți și de particularitățile pe care le căutați. Multe soluții software de contabilitate se integrează și cu alte software-uri pentru a trimite fără probleme informații financiare înainte și înapoi. Dacă vă construiți stiva tehnologică de afaceri, asigurați-vă că vedeți cum se conectează toate împreună.

Gânduri finale

În calitate de companie de comerț electronic, este posibil să trimiteți facturi în mod regulat.

Înțelegând elementele de bază ale creării și emiterii facturilor, puteți simplifica acest proces și vă puteți asigura că clienții dvs. au întotdeauna o evidență clară a ceea ce vă datorează.

Doriți să vă demarați procesele de facturare pentru comerțul electronic? Consultați ghidul nostru despre cel mai bun software de contabilitate pentru întreprinderile mici .