Un ghid pas cu pas despre cum să creați și să gestionați documentația produsului | Managementul produsului #31

Ce este documentația produsului?

Documentația produsului este o colecție de texte, imagini și videoclipuri care descriu produsul, funcțiile acestuia, modul în care ar trebui să fie utilizat și alte detalii relevante. Scopul principal al creării documentației este de a ajuta utilizatorii să înțeleagă cum să folosească produsul și, în special, caracteristicile sale avansate.

Documentația este importantă, mai ales dacă creați un produs digital care nu numai că va servi utilizatorilor finali, ci și se va integra cu alte produse – de exemplu, permițându-vă să exportați date într-o altă aplicație sau să utilizați o bază de date de localizare sau contact.

De exemplu, documentația pentru un instrument de management de proiect poate include informații despre cum să creați un nou proiect, cum să adăugați membri ai echipei la un proiect și să le acordați permisiunea de a modifica numai anumite sarcini, cum să atribuiți sarcini mai multor persoane simultan și cum să urmăriți progresul lor.

Elemente ale documentației produsului

Documentația produsului poate include:

• Manual de utilizare – un document care oferă informații despre caracteristicile produsului, instalare, setări și depanare.
• Ghidul utilizatorului – un document care explică cum să efectuați diverse sarcini cu produsul, cum ar fi cum să utilizați un program de editare foto sau cum să jucați un joc pe computer.
• Baza de cunoștințe – o colecție de articole sau pagini web care răspund la întrebări frecvente sau oferă informații suplimentare despre un produs. Un exemplu ar fi secțiunea „Centrul de ajutor” sau „Asistență” de pe site. De asemenea, este adesea folosit ca sursă de informații pentru un chatbot care ajută clienții.
• Întrebări frecvente – o listă de întrebări frecvente și răspunsuri despre produs. De exemplu, un site web sau un fișier PDF care include răspunsuri la întrebări precum: „Cum îmi resetez parola?”, „Cum contactez asistența pentru clienți?” sau „Care sunt cerințele de sistem pentru produs?”.
• Tutoriale – videoclipuri, de obicei postate pe site-ul companiei sau pe YouTube, care demonstrează cum să folosești produsul sau să îndeplinești anumite sarcini.
• Diagrame și infografice – reprezentări grafice ale structurii, funcției sau procesului unui produs. De exemplu, o diagramă care arată ce opțiuni să selectați la configurarea unui API.

Cum se creează documentația produsului?

Înțelegerea publicului țintă

Primul pas în crearea documentației de produs este să înțelegeți publicul căruia îi va fi direcționat acest document. Răspunde la următoarele întrebări:

• Cine va folosi acest document? – Va fi un utilizator pentru prima dată sau un utilizator mai avansat?
• În ce moment va ajunge utilizatorul pentru acest document? Caută informații generale sau suplimentare despre capacitățile instrumentului sau o soluție la o problemă specifică?
• Pe ce dispozitiv îl vor folosi? Dacă este un dispozitiv mobil, videoclipurile sunt suficient de clare?
• Care sunt nevoile și așteptările lor? Va prefera utilizatorul să vizioneze un videoclip dinamic sau să se uite la o diagramă?

Odată ce înțelegeți publicul și nevoile acestora, puteți începe să vă creați documentația. De exemplu, dacă grupul dvs. țintă este utilizatorii începători, documentația ar trebui să fie accesibilă la fiecare pas, scrisă într-un limbaj simplu, ușor de înțeles și să includă instrucțiuni detaliate.

Amintiți-vă că documentația bine organizată nu numai că ajută utilizatorii să înțeleagă produsul, ci și economisește timpul pe care l-ar fi petrecut căutând răspunsuri la întrebările lor. Acest lucru reduce rata de pierdere, adică rata procentuală la care clienții încetează să se aboneze la un serviciu.

Comunicare clară

Crearea unei documentații eficiente a produsului nu înseamnă doar alegerea formei potrivite de comunicare (de exemplu, videoclipuri, imagini, baze de cunoștințe), ci și despre scrierea și comunicarea clară și concisă. Principiile de bază ale comunicării eficiente în documentația produsului sunt următoarele:

• Utilizați un limbaj simplu – evitați limbajul tehnic și termenii complicati. De exemplu, în loc să spuneți „inițiați un proiect”, puteți spune „porniți un proiect”.
• Fiți specific – oferiți exemple pentru a ajuta utilizatorii să înțeleagă cum să folosească produsul. De exemplu, în loc să spuneți „vă permite să adăugați membri ai echipei la un proiect”, spuneți „adăugați un membru al echipei la un proiect făcând clic pe butonul verde din partea de jos a paginii de management al proiectului” și adăugați o captură de ecran cu un indiciu vizual .
• Evitați vocea pasivă – vocea activă este mai ușor de înțeles și de citit. De exemplu, în loc să spuneți „proiectul poate fi început de manager”, spuneți „managerul poate începe proiectul”.

Există multe alte principii de urmat, dar cel mai important este să ne amintim că documentația eficientă a produsului ar trebui să fie înțeleasă de utilizatori și să-i ajute să folosească produsul în mod eficient.

Utilizarea elementelor vizuale în documentația produsului

Elementele vizuale, cum ar fi imagini, gif-uri, videoclipuri scurte, diagrame și infografice, pot îmbunătăți considerabil înțelegerea documentației produsului. De exemplu, o captură de ecran care arată unde se află butonul „Adăugați membru al echipei” pe pagină poate fi foarte utilă pentru utilizatorii începători. Când creați documentația, utilizați, de asemenea, titluri clare și un font simplu pentru a organiza textul.

Actualizarea și menținerea documentației produsului

Documentația produsului nu este un document static. Trebuie să fie actualizat în mod regulat pentru a reflecta schimbările din produs. Actualizările regulate sunt cruciale pentru ca documentația să-și servească scopul. De exemplu, dacă introduceți o nouă funcție în software-ul dvs. de gestionare a produsului, ar trebui să actualizați documentația produsului pentru a o aborda.

Publicarea și distribuirea documentației produsului

Publicarea și distribuirea documentației produsului este la fel de importantă ca și crearea acesteia. Trebuie să vă asigurați că documentația dvs. este ușor accesibilă utilizatorilor, indiferent unde se află sau ce dispozitiv folosesc. De exemplu, puteți încărca documentația produsului pe site-ul dvs. web sau o puteți trimite direct utilizatorilor prin e-mail.

Sisteme de top de management al documentelor pentru managerii de produs

Managerii de produs au la dispoziție multe instrumente care îi pot ajuta să creeze și să gestioneze documentația produsului. Soluțiile populare includ:

• Google Docs este un serviciu bazat pe cloud pentru crearea și editarea documentelor. Este un instrument popular pentru managerii de produs, deoarece îl puteți accesa de pe orice dispozitiv și poate fi folosit de mai mulți membri ai echipei.

• Firmbee este un instrument cuprinzător de management de proiect și echipă care permite utilizatorilor să finalizeze sarcini de oriunde din lume în timp real. Managerii de produs își pot organiza cu ușurință munca și pe cea a colegilor lor, pot urmări progresul, pot controla bugetele și pot conduce procesele de recrutare.

• Notion este o aplicație de gestionare a sarcinilor și a proiectelor care poate fi utilizată pentru a urmări sarcini, note și fișiere. Noțiunea este o opțiune populară pentru managerii de produs, deoarece este flexibilă și poate fi personalizată.

• Zendesk Guide este o soluție de servicii pentru clienți care poate fi utilizată pentru a crea și a partaja articole din baza de cunoștințe. Zendesk Guide este o alegere populară pentru managerii de produs, deoarece le permite să ofere asistență și să ajute clienții să-și rezolve problemele.

rezumat

Crearea și gestionarea documentației produsului este o sarcină adesea subestimată. Mulți dezvoltatori de produse digitale cred că un produs bine conceput se explică de la sine. Cu toate acestea, documentația produsului ar trebui să fie mai mult decât un ghid al utilizatorului.

De asemenea, ar trebui să fie un instrument care poate ajuta la creșterea gradului de conștientizare a clienților cu privire la produs și la analiza interesului acestora față de noi funcții, precum și numărul de vizualizări ale anumitor articole sau explicații. O astfel de analiză ajută companiile să își gestioneze mai bine produsele și să îmbunătățească experiența utilizatorului. Prin urmare, merită timpul și efortul de a crea o documentație eficientă a produsului, care să vă poată servi atât dvs., cât și utilizatorilor dvs.

Dacă vă place conținutul nostru, alăturați-vă comunității noastre de albine ocupate pe Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.

Autor: Andy Nichols

Un rezolvator de probleme cu 5 grade diferite și rezerve nesfârșite de motivație. Acest lucru îl face un proprietar și manager de afaceri perfect. Când caută angajați și parteneri, deschiderea și curiozitatea lumii sunt calitățile pe care le prețuiește cel mai mult.

Vizualizați toate postările

Management de produs:

1. Introducere în managementul produselor
2. Care este rolul unui manager de produs?
3. De ce este important managementul ciclului de viață al produsului?
4. Cum să construiți o strategie eficientă de produs?
5. OKR vs goluri SMART. Care cadru generează rezultate mai bune?
6. Cum se definește o propunere de valoare?
7. Identificarea nevoilor clientilor si segmentarea pietei
8. Crearea unui concept de produs câștigător. Tehnici și pași
9. Obține un avantaj cu o foaie de parcurs eficientă a produsului
10. Prototiparea produsului dvs. digital
11. Cum să construiești un MVP?
12. MVP vs MMP vs MMF. Etape cheie în dezvoltarea produsului
13. Stăpânirea testării ipotezelor
14. Metode dovedite pentru îmbunătățirea managementului calității produselor
15. Strategii și tactici pentru o lansare de succes a produsului
16. Creșterea profitabilității prin optimizarea produsului
17. Măsurarea succesului produsului
18. Cum se stabilește prețul unui produs? Cele mai populare strategii de prețuri
19. Viitorul designului de produs. Top tendințe și previziuni
20. Când să retragi un produs? Factori cheie care influențează deciziile EOL
21. Agil în managementul produselor
22. Scrum și Kanban în managementul produselor.
23. Ce este managementul lean de produs?
24. Lucrări de făcut. Crearea de produse de care clienții au cu adevărat nevoie
25. Ce este hacking-ul de creștere?
26. Ce este managementul produselor bazat pe date?
27. Testare A/B în managementul produselor
28. Șabloane utile de gestionare a produselor. Unde să le găsesc?
29. Instrumente Strategyzer în managementul produselor
30. 5 instrumente utile de gestionare a produselor
31. Cum să creați și să gestionați documentația produsului?