Cum să creați baza de date perfectă pentru lucrul de la distanță

Lumea de astăzi nu este străină de munca la distanță, prin urmare cele mai noi progrese tehnologice lucrează pentru a face acest proces cât mai ușor posibil.

Dar niciodată până acum nu am văzut lucrul la distanță într-un grad atât de înalt. Aceasta înseamnă că întreprinderile care nici măcar nu s-au gândit să migreze la platforme virtuale trebuie să facă față acestei provocări.

În mod similar, oamenii cărora nu sunt dotați din punct de vedere tehnologic sau nici măcar nu le pasă de lumea virtuală nu au de ales decât să învețe și să se adapteze. Acest lucru face situația de astăzi și mai grea.

Din fericire, noile inovații au creat platforme online care fac ca biroul virtual să se simtă familiar, astfel încât chiar și persoanele cu cele mai multe provocări tehnologice pot învăța rapid detaliile noului birou.

În calitate de angajator, este treaba ta să găsești software-ul potrivit și să creezi un nou plan de afaceri care să includă acest nou stil de viață. Afacerile de pretutindeni se ridică din cauza dezorganizării acestor structuri.

Acest lucru arată că a fi încrezător în decizia dvs. și a vedea sarcinile este cel mai important pas atunci când migrați către platformele online și faceți față provocărilor viitoare. Dintre care cea mai importantă provocare este bunăstarea angajaților tăi, ceea ce se traduce prin reinventarea administrației, comunicării și organizării.

Motivul pentru care bunăstarea forței de muncă ar fi principala prioritate este că aceste schimbări pot duce la pierderea motivației și a productivității și chiar la depresie. Și dacă nu ești cu ochii pe aceste simptome, nu doar afacerea ta are de suferit, ci și angajații tăi.

Este foarte important să creați o platformă online care să fie ușor de învățat și ușor de utilizat. Nu trebuie să fie de ultimă generație, atâta timp cât își face treaba, iar oamenilor le place să lucreze cu el.

Consolidarea încrederii în deciziile dvs. și introducerea de servere care sunt ușor de învățat și de utilizat ar putea fi răspunsul la modul de a motiva angajații.

Dar ce se schimbă exact în procesul de administrare atunci când migrezi pe platformele online ca companie?

Administrare

O mare parte a muncii de administrare într-o companie este integrarea, evaluarea și monitorizarea angajaților. Dintre acestea două, cea din urmă este afectată în mare măsură de această schimbare, de parcă ceva este în neregulă sau deplasat, nu îți vei da seama imediat. De asemenea, integrarea cu succes de la distanță necesită timp, efort și răbdare.

Acesta este motivul pentru care comunicarea constantă și clară ar trebui încurajată în toată lumea din companie. Unii chiar trimit sondaje săptămânale sau lunare și țin întâlniri în care vorbesc doar despre politica la locul de muncă și despre bunăstarea reciprocă.

Angajații trebuie încurajați să apeleze la cineva atunci când ceva este în neregulă, deoarece, într-o situație în care oamenii lucrează de acasă, chiar și cea mai mică schimbare din viața lor personală le poate afecta direct munca.

De exemplu, când cineva intră dimineața la birou, învață să-și lase viața personală acasă. Ei stau în biroul lor, își fac treaba și se ocupă de probleme personale când ajung acasă.

Dar atunci când casa este biroul, școala și totul în același timp, chestiunile personale sunt obligate să se îndrepte spre viața de birou. Acesta este motivul pentru care este important să știți când cineva are probleme personale, pentru că atunci vă veți putea pregăti pentru pierderea productivității și îl veți putea ajuta.

Comunicare

Fiecare companie are nevoie de un spațiu de comunicare care poate fi abstras din viața personală a fiecăruia și este excelent pentru o comunicare profesională productivă. Aceasta înseamnă că aveți nevoie de un spațiu în care să puteți discuta, să vă sunați sau să începeți cu ușurință o conferință video și, de asemenea, să puteți partaja documente mari.

Cea mai utilizată aplicație pentru comunicare astăzi este Slack. Această aplicație permite oamenilor să lucreze în grupuri, să vorbească individual, să creeze proiecte și multe altele.

De asemenea, permite tuturor să-și arate starea atunci când sunt departe de telefon, făcându-vă mai ușor să vă disociați de serviciu atunci când sunteți în pauză sau după orele de program.

Organizare

Poate cea mai importantă parte a muncii de la distanță este accesarea bazei de date la care ați lucrat în birou. Multe firme încă lucrează cu hârtie și organizează totul pe rafturi. Majoritatea oamenilor s-au obișnuit să organizeze cu mâinile lor și să cunoască fiecare sertar din birou după nume.

Oamenilor care s-au obișnuit cu sistemul lor de-a lungul anilor le este greu să se adapteze la ceva complet nou. Iar companiile care încă folosesc hârtii și dosare le este greu să mute toate aceste date pe software virtual.

La sfârșitul zilei, cel mai important lucru este să creați o platformă în care toată lumea să poată accesa informațiile de care are nevoie pentru a-și îndeplini treaba. Orele valoroase pot fi aruncate pe fereastră atunci când încercați să accesați un fișier inaccesibil sau când încercați să găsiți ceva într-o mare de foldere.

Cum să creați fundația pentru gestionarea eficientă a fișierelor (demonstrată prin Zoho Workplace)

Majoritatea companiilor au început să folosească partajarea bazată pe cloud ca modalitate numărul unu de a păstra fișierele în ordine și de a permite accesul angajaților. Aceste platforme sunt o mană divină pentru lucrătorii la distanță, deoarece sunt accesibile de orice smartphone, computer sau tabletă de oriunde.

Cu toate acestea, atunci când o întreagă companie începe să lucreze de la distanță, capacitatea de a colabora, partaja și comunica devine mai complicată și mai crucială. Este foarte important să găsești software care să facă tot ce ai nevoie și care să fie compatibil cu orice tip de dispozitiv.

Acest lucru este important pentru că nu doriți să fiți nevoit să vă înregistrați (sau chiar să plătiți pentru) mai multe aplicații și software și ca angajații dvs. să se obișnuiască cu fiecare dintre ele. Acest lucru devine foarte complicat și, atunci când apar probleme, este nevoie de mult mai mult pentru rezolvare.

Mai mult, aveți nevoie de o platformă compatibilă cu toată lumea. De exemplu, dacă utilizați serverul Google bazat pe cloud, toată lumea, inclusiv întreaga companie, trebuie să aibă un cont Google pentru a accesa orice.

În plus, documentele salvate și partajate pe Excel, Word sau Powerpoint trebuie convertite în Numbers, Pages și Keynote este trimis pe un dispozitiv Apple folosind iWork.

Trebuie să vă asigurați că întreaga companie folosește un singur server pentru a minimiza dificultățile și neînțelegerile în viitor. Acest lucru minimizează, de asemenea, dificultățile tehnice, dar dacă apar, este mai ușor să remediați atunci când lucrați cu toții pe un singur server.

Un server numit Zoho Workplace a fost creat pentru a rezolva toate aceste probleme. Și deși există și alte alternative grozave, aceasta este cea mai iubită astăzi. Este format din trei elemente: Zoho Writer, Zoho Sheet și Zoho Show.

În teorie, seamănă mult cu Google Drive, dar este mult mai versatil. Partajarea este posibilă pe Google Drive, iCloud, DropBox și chiar WordPress. În ceea ce privește utilizarea, seamănă foarte mult cu aplicațiile Microsoft, dar permite colaborarea pe piese la fel ca Google.

Prezentările prin intermediul acestui server sunt o problemă chiar și de la distanță, deoarece permite utilizatorilor să publice și să difuzeze prezentări în timp real și pot fi făcute accesibile oricui.

În cele din urmă, puteți crea foi de calcul uimitoare, deoarece Zoho Sheet poate prelua date de la practic orice, de la e-mail, la alte aplicații. De asemenea, poate crea automat diagrame circulare și alte grafice din orice date.

Zoho Workplace demonstrează tot ceea ce este necesar pentru o colaborare uimitoare de la distanță. Utilizare ușoară, transparență, partajare, colaborare și abilități de difuzare, toate într-un singur server, reducând riscurile. Acest lucru vă asigură că nu numai că eliminați problemele pe termen lung, ci și reduceți riscurile de a fi piratat.

Oamenii sunt atrași de servere ca acesta și se arată că companiile care au un plan solid pentru acest proces de migrare nu prezintă aproape nicio scădere a productivității, în timp ce altele care experimentează, folosesc mai mult de 2 servere sau pur și simplu nu găsesc calea potrivită. pierde impulsul greu de recuperat.

Ținând cont de aceste probleme, factori și sfaturi, este ușor să creați fundația pentru serverele dvs. la distanță. Tot ce trebuie să faceți acum este să creați spațiul de lucru și să vă ajutați angajații să-l stăpânească.