Cum se generează factura electronică cu ajutorul software-ului

Publicat: 2022-12-13

O analiză a Credit Research Foundation a constatat că, în medie, problemele administrative, inclusiv facturile inexacte, reprezintă 61% din întârzierile plăților de la clienți. Acesta este locul în care o factură bine scrisă și precisă ar menține compania dumneavoastră să funcționeze cu succes. Vă arată profesionalismul și construiește imaginea mărcii, ceea ce vă va ajuta să păstrați mai mulți clienți.

În schimb, facturile incorecte vă pot deruta clienții și pot duce la întârzieri de plată, influențând în cele din urmă fluxul de numerar. Este esențial să știți cum să generați eInvoice pentru tranzacțiile B2B și să vă asigurați că fiecare element de facturare este înregistrat corect.

Conceptul de eInvoice a venit, de asemenea, cu o binecuvântare. Pandemia, deși grea pentru companii, a servit drept imbold pentru unele firme de achiziții pentru a adopta tehnologii fără atingere (cum ar fi facturarea electronică) și a crește digital peste noapte, datorită facturilor digitale. Acum vine întrebarea, cum se creează o factură electronică? Puteți folosi software pentru asta. În acest articol, ne vom da seama cum să generăm eInvoice cu ajutorul unui software.

Cuprins

Ce este eInvoice?

Facturarea electronică , după cum sugerează și numele, este procesul de facturare electronică într-un portal unde sunt autentificate de Rețeaua de taxe pe bunuri și servicii (GSTN). Un IRN (Număr de referință al facturii) și un cod QR special sunt create pentru fiecare factură electronică pe care o generați.

Ideea pentru implementarea facturării electronice este de a se asigura că toate firmele indiene din diverse industrii utilizează un format standard, facilitând interoperabilitatea. În plus, asigură că toate întreprinderile rămân conforme cu normele de impozitare în continuă schimbare.

Astăzi, există mai multe sisteme software disponibile pe piață care permit organizațiilor să primească și să gestioneze facturile de la mai mulți furnizori. De fapt, aceste soluții software vă permit să creați facturi în mai multe formate, inclusiv facturi bazate pe imagini. Acesta servește în principal ca o platformă unică pentru gestionarea tuturor informațiilor și procedurilor legate de conturile de plătit.

Lectură sugerată: Beneficiile facturării online pentru întreprinderile mici

De ce este importantă factura electronică?

Cum să generați o factură electronică cu ajutorul software-ului din interior

Facturarea electronică este crucială pentru companii, deoarece le ajută să-și eficientizeze ciclurile de procesare a facturilor. Iată câteva dintre cele mai importante motive pentru care ar trebui să adoptați software-ul eInvoice:

Ajută la reducerea cantității de timp petrecut cu aprobarea, procesarea, urmărirea, precum și urmărirea facturilor, eliminând în același timp șansa de eroare umană.

Facturarea electronică îmbunătățește vizibilitatea facturilor, a comenzilor de cumpărare, a documentelor auxiliare și a contractelor financiare. Ține evidența facturilor și oferă piste de audit amănunțite.

Verificarea, aprobarea și plata facturilor pot fi efectuate în timp real. Ca urmare, există mai puține erori. Deoarece nu mai există nicio problemă de acuratețe, ar putea reduce cazurile de plăți în exces și plăți duplicate.

Facturarea electronică este mai mult decât procesarea și stocarea facturilor digitale. Ajută la atingerea unui grad mai mare de conformitate.

Sistemele de facturare electronică servesc ca o platformă eficientă care poate ajuta organizațiile să economisească ore și bani pe termen lung, în ceea ce privește verificarea încrucișată și due diligence.

Face posibil ca organizațiile să urmărească îndeaproape fiecare dolar economisit și cheltuit în mod eficient. Acest lucru ajută, în esență, echipa de conducere să țină evidența cheltuielilor, să adune informații strategice și să găsească modalități de economisire a banilor, inclusiv inițierea reducerilor de plată anticipată.

Nu în ultimul rând, facturarea electronică este o opțiune ecologică și durabilă. Pe lângă faptul că nu fac hârtie, organizațiile pot, de asemenea, să reducă cheltuielile și producția de deșeuri asociate activităților lanțului de aprovizionare pe bază de hârtie.

Lectură sugerată: 7 software gratuit de facturare electronică pentru facturare online

Cum se generează factura electronică cu software-ul de facturare prin glisare?

Procesul de facturare electronică este simplificat de software-ul de facturare Swipe. Acest software de facturare și facturare GST vă ajută să generați cu ușurință facturi electronice în câteva secunde, fără probleme. Swipe poate crea facturi electronice în conformitate cu nevoile dvs., indiferent de industria în care lucrați.

Puteți accesa Swipe, oriunde și oricând, fără nicio restricție de dispozitiv pe web, aplicația mobilă etc. Cu Swipe, puteți descărca peste 30 de rapoarte care vor fi perspicace pentru afacerea dvs., inclusiv GSTR-1 în format Excel și JSON, care vor ușurează depunerile lunare sau trimestriale. Software-ul asigură protecția maximă a datelor cu criptare SSL de 256 de biți „de nivel bancar”.

Mai simplu spus, Swipe este o aplicație nativă de facturare electronică mobilă end-to-end, care oferă acces la toate funcționalitățile puternice de care departamentul dvs. de conturi are nevoie pentru a construi o afacere profitabilă și conformă. Swipe are peste 4L de companii care folosesc aplicația în India și oferă asistență prioritară în toate limbile regionale.

Iată cum puteți crea eInvoice cu software-ul de facturare Swipe:

Înregistrare: Tot ce trebuie să faceți este să vă înscrieți pe platforma de facturare Swipe cu nr. și adăugați informațiile despre afacerea dvs. Procesul este fără întreruperi și foarte ușor.

Alegeți un șablon sau personalizați unul: software-ul vine cu mai multe șabloane de factură electronică. Pur și simplu alege-l pe cel care rezonează cu imaginea mărcii tale. De asemenea, aveți opțiunea de a personaliza formatul pentru a se potrivi nevoilor dvs. de afaceri. Facturile electronice pe glisare sunt 100% compatibile cu GST și sunt recomandate de multe CA-uri reputate

Marcați-vă factura: Glisați vă permite să vă proiectați factura într-un mod care să se potrivească cu caracteristicile, ambianța și schemele de culori ale site-ului dvs. web, conturilor de rețele sociale și altor pagini de conținut. Acest lucru ajută la menținerea coerenței mărcii.

Creați-vă factura: acum că v-ați deschis contul, ați ales sau personalizat un șablon și v-ați corectat branding-ul, acum vine partea reală a creării facturii electronice. Urmați pașii menționați mai jos:

Pași pentru crearea unei facturi electronice cu facturare prin glisare

Pentru utilizatorii pentru prima dată, chiar din tabloul de bord Swipe, accesați setări și adăugați detalii despre companie, cum ar fi numele companiei, sigla, adresa companiei, nr. și alte detalii de contact.

Accesați vânzări și faceți clic pe Creați factură. Adăugați detaliile clienților dvs. cu nr. GST.

Numerotarea secvenței facturii pe Swipe este generată automat sau adăugați un număr distinct de factură în funcție de nevoile dvs., astfel încât să puteți urmări tranzacțiile.

Puteți adăuga produse/servicii, cantitate, preț, reducere etc. la factură

Notele/termenii și condițiile standard și alte opțiuni pot fi adăugate implicit și pot fi editate pentru fiecare factură, ceea ce este foarte convenabil.

Odată ce factura este creată, din meniul drop-down selectați Creare eInvoice și eInvoice va fi generată cu succes cu un singur clic.

Iată, ați generat cu succes prima factură electronică pe software-ul de facturare Swipe. Apoi, vă puteți partaja factura pe mai multe canale, inclusiv e-mail, WhatsApp sau SMS. Este atat de simplu.

Concluzie

Implementarea unui proces de facturare electronică este una dintre cele mai importante inițiative strategice pe care companiile le pot lua în epoca modernă pentru a concura și a crește profitabil.

Acum este momentul să investiți în software-ul de facturare electronică și să vă dezvoltați compania. Multe guverne din întreaga lume, în special din India, au implementat mandate pentru a implementa un cadru fiscal unificat. Având la dispoziție un program software eInvoice, afacerea dvs. vă va ajuta să-și întărească fără probleme operațiunile financiare.