Cum să gestionați eficient comenzile de achiziție în magazinele de comerț electronic

O comandă de achiziție trebuie creată ori de câte ori un comerciant achiziționează produse pentru ca compania sa de vânzare cu amănuntul să le vândă. Chiar dacă acest tip de document este ușor de trecut cu vederea în cazul furnizorilor pe termen lung, are totuși o mulțime de avantaje pentru firmele de retail, deoarece le permite comercianților cu amănuntul să țină sub control inventarul și cheltuielile. De aceea, acest articol vă va oferi o bună înțelegere a comenzilor de cumpărare și a modului în care să le gestionați eficient în magazinele dvs. de comerț electronic.

1. Ce este o comandă de cumpărare?

Sursa imaginii

O comandă de achiziție sau un PO este considerat un document obligatoriu creat de un cumpărător și apoi prezentat vânzătorului. La fel ca un „coș” într-un magazin online când faceți cumpărături online , o comandă de achiziție este o listă cu ceea ce doriți să cumpărați. Cu toate acestea, va furniza în detaliu cantitatea sau tipurile de produse de care au nevoie cumpărătorii, informații de plată precum și detalii de livrare.

2. Importanța gestionării eficiente a comenzilor de cumpărare

Sursa imaginii

O comandă de achiziție nu este doar un document obligatoriu din punct de vedere juridic între dvs. și furnizorii dvs., ci și un document esențial pentru a vă ține evidența stocului și pentru a îmbunătăți operațiunile financiare. Mulți retaileri au stabilit un punct de referință pentru magazinele lor pentru a-și gestiona lanțul de aprovizionare cu cea mai mare prioritate. În timp ce stocul în exces vă va reduce considerabil contul de capital de lucru, epuizarea stocului va împiedica clienții potențiali să vă cumpere produsele. În plus, PO vă va oferi o imagine de ansamblu asupra tuturor furnizorilor cu care ați lucrat și vă va ajuta să selectați cei mai buni furnizori la cel mai bun preț și calitatea produsului.

3. Cum se gestionează comenzile de cumpărare

3.1. Specificați linii directoare și etape clare pentru PO

Sursa imaginii

În primul rând, gestionarea eficientă a comenzilor de cumpărare începe cu specificarea liniilor directoare și a etapelor PO. Aceste politici și procese de achiziție trebuie să fie clare și specifice pentru ca personalul dvs. să le înțeleagă. Deoarece echipa dvs. va face achiziții în numele managerului, liniile directoare trebuie să fie consecvente pentru a preveni orice greșeli sau confuzii în viitor.

Informațiile importante pe care ar trebui să le includeți în ghid sunt procesul de aprobare a OP-urilor, exemple de scenarii de achiziție sau selecția furnizorilor. Acestea sunt lucrurile esențiale pentru a vă asigura că magazinele dvs. de comerț electronic vor avea o procesare fără probleme a comenzilor de cumpărare.

3.2. Examinați frecvent procesul PO

Sursa imaginii

Revizuirea frecventă a procesului PO este crucială, mai ales atunci când sunt mulți angajați din diferite domenii funcționale care participă la sarcinile de achiziție. Trebuie să primiți feedback de la fiecare departament, cum ar fi depozitul sau echipa de vânzări. Această acțiune vă va ajuta să semnalați problemele din procesul de comandă și să le ajustați în timp util.

Comercianții pot primi feedback din opiniile clienților lor atunci când lucrează direct cu aceștia, care le-ar putea oferi cele mai bune idei pentru a-și îmbunătăți gestionarea comenzilor de achiziție. În plus, puteți efectua în mod regulat audituri și control al calității. Ar trebui să păstrați aceste înregistrări pentru audituri ulterioare. Dacă păstrați împreună acestea legate de o singură achiziție, managerii dvs. de depozit pot obține toate informațiile valoroase și o prezentare generală a tuturor articolelor.

Puteți urma această listă de verificare de mai jos pentru a vă revizui PO:

• Numele companiei,
• Data OP,
• Condiții de vânzare,
• Adresa de facturare, de vânzare și de expediere,
• Taxe detaliate,
• Semnătura și numele cumpărătorului.

3.3. Creați baza de date a furnizorilor

Sursa imaginii

Fiecare comerciant cu amănuntul ar trebui să țină evidența tuturor furnizorilor de la care a cumpărat în trecut. Aceste înregistrări trebuie să includă cel puțin datele lor de contact și termenii de plată. Dacă un furnizor rămâne fără unele produse de care afacerea dvs. are nevoie, puteți alege instantaneu un alt furnizor ca alternativă. O bază de date accesibilă va economisi mult timp pentru ca toți cei din afacerea dvs. să aleagă un furnizor, deoarece acesta este unul dintre cele mai semnificative beneficii ale achiziționării de software pentru comenzi pentru magazinele dvs.

3.4. Automatizați procesarea comenzilor de cumpărare

Sursa imaginii

Comenzile de achiziție trebuie trimise întotdeauna furnizorilor în timp util, deoarece explică termenii acordului și vă protejează afacerea. Dacă vă confruntați cu o întârziere în livrarea acestor documente, trebuie să vă informați cu respect la timp partenerul.

Pentru a limita posibilitatea de întârziere în trimiterea OP-urilor către furnizori, comercianții pot automatiza procesarea comenzii de cumpărare. Veți economisi timp și efort prin automatizarea comenzilor dvs. de achiziție cu un sistem POS sau MSI. Datorită procesării automate a PO, veți ști întotdeauna când să completați produsele și de câte articole aveți nevoie. Aceste sisteme oferă, de asemenea, instrumente puternice pentru a vă sprijini sarcinile de achiziție, cum ar fi:

• Crearea automată a comenzilor de cumpărare când este atins un anumit prag,
• Implementarea livrarilor interne intre depozite,
• Crearea unei comenzi recurente,
• Organizarea și stocarea documentelor legate de achiziție,
• Urmărirea stării și etapelor comenzii.

Cu toate acestea, erorile sau greșelile pot apărea uneori și irosesc banii comercianților cu amănuntul. Prin urmare, un proces de aprobare a PO va împiedica comercianții de la gestionarea greșită financiară și a stocurilor. Implementarea procesului PO vă va asigura că nu mergeți cu comenzi duplicate sau stocuri suplimentare de care afacerea dvs. nu are nevoie, ceea ce vă va ajuta să vă gestionați eficient comenzile de achiziție, să vă împiedice să fiți neprofesionist față de furnizori și să vă asigurați că aveți întotdeauna stoc suficient pentru a onora comenzile clienților.

Dacă doriți să aflați mai multe despre preferințele clienților chiar de pe site-ul dvs. pentru a le servi mai bine, puteți crea cu ușurință un formular pop-up și le puteți întreba.

Citiri suplimentare: 3 sfaturi utile pentru utilizarea ferestrelor pop-up fără a vă afecta SEO

3.5. Gestionează personalul de achiziții

Sursa imaginii

Să presupunem că doriți să aveți un punct de vânzare (POS) sau un sistem de inventar multi-sursă (MSI) pentru magazinele dvs. de comerț electronic în viitor. În acest caz, alocarea permisiunii corecte pentru membrii personalului este esențială, deoarece aceștia vor gestiona direct comenzile de achiziție. Acest lucru este util mai ales atunci când furnizorul dvs. dorește să solicite informații despre starea OP sau despre livrare, iar personalul dumneavoastră le poate oferi răspunsul corect și prompt.

În concluzie

Sperăm că acest articol v-a ajutat să înțelegeți mai multe despre comenzile de achiziție și despre sfaturi valoroase pentru a gestiona mai eficient achizițiile din magazinul dvs. de comerț electronic. Implementarea sfaturilor de mai sus vă va economisi timp în management, va lucra cu furnizorii în mod eficient și, mai important, vă va asigura stocul potrivit la momentul potrivit pentru a vinde și a crește vânzările. Software-ul potrivit pentru comenzile de achiziție va automatiza și simplifica toate procesele și va transforma sarcinile de achiziție într-o briză. Trebuie să vă analizați nevoile de afaceri și bugetul pentru software și să alegeți un partener de încredere.