Cum să găzduiești un eveniment hibrid: o listă de verificare a evenimentelor hibride

Tocmai când credeam că ne-am dat seama că tot acest eveniment virtual, evenimentul hibrid își face intrarea. Acum, provocarea este găzduirea unui public virtual și live și cum să le implici pe ambele pentru a crea un eveniment hibrid de succes.

Sigur, lucrurile devin un pic mai complicate. Dar evenimentele hibride pot oferi, de asemenea, mult potențial. Oferind participanților opțiuni, veți extinde acoperirea, valorificând totodată oportunitățile de implicare pe care le oferă un eveniment live.

Deci, ce este exact un eveniment hibrid și cum găzduiești unul? Această listă de verificare a evenimentelor hibride vă va ghida prin ce, de ce și cum ale evenimentelor hibride. Și până când ajungi la sfârșitul acestei postări, te vei simți pregătit și împuternicit să găzduiești propriul tău eveniment hibrid.

Ce este un eveniment hibrid?

Să începem cu definiția unui eveniment hibrid. Mai simplu spus, un eveniment hibrid combină un eveniment live în persoană și o audiență cu o componentă virtuală și un public virtual. Acesta poate fi fie live, fie înregistrat, în funcție de obiectivele evenimentului dvs.

Un eveniment hibrid de succes va integra componenta fizică în persoană fără probleme cu un public online. Ambii participanți, fie că sunt virtuali sau în persoană, ar trebui să poată asculta vorbitori, să se angajeze unul cu celălalt, să participe la activități și să facă rețea.

Este important să rețineți că un eveniment hibrid nu este doar un flux live al unui eveniment către un public online. Un adevărat eveniment hibrid combină cele mai bune dintre ambele tipuri de evenimente, creând o experiență cu adevărat captivantă și interactivă, indiferent unde se află participantul.

De ce trecerea la un eveniment hibrid?

Deci s-ar putea să vă gândiți că toată chestia asta cu evenimentul hibrid sună puțin complicat. De ce să nu rămânem doar la un eveniment virtual? Nu se poate nega că evenimentele virtuale oferă o valoare extraordinară. Și există situații în care un eveniment strict virtual are sens. Dar găzduirea unui eveniment hibrid deschide ușa către beneficiile pe care le oferă evenimentele în persoană, valorificând totodată valoarea virtualului. Este cel mai bun din ambele lumi. Iată ce pot oferi evenimentele hibride:

Mai multă implicare

Când sunt făcute corect, evenimentele hibride permit ambelor audiențe să se conecteze și să participe. Acest lucru oferă mai multă implicare și interactivitate decât un eveniment strict virtual.

Flexibilitate

Cu toții avem acele momente în care plănuim să participăm la o logodnă, dar apare ceva. Găzduind un eveniment hibrid, deschideți posibilitatea acelor membri ai publicului care ar putea avea modificări de ultimă oră a planului și, în caz contrar, ar anula. Acest lucru oferă flexibilitate și pune mai puțin stres pe participanți.

Creșterea acoperirii

Chiar dacă viața începe să revină la normal și evenimentele în persoană încep din nou, întotdeauna va exista cineva care nu poate participa dintr-un motiv sau altul. Indiferent dacă evenimentul dvs. este prea departe sau dacă au un alt conflict, oferirea unei opțiuni virtuale unui eveniment în persoană va extinde acoperirea. Acest lucru le permite celor care altfel ar putea sări peste evenimentul dvs. să participe în continuare și, astfel, să interacționeze cu marca dvs.

Reducerea costurilor

În funcție de dimensiunea evenimentului dvs., găzduirea unui eveniment hibrid poate elibera unele costuri ale evenimentului. Dacă jumătate dintre participanții tăi plănuiesc să participe virtual, înseamnă o mulțime de mâncare, spațiu și poate chiar costuri de călătorie pentru care nu trebuie să plătești.

Valoare Evergreen

Un eveniment hibrid vă ajută să creați o bibliotecă video completă de înregistrări de la evenimentul dvs. Pur și simplu includeți diapozitive, înregistrări ale vorbitorilor și întrebări și răspunsuri online de la evenimentul în sine și arhivați-le pe site-ul dvs. web sau oferiți acces membrilor publicului pentru anii următori. Acest lucru vă oferă, de asemenea, posibilitatea de a reveni și de a reutiliza conținutul evenimentului care poate fi partajat pe rețelele sociale, prin marketing prin e-mail sau chiar creat în postări de blog sau conținut de site-uri web.

Cum să găzduiești un eveniment hibrid: Lista de verificare a evenimentelor hibride

În regulă, acum că știm ce este un eveniment hibrid și de ce este valoros, haideți să intrăm în lucrurile distractive. Cum mai găzduiești unul? Am alcătuit această listă de verificare hibridă a evenimentului, împărțită în etapele înainte, în timpul și după ale planificării evenimentului dvs.

Să începem!

Înainte de Eveniment

1. Stabiliți un buget

Fiecare eveniment are un cost asociat. Evenimentele virtuale au primit o mulțime de hype, deoarece au permis companiilor, mărcilor și planificatorilor de evenimente economii majore de costuri. Fără cheltuielile unui loc fizic sau găzduirea participanților în persoană, există mult spațiu suplimentar pentru marketingul evenimentului. Când vine vorba de evenimente hibride, va trebui să bugetați atât pentru porțiunile în persoană, cât și pentru cele virtuale ale evenimentului.

Asta nu înseamnă că un eveniment hibrid încă va sparge banca. Există mult spațiu pentru economii de costuri, deoarece nu va trebui să investiți în atât de mult spațiu pentru un loc. Dacă limitați dimensiunea, nu va trebui să cheltuiți o tonă nici pentru băuturi răcoritoare sau divertisment live. În plus, cu o acoperire extinsă, puteți invita mai mulți oameni la evenimentul dvs., ceea ce deschide potențialul pentru mai multă lichiditate din vânzarea biletelor.

Deci, pentru ce ai nevoie de buget? Evenimentele hibride vor necesita în continuare utilizarea unei platforme de evenimente virtuale și investiții în tehnologie pentru a permite streamingul video. În plus, veți avea locul live și, eventual, costuri de călătorie pentru difuzoare. Poate fi mult de urmărit, așa că iată o listă scurtă cu ceea ce doriți să luați în considerare atunci când vă trageți bugetul.

• Platformă hibridă de evenimente
• Camere și trepiede
• Microfoane de studio
• Locație live
• Difuzoare și/sau cheltuieli de călătorie pentru vorbitori
• Băuturi răcoritoare
• Muzică sau divertisment
• Cutii de swag de evenimente sau de evenimente virtuale

2. Creați o agendă echilibrată

Evenimentele hibride sunt totul despre echilibru. Aveți două audiențe diferite, cu două nevoi diferite. Pentru ca evenimentul tău să aibă succes, trebuie să găsești un teren comun între aceste două grupuri. Începeți prin a defini ceea ce își dorește fiecare grup de la experiența evenimentului.

Audiență personală

Un public în persoană nu va avea nevoie de atât de multă ținere de mână când vine vorba de implicare. Ei vor fi probabil entuziasmați și gata să participe și să se conecteze cu ceilalți. Au investit în participarea la evenimentul tău, așa că probabil se vor aștepta la o zi întreagă de sesiuni. S-ar putea să nu aibă nevoie de atâtea pauze și vor fi mai concentrați asupra oricăror vorbitori sau prezentatori.

Audiență virtuală

Publicul tău virtual va prefera conținut scurt și ușor de digerat. Vor avea nevoie de mai multă atenție când vine vorba de implicare și, probabil, vor fi multitasking în timpul evenimentului dvs. S-ar putea să aibă nevoie sau să dorească mai multe pauze și să fie mai puțin înclinați să facă rețea, dacă nu sunt promovați.

Catering pentru un public hibrid

Deci, care este calea de mijloc? Luați în considerare să vă spargeți agenda. Nu lăsați publicul dvs. virtual să participe la fiecare sesiune la care participă publicul dvs. în persoană. Puteți să înregistrați aceste sesiuni și să le aveți la dispoziție pentru ca publicul dvs. virtual să le vizioneze la cerere, după bunul plac.

Oferiți o cantitate selectată de sesiuni ambelor categorii de public. În timpul acestor sesiuni, mențineți interacțiunea în centrul atenției. Oferiți întrebări și răspunsuri din fiecare segment și găsiți modalități creative de a implica ambele audiențe. Vom vorbi mai jos despre activitățile de implicare și despre cum să conectăm ambele publicuri. Concluzia de care trebuie să țineți cont atunci când vă stabiliți agenda este să găsiți un echilibru. Ține cont de nevoile fiecărei audiențe și răspunde la ambele. Acest lucru va menține ambele părți implicate și prezente în orice moment în timpul evenimentului dvs.

3. Creați Buzz de evenimente

Ca în cazul oricărui eveniment, vrei să exciti oamenii. Acest lucru este important mai ales când vine vorba de evenimente hibride. Cu cât oamenii sunt mai entuziasmați, cu atât au mai multe șanse să interacționeze între ei și, în general, publicul tău se va simți mai conectat.

Buzz-ul evenimentului poate ajuta, de asemenea, la răspândirea gradului de conștientizare a mărcii, mai ales atunci când se folosește rețelele sociale. Participanții care sunt încântați să participe vor răspândi vestea prin propriile canale private. Acest lucru ar putea duce la alți potențiali interesați să participe sau pur și simplu să prezinte marca dvs. cuiva nou. Buzz-ul evenimentului este în esență o strategie de conținut generată de utilizatori care poate fi valoroasă pentru eforturile dvs. de marketing în ansamblu.

Iată câteva idei care să vă ajute să creați un zgomot de evenimente pentru evenimentul dvs. hibrid:

• Creați un hashtag pentru eveniment
• Creează o pagină de eveniment pe platformele tale sociale
• Adăugați un ceas cu numărătoare inversă site-ului și campaniilor dvs. de e-mail
• Trimiteți un eveniment virtual sau cadouri
• Încurajați participanții să împărtășească fotografii cu modelul lor
• Distribuiți videoclipuri de despachetare
• Creați un videoclip hype sau un trailer de eveniment

vezi-o in actiune:

Te întrebi cum să-ți creezi propriul eveniment? Iată o poveste grozavă despre modul în care entuziasmul creat de un eveniment virtual a dus la un eveniment de succes .

În timpul Evenimentului

4. Gazdă difuzoare la fața locului

Când găzduiți un eveniment hibrid, aveți opțiunea de a avea difuzoarele la distanță sau de a le avea la fața locului. Vă sugerăm să depuneți toate eforturile pentru a avea vorbitori, paneluri sau alte sesiuni educaționale în direct cu publicul dvs. în persoană. Iata de ce.

În primul rând, și în primul rând, vă face marca să arate mai profesională. A avea difuzoare pe o scenă, cu logo-ul companiei sau al evenimentului pe fundal, dă mai multă credibilitate vorbitorilor tăi. Există mult mai multă energie și interacțiune atunci când vorbitorii sunt pe scenă și va fi văzut și apreciat de participanții tăi virtuali.

De asemenea, îi va ajuta pe participanții virtuali să se simtă mai conectați. Ei vor putea să vadă și să audă reacțiile din partea publicului în persoană și vor putea profita de energia mulțimii. În ciuda faptului că este la distanță, publicul tău virtual va simți că face parte din experiența live.

6. Conectați publicul online și personal

Acesta este un pas dur, dar foarte critic, al oricărui eveniment hibrid. Dacă doriți să valorificați cu adevărat beneficiile oferite de un eveniment hibrid, trebuie să găsiți o modalitate de a vă conecta publicul în două segmente. Unul dintre principalele motive pentru care oamenii participă la evenimente este pentru început aspectul de networking. Prin urmare, reducând diferența dintre publicul online și offline, veți crea o experiență mult mai valoroasă pentru participanții la eveniment.

Din fericire, aici este utilă platforma dvs. hibridă de evenimente. Cel mai bun software va oferi diverse căi de implicare pentru ambele audiențe. Acest lucru poate veni sub diferite forme, cum ar fi sondaje în direct, camere de chat, mesagerie directă sau chiar schimbul de cărți de vizită digitale. Cele mai bune platforme hibride de evenimente pot oferi chiar și cabine virtuale pentru sponsori și exponate.

Rețineți că ambele audiențe ar trebui să găsească valoare în aceste metode de implicare. Acest lucru necesită comunicare cu participanții dvs. Asigurați-vă că publicul personal își aduce laptopurile sau dispozitivele, astfel încât să poată comunica cu publicul virtual. De asemenea, asigurați-vă că vorbitorii dvs. interacționează și cu publicul virtual. Încorporând activități de întrebări și răspunsuri din ambele părți (virtuale și live), vă puteți asigura că ambele publicuri sunt implicate în timp ce învață unul de la celălalt.

O altă idee de a încuraja crearea de rețele este de a construi întâlniri și saluturi în agenda. Faceți aceste întâlniri și salutări virtuale și disponibile atât pentru publicul în persoană, cât și la distanță.

Este important ca aceste angajamente să pară naturale. Nu-ți forța oaspeții să facă nimic. Dar, încurajând atât participanții dvs. în persoană, cât și la distanță să folosească instrumentele interactive încorporate în platforma dvs. software, va părea o oportunitate normală de rețea oferită de eveniment.

6. Utilizați rețelele sociale pentru a încuraja implicarea

Rețelele sociale sunt un instrument valoros înainte, în timpul și după evenimentul dvs. Dar în timpul evenimentului dvs., poate fi folosit pentru a încuraja ambele părți ale publicului să interacționeze una cu cealaltă.

Iată câteva idei diferite:

• Încurajează-ți participanții în direct să posteze un selfie cu un participant la distanță pe rețelele sociale
• Puneți participanții dvs. live să se conecteze cu un participant la distanță și să împărtășească sesiunea lor preferată de până acum
• Puneți participanții de la distanță să se conecteze cu participanții în direct și să partajeze acasă fotografii ale evenimentului lor

Îți amintești când am vorbit despre zgomot de evenimente? Dacă ai urmat acest sfat, vei fi creat un canal special de socializare pentru evenimentul tău. Folosiți această pagină pentru a păstra un flux live al evenimentelor de-a lungul zilei. Încurajează participanții să partajeze fotografii, să posteze comentarii și să participe la orice conversație de grup.

Rețineți că prezența socială a evenimentului dvs. va depinde de cât de mult efort investiți în el. Dacă neglijezi să postezi ceva pe rețelele sociale despre ceea ce se întâmplă în timpul evenimentului tău, nu fi surprins dacă publicul tău nu interacționează cu marca ta pe parcursul zilei. Fiind o prezență activă și vocală pe această platformă, veți vedea că se realizează mult mai mult angajament.

După Eveniment

7. Creați o bibliotecă video

În urma evenimentului tău, vrei să valorifici unul dintre cele mai mari avantaje ale părții digitale a evenimentului tău hibrid. Tot conținutul pe care l-ați înregistrat și pus la dispoziția participanților în timpul evenimentului dvs. ar trebui să fie vesnic verde și să fie adăpostit într-un loc unde să poată fi folosit mult timp după încheierea evenimentului.

Multe platforme hibride de evenimente vă permit să creați un spațiu în care să vă împărtășiți resursele și să vă stocați videoclipurile. Țineți cont de acest lucru în timp ce faceți cumpărături pentru cel mai bun furnizor.

Totuși, nu veți dori să vă stocați videoclipurile static. Luați în considerare reutilizarea acestor părți de conținut în noi resurse care pot fi integrate activ în viitoarea dvs. strategie de marketing. Iată doar câteva idei de conținut pe care le puteți crea:

• Creați cursuri de formare din sesiunile înregistrate.
• Stabiliți o „lecție a zilei, a săptămânii sau a lunii” pentru a o distribui pe rețelele sociale.
• Publicați sfaturi video pentru a fi folosite în buletinele de știri prin e-mail sau în domeniul vânzărilor.
• Scrieți postări de blog pentru fiecare sesiune înregistrată și includeți videoclipul pe fiecare postare.

Fiți creativ cu reutilizarea dvs. și veți vedea un ROI mult mai mare de la un eveniment hibrid decât poate oferi un eveniment live tradițional.

8. Analizați succesul evenimentului dvs. hibrid

Odată ce totul a fost spus și făcut și praful se așează, este timpul să vă așezați, să vă suflecați mânecile și să explorați valorile evenimentului dvs. Unul dintre lucrurile frumoase despre a avea o platformă hibridă de evenimente este că face procesul analitic mult mai ușor. Sistemul dvs. software a urmărit probabil comportamente precum înregistrarea, autentificarea, chatul, vizualizările, descărcările și distribuirea. Acum tot ce trebuie să faceți este să puneți un anumit context în spatele acestor valori și să le folosiți pentru a vă planifica strategia de urmărire și ca ghid pentru următoarea agendă de evenimente hibride.

Când analizați aceste valori, acordați o atenție deosebită nivelului de implicare al fiecărui participant. Pentru cei cu un scor de implicare ridicat, luați în considerare trimiterea unei urmăriri mai direcționate celor cu scoruri de implicare ridicate. Poate că echipa dvs. de vânzări să contacteze cu un anumit conținut sau să trimiteți un e-mail direcționat cu resurse suplimentare îndreptate către categoriile specifice cu care s-au implicat cel mai mult în timpul evenimentului dvs.

9. Urmăriți atât participanții virtuali, cât și participanții în persoană

Acest lucru ne duce la ultimul pas din lista noastră de verificare a evenimentelor hibride. Urmărirea.

Cea mai bună practică pentru orice eveniment este să le mulțumiți participanților. Acest pas esențial nu trebuie sărit în caz de găzduire a unui eveniment hibrid. Vă încurajăm să faceți lucrurile chiar și cu un pas mai departe cu o abordare de urmărire strategică și direcționată. Adesea, aceasta poate fi cea mai valoroasă parte a întregului eveniment.

Tocmai ați oferit această experiență educațională excepțională pentru participanții dvs. și le-ați oferit șansa de a intra cu adevărat în legătură cu marca dvs. Acum, este timpul să urmezi și să-i încurajezi să facă următorul pas cu compania ta. Iată câteva mesaje critice de continuare pe care ar trebui să le trimiteți după evenimentul hibrid:

• E-mailuri de mulțumire tuturor participanților. Acesta este un pas mic, dar important. Mulțumește-ți publicului pentru timpul acordat, trimite câteva momente importante ale evenimentului și distribuie câteva fotografii care surprind energia și conexiunea cu brandul oferită de evenimentul tău.
• E-mailuri „Ne pare rău că ne-ai fost dor de tine” către cei care s-au înscris la evenimentul tău, dar nu s-au afișat. Includeți momentele importante ale evenimentului în acest e-mail, arătându-le ce au ratat. Acesta acționează ca un alt punct de contact pentru orice clienți potențiali pe care le-ar fi declanșat marketingul înainte de eveniment.
• Trimiteți participanților un sondaj după eveniment. Acest lucru vă va ajuta să obțineți feedback pertinent cu privire la ceea ce ar trebui să îmbunătățiți pentru următorul eveniment hibrid.
• Cereți echipelor dvs. de vânzări să trimită urmăriri personale și participanților la eveniment. Acest lucru întărește mesajele de la primul tău e-mail de „mulțumire”, adăugând în același timp o notă personală și umană.

Utilizați acești pași pentru a găzdui propriul eveniment hibrid

Nu vă lăsați intimidați de noul și necunoscutul unui eveniment hibrid. Când te gândești cu adevărat la asta, un eveniment hibrid combină doar cele mai bune caracteristici ale unui eveniment în persoană și virtual, creând o oportunitate și mai bună pentru marca ta de a se conecta și de a interacționa cu membrii publicului.

Rețineți că, chiar dacă evenimentele revin la normal, membrii publicului nostru s-au schimbat. Lumea virtuală a schimbat evenimentele pentru totdeauna. Publicul se va aștepta ca mărcile lor să ofere opțiuni și flexibilitate. Așadar, este un moment critic pentru a învăța procesul de eveniment hibrid și pentru a începe să-ți perfectionezi strategia.

Și într-adevăr, cu instrumentele și cunoștințele potrivite, mai accesibile ca niciodată, evenimentele hibride nu sunt prea greu de înțeles. Aria extinsă și oportunitatea sporită de a vă conecta atât pentru publicul dvs., cât și pentru marca dvs. fac ca evenimentele hibride să fie o provocare la care merită să faceți un pas.