Cum să implementați un proces de vânzări și operațiuni: 6 pași critici pentru afaceri de urmat

'Cum să implementăm procesul de vânzări și operațiuni?' ar trebui să fie una dintre cele mai critice întrebări pe care și le pun companiile. Iata de ce.

Gestionarea cererii și ofertei este un obstacol notoriu pentru multe întreprinderi. Pentru a o depăși, finanțele, vânzările și operațiunile trebuie să lucreze în strânsă cooperare. În climatul politic și economic incert de astăzi, sincronizarea cererii și ofertei a câștigat și mai multă importanță. Planificarea vânzărilor și a operațiunilor permite companiilor să își îmbunătățească viziunea asupra cererii pe termen scurt și pe termen lung, precum și asupra tendințelor aprovizionării, gestionând în același timp proactiv provocările potențiale care vin odată cu evenimentele imprevizibile. Printr-un proces de vânzări și operațiuni (S&OP), companiile pot dezvolta strategii pentru a se asigura că sunt pregătite pentru orice posibile întreruperi în lanțul de aprovizionare, împreună cu schimbări neașteptate ale cerințelor clienților.

În acest articol, vom discuta cum arată un S&OP eficient și cum să implementăm un S&OP. De asemenea, vom schița provocările și soluțiile comune de adoptare și vom discuta despre beneficiile planificării vânzărilor și operațiunilor.

Cum arată un S&OP eficient?

Un S&OP eficient este esențial pentru succesul în orice afacere. Ajută organizațiile să-și coordoneze, să planifice și să-și optimizeze operațiunile în toate departamentele pentru a alinia cererea cu producția și pentru a gestiona costurile și nivelurile de stoc. Iată în ce constă un proces S&OP eficient.

Colectarea datelor

Ar fi grozav să aveți toate datele de care aveți nevoie într-un singur loc, nu? De exemplu, informații din surse interne și externe, cum ar fi comenzile clienților, tendințele pieței, prognozele de vânzări și planurile de producție. Dar, din păcate, nu funcționează așa. În 99% dintre companii, analiștii ar trebui să consolideze aceste date din mai multe surse într-o singură platformă de analiză pentru a asigura acuratețea și uniformitatea.

Cere planificare

Cu datele colectate, companiile pot crea previziuni precise ale cererii pentru a înțelege mai bine nevoile și așteptările clienților, ceea ce le va permite să anticipeze cât de mult stoc ar trebui să aibă la îndemână la un moment dat.

Planificarea aprovizionării

Companiile trebuie să planifice materiile prime, capacitatea de producție și forța de muncă necesare pentru fiecare comandă sau linie de produse pentru a satisface cererea clienților. Acest lucru îi va ajuta să anticipeze eventualele probleme de aprovizionare și să găsească soluții pentru a preveni întreruperile.

Alinierea cererii cu planurile de producție

Un specialist S&OP trebuie să țină cont de constrângerile de capacitate, timpii de producție și disponibilitatea resurselor atunci când creează un plan de acțiune pentru fiecare comandă sau linie de produse, asigurându-se că cererea clienților este aliniată cu obiectivele de producție.

Şedinţa Executivului

Această etapă critică reunește factorii de decizie din toate departamentele pentru a revizui datele culese, prognozele generate și planurile create în timpul procesului de planificare a vânzărilor și operațiunilor întreprinderii. Astfel, ei pot evalua dacă planurile actuale sunt pe cale să satisfacă nevoile clienților, respectând în același timp constrângerile bugetare și de resurse.

Ce stă în calea unui S&OP solid? Principalele provocări de abordat

Implementarea unui S&OP este un proces complex care poate fi îngreunat de diverse provocări pe care organizațiile le pot întâlni pe parcurs. În această secțiune, vom explora câteva dintre problemele comune asociate cu implementarea S&OP.

Strategie inadecvată

O strategie slabă este una dintre cele mai recurente probleme în planificarea vânzărilor și operațiunilor. Fără o înțelegere aprofundată a capabilităților actuale și a capacității de extindere, companiile cu greu vor veni cu planuri fezabile care să răspundă cerințelor clienților. În plus, organizațiile trebuie să ia în considerare factori precum disponibilitatea forței de muncă, constrângerile bugetare, întreruperile lanțului de aprovizionare și sezonalitatea atunci când elaborează strategii pentru o hartă S&OP.

Lipsa de înțelegere și sprijin din partea părților interesate

Lipsa sprijinului din partea părților interesate primare este o altă problemă comună cu care se confruntă implementarea S&OP. Întreprinderile trebuie să se asigure că toți factorii de decizie sunt de acord cu procesul și înțeleg importanța acestuia pentru succes. Cel mai important, organizațiile ar trebui să utilizeze vizualizarea datelor pentru a ajuta părțile interesate să înțeleagă mai bine implicațiile deciziilor lor.

Vizibilitate și transparență insuficiente între departamente

Succesul S&OP depinde în mare măsură de comunicarea și colaborarea dintre departamente. Fără o bună vizibilitate asupra operațiunilor din toate departamentele, companiile nu pot crea planuri care să se alinieze cu obiectivele lor generale. De aceea, este esențial să se faciliteze vizibilitatea operațiunilor între departamente prin menținerea datelor la zi și acordarea nivelului necesar de acces la sisteme digitale adecvate pentru toți cei implicați în proces.

Proiectarea proceselor complicate

Paradoxal, proiectarea complicată a proceselor apare adesea din dorința noastră inerentă de a optimiza operațiunile și de a le face mai eficiente. Luarea în considerare a tuturor excepțiilor și nuanțelor dintr-un S&OP duce adesea la mai multe complicații decât la eficiență. În loc să încercați să creați un sistem prea complex care să acopere toate scenariile posibile, prioritizați ceea ce este esențial pentru succes și construiți pe această bază. Orice cerințe neesențiale pot fi construite în timp pe măsură ce procesul se maturizează. Când proiectați un S&OP, faceți din simplitate o prioritate.

Lipsa tehnologiilor care sprijină procesul

Pentru a maximiza potențialul unui S&OP, companiile trebuie să aibă acces la software care poate facilita colectarea și analiza datelor, cum ar fi sistemele de planificare a resurselor întreprinderii (ERP) sau de management al lanțului de aprovizionare (SCM). Fără aceste instrumente, companiile nu au capacitatea de a evalua cu exactitate cererea clienților și de a planifica resurse.

Trei piloni pe care se bazează planificarea vânzărilor și operațiunilor întreprinderii dvs

Într-un fel, obiectivul final al stabilirii unui proces S&OP solid nu este găsirea echilibrului perfect între vânzări și operațiuni, ci asigurarea faptului că oamenii, tehnologiile și procesele sunt atât de în ton unele cu altele încât vânzările și operațiunile se aliniază în mod natural.

• oameni

Un S&OP de succes se bazează pe acceptarea părților interesate, implicarea interfuncțională și negocierea continuă. Obținerea sprijinului de la factorii de decizie cheie este vitală pentru a crea un proces unificat cu toată lumea pe aceeași pagină. Un ofițer șef al cererii pe deplin investit, împreună cu alți membri ai C-suitei, trebuie să treacă în prim-plan și să comunice clar viziunea și sentimentul de urgență întregului personal relevant.

• Procesele

Pe scurt, procesele trebuie să fie conduse de date. Proiectarea procesului ar trebui să provină din informații cuantificabile și măsurabile, mai degrabă decât dintr-un șablon generic. Un S&OP cu valoare adăugată implică venirea cu mai multe scenarii și elaborarea de strategii pentru fiecare dintre ele. Din nou, luarea mai multor decizii pe termen lung în avans este posibilă atunci când oamenii potriviți au acces fără probleme la instrumente avansate de analiză.

• Tehnologie

Asigurarea că sistemele dumneavoastră software sunt configurate corect și integrate perfect este la fel de importantă ca definirea rolurilor și stabilirea operațiunilor. Un S&OP de succes depinde de accesul la date operaționale în timp real, prezentate într-un format ușor de digerat într-o singură platformă. Infrastructura tehnologică potrivită este, de asemenea, un factor cheie pentru o colaborare fructuoasă, deoarece toată lumea ia decizii pe baza aceluiași set de intrări.

Acum că am discutat despre provocările și am identificat cei trei piloni ai vânzărilor de succes ale întreprinderii și ai planificării operațiunilor, este timpul să ne aprofundăm în detaliile creării unei foi de parcurs S&OP. Iată ghidul tău pas cu pas despre cum să implementezi un S&OP care dă rezultate tangibile.

1. Începeți cu evaluarea

Universal pentru multe alte implementări de tehnologie și proces, este esențial să se creeze o înțelegere comună a situației „așa cum este” la început. Starea actuală a proceselor dumneavoastră ar trebui definită atât calitativ, cât și cantitativ. Evaluările calitative implică evaluarea proceselor și structurii existente în cadrul organizației dumneavoastră, în timp ce evaluările cantitative necesită măsurarea performanței activităților existente. Este la fel de important să definiți ierarhia produselor pe cât este de a chestiona factorii de decizie cheie și de a identifica punctele lor dure.

2. Asigurați-vă că S&OP este aliniat cu strategia companiei și cu rezultatele afacerii

Odată ce starea actuală este evaluată corespunzător, este important să legați procesele de vânzări și operațiuni de obiectivele companiei. Aceasta ar trebui să includă obiectivele de servicii pentru clienți, obiectivele relațiilor cu furnizorii și partenerii, obiectivele de stabilire a prețurilor și capacitățile de producție/producție. Formarea de sinapse între echipele de vânzări, operațiuni și finanțe este esențială pentru a ne asigura că toată lumea lucrează spre aceleași obiective.

3. Alocați roluri și responsabilități

Prea multe organizații se luptă să deblocheze potențialul unui S&OP, deoarece nu există o înțelegere clară a cine face ce. Fiecare parte trebuie să fie conștientă de rolul pe care îl joacă într-un S&OP. De asemenea, trebuie să poată comunica în mod regulat opiniile lor. A avea roluri și responsabilități bine definite ajută la stabilirea proprietății și responsabilității unui S&OP. Acest lucru poate fi îmbunătățit și mai mult prin stabilirea de cicluri regulate de raportare, precum și prin schițe despre cum să utilizați cel mai bine sursele de date.

4. Determinați cele mai semnificative valori de urmărit

În continuare, ar trebui să faceți o performanță S&OP măsurabilă prin definirea celor mai semnificative valori. Aceste valori ar trebui definite pe baza obiectivelor generale de afaceri: de exemplu, dacă serviciul pentru clienți este o prioritate, atunci nivelurile de stoc și ratele de umplere a comenzilor sunt susceptibile să fie urmărite mai îndeaproape decât costurile de producție. Iată câteva alte exemple de valori S&OP importante.

Exactitatea prognozei

Precizia cererii și a ciclurilor dumneavoastră de producție este una dintre cele mai importante măsurători de luat în considerare, deoarece comunică succesul eforturilor dumneavoastră de planificare.

Livrare la timp (OTD) către client

OTD este definit de raportul dintre produsele livrate la timp și totalul livrărilor efectuate într-o anumită perioadă. OTD indică eficiența lanțului dvs. de aprovizionare și este strâns corelat cu satisfacția generală a clienților.

Respectarea planului de producție

Aderarea la un plan de producție reflectă cât de aproape producția urmează producția planificată. Această măsurătoare poate ajuta la dezvăluirea blocajelor de producție, la înăsprirea ferestrelor de livrare și la determinarea performanțelor utilajelor.

5. Alegeți tehnologii și software adecvate

Potrivit unui sondaj APQC, aproape 70% dintre profesioniștii S&OP consideră că tehnologia este o parte esențială a succesului inițiativelor S&OP. Alegerea tehnologiilor și software-ului potrivite este vitală pentru culegerea și analizarea informațiilor pertinente și pentru a culege cele mai multe beneficii din planificarea vânzărilor și a operațiunilor.

Cloud Computing

Dispunând de capabilități cloud, le permite organizațiilor să colecteze, să stocheze și să analizeze cu ușurință datele necesare pentru luarea eficientă a deciziilor S&OP. Cloud computing oferă, de asemenea, avantaje de scalabilitate față de soluțiile tradiționale on-premise, facilitând companiilor să își extindă nevoile de stocare sau să ajusteze rapid capacitatea pe măsură ce condițiile de afaceri se schimbă.

Business Intelligence

În general, business intelligence este componenta cea mai critică a unui S&OP. Acesta permite organizațiilor să urmărească KPI-uri, să acceseze date importante la momentul potrivit, să îmbunătățească acuratețea predicțiilor, să modeleze scenarii și să îmbunătățească vizibilitatea proceselor în general. Cu soluții complete de vizualizare a datelor, BI devine mai accesibilă și facilitează și mai mult luarea deciziilor bazate pe date.

Inteligența artificială și învățarea automată

Combinația dintre AI și un S&OP poate îmbunătăți semnificativ acuratețea predicțiilor și poate ajuta organizațiile să ia în considerare tendințele pieței, modelele de consum și factorii externi atunci când iau decizii. În plus, AI poate fi folosită pentru a automatiza procesele administrative, cum ar fi aprobarea comenzilor de vânzare, permițând echipelor S&OP să se concentreze pe sarcini mai importante.

IoT

Încorporarea IoT într-un S&OP poate oferi companiilor un nivel fără precedent de detalii și vizibilitate asupra operațiunilor lor. Cu IoT, companiile pot monitoriza de la distanță nivelurile de inventar în mai multe locații, pot urmări livrarea și pot planifica în mod proactiv cererea viitoare. În cele mai multe cazuri, adoptarea IoT necesită, de obicei, o infrastructură tehnologică unică, motiv pentru care multe organizații optează pentru dezvoltarea de aplicații personalizate pentru întreprinderi. Acest lucru permite companiilor să integreze IoT cu alte tehnologii într-un singur sistem.

ERP și SCM

Sistemele ERP și SCM sunt fundamentale pentru planificarea vânzărilor și operațiunilor întreprinderii, deoarece asigură o vedere cuprinzătoare a întregului proces al lanțului de aprovizionare. Soluțiile ERP permit organizațiilor să urmărească cererea și să optimizeze gestionarea stocurilor, să gestioneze comenzile și livrările clienților, să integreze operațiunile logistice și să monitorizeze costurile de transport. Sistemele SCM oferă organizațiilor informații importante despre durata ciclului de la comandă la numerar, timpii de livrare a produselor și performanța de livrare. În esență, ERP și SCM adună date cruciale privind cererea și oferta, care sunt esențiale pentru succesul unui S&OP.

6. Folosiți S&OP Consulting

Plină de multe complexități, implementarea S&OP nu trebuie luată cu ușurință. Dimpotrivă, este o componentă integrală a transformării afacerii bazate pe tehnologie, care permite organizațiilor să obțină economii de scară, să conducă eficiența și să crească satisfacția clienților. Pentru a garanta succesul unei inițiative, este esențial să lucrați cu un partener tehnologic și de consultanță S&OP de încredere, care vă va ghida la fiecare pas.

Construiți rezistență în vremuri de tulburări cu un S&OP bine gândit

Crearea unui proces S&OP eficient ajută organizațiile să obțină o mai bună vizibilitate a lanțului lor de aprovizionare, să reducă costurile și să ia decizii bazate pe date, mai degrabă decât pe simple bănuieli. Cu strategiile și tehnologiile potrivite pentru gestionarea incertitudinii cauzate de factori externi, cum ar fi pandemiile sau schimbarea reglementărilor, întreprinderile vor putea rămâne agile și rezistente în fața schimbării.

În cele din urmă, un S&OP bine planificat contribuie la succesul general al unei organizații. Pentru a obține beneficii maxime din inițiativele S&OP, o companie trebuie să abordeze toate componentele cheie prezentate mai sus și să implementeze soluții tehnologice adecvate care să permită luarea eficientă a deciziilor la toate nivelurile organizației.

Versiunea originală a acestui articol poate fi găsită aici.