Cum să păstrați datele angajatorului în siguranță atunci când lucrați de la distanță în 5 pași

Dacă ați lucrat vreodată de acasă, sunteți familiarizat cu experiența. Tu și familia ta veți beneficia foarte mult de faptul că puteți lucra oricând și oriunde doriți. Cu toate acestea, înseamnă, de asemenea, că trebuie făcute câteva prevederi suplimentare ca organizație în politica dumneavoastră privind lucrătorii la distanță. Și nu ne referim la a le duce pe toți într-o ieșire plăcută, ca o vacanță de clasă în New York City (deși asta ar fi grozav). Iată cinci metode pe care organizațiile le pot folosi pentru a-și proteja datele și pentru a permite totuși programe flexibile de lucru pentru angajații lor.

Ce este Protecția Datelor

‍

Protecția datelor este o metodă prin care datele sunt protejate de potențiale amenințări precum hacking, spamming, pierdere și compromitere. Și în cazul companiilor, datele sunt securizate într-un mod sigur, care poate fi restaurat imediat după pierderea datelor și încălcări ale datelor de la activități rău intenționate. Deci, protejarea datelor de toate amenințările potențiale se numește protecție a datelor. Companiile iau măsuri esențiale pentru a păstra datele în siguranță împotriva tuturor tipurilor de extorcare, hacking și furt de identitate.

‍

O varietate de reguli internaționale controlează utilizarea și prelucrarea informațiilor personale (PII). Legi precum Legea privind protecția confidențialității online a copiilor și Legea privind protecția datelor (GDPR) din UE reglementează modul în care aceste informații sunt utilizate și stocate (CCPA).

‍

Organizațiile trebuie să se asigure că astfel de date sunt utilizate, procesate și securizate în mod eficient pentru a se asigura că doar cei care au nevoie de ele au acces la ele.

De ce este atât de importantă protecția datelor de la distanță

Protecția datelor a devenit mai dificilă pe măsură ce munca la distanță a crescut.

Expansiunea datelor este mai probabilă deoarece angajații trimit o cantitate tot mai mare de date prin e-mail, parolele în afara biroului sunt adesea nesigure, este imposibil să știți dacă angajații iau toate măsurile de precauție rezonabile pentru a proteja datele și există mult mai multă platformă pe dvs. rețeaua, deoarece telecommutierii folosesc netbook-uri și alte mașini pentru a vă accesa serverele.

‍

Acestea sunt în mare parte câteva dintre toate acele motive pentru care firmele sunt acum mai expuse decât oricând din cauza muncii la distanță, ceea ce face ca soluțiile de protecție a datelor să fie cruciale.

Pași pentru a menține datele angajatorului în siguranță

Conceptul larg de „protecție a datelor” cuprinde o serie de bune practici, inclusiv coaching, criptare, gestionarea datelor, intrarea permisă, politicile de backup și recuperare a datelor, firewall-uri, soluții de securitate și sănătatea corectă a rețelei.

‍

Am creat o listă cu cele mai bune practici recomandate de reținut atunci când creați o politică de protecție a datelor pentru lucrătorii de la distanță în lumina acestui fapt.

1- Utilizați parole pentru accesul de la distanță la date sensibile

Setarea cerințelor de parolă pentru accesul de la distanță la informațiile sensibile este unul dintre cele mai importante lucruri pe care le puteți face pentru a proteja confidențialitatea datelor care aparțin organizației dvs. Opt caractere este minimul strict pentru lungimea unei parole și sunt necesare atât dificultatea, cât și originalitatea.

• Pentru fiecare site web, utilizați o parolă separată. Este posibil să aveți o încălcare a datelor dacă un site web este vizat și hackerii obțin acces la toate înregistrările dvs. deoarece utilizați aceleași parole pentru toate conturile dvs. online.
• Nu utilizați niciodată o parolă sigură care conține informații personale, cum ar fi „Îmi iubesc mama”, data de naștere sau numele de familie. Dacă acest tip de informații sunt postate în permanență online goale, cineva care știe ce fac poate afla rapid ce scrie în engleză simplă căutând complet pe Google sau pe alte site-uri (cum ar fi Facebook)!
• Este mai greu să vă spargeți contul dacă parola este complexă și include atât litere, cât și cifre. Parolele ar trebui să fie cât mai imprevizibile. De exemplu, dacă nu știți, autentificarea dvs. va face mai dificil pentru oricine încearcă să intre în profilul dvs. pentru a determina în ce stare trăiește un câine sau ce culoare au ochii lui (sau orice platformă).

‍

2- Asigurați criptarea datelor

Este esențial să rețineți că criptarea datelor este încă o practică bună, chiar dacă lucrați într-un cadru sigur. Datele pot fi protejate prin criptare atât în ​​timp ce sunt în repaus, cât și în timpul călătoriei între sisteme (cum ar fi atunci când trimiteți fișiere prin internet).

‍

Procesul de criptare în securitatea cibernetică este transformarea datelor ușor de înțeles în date codificate. Datele care au fost criptate nu pot fi accesate sau manipulate până când nu au fost decriptate.

‍

Acesta este motivul pentru care componenta de bază a securității datelor este criptarea. Este cea mai rapidă și poate cea mai importantă abordare pentru a garanta că datele de pe un computer nu pot fi preluate și accesate de către alții care intenționează să le folosească în mod rău intenționat.

‍

Există întotdeauna șansa ca cineva care dorește acces să pirateze sistemul tău și să-și dea seama cum să-l ocolească, chiar dacă nimeni altcineva nu știe parola ta.

‍

În plus, criptarea asigură că, chiar dacă cineva obține acces la telefonul sau computerul dvs. în timp ce sunteți offline (de exemplu, în timpul călătoriei), nu va putea vedea date sensibile, cum ar fi informații bancare sau alte informații personale, cum ar fi zilele de naștere și adresele. pentru că este pur și simplu imposibil fără parola lor!

Beneficiile criptării

• Deoarece atât de mulți oameni și companii își pun datele în cloud, securitatea în cloud este crucială. Informațiile private sunt păstrate cu ajutorul stocării criptate. Clienții s-ar asigura că informațiile sunt protejate în timp ce sunt în tranzit, sunt utilizate și sunt stocate în repaus.
• În special după o epidemie, multe organizații creează birouri satelit. Deoarece informațiile sunt capturate din numeroase locații, pot exista riscuri pentru securitatea cibernetică. Criptarea ajută la prevenirea încălcării datelor și distrugerea datelor.
• Utilizând verificarea, criptarea este utilizată pentru a demonstra autenticitatea și integritatea datelor. Prevenirea copierii și gestionarea libertății pe internet nu sunt posibile fără criptare.
• Datele pot fi șterse prin criptare. Programele de recuperare a datelor pot restaura ocazional datele pierdute, dar dacă codificați conținutul în prealabil și aruncați cheia, doar un punct care poate fi recuperat este textul cifrat și nu datele originale.

3- Preferați autentificarea cu mai mulți factori

Multe companii solicită autentificare cu mai mulți factori, iar utilizarea acesteia este o idee bună. Este o măsură suplimentară de securitate care poate ajuta la prevenirea furtului de date. Dacă lucrați de la distanță cu angajatorul dvs., vă recomandăm să vă asigurați că orice informație sensibilă de la companie nu este accesibilă de către nimeni altcineva care are acces la contul sau computerul dvs., iar autentificarea cu mai mulți factori este o modalitate prin care puteți face acest.

Veți auzi adesea despre autentificarea cu doi factori (2FA), dar există și alte tipuri:

• Tokenurile de parolă unică (OTP) sunt parole unice de unică folosință trimise prin SMS sau e-mail care trebuie introduse pentru ca utilizatorii să își poată accesa conturile.
• Sunt relativ ușor pentru hackeri care încearcă să se autentifice prin atacuri de phishing asupra conturilor angajaților; oricum o fac.

4- Sfaturi pentru a securiza dispozitivele mobile

Datorită prevalenței smartphone-urilor în societatea modernă, subiectul securității digitale a devenit unul imposibil de evitat. Suntem avertizați frecvent să continuăm să ne actualizăm sistemul de operare și programele, să ne modificăm parolele, să fim precauți când folosim anumite site-uri web și alte lucruri.

‍

• Pe dispozitivele mobile, criptați datele.
• Pentru a vă asigura datele în siguranță atunci când utilizați Wi-Fi public, preferați întotdeauna să cumpărați și să descărcați serviciul VPN. Deoarece VPN vă va ajuta să vă criptați datele pentru hackeri și să vă păstrați confidențialitatea. Amintiți-vă, nu căutați VPN-uri gratuite, deoarece acestea nu vor securiza datele de la hackeri, VPN-urile premium fac întotdeauna cea mai bună treabă.
• În plus, creează parole puternice pe care nu le partajezi nimănui și folosește un manager de parole pentru a le gestiona (acest lucru este crucial dacă lucrezi de la distanță).
• În plus, instalați software antivirus pe dispozitivele dvs. mobile și asigurați-vă că îl actualizați frecvent, astfel încât să poată detecta orice noi amenințări pe măsură ce apar în sălbăticie. Unele programe malware pot exploata defecte ale sistemelor de operare sau aplicațiilor mai vechi înainte ca dezvoltatorii să aibă șansa de a le corecta.

‍

Chiar dacă ar putea fi ademenitor să vă faceți jailbreak sau să rootați telefonul și să utilizați aplicații terță parte care promit să se intensifice și să descopere capacități suplimentare, rezistă îndemnului. Deoarece multe aplicații mobile bazate pe internet conțin viruși și hack-uri menite să colecteze detalii private de pe dispozitivul dvs., Google și Apple au fiecare criterii stricte cu privire la ce aplicații sunt permise în magazinele lor. Chiar dacă nu va garanta cea mai privată rețea, respectarea software-ului oficial este un pas esențial și adesea omis în protejarea informațiilor dumneavoastră personale.

5- Susține securitatea organizațională

Este esențial să informați membrii personalului despre modalitățile în care pot sprijini securitatea organizațională. Asigurați-vă că sunt conștienți de valoarea securității și de ceea ce se așteaptă de la ei în ceea ce privește contribuția lor la protejarea datelor sensibile.

‍

Cu aceste informații, puteți fi sigur că personalul dumneavoastră va fi pregătit pentru orice referitor la protejarea datelor angajatorului. Acestea sunt câteva puncte de urmat.

Lucruri să facă parte din Politica dvs. pentru lucrătorii de la distanță

‍

• Asigurați-vă că procedurile de securitate pe care organizația dumneavoastră le are pentru angajații de la distanță sunt documentate în mod adecvat.
• Asigurați-vă că compania dvs. are o politică solidă de parole care solicită angajaților să folosească parole unice pentru fiecare site web pe care îl accesează.
• Cereți personalului dvs. să se conecteze întotdeauna folosind autentificarea cu doi factori și asigurați-vă că înțeleg cum funcționează (dacă nu o fac deja).
• Sistemul va fi utilizat numai de utilizatorii cărora li s-a dat permisiunea de a accesa datele din acesta.
• Sistemul trebuie să permită doar utilizatorilor autorizați care au „necesitatea de a cunoaște” acea permisiune de cunoștințe specifice să acceseze, să modifice și să distrugă datele pentru a depăși aceste limitări.
• Participanții sistemului sunt responsabili pentru acțiunile pe care le fac în timpul utilizării acestuia.

‍