Cum să păstrați datele profilului angajaților cu sistemul de resurse umane

Urmărirea datelor despre profilul angajaților este importantă pentru orice companie pentru a se asigura că informațiile rămân sigure și accesibile. Cu ajutorul unui Sistem de Resurse Umane (sistem HR), gestionarea acestor date devine mai eficientă și mai eficientă.

O bază de date a angajaților întreținută eficient nu numai că economisește timp, dar permite și luarea unor decizii mai informate în managementul resurselor umane. Oferă informații detaliate despre angajați cu vizibilitate clară și control asupra punctelor cruciale de date.

În acest articol, vom încerca să înțelegem gestionarea datelor profilului angajaților și cum să folosim și să menținem aceste date în sistemul de resurse umane. Vom discuta, de asemenea, pașii pentru crearea datelor profilului angajaților și tipurile de date stocate într-un sistem de resurse umane. Deci, haideți să explorăm modul în care organizațiile își mențin datele despre profilul angajaților cu sistemele de resurse umane.

Ce este Profilul de angajat: înțelegerea unui profil de angajat

Profilul angajatului, după cum sugerează și numele, este un document care oferă o imagine de ansamblu detaliată a identității profesionale și a experienței unei persoane. Acesta acoperă mai mult decât detaliile de contact de bază și are o mulțime de informații cruciale pentru gestionarea eficientă a resurselor umane.

Acestea includ informații esențiale precum numele lor, informații de contact, titlul postului, calificări educaționale, experiență profesională, seturi de abilități, realizări notabile, interese personale și chiar aspirații de carieră.

Profilul angajatului este o capodoperă de colaborare și este creat în colaborare de către angajat și organizație. Prin intermediul acestuia, managerii și colegii obțin o perspectivă asupra contribuțiilor, capacităților, punctelor forte și domeniilor de expertiză ale individului, oferind o privire asupra a ceea ce aduc acestea în organizație.

Este important de menționat că profilurile angajaților sunt documente dinamice care evoluează constant odată cu călătoria angajatului în cadrul organizației. Orice actualizare, cum ar fi noile instruiri sau certificări, abilități dobândite sau schimbări în rolurile postului sunt reflectate prompt în profilul angajatului, făcându-l cea mai actualizată și reflectivă înregistrare a creșterii și învățării individului.

Cum să utilizați corect datele din profilul angajaților?

Utilizarea corectă a datelor despre profilul angajaților este crucială pentru managementul eficient al resurselor umane și succesul organizațional. Pe plan intern, aceste înregistrări servesc drept piatră de temelie pentru dezvoltarea politicilor de ocupare a forței de muncă care acordă prioritate echității și egalității. Analizând statisticile angajaților, organizațiile pot asigura politici imparțiale care promovează egalitatea de șanse.

În plus, datele despre profilul angajaților permit organizațiilor să optimizeze strategiile de management al performanței. Prin menținerea unor evidențe cuprinzătoare ale aptitudinilor profesionale, educației, certificărilor și istoricului de carieră, managerii obțin informații valoroase despre capacitățile și resursele din cadrul echipelor lor.

Susținuți de aceste informații, managerii pot lua decizii bazate pe date, asigurându-se că sarcinile sunt atribuite unor indivizi cu abilitățile și experiența necesare.

Începeți cu gestionarea datelor profilului de angajat în sistemul de resurse umane

Începerea cu un sistem de management al datelor privind profilul angajaților este un efort strategic care vizează maximizarea potențialului angajaților și pregătirea organizațională. Iată câteva lucruri de reținut înainte de a menține datele profilului angajaților în sistemul dvs. de resurse umane:

• Stabiliți-vă obiectivele: înainte de a crea profiluri de angajați, stabiliți obiective clare pentru inițiativă. Stabiliți dacă doriți să îmbunătățiți comunicarea internă, să susțineți dezvoltarea carierei sau să facilitați formarea echipei. Definirea scopului dvs. în avans asigură alinierea și încurajează înțelegerea angajaților cu privire la semnificația inițiativei.
• Creați un șablon de profil de angajat: creați un șablon de profil de angajat personalizat, adaptat nevoilor unice ale organizației dvs. Utilizați instrumente de procesare a textului, cum ar fi Microsoft Word sau Google Docs, pentru a crea un șablon ușor de urmărit și care permite capturarea informațiilor relevante. Cu MyCo , puteți asigura claritate cu formatare consecventă, instrucțiuni clare și flexibilitate pentru a adapta diverse roluri și medii.
• Ușurință în utilizare: proiectați un șablon ușor de utilizat și intuitiv de completat de angajați.
  Instrucțiuni clare: oferiți exemple și linii directoare pentru fiecare secțiune pentru a facilita introducerea corectă și consecventă a datelor.
• Flexibilitate: permiteți angajaților să lase anumite secțiuni goale în funcție de relevanță, asigurând adaptabilitatea la diferite roluri.
• Aduceți oameni la bord: încurajați participarea angajaților subliniind beneficiile profilurilor de angajați atât pentru persoane fizice, cât și pentru organizație. Găzduiește întâlniri sau trimite comunicări pentru a transmite valoarea profilurilor angajaților și pentru a răspunde oricăror preocupări sau întrebări ridicate de angajați.
• Colectați informațiile: inițiați procesul de completare a profilului distribuind șablonul și instrucțiunile însoțitoare către angajați. Oferiți îndrumări prin tutoriale sau tutoriale și încurajați feedbackul pentru a simplifica procesul. Includeți completarea profilului în procesul de înscriere pentru noii angajați pentru a asigura colectarea completă a datelor la timp.
• Stocare într-un sistem centralizat: utilizați un sistem centralizat, cum ar fi MyCo , pentru a stoca și gestiona în siguranță profilurile angajaților. Stocarea centralizată facilitează accesul și navigarea ușoară pentru manageri, personalul de resurse umane și angajați, îmbunătățind colaborarea și comunicarea în cadrul organizației.
• Asigurați confidențialitatea și securitatea: rezolvați preocupările legate de confidențialitatea angajaților, oferind măsuri de securitate puternice pentru a proteja datele sensibile. Utilizați platforme digitale precum MyCo care vin cu criptare și permisiuni de acces personalizabile pentru a restricționa accesul la date numai personalului autorizat.
• Utilizați profilurile cu înțelepciune: utilizați profilurile angajaților ca resurse valoroase pentru planificarea succesiunii, managementul resurselor umane și inițiativele de formare și dezvoltare. Utilizați datele de profil pentru a identifica lipsurile de competențe, pentru a facilita luarea deciziilor în cunoștință de cauză și pentru a promova transparența și colaborarea între echipe și departamente.

Pași pentru a crea un profil de angajat

Crearea profilurilor de angajați într-un sistem de resurse umane este un pas esențial în gestionarea eficientă a datelor privind forța de muncă. Mai jos am scris întregul proces în pași clari:

Pasul 1: navigați la Crearea profilului de angajat

Începeți prin accesarea platformei HRMS și localizarea opțiunii de a crea un nou profil de angajat. Acesta se găsește de obicei în secțiunea „ Angajați ” sau „ Profiluri ”.

Pasul 2: Inițiază crearea profilului

Faceți clic pe butonul desemnat „ Creați ” pentru a începe procesul de creare a profilului de angajat. Această acțiune solicită să apară o nouă fereastră, prezentând un formular pentru introducerea detaliilor angajatului.

Pasul 3: Introduceți informațiile de bază

Completați câmpurile de informații de bază, cum ar fi numele angajatului și postul de muncă. În plus, atribuiți etichete pentru a facilita identificarea rapidă a datelor și încărcați fotografia angajatului, dacă este necesar.

Pasul 4: Furnizați detaliile de contact

Introduceți informații de contact legate de serviciu, inclusiv numărul de telefon personal de la serviciu, numărul de telefon de la serviciu și ID-ul oficial de e-mail. Selectați compania corespunzătoare dintr-un meniu derulant, mai ales dacă platforma acceptă mai multe baze de companie. Specificați departamentul, managerul și antrenorul angajatului.

Pasul 5: Adăugați detalii suplimentare

Navigați prin diferite file, cum ar fi CV, Informații profesionale și private și Setări HR pentru a oferi detalii complete despre angajați.

Pasul 6: Completați informațiile despre CV

Sub fila CV, introduceți calificările, aptitudinile și experiența angajatului. Utilizați butonul „ Creați o intrare nouă ” pentru a adăuga linii de CV și salvați detaliile pentru a îmbogăți profilul angajatului.

Pasul 7: Încorporați abilități

În mod similar, adăugați abilitățile angajatului în secțiunea Abilități. Specificați tipul de calificare, calificarea, nivelul de calificare și nivelul de progres folosind câmpurile furnizate. Salvați detaliile pentru a include abilitățile în profilul angajatului.

Pasul 8: Furnizați informații despre serviciu

În fila Informații despre muncă, introduceți detalii legate de muncă, cum ar fi adresa de lucru, locul de muncă, autorizatorii pentru concediu și cheltuieli și orele de lucru.

Pasul 9: Introduceți informații private

Navigați la fila Informații private pentru a introduce detaliile private ale angajatului, inclusiv adresa, e-mailul, numărul de telefon, preferința de limbă, starea civilă, persoanele aflate în întreținere, contactul de urgență și detaliile permisului de muncă.

Pasul 10: Configurați setările HR

În fila Setări HR, definiți tipul de angajat, utilizatorul asociat, data aderării, detaliile de salarizare, detaliile de prezență și costul pe oră al foii de pontaj. Salvați setările pentru a finaliza crearea profilului de angajat.

Pasul 11: Examinați și salvați

Examinați toate detaliile completate pentru a asigura acuratețea și caracterul complet. Odată mulțumit, faceți clic pe butonul „ Salvați ” pentru a salva profilul angajatului.

Pasul 12: Accesați și gestionați profilurile

La salvare, profilul de angajat recent creat se va reflecta în tabloul de bord al angajaților. Utilizați file și butoane inteligente pentru a accesa și gestiona diverse aspecte ale profilului angajatului, inclusiv contracte, concediu, documente, fișe de salariu și multe altele.

Tipuri de date stocate într-un sistem de management al datelor angajaților

Când vine vorba de stocarea datelor într-un sistem de management al datelor angajaților, este important să înțelegeți tipurile de informații implicate. Iată o defalcare:

• Informații despre personal: acestea includ detalii de bază despre un angajat și istoricul angajării. Acesta acoperă informații precum CV-ul, verificarea antecedentelor, înregistrările promoțiilor, acțiunile disciplinare și documentele de reziliere. Informațiile despre personal sunt de obicei accesibile angajaților și managerilor.
• Informații privind salariile: datele privind salariile sunt sensibile și trebuie tratate cu grijă. Include detalii legate de plată, cum ar fi informații despre contul bancar pentru depozite directe și documente pentru verificarea angajării de către guvern sau creditor.
• Informații medicale: Această categorie implică detalii despre starea de sănătate a unui angajat și concediile medicale. Include înregistrări legate de Legea privind concediul pentru familie și sănătate, Legea privind persoanele cu dizabilități din 1995, concediul pentru creșterea copilului și rezultatele testelor de droguri. Accesul la informațiile medicale este de obicei limitat la departamentul de resurse umane și la angajatul însuși.
• Informații demografice: datele demografice acoperă informații despre sexul, vârsta, rasa, etnia, statutul de veteran, statutul de dizabilitate și alte caracteristici ale unui angajat. Deși nu sunt întotdeauna stocate separat, este esențial să gestionați aceste date cu grijă și să colectați doar ceea ce este necesar. Accesul ar trebui să fie limitat numai persoanelor autorizate.
• Formulare guvernamentale: documente precum Formularul 11 ​​pentru verificarea eligibilității pentru angajare, cereri în temeiul dispozițiilor aplicabile privind concediul medical, acomodații pentru persoanele cu dizabilități și cereri de compensare a lucrătorilor. Este important ca angajatorii să respecte aceste reglementări pentru a preveni eventualele amenzi sau penalități.

Concluzie

Menținerea datelor despre profilul angajaților cu un sistem de resurse umane nu se referă doar la păstrarea evidențelor, ci se referă la împuternicirea organizațiilor cu informații utile pentru a lua decizii bazate pe date și pentru a promova un mediu de lucru prosper.

Prin centralizarea și organizarea datelor privind personalul, salariile, datele medicale, demografice și guvernamentale, MyCo asigură conformitatea, eficiența și transparența în gestionarea informațiilor angajaților.

Cu utilizarea adecvată a profilurilor angajaților și respectarea cerințelor de reglementare, organizațiile pot cultiva o cultură a încrederii, corectitudinii și responsabilității, deblocând totodată întregul potențial al forței de muncă pentru succes și creștere susținută.