Cum să efectuați apeluri de afaceri de succes și să le automatizați

Învățarea să programați cu succes toate apelurile de afaceri este crucială pentru profesioniști și companii care doresc să maximizeze productivitatea și eficiența.

Acest articol analizează diferite abordări pentru a simplifica efectuarea apelurilor de vânzări, aranjarea întâlnirilor și supravegherea comunicațiilor prin apeluri telefonice.

De la înțelegerea nevoilor dvs. specifice de afaceri până la configurarea și monitorizarea sistemului dvs. de telefonie, îl vom descompune pentru dvs. pas cu pas.

Așa că, fără alte prelungiri, să intrăm direct în asta!

5 pași pentru un sistem de apeluri de afaceri mai bun

1. Înțelegeți nevoile afacerii dvs
2. Alege sistemul telefonic de afaceri virtual potrivit
3. Configurați sistemul dvs. virtual de telefonie pentru afaceri
4. Automatizați-vă apelurile de afaceri
5. Monitorizați performanța sistemului telefonic

1. Înțelegeți nevoile afacerii dvs

Pentru a programa cu succes toate apelurile de afaceri, este esențial mai întâi să înțelegeți nevoile dvs. specifice de afaceri.

• Identificați-vă apelanții

Diferite companii au diferite tipuri de apelanți: clienți, parteneri, furnizori sau membri ai echipei. Identificarea cine va apela ajută la adaptarea unui sistem de programare a apelurilor care să răspundă cerințelor și preferințelor acestora.

De exemplu, dacă cei mai mulți dintre apelanții dvs. sunt clienți internaționali, World Clock Meeting Planner vă poate ajuta să găsiți ore potrivite pentru toți cei implicați.

• Stabilește-ți obiectivele

Stabilirea unor obiective clare pentru programarea apelurilor vă permite să prioritizați sarcinile în mod eficient și să alocați resursele în consecință.

Unele obiective comune includ reducerea apelurilor pierdute, îmbunătățirea ratelor de satisfacție a clienților sau eficientizarea proceselor de comunicare internă în cadrul echipelor.

• Determină-ți resursele

  • Disponibilitatea personalului : Evaluați câți membri ai echipei gestionează apelurile primite.
  • Constrângeri bugetare : luați în considerare orice limitări financiare prin compararea diferitelor planuri ale furnizorilor de servicii.
  • Infrastructură tehnică : Evaluează-ți infrastructura tehnică existentă pentru a asigura compatibilitatea cu sistemul virtual de telefonie de afaceri ales.

Luarea în considerare a acestor factori vă va ajuta să dezvoltați o înțelegere cuprinzătoare a nevoilor afacerii dvs., care este esențială pentru programarea cu succes a tuturor apelurilor folosind un sistem virtual de telefonie de afaceri.

Sursa: Shutterstock

2. Alegeți sistemul telefonic de afaceri virtual potrivit

Pentru a programa cu succes toate apelurile de afaceri, selectarea unui sistem telefonic de afaceri virtual care să corespundă nevoilor și cerințelor dumneavoastră specifice este crucială.

• Luați în considerare caracteristicile și beneficiile

Când evaluați diferite sisteme de telefonie virtuală pentru afaceri , concentrați-vă pe caracteristicile pe care le oferă care sunt relevante pentru nevoile organizației dvs. Aspecte cheie de luat în considerare:

• Opțiuni de rutare a apelurilor : asigurați-vă că sistemul poate direcționa apelurile în mod eficient în funcție de ora din zi sau de disponibilitatea agentului.
• Integrare cu alte instrumente : verificați dacă sistemul se integrează perfect cu aplicațiile de calendar populare, cum ar fi Google Calendar sau Microsoft Outlook, pentru o programare mai ușoară.
• Capacități de analiză : un sistem excelent de telefonie virtuală ar trebui să ofere informații despre tendințele volumului apelurilor, apelurile pierdute și valorile performanței agenților.
• Suport pentru aplicații mobile : asigurați-vă că o aplicație mobilă ușor de utilizat este disponibilă pentru a gestiona apelurile în timp ce sunteți departe de birou.

• Comparați prețurile și planurile

Diferiți furnizori pot oferi diferite structuri de prețuri în funcție de numărul de utilizatori sau de minutele incluse pe lună.

Acordați-vă timp pentru a compara prețurile de la mai mulți furnizori pentru a găsi unul care se încadrează în bugetul dvs., oferind în același timp funcționalitatea necesară.

De exemplu, explorați opțiuni precum RingCentral , care oferă planuri de prețuri flexibile pentru companii de diferite dimensiuni.

• Citiți recenzii și mărturii

Înainte de a vă angaja într-un anumit sistem de telefonie virtuală pentru afaceri , citiți recenzii și mărturii de la alți utilizatori pentru a obține informații valoroase asupra potențialelor probleme sau limitări.

Site-uri web precum G2 și Capterra oferă recenzii generate de utilizatori, permițându-vă să luați decizii informate pe baza experiențelor din lumea reală.

Una peste alta, alegerea sistemului telefonic de afaceri virtual potrivit este vitală pentru a asigura programarea cu succes a tuturor apelurilor dvs. de afaceri.

Sursa: Shutters tock

3. Configurați sistemul dvs. virtual de telefonie pentru afaceri

Odată ce ați identificat cel mai potrivit sistem de telefonie virtuală de afaceri pentru compania dvs., este timpul să începeți configurarea și stabilirea sistemului pentru a asigura programarea fără probleme a tuturor apelurilor.

• Creați un cont și alegeți un plan

Mai întâi, creați un cont la furnizorul selectat pentru a începe configurarea sistemului dvs. virtual de telefonie pentru afaceri.

În timpul acestui pas, examinați cu atenție planurile și opțiunile de preț disponibile pentru a găsi unul care să se alinieze constrângerilor bugetare și cerințelor de caracteristici.

• Configurați setările și preferințele

După ce ați ales un plan potrivit, continuați prin configurarea diferitelor setări în interfața virtuală a sistemului telefonic de afaceri.

• Redirecționarea apelurilor : setați reguli pentru direcționarea apelurilor primite către anumiți membri ai echipei sau departamente pe baza unor criterii precum ID-ul apelantului sau ora din zi.
• Mesaje de întâmpinare : Înregistrați salutări personalizate care sunt difuzate atunci când apelanții ajung la linia dvs. principală înainte de a fi direcționați corespunzător.
• Meniuri vocale (IVR) : Creați meniuri interactive de răspuns vocal, permițând apelanților să navigheze prin opțiuni folosind tastatura sau comenzile vocale.
• Preferințe de programare : Determinați orele de disponibilitate pentru apelurile primite.

Aceste configurații vor ajuta la asigurarea unei experiențe fluide și profesionale pentru apelanții și membrii echipei.

• Conectați-vă la alte servicii

Dacă sistemul dvs. de telefonie virtuală de afaceri oferă integrare cu alte servicii, cum ar fi software-ul CRM sau aplicațiile de calendar, utilizați aceste conexiuni pentru a eficientiza și mai mult procesele de programare a apelurilor.

Procedând astfel, puteți economisi timp și, de asemenea, puteți reduce potențialele greșeli care pot apărea din introducerea manuală a datelor.

Configurarea sistemului telefonic de afaceri virtual este esențială pentru a vă asigura că vă gestionați eficient toate apelurile.

Sursa: Shutterstock

4. Automatizați-vă apelurile de afaceri

Programarea apelurilor dvs. de afaceri poate fi ușoară folosind instrumentele și strategiile potrivite.

• Automatizați procesele de programare cu instrumente software

Utilizarea instrumentelor software precum Calendly , POWR Appointments , Acuity Scheduling sau ScheduleOnce poate ajuta la eficientizarea rezervării întâlnirilor și la gestionarea programelor de apeluri.

Aceste platforme permit clienților sau colegilor să rezerve intervale de timp în funcție de disponibilitatea dvs. și oferă, de asemenea, integrări cu sistemele populare de telefonie virtuală de afaceri.

• Utilizați integrarea calendarului pentru o programare fără probleme

Integrarea calendarului asigură că toată lumea poate accesa informații exacte despre întâlnire și minimizează riscul conflictelor de programare .

Din fericire, majoritatea sistemelor virtuale de telefonie pentru afaceri oferă opțiuni de integrare cu aplicații de calendar populare, cum ar fi Google Calendar, Microsoft Outlook sau Apple iCal.

• Utilizați mementourile automate pentru o eficiență îmbunătățită

În epoca actuală, majoritatea sistemelor virtuale de telefonie pentru afaceri oferă funcții de memento încorporate care vă permit să vă personalizați mementourile.

Utilizarea mementourilor automate prin e-mail sau notificări prin SMS poate ajuta la reducerea neprezentărilor și a anulărilor de ultim moment. Pentru a face acest lucru, consultați resursele de asistență potrivite pentru îndrumare.

Prin implementarea acestor strategii și prin utilizarea unui sistem de telefonie virtuală de încredere, veți fi bine echipat pentru a vă gestiona programul de apeluri fără probleme.

5. Monitorizați performanța sistemului telefonic

Monitorizarea performanței sistemului dvs. de telefonie virtuală de afaceri este esențială pentru a asigura eficacitatea acestuia și pentru a face îmbunătățiri după cum este necesar.

• Urmăriți volumul apelurilor și modelele de utilizare

Este esențial să urmăriți volumul apelurilor și modelele de utilizare în timp. Puteți utiliza instrumente de analiză a datelor încorporate de la majoritatea sistemelor virtuale de telefonie de afaceri sau aplicații terțe, cum ar fi CallRail, pentru a colecta aceste date.

• Analizați datele

Analiza datelor este crucială atunci când se monitorizează performanța unui sistem virtual de telefonie de afaceri, având în vedere că ajută la descoperirea zonelor de îmbunătățire sau de creștere.

Unele valori cheie de analizat includ durata medie de așteptare, durata medie de convorbire și rata de abandon a apelurilor.

De asemenea, puteți utiliza analiza datelor pentru a identifica întrebările clienților și tendințele preferințelor. Folosind informațiile adunate din întrebările și preferințele clienților, companiile își pot optimiza operațiunile pentru a răspunde mai bine nevoilor clienților.

• Ajustați setările

Odată ce ați identificat zonele de îmbunătățire sau de creștere prin analiza datelor, este esențial să ajustați setările sistemului dvs. virtual de telefonie pentru afaceri în consecință.

Iată câteva posibile ajustări:

• Schimbați regulile de rutare pentru a vă asigura că cei mai potriviți membri ai echipei își primesc apelurile
• Ajustați opțiunile de muzică de așteptare sau de mesaje dacă clienții și-au exprimat nemulțumirea față de aceste elemente.
• Încorporați funcții suplimentare, cum ar fi însoțitorii automati sau sistemele de răspuns vocal interactiv (IVR) pentru a îmbunătăți experiența apelantului.

Monitorizarea regulată vă va permite să optimizați continuu performanța sistemului dvs. virtual de telefonie de afaceri în timp, asigurând o experiență pozitivă atât pentru apelanți, cât și pentru angajați.

A fi la curent cu progresele din domeniul tehnologic este esențial pentru a ține pasul cu progresul și pentru a face îmbunătățiri ulterioare, după cum este necesar.

Sursa: Shutterstock

Ca profesionist, programarea apelurilor de afaceri este esențială pentru munca ta. Iată câteva sfaturi care să vă ajute să vă ocupați cu succes de sarcina la îndemână.

5 pași pentru a programa cu succes toate apelurile de afaceri

1. Identificați participanții și disponibilitatea
2. Alege cel mai bun moment
3. Utilizați aplicații de calendar sau aplicații de planificare a întâlnirilor
4. Trimite invitații
5. Respectați limitele personale

1. Identificați participanții și disponibilitatea

Puteți utiliza software de programare sau instrumente de integrare a calendarului pentru a facilita acest proces.

Înainte de a programa un apel, identificați toți participanții și disponibilitatea acestora. Vă va ajuta să găsiți un moment potrivit pentru toți cei implicați.

2. Alege cel mai bun moment

Cel mai bun moment pentru a efectua apeluri de afaceri este între 9:00 și 17:00 în fusul orar local al destinatarului.

Cu toate acestea, poate varia în funcție de preferințele individuale și de programul de lucru. Luați în considerare utilizarea convertoarelor de fus orar atunci când programați apeluri internaționale.

3. Utilizați aplicații de calendar sau aplicații de planificare a întâlnirilor

Puteți programa apeluri utilizând aplicații de calendar precum Google Calendar sau Microsoft Outlook pentru a crea evenimente cu date și ore specifice.

De asemenea, puteți utiliza aplicații dedicate de planificare a întâlnirilor, care ajută la automatizarea găsirii de ore convenabile pentru toți participanții.

4. Trimite invitații

Odată ce ați identificat participanții și ați ales o oră potrivită, trimiteți invitații cu data, ora și informațiile de apelare pentru a vă asigura că toate părțile sunt informate.

5. Respectați limitele personale

Apelați clienții înainte de ora 8 AM în fusul orar local, dacă au solicitat în mod expres o oră de contact mai devreme. Respectarea limitelor oamenilor, menținând în același timp profesionalismul în timpul orelor de lucru este esențială.

Urmând aceste sfaturi, vă puteți programa cu succes toate apelurile de afaceri și vă puteți asigura că toată lumea este informată și disponibilă. Apel fericit!

Concluzie

În concluzie, programarea cu succes a tuturor apelurilor de afaceri necesită să înțelegeți bine nevoile dvs. de afaceri, să alegeți sistemul de telefonie virtuală potrivit, să-l configurați corespunzător și să utilizați instrumentele de automatizare pentru a eficientiza procesul de programare.

Asigurați-vă că monitorizați performanța în timp pentru a face ajustări și a optimiza eficiența.

La Serviciul de mesagerie, oferim un sistem de telefon virtual fiabil și accesibil, cu funcții precum programarea automată și memento-uri.

Inscrie-te pentru sistemul de telefon virtual al Serviciului de mesagerie de astăzi pentru a îmbunătăți procesele de comunicare ale afacerii dvs. ca niciodată!