Cum să folosiți inteligența financiară de afaceri? Beneficii (non-)evidente dezvăluite

Ceea ce departamentele financiare au cu siguranță din abundență sunt datele. Vine de peste tot: foi de calcul, facturi, înregistrări de jurnal și altele. O adevărată comoară, nu? Din păcate, o mulțime de date în sine nu garantează că veți putea debloca tot potențialul lor ascuns. Forrester raportează că până la 73% din datele întreprinderii rămân neutilizate pentru analiză. Deci, ce se poate face pentru a schimba status quo-ul? Financial Business Intelligence se adresează nevoilor liderilor financiari de modelare dinamică, analiză holistică a datelor și planificare precisă.

Ce este atât de greșit cu foile de calcul?

Mulți directori financiari încă nu sunt pregătiți să schimbe Excel pentru instrumente BI în finanțe, ghidați de logica de a nu atinge un sistem care funcționează deja. Dar este? Foile de calcul au fost folosite atât de mult timp pentru păstrarea înregistrărilor și efectuarea analizei datelor, încât nici măcar nu se pune la îndoială dacă merită sau nu.

Cu toate acestea, există o mulțime de argumente pentru care nu ar trebui să te mai bazezi pe soluții cultivate cu mușchi și să te gândești să apelezi la noi alternative.

Unul dintre principalele motive pentru aceasta este susceptibilitatea la erori umane. Conform diverselor studii, 9 din 10 foi de calcul conțin greșeli, acest lucru nu este deloc surprinzător, având în vedere introducerea manuală a datelor. Chiar și ceva atât de mic precum un punct zecimal greșit poate duce la distorsiuni contabile uriașe.

O altă problemă cu foile de calcul este că acestea oferă o vedere statică a datelor, așa că punerea lor în lucru prin procese complexe și dinamice este o idee destul de inutilă. O viziune holistică de afaceri nu se poate încadra în situațiile financiare și rapoartele de sfârșit de lună – traducerea lor în perspective este o întreprindere dureroasă.

Schimbările constante din peisajul financiar nu lasă afacerilor de ales decât să evalueze rapid aceste modificări și să le acționeze. În aceste condiții, ignorarea unei mulțimi de date stocate în sistemele dvs. de întreprindere nu este doar neînțelept, ci poate fi devastatoare. Întrebarea este: puteți profita de datele blocate în foile de calcul? Parcurgerea sutelor de pagini de rapoarte tradiționale nu este o modalitate bună de a obține controlul asupra numerelor dvs.

În plus, scrierea manuală a numerelor necesită prea mult timp, ceea ce, împreună cu ocuparea timpului prețios al angajaților, duce la incapacitatea de a lua rapid decizii informate.

Angajații ar putea petrece 3-5 zile pe lună completând niște foi de calcul Excel nebune. Și apoi, există versiunea, care, după schimbarea unei singure cifre sau mutarea fișierelor de lucru în alte foldere partajate, sau după partajarea unui fișier de prezentare final cu câteva link-uri către fișierele de lucru, implică rularea a o duzină de alte fișiere pentru a se asigura că totul se potrivește. Dar ce se întâmplă dacă specificul afacerii tale necesită să iei decizii bine informate mai des decât lunar sau chiar săptămânal? În același timp, nimeni nu este imun la forța majoră, care nu este programată și necesită acțiuni imediate.

— Maxim Hayan, partener de afaceri financiar

În cele din urmă, foile de calcul nu se corelează cu procesul de planificare, ceea ce face dificil pentru biroul financiar să obțină o perspectivă clară a situației actuale și să întreprindă acțiuni de perspectivă.

Efectuarea planului vs analiză reală, calcularea varianței, extrapolarea datelor - toate acestea sunt foarte dificil de făcut în Excel. Este suficient să schimbi cel mai mic detaliu pentru ca totul să se prăbușească instantaneu. În plus, este incredibil de incomod. Dacă utilizați tabelele Pivot, acestea tind să se suprapună, așa că este greu de imaginat cum vor arăta de fapt. Nu e de mirare că adăugarea de date pentru noi analize sau perioade de raportare în fișierele Excel și reglarea fină a tuturor tabelelor și diagramelor Pivot devin descurajatoare.

— Maxim Hayan, partener de afaceri financiar

Explicațiile de mai sus cu privire la motivul pentru care foile de calcul împiedică activitatea departamentului financiar sunt deja suficiente pentru a se înclina către BI în finanțe. Această tehnologie este capabilă de lucruri remarcabile. Continuați să citiți pentru a afla mai multe despre modul în care conduce sarcinile financiare și contabile și despre ce anume face ca Business Intelligence să fie atât de atractivă pentru serviciile financiare.

În spatele imaginilor frumoase: o privire detaliată asupra beneficiilor Business Intelligence financiar

Există opinia că BI este în primul rând o modalitate de a prezenta date. Cu toate acestea, vizualizarea remarcabilă este departe de tot ceea ce poate oferi Business Intelligence financiară. Pentru a spune clar, imaginile sunt doar o caracteristică plăcută în comparație cu un alt tip de valoare pe care această tehnologie îl aduce organizației dumneavoastră.

Dacă ar fi fost doar o chestiune de vizualizare, nu ar fi deloc punctul de blocare. De exemplu, capabilitățile de modelare ale Excel permit prezentarea de diagrame și grafice. Cu toate acestea, în comparație cu aplicațiile de Business Intelligence din finanțe, limitele sale, cum ar fi restricțiile privind dimensiunea datelor, funcțiile de colaborare slabe și altele, sunt destul de semnificative.

Ceea ce strigă departamentele financiare este ceva mai rapid, ceva „clic-pe-un-buton” pentru a primi actualizări în cel mai scurt timp, ceva de genul instrumentelor BI pentru finanțe.

1. Implicarea profundă a părților interesate

Avantajul incomparabil al serviciilor financiare BI este că oferă o implicare reală a părților interesate în „proces”, și anume planificarea pe termen lung, bugetarea, prognoza și compararea cu realitatea. De exemplu, dacă un manager de sucursală are o înțelegere clară între o intrare (anumiți indici, planuri pentru volume de vânzări etc.) și o ieșire, aceasta permite conversații mai eficiente în cadrul departamentului. Cu instrumentele de BI cu autoservire, cum ar fi Power BI, Tableau sau Qlik, întrebările care apar în cadrul întâlnirilor sunt abordate și răspunsuri imediat - nu este nevoie să vă întoarceți la analiști pentru a pregăti un alt raport și a amâna discuția pentru data viitoare.

În plus, accesul la soluțiile BI prin intermediul dispozitivelor mobile și tabletelor stimulează, de asemenea, implicarea părților interesate – făcând analiza datelor mai accesibilă; oricând, oriunde.

2. Timp economisit. Multe

A trecut de mult vremea în care companiile nu aveau alte alternative decât utilizarea mai multor fișiere Excel, potrivirea și filtrarea acestora manual pentru a obține o imagine completă a datelor. Acum, alternativa este aici și este Business Intelligence în finanțe, care asigură pregătirea rapoartelor incomparabil mai rapidă. În loc de aproape o săptămână pentru a compila datele, nu durează mai mult de o ceașcă de cafea pe îndelete și eliberează câteva zile întregi pentru munca intelectuală.

Combinați asta cu faptul că există unele afaceri în care nu vă puteți permite să așteptați până la sfârșitul lunii pentru a lua o decizie. De exemplu, dacă ai de-a face cu bunuri de larg consum, pentru a supraviețui, trebuie să ții degetul pe puls și cu ochii pe concurenți. Altfel, analizele tale sunt inutile.

BI vă permite să vedeți și să înțelegeți rapid date operaționale, cum ar fi, să spunem, rezultatele campaniilor de marketing. Contribuția s-a dovedit a fi de două ori mai mare decât investiția? Perfect! Tot ce trebuie să faci este să analizezi exact ce a cauzat acest lucru și să mergi înainte în aceeași direcție. În timp ce o campanie în roșu servește ca un semn evident pentru a schimba strategia sau, cel puțin, a face unele ajustări. Există, de asemenea, lucruri precum urmărirea articolelor care s-au vândut prost sau cele cu marjă scăzută. Este dificil să faci asta în Excel, mai ales dacă ai zece, cincisprezece sau douăzeci de mii de poziții în sortiment.

— Maxim Hayan, partener de afaceri financiar

3. Locație consolidată pentru datele dvs

Imaginați-vă, cât de mult mai multă valoare poate aduce un departament financiar analizând datele și oferind soluții, în loc să cheltuiți eoni în căutarea informațiilor despre operațiuni, lanț de aprovizionare, resurse umane, achiziții, vânzări și, ei bine, ce spuneți. Datorită unui sistem BI la scară completă, datele din întreaga companie și nu numai – vorbind despre Big Data – sunt adunate într-un singur loc.

Există companii care trebuie să extragă date dintr-un întreg set de sisteme disparate, ceea ce în sine este o durere, ca să nu mai vorbim de faptul că unele dintre aceste sisteme ar putea fi depășite. Reproiectarea completă a software-ului moștenit va dura ani și va costa milioane. Deci lucrul cu datele este gestionat în orice mod posibil: cineva folosește FTP pentru a transfera fișiere, alții încarcă fișiere CSV în anumite foldere... Dar dacă folderul este schimbat sau echipa IT a repornit serverul? Nu e de mirare că ieșirea este încurcată. Între timp, un sistem BI cu drepturi depline, bine conceput, ajută la organizarea corectă a acestor date cu un depozit de date sau un lac de date și un proces ETL într-un singur loc.

— Maxim Hayan, partener de afaceri financiar

Cu Business Intelligence pentru un departament financiar, angajații au capacitatea de a încorpora rapid date noi în depozitul de date și de a interacționa cu toate informațiile necesare într-o singură locație, fără a fi nevoie să caute date suplimentare. Imaginați-vă că puteți avea toate sursele dvs. disparate, cum ar fi web, SQL Server, Excel și fișiere plate, canalizate într-o soluție pre-configurată, unde aceste date sunt stocate, procesate și vizualizate.

Nu mai este nevoie să jonglați cu zeci de file deschise și rapoarte separate pentru a spune o poveste. Indiferent de datele pe care doriți să le adunați, software-ul BI vă permite să o faceți fără probleme. Pentru mai multe detalii, este suficient să detaliezi raportul sursă.

4. Autosuficiență

Problema ar putea să nu fie nici măcar aducerea de date din surse diferite împreună. Este posibil să aveți un depozit de date și o echipă de dezvoltare internă dedicată să ajute utilizatorii cu raportarea managerială. Dar asta tot nu te va împiedica să treci prin toate cercurile iadului IT corporativ în timp ce redactezi termenii de referință de câte ori este nevoie pentru ca nevoile tale să fie înțelese și s-ar putea să ajungi totuși cu ceva care să nu te înțeleagă. nu funcționează pe deplin. BI în finanțe, pe de altă parte, vă ajută să deblocați întregul potențial al datelor dvs. – genul pe care nu știați niciodată că le aveți – fără a implica departamentul IT.

5. Management financiar eficient

Prin furnizarea de analize financiare robuste de afaceri, împachetate în tablouri de bord, BI face managementul financiar mai eficient pe toate fronturile.

• Gestionarea fluxului de numerar

Fluxul de numerar este crucial în condițiile neideale în care trebuie să funcționeze afacerea curentă – când o criză este urmată de alta. Unii clienți solicită termene prelungite, iar alții doar încetinesc plățile... Cu BI, veți avea vizibilitate asupra fluxului dvs. de numerar și veți face previziuni precise pentru a-i îmbunătăți starea de sănătate.

Adesea, companiile dau faliment nu pentru că nu sunt profitabile, ci pentru că au un deficit de numerar. Gestionarea fluxului de numerar este prioritatea principală pentru orice CFO. În acest fel, toate companiile care lucrează la comandă și în care ciclul de producție este suficient de lung este puțin probabil să se poată face fără servicii financiare BI.

— Maxim Hayan, partener de afaceri financiar

De exemplu, cu raportul Cash Overview din Power BI, veți obține o înțelegere a intrărilor și ieșirilor în moneda sistemului, a soldului bancar total și a soldului unei persoane juridice, a soldului actual față de cel estimat și multe altele. Între timp, prognoza fluxului de numerar în sine vă permite să intrați în mai multe detalii și să obțineți rezumate zilnice de prognoză.

• Gestionare a veniturilor

Întrebările esențiale pentru misiune, cum ar fi ce, când și cine să vândă, precum și ce preț să se stabilească, pot fi răspunse mai ușor și mai precis atunci când datele sunt colectate, interpretate și vizualizate de un sistem financiar BI.

Business Intelligence oferă o analiză la 360 de grade a prețurilor, inventarului, campaniilor promoționale și lansărilor de produse. Managementul veniturilor bazat pe BI ajută companiile dintr-o gamă largă de industrii să mențină lumina aprinsă și să atingă profitabilitatea țintă. Luați, de exemplu, lanțurile hoteliere care utilizează BI pentru a determina tarifele optime ale camerelor, rezervarea prognozată, nevoile de personal, nivelurile de inventar și alte resurse pentru a evita problemele cu achizițiile și personalul în extrasezon și în sezonul de vârf.

• Managementul cheltuielilor

Pentru orice organizație care dorește să rămână în afacere, este important să plătească facturile la timp, ceea ce nu se poate face fără un management adecvat al cheltuielilor. Dar ce face să fie așa? BI, printre altele, este conceput pentru a ține evidența cheltuielilor companiei. Acesta permite companiilor să înlocuiască grămezi de chitanțe și foi de calcul cu tablouri de bord perspicace pentru a obține o viziune holistică asupra cheltuielilor personalului, pentru a asigura conformitatea cu politicile de cheltuieli și pentru a urmări tendințele T&E.

Decizia de a utiliza un software special pentru gestionarea costurilor companiei devine și mai eficientă atunci când este susținută de tablouri de bord programate și livrare de rapoarte prin e-mail. Aceste tactici îi ajută pe manageri să țină cont de angajații lor, să configureze alerte și notificări pentru a gestiona cheltuielile în timp util și să conecteze instrumentele BI la sistemele de cheltuieli, facturare și rezervare online ale organizației dumneavoastră.

6. Prognoza exactă

Datorită aplicațiilor de Business Intelligence din finanțe, puteți aduce planul și fapta împreună la un nivel de logica de business, într-un singur instrument. Și dacă acest instrument este, de asemenea, capabil să arate în ce constă un fapt și de ce este așa; este neprețuit.

Să presupunem că ați înființat o unitate de afaceri, așa că a trebuit să cumpărați licențe SAP suplimentare, sau a fost adăugat un nou site de producție, ceea ce presupunea infrastructură suplimentară. După un timp, totul devine uitat - puteți, desigur, să descoperiți prezentarea bugetului pentru perioada necesară, dar este mult mai convenabil, de încredere și mai rapid doar să faceți clic pe celula cu numărul, unde va fi o notă cu numele persoanei care a adăugat-o și data la care a fost făcută.

Dacă planul diferă de fapt, puteți face o analiză pentru a vedea la ce se datorează discrepanțele. Datele devin disponibile: puteți face atât sinteza, cât și analiza fără a fi nevoie să căutați niște e-mailuri, să parcurgeți tabelele sau să apelați un controler.

7. Raportare fără greșeli

Sarcina manuală nepăsătoare de a copia și lipi numere este predispusă la erori și poate submina încrederea în datele dvs. financiare. Din fericire, toate aceste sarcini grele pot fi făcute pentru tine prin Business Intelligence financiară. Utilizarea software-ului BI pentru accesul direct la date și automatizarea rapoartelor vă economisește timp, bani și, cel mai important, reputația de specialist, care „necesită zeci de ani pentru a construi și cinci minute pentru a pierde”.

În plus, BI aduce mai multă credibilitate datelor prin diferențierea între datele bune și cele rele. Analiza corectă este posibilă numai atunci când datele sunt de calitate decentă. De aceea nu este suficient să strângi informații. Procesul ETL, care se află în nucleul sistemelor BI, este conceput pentru a asigura o bună calitate a datelor din depozit prin standardizare și eliminarea duplicatelor.

În plus, sănătatea datelor poate fi menținută prin efectuarea de audituri regulate sau colaborarea cu experți de încredere în date, care știu exact ce pași trebuie să ia pentru a optimiza calitatea datelor.

8. Vizibilitatea întregii organizații

Ceea ce are cel mai mult nevoie un CFO este un ghișeu unic pentru toate informațiile financiare. Înarmați cu tablouri de bord calibrate care urmăresc datele din întreaga companie, C-suites pot detalia raportarea pentru a găsi răspunsuri la orice întrebări legate de financiar. Cum se compară costurile producției de unități similare la diferite întreprinderi? Sunt volumele noastre de producție diferite față de aceeași perioadă a anului trecut? Care sunt factorii determinanți ai variațiilor? Cum corespunde performanța noastră cu prognoza și bugetul? Care sunt articolele cu mișcare lentă care ar trebui să fie eliminate din lanțul de aprovizionare? Vorbind despre asta, BI face o treabă grozavă acoperind acea parte a afacerii.

Acum, să răspunzi la aceste întrebări este o joacă de copii. Și, pe deasupra, a devenit mult mai ușor de explicat corelația dintre numere lucrătorilor non-financiari.

— Nastassia Naruta, controlor financiar pentru un producător german de electrocasnice premium

9. Date consumabile

Analiza financiară a afacerilor nu a fost niciodată atât de clară precum a făcut-o tehnologia BI. Tipare și tendințe ascunse, conexiuni neevidente, oportunități neobservate și amenințări subestimate – toate ies la suprafață instantaneu atunci când sunt reflectate pe un tablou de bord. Pe lângă prezentarea conceptelor complexe într-un format digerabil, vizualizarea robustă a datelor democratizează datele și comunică perspective în întreaga organizație, determinând de ce funcționează într-un anumit mod și ce puteți face pentru a îmbunătăți cifrele.

În acest fel, instrumentele BI pentru finanțe sunt un element indispensabil al oricărei companii moderne pentru a analiza KPI-urile financiare în raport cu performanța afacerii și pentru a prezenta o viziune dinamică a tendințelor de marketing, a interesului pentru produse și a sentimentului clienților pentru a evidenția viitoare oportunități strategice.

Cum arată Business Intelligence pentru un departament financiar? O prezentare generală a unui exemplu de tablou de bord

După ce au suferit transformări, datele pot fi grupate în funcție de pachetele de rapoarte personalizate pre-construite, cum ar fi tabloul de bord CFO, briefingul evenimentului, Benchmarking etc. Mai jos am pregătit un exemplu de tablou de bord performanță financiară, care rezumă cele 10 cei mai relevanți KPI pe un singur ecran.

Rândul de sus arată profitul, vânzările, cantitatea vândută și numărul de comenzi din anul curent față de anul precedent. Al doilea rând ilustrează profiturile și vânzările pe categorii, în timp ce al treilea afișează vânzările pe marjă, precum și profiturile și marjele diferitelor subcategorii de mărfuri.

Pentru a avea o privire mai atentă și pentru a obține o mai bună înțelegere, utilizatorii pot detalia datele făcând clic pe zonele relevante, cum ar fi vânzările. Această acțiune afișează un raport specific care arată detaliile granulare pentru KPI-uri și drivere. Raportul se deschide imediat și oferă o analiză a cauzei principale a informațiilor afișate în tabloul de bord.

Nu numai șeful de finanțe poate beneficia de aceste tablouri de bord. Alți specialiști din departamentul financiar (de exemplu, controlorii financiari) îi pot folosi pentru a obține informații despre domeniile lor de interes.

Soluția BI poate fi completată și cu tehnologie AI pentru a analiza în continuare datele și a reuși analiza prescriptivă.

Obțineți un avans cu serviciile financiare BI

Toate beneficiile pe care Business Intelligence financiară le aduce organizațiilor, de fapt, pot fi combinate într-unul singur – un avantaj competitiv. Fiind capabil să automatizezi strângerea numerelor, să stochezi și să procesezi datele într-un loc unic și să le prezinți într-un format ușor de înțeles pentru toate părțile interesate, economisești o cantitate imensă de timp pentru o analiză profundă și holistică și te asiguri că luarea deciziilor este condusă mai degrabă de date. decât prin intestine. Și acest lucru vă va permite cu siguranță să vă simțiți mai confortabil pe piață și să acționați cu încredere, în timp ce cei care sunt reticenți să îmbrățișeze puterea tehnologiei vor zbura orbi.

Articolul este publicat inițial aici.