Ghidul simplu pentru planificarea evenimentelor cu șabloane editabile instantaneu

Organizarea unui eveniment ar putea fi o sarcină obositoare dacă nu aveți un plan adecvat. Cu cât evenimentul este mai mare, cu atât va trebui să vă uitați la mai multe detalii atunci când îl planificați și mai multe provocări pe care va trebui să le depășiți.

În această postare, vă vom spune cum să planificați un eveniment într-un mod simplu. Pentru a face și mai simplu pentru dvs., am adăugat și șabloane. Puteți să le editați imediat și să vă porniți proiectul.

Cum să planificați un eveniment

De la faza de pre-planificare până în ziua evenimentului, sunt atât de multe de organizat și de urmărit.

Urmați pașii de planificare a evenimentului de mai jos pentru a vă economisi timp și buget atunci când organizați o funcție de succes.

Creați o listă de verificare pentru planificarea evenimentelor

O listă de verificare poate face o mare diferență atunci când vine vorba de planificarea unui eveniment.

O listă de verificare pentru planificarea unui eveniment vă va ajuta pe dvs. și echipa dvs. să urmăriți lucrurile de care trebuie să aibă grijă și să le execute fără probleme.

Mai jos este un șablon de listă de verificare pentru planificarea unui eveniment sub forma unei hărți mentale. Îl puteți personaliza în funcție de evenimentul dvs. și vă puteți invita echipa să colaboreze la el și în timp real.

Stabiliți un obiectiv pentru eveniment

Stabilirea scopului evenimentului dvs. este unul dintre primele lucruri pe care trebuie să le faceți atunci când planificați un eveniment. Obiectivele pot fi diverse; venituri, atenția presei, strângerea de fonduri, numărul de participanți, lansarea unui nou produs etc.

Definiți scopul evenimentului dvs. sau ce doriți să realizați cu el. Și asigurați-vă că obiectivul pe care l-ați stabilit respectă criteriile SMART sau, cu alte cuvinte, este specific, măsurabil, realizabil, realist și oportun.

Organizează-ți echipa

Formează o echipă competentă care te poate ajuta să atingi obiectivul pe care ți l-ai stabilit și îți poți delega munca fără să stai pe gânduri.

O organigramă precum cea de mai jos vă poate ajuta să clarificați rolurile și responsabilitățile și relațiile de raportare dintre membrii echipei.

Pe măsură ce atribuiți fiecărui membru responsabilități, este, de asemenea, important să găsiți modalități de a comunica cu ei (de exemplu, software de chat, e-mail etc.) pe parcursul procesului de planificare. Și nu uitați să organizați întâlniri regulate ale comitetului pentru a discuta progresul planificării și orice probleme.

Creați o cronologie de planificare a evenimentelor pentru a evidenția sarcinile individuale pe care trebuie să le finalizați și termenele limită relevante. Vă va ajuta echipa să țină evidența lucrurilor.

Stabiliți-vă bugetul

Înainte de a începe să planificați, trebuie să vă luați în considerare bugetul și să vedeți dacă nevoile de planificare a evenimentului sunt aliniate cu acesta.

Următoarele sunt domeniile cheie pentru care trebuie să alocați bani (stabiliți costuri realiste pentru fiecare articol) atunci când stabiliți un buget. Este posibil ca unele dintre aceste articole să nu aibă costuri fixe, dar este important să faceți estimări brute pentru a decide dacă vă puteți permite cu adevărat.

• Locul de desfășurare – Acest lucru ar putea include plățile pe care trebuie să le efectuați pentru închiriere(e) pentru hol/camere, depozite de garanție, parcare etc.
• Personal – Luați în considerare bugetul pe care trebuie să-l alocați pentru mesele, transportul și cazarea personalului, mai ales dacă evenimentul este în afara orașului.
• Mâncare și băuturi: mâncarea și apa sunt articole esențiale de care aveți nevoie pentru eveniment. Luați în considerare mai multe opțiuni de catering până când găsiți una care se potrivește nevoilor și bugetului dvs.
• Divertisment – ​​Veți avea nevoie de muzicieni, DJ sau difuzoare? Alocați bani pentru ei, precum și costurile de transport și locuință asociate.
• Decorațiuni – Dacă urmează să decorați sala de evenimente sau scena cu flori, lumini etc. trebuie să estimați costul și pentru ele.
• Marketing – Acest lucru ar trebui să includă orice bani pe care va trebui să-i cheltuiți pentru efortul dvs. de a vă promova evenimentul, fie că este vorba despre reclame Facebook sau postere și fluturași.
• A/V – Acesta include toate echipamentele precum microfoane, difuzoare, WiFi, cabluri, proiectoare etc.

Invitați membrii echipei care se ocupă de diferite domenii să completeze tabelul cu costurile relevante.

Stabilește data și rezervă-ți locul

Este posibil să aveți o dată prestabilită dacă este un eveniment care se repetă. Cu toate acestea, dacă depinde de tine, iată câteva lucruri la care trebuie să fii atent.

• Ai timp suficient pentru a planifica înainte de ziua evenimentului?
• Omite sărbătorile precum sărbătorile religioase sau statutare
• Verificați dacă programele participanților cheie sunt gratuite în ziua respectivă
• În funcție de locație și de tipul evenimentului, luați în considerare vremea
• Și, în caz, alegeți a doua cea mai bună întâlnire

Odată ce ați selectat o dată, începeți să căutați o locație care se potrivește nevoilor dvs. Și aici trebuie să luați în considerare

• Dacă este disponibil la data și cu cât timp în avans trebuie să îl rezervați
• Politicile lor de plată, rambursare și anulare
• Indiferent dacă se potrivește tipului de eveniment pe care îl planificați
• Locația oferă echipament A/V, WiFi?
• Aranjarea locurilor și nevoile dvs. de parcare

Identificați parteneri și sponsori

Organizațiile comunitare și sponsorii corporativi vă pot ajuta să reduceți costurile, să găsiți mai multe oportunități de publicitate, să vă extindeți audiența și să vă ajute la planificarea evenimentului. Și atunci când cauți parteneri, trebuie să te asiguri că viziunea lor o completează pe a ta.

Comercializează-ți evenimentul

Există diferite moduri de a vă promova evenimentul. În funcție de cea mai bună modalitate de a ajunge la publicul țintă, puteți utiliza marketingul prin e-mail, fluturași, rețelele sociale, TV, radio sau invitații etc.

Pregătiți-vă materialul de marketing așa cum vă permite bugetul. Acestea ar putea include logo-uri, bannere, postere, fluturași, invitații, buletine informative etc.

Pregătiri finale

Evenimentul tău mai este la doar câteva zile și mai sunt câteva lucruri pe care trebuie să le faci pentru a evita orice eșec.

• Verificați cu furnizorul dvs. de catering și confirmați meniul, prezentarea alimentelor și detaliile de servire etc.
• Asigurați-vă că locația este pregătită pentru a fi configurată la data și ora pentru care ați rezervat-o
• Verificați toate celelalte echipamente de care aveți nevoie pentru eveniment. Nu uitați să le testați pentru a vedea dacă funcționează când le configurați în sfârșit.
• Creează un program de evenimente atât pentru tine, cât și pentru echipa ta

• Trimiteți mementouri participanților, prezentatorilor/vorbitorilor, sponsorilor și partenerilor

Sunteți gata să vă planificați următorul eveniment?

Indiferent dacă sunteți un planificator de evenimente cu experiență sau un începător, sperăm că acești pași vă vor ajuta să (re)organizați eficient procesul. Aveți pregătite instrumentele potrivite și echipa potrivită și sunteți gata de plecare. Asigurați-vă că utilizați șabloanele noastre de planificare a evenimentelor atunci când vă planificați următorul eveniment.

Aveți vreun sfat de planificare a evenimentelor de împărtășit cu noi? Anunțați-ne în secțiunea de comentarii de mai jos.