Cum să pregătiți un plan de urgență de succes al unui proiect? | # 21 Începeți cu managementul de proiect

Cum să pregătiți un plan de urgență? Cel mai bine este să luați o abordare pas cu pas atunci când o puneți jos. În acest fel, atunci când vine criza, puteți ajunge calm la folderul descris ca „Planul B”.

Planul de urgență al proiectului – cuprins:

1. Introducere
2. Când merită schimbarea planului de implementare a proiectului?
3. Planul B: pentru oportunități și amenințări
4. Cum să pregătiți un plan de urgență?
5. rezumat

Introducere

Un plan de urgență al proiectului este creat pe baza unei analize a zonelor de risc. Scopul său este de a minimiza pierderile atunci când lucrurile nu merg conform planului și, de asemenea, de a profita de oportunitățile neprevăzute care apar pe parcurs. Cu alte cuvinte, planul de urgență servește la optimizarea modului de răspuns la riscuri.

Poate include idei de răspuns la o urgență sau atunci când apar oportunități neașteptate de creștere. De exemplu, poate include idei pentru obținerea de finanțare suplimentară dacă bugetul este depășit sau apare un investitor promițător. Un plan de urgență poate indica și varianta realocării responsabilităților în cadrul echipei în cazul absenței bruște a unui specialist cheie sau a posibilității de a angaja o persoană suplimentară. Întocmirea unui plan de urgență vă permite, de asemenea, să definiți condițiile care definesc situația pieței în care întreg proiectul ar trebui oprit imediat. Dar când ar trebui luată o decizie de implementare a unui Plan B? Și cum să creezi un plan de urgență pentru a te pregăti pentru scenariile cele mai probabile?

Când este o idee bună să schimbați planul de implementare a proiectului?

Riscurile însoțesc implementarea oricărui proiect. Ar trebui să fie evaluat în stadiul de inițiere și apoi monitorizat pe toată durata sa. Potrivit PMBOK, cel mai eficient este să răspundem proactiv la schimbări, adică să ajustați cursul acțiunii la condițiile înainte ca riscurile să atingă un punct critic și să acceptați riscurile de un anumit nivel și să vă abțineți de la a le evita cu orice preț.

Implementarea unui plan de urgență ar trebui să depindă de mai mulți factori. În primul rând, răspunsul ar trebui să fie:

• adecvate nivelului de amenințare – adică nu întrerupem proiectul deoarece Managerul de proiect este răcit,
• realist – adică ținând cont de contextul apariției amenințării, de exemplu, dacă prețul materiilor prime crește rapid în întreaga țară, nu ne facem timp să căutăm un furnizor mai ieftin,
• luate în mod conștient de o persoană care va purta responsabilitatea pentru aceasta în prealabil, după ce a luat în considerare diverse opțiuni de răspuns.

De foarte multe ori, un plan de urgență permite ca situația să fie rapid sub control. Cu un mod bine conceput de a răspunde la evenimente neașteptate, proiectul poate reveni pe calea normală de implementare. Cu toate acestea, uneori implementarea unui plan de urgență implică remodelarea unor zone importante ale proiectului.

Planul B: pentru oportunități și amenințări

Ce tipuri de riscuri ar trebui să li se acorde o atenție deosebită? Planul de implementare al unui proiect merită schimbat în două cazuri: când va ajuta la evitarea unui dezastru sau la obținerea unor rezultate semnificativ mai bune. Schimbarea planului atunci când riscurile cresc este de obicei însoțită de probleme precum:

• întârzierea implementării proiectului,
• depasirea bugetului,
• probleme tehnice și defecțiuni ,
• probleme de echipa,
• pierderea încrederii părților interesate.

În schimb, oportunitățile care determină trecerea la Planul B includ, dar nu se limitează la:

• noi oportunități tehnologice,
• excedente bugetare,
• eficiență mai mare decât cea așteptată a muncii echipei,
• o creștere bruscă a cererii pentru produsele sau serviciile vizate de proiect.

Cum să pregătiți un plan de urgență?

Ar trebui să elaborăm un plan de urgență în paralel cu planul de proiect pe care intenționăm să îl implementăm. Analizând reperele necesare atingerii obiectivului proiectului, este mai ușor să ne imaginăm posibilitățile și riscurile care pot însoți acțiuni specifice.

Un bun plan de urgență ia în considerare riscurile cu cea mai mare probabilitate de apariție. Acest lucru se datorează faptului că este imposibil să vă pregătiți pentru toate situațiile și este ineficient să creați planuri de acțiune în cazul unui atac al unei civilizații extraterestre.

Cu toate acestea, un manager de proiect cu experiență poate anticipa cele mai probabile zone de risc. De exemplu, într-un proiect de construire a unui software pentru un client, un risc major va viza schimbarea cerințelor. Și tocmai pentru o astfel de circumstanță ar trebui să avem un plan pregătit. De exemplu, trebuie să ne asumăm în prealabil și să scriem în contract criterii de acceptare bine definite, precum și condițiile pe care trebuie să le îndeplinească produsul finit, împreună cu metodologiile agile adoptate având în vedere acest tip de proiect.

Deși fiecare proiect necesită un tratament individual, merită să aveți în vedere câteva principii pentru pregătirea unui plan de urgență:

1. Anticipați riscul. Nu poate fi evitată, așa că e mai bine să o întâlnești direct.
2. Pregătiți un plan detaliat de acțiune pentru scenariile cele mai probabile. O schiță generală nu va ajuta într-o criză.
3. Folosiți amenințarea ca pe o oportunitate de schimbare. Poate că va face proiectul mai de succes decât ați anticipat.
4. Nu încerca să explici totul echipei. Majoritatea membrilor echipei nu au în cap un plan pentru întregul proiect, așa că s-ar putea să nu fie conștienți de implementarea lui. Spune-le doar ceea ce are legătură directă cu munca lor.
5. Ajutați echipa să treacă prin schimbare. Dacă schimbările implică modul în care proiectul este implementat sau modul în care echipa lucrează împreună, acordați o atenție deosebită dacă toată lumea este familiarizată cu noul mod de a face lucrurile.

rezumat

Un plan de urgență este o modalitate de a aborda în mod proactiv riscurile dintr-un proiect. Vă permite să reduceți pierderile din situații de urgență, cum ar fi livrările întârziate sau pierderea unui client. De asemenea, vă permite să profitați de oportunitățile viitoare care oferă posibilitatea de a atinge obiectivul proiectului mai rapid sau mai bine.

Dacă vă place conținutul nostru, alăturați-vă comunității noastre de albine ocupate pe Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.

Autor: Caroline Becker

În calitate de manager de proiect, Caroline este expertă în găsirea de noi metode de a proiecta cele mai bune fluxuri de lucru și de a optimiza procesele. Abilitățile ei de organizare și capacitatea de a lucra sub presiunea timpului o fac cea mai bună persoană pentru a transforma proiectele complicate în realitate.

Vizualizați toate postările

Începeți cu managementul de proiect:

1. Ce este un proiect?
2. Ce este managementul de proiect?
3. Cum să gestionezi proiectele?
4. Metode de management de proiect
5. Tipuri de proiecte
6. 4 exemple de proiecte
7. Prioritizarea proiectelor
8. Domenii de activitate a proiectului
9. Definiția succesului în managementul proiectelor
10. De ce să folosiți software de management de proiect?
11. Cum să alegi cel mai bun software de management de proiect?
12. Prezentare generală a software-ului de management de proiect
13. Ciclul de viață al proiectului
14. Pentru ce este viziunea proiectului?
15. Scopul proiectului. Ce este și cum să o definești bine?
16. Faza de inițiere a proiectului - la ce să acordați atenție?
17. Domeniul planificarii in managementul proiectelor
18. Ce este un program de proiect și pentru ce este acesta?
19. Cum să folosiți reperele într-un proiect?
20. Execuția proiectului
21. Cum să pregătiți un plan de urgență de succes al unui proiect?
22. Importanța închiderii proiectului
23. Eșecul proiectului. 5 motive pentru care proiectele eșuează
24. 4P de management: proiect, produs, program și portofoliu
25. Cele mai importante sarcini și responsabilități ale managerului de proiect
26. Cele mai utile abilități de manager de proiect
27. Cum să devii manager de proiect?
28. 5 cărți pe care fiecare manager de proiect ar trebui să le citească
29. Cum să înființezi o echipă de proiect?
30. Structura de defalcare a muncii - cum să delegeți munca într-un proiect?
31. Cum să conduci o echipă în timpul muncii hibride?
32. Provocări cu care se confruntă managerii de proiect atunci când lucrează cu o echipă
33. Tipuri de întâlniri de proiect
34. Monitorizarea proiectului. Ce parametri de urmărit?
35. Cum să scrii un convingător
36. Cum să definești domeniul de aplicare al unui proiect și să eviți modificarea domeniului de aplicare?
37. Studiu de fezabilitate – putem implementa acest proiect?
38. Analiza de risc în proiecte și instrumente pentru facilitarea acestuia
39. Cum se creează o carte de proiect?
40. Ce este un registru al părților interesate?
41. Diagrama Gantt în planificarea managementului de proiect
42. Cum se creează un buget de proiect?
43. Managementul timpului în proiect
44. Cum se creează un registru de risc de proiect?
45. Strategii de management al riscului de proiect
46. Marketing de proiect
47. Surse și zone de schimbare în proiect
48. Modele de schimbare a managementului proiectelor
49. Ce urmează după Agile? Metode în managementul proiectelor