Cum să vă pregătiți pentru o ședință a consiliului de administrație pentru a vă asigura că o zdrobiți
Publicat: 2019-04-10Creați un set de KPI pentru modul în care gestionați afacerea
Decide care sunt problemele tale cele mai strategice
Scoateți pachetul financiar cu 72 de ore în avans
Majoritatea reuniunilor consiliului de administrație sunt actualizări administrative care realizează foarte puțin în afară de informarea membrilor consiliului de administrație despre performanța companiei de la ultima ședință a consiliului de administrație.
Aceasta este cu siguranță o funcție a fiecărei consilii, dar dacă consiliul tău este „încrederea creierului” tău și oamenii pe care îi poți folosi cel mai mult ca o placă de resonare care să te ajute să iei cele mai dificile decizii în compania ta și dacă este singurul grup cu adevărat la curent cu cea mai confidențială informațiile și cele mai grele alegeri ale tale, atunci este păcat dacă nu obții mai multă valoare.
De asemenea, este adevărat că vor exista momente grele în călătoria companiei tale în care vei dori să poți purta oamenii în spatele deciziilor grele pe care le dorești. Când oamenii rezolvă probleme CU tine, sunt mai mult acceptați pentru că fac parte din soluție. Dacă au primit doar actualizări, atunci nu vă așteptați să fie implicați în decizii grele atunci când aveți inevitabil ședința consiliului de administrație în care veștile nu sunt pozitive.
Dacă acceptați argumentul că un consiliu puternic vă poate ajuta de fapt, atunci această postare vă va prezenta cum să vă ajute să aveți întâlniri mai productive, pregătindu-vă în mod corespunzător în avans.
Cum funcționează majoritatea pregătirii ședințelor consiliului
Am stat pe panouri de tehnologie de două decenii, așa că am ceva experiență cu ceea ce nu merge bine. Următoarea este o narațiune, dar dacă aveți multă experiență la bord, bănuiesc că vă va suna prea familiar.
- Se programează ședința Consiliului
- Nimeni nu se gândește prea mult la asta până cu o săptămână sau două înainte
- Echipa de management are o luptă de ultim moment pentru a strânge materialele
- Managementul este foarte concentrat pe munca de zi cu zi de... câștigarea clienților, semnarea dezvoltatorului de afaceri, livrarea produsului... așa că această pregătire este un „exercițiu de incendiu” de ultim moment și este văzută ca o ușoară distragere a atenției. Dacă sunt interogați cu o săptămână înainte de ședința consiliului, un număr mare de fondatori ar spune: „Aș dori să putem amâna această întâlnire cu câteva săptămâni” sau „Chiar aș putea să nu am această ședință a consiliului deloc”.
- Tabloul de bord și informațiile financiare ajung cu o seară înainte de întâlnire. Investitorii care călătoresc ajung la hotelurile lor târziu în noapte. Ei decid să se trezească devreme pentru a citi materialele. Îl scanează rapid înainte de micul dejun. Ei se reorientează cu numerele, astfel încât să nu fie prinși neprevăzuți în întâlnire. În oraș, membrii consiliului de administrație îl scanează doar pentru că și ei au ședințe de dimineață înainte de începerea ședinței consiliului. Foarte puțini oameni apar cu un simț puternic al „ce ar trebui să facem” sau gata să se aplece într-o conversație productivă
- Situațiile financiare au fost pregătite de VP-ul Finanțe / CFO. Deck-ul în sine a fost produs de un comitet de lider de echipă funcțional căruia i s-a cerut să facă 5-7 diapozitive fiecare pentru o actualizare. Sunt prea multe pagini. Trece testul de greutate. Niciun membru al consiliului nu va citi cu adevărat și nu va fi atent la întregul pachet și nicio echipă nu poate trece prin întreaga prezentare din ședință. Așa că, la sfârșitul întâlnirii, oamenii se vor lupta să ia deciziile reale fără suficient timp sau considerație.
- Firma de avocatură și-a făcut treaba de pregătire a cererilor de opțiuni pe acțiuni, a proceselor verbale de ședință a consiliului de administrație, a evaluărilor 409a. Acestea sosesc în același timp, așa că având în vedere alegerea de a citi pachetul și situația financiară sau aceste chestii, membrii consiliului nu au citit în prealabil toate aceste materiale.
- Începe întâlnirea. Probabil începe târziu. Consiliul trece prin aprobări ale administratorului. Nimeni nu știe câte acțiuni în circulație sunt în companie, așa că nimeni nu știe cu ce procent sunt egale cele 22.475 de acțiuni ale lui Mary. Timpul de administrare trece în calcul. CEO-ul solicită ca procesul-verbal al consiliului să fie aprobat de data trecută. Nimeni nu știe cu ușurință despre ce s-a discutat data trecută, dar minutele sunt la nivel înalt, așa că nimănui nu-i pasă. O persoană le-a citit, așa că consiliul spune: „dacă e bine, sunt bine” și sunt aprobate.
- Fiecare șef de secțiune își citește cele 5-7 diapozitive. CEO-ul a bugetat 20 de minute pentru fiecare secțiune, dar primele 3 durează 35 de minute fiecare, așa că suntem deja în urmă. Facem o cercetare profundă în domeniul financiar. Avem câteva dezbateri în fiecare funcție pentru că asta fac oamenii. Dacă puneți 5 diapozitive despre „ce ar trebui să comandăm pentru prânz astăzi”, consiliul va petrece 30 de minute pentru a dezbate asta. Oamenii dezbat informațiile pe care le pui în fața lor. Nu puneți niciodată informații în fața oamenilor dacă nu doriți să fie discutate. Probabil că nu va exista nicio dezbatere coerentă și structurată despre cele mai importante elemente din companie decât dacă le puneți în fața oamenilor sau dacă nu este un membru al consiliului de administrație cu experiență. o escaladează.
- Membrii consiliului de administrație pleacă pentru că ședința se termina și fiecare are următoarea întâlnire. Consiliul nu a convenit prea mult pe fond, chiar dacă s-a discutat. Oamenii sunt mai mult sau mai puțin actualizați. Dacă compania se descurcă uimitor de bine, toată lumea pleacă bine dispusă. Dacă au existat eșecuri, toată lumea începe să se îndoiască, dar nimeni nu spune nimic prea substanțial, pentru că, ei bine, nu a fost alocat timp pentru a îmbunătăți cu adevărat lucrurile.
Aceasta nu este o narațiune a fiecărui consiliu sau a fiecărei ședințe de consiliu, dar nu este departe de multe consilii și ședințe de consiliu. Ar trebui să vă fie ghidul pentru ceea ce trebuie evitat. Aceasta este ceea ce aș putea numi „ședința consiliului de inerție” pentru că, dacă nu depuneți timp și efort în modul în care puteți obține cea mai mare valoare din ședințele consiliului dvs. în avans - este puțin probabil să obțineți valoare în ziua respectivă.
Cum să vă faceți ședința consiliului de administrație cu adevărat eficientă
Creați un set de KPI pentru modul în care gestionați afacerea
Ar trebui să începeți cu un set puternic de indicatori cheie de performanță (KPI) pentru modul în care vă conduceți afacerea, pe care echipa executivă îl folosește, indiferent de comunicările consiliului. Știu că este evident, dar constat că multe echipe de management nu sunt disciplinate cu privire la modul în care măsoară succesul (altul decât raportarea financiară standard - și chiar și asta poate fi „locul pantalonilor” uneori).
Odată ce aveți KPI-uri pentru modul în care gestionați, ar trebui să le rulați de către membrii consiliului de administrație pentru a afla dacă ei cred că vă scapă ceva. Fă-i să lucreze pentru a conveni cum ar arăta succesul. Adesea, membrii consiliului nu fac treaba pentru a spune „ce valori am dori să vedem”. Uneori nici nu știu.
Orice membru grozav al consiliului de administrație ar trebui să vă spună: „Vă rugăm să nu creați nicio măsurători de performanță sau materiale care să analizeze afacerea pe care nu o creați deja pentru uzul propriului management”.
Niciun consiliu grozav nu vrea să fii distras să faci o grămadă de analize financiare care sunt strict în scopuri de consiliu. Dacă dezvoltați un set puternic de KPI pentru modul în care vă gestionați afacerea și apoi dezvoltați un pachet obișnuit pe care consiliul este obișnuit să vadă că nu ar trebui să necesite muncă suplimentară pentru a pregăti pachetul trimestrial de indicatori.
Decideți care sunt problemele dvs. cele mai strategice
Cu aproximativ 6 săptămâni înainte de ședința consiliului, ar trebui să vă întâlniți cu echipa executivă care participă sau se pregătește pentru ședințele consiliului de administrație și să conveniți asupra celor mai importante probleme la care lucrează compania. Acestea pot include: Strângerea de fonduri, alegerile de dezvoltare a produselor, vânzările, eficiența marketingului, concurența, dezvoltarea afacerii, fuziuni și achiziții... orice.
Dar care sunt PROBLEME-CHEIE cu care se confruntă managementul. Puteți scrie acest lucru ca narațiune în 3-5 puncte cheie. Când le-ați identificat, puteți conveni asupra elementelor pe care le considerați relevante pentru bord. Există trei teste dacă acest lucru este relevant pentru următoarea ședință a consiliului
- Trebuie să dezvălui acest articol consiliului de administrație, astfel încât să nu fie surprinși mai târziu de el. Poate fi o veste bună sau poate fi o veste proastă, dar NU POATE fi o surpriză
- Aceasta este o problemă care se ridică și aș dori să obțin informațiile mele pentru a mă asigura că mă gândesc corect la asta
- Acesta este ceva care necesită aprobarea consiliului de administrație. Un exemplu evident este un buget anual și acesta este, de obicei, o mare parte din cel puțin una dintre reuniunile anuale ale consiliului dumneavoastră. Mai poate fi vorba de compensații executive, o abatere mare de la buget, creșterea datoriilor, un RIF (reducere în vigoare), etc.
Creați o strategie scurtă / pachet de discuții
Recomandat pentru tine:
Antreprenorii nu pot crea startup-uri durabile și scalabile prin „Jugaad”: Cit...
Cum va transforma Metaverse industria auto din India
Ce înseamnă prevederea anti-Profiteering pentru startup-urile indiene?
Cum startup-urile Edtech ajută forța de muncă din India să își îmbunătățească abilitățile și să devină pregătite pentru viitor...
Stocuri de tehnologie New-Age săptămâna aceasta: problemele Zomato continuă, EaseMyTrip postează Stro...
Startup-urile indiene iau comenzi rapide în căutarea finanțării
Creați o prezentare de 5-10 pagini în software-ul dvs. de prezentare preferat pentru orice problemă cheie cu care vă confruntați. Este un fel de „primare” pentru consiliu sau, așa cum o numesc unii directori generali, o „precitire”. Acesta este un mod de a încadra problema despre care doriți să vorbiți. Dacă aveți unele valori cheie sau cifre financiare care se potrivesc cu pre-citirea, chiar mai bine.
Exemplu: ne gândim să lansăm o nouă linie de afaceri
- Produsul nostru actual are o marjă brută de doar 30%.
- Am putea crește prețul, reduce costurile sau menține marja constantă și vindem mai multe unități
- Dacă creștem prețul, ne facem griji cu privire la concurență, deoarece avem concurenți deja sub nivelul nostru de preț
- Putem reduce costurile, dar ne va dura 12 luni pentru a reduce lista de materiale
- Putem rămâne constant, dar având în vedere costurile de achiziție a clienților noștri, suntem îngrijorați că nu vom crește profitabil
- Prin urmare, am dori să lansăm un produs adiacent. Credem că va avea o rată de atașare de 30% la produsul nostru principal. Produsul nostru adiacent are marje brute de 70%, așa că, dacă putem obține chiar și o rată de atașare de 20%, putem menține prețurile constante pentru produsul nostru principal și putem crește marja totală de la 30% la 38%
Toate acestea sunt inventate, dar un exemplu despre cum ar putea arăta un singur pachet de discuții de 5-7 pagini și ce subiect ar putea acoperi. Este această muncă suplimentară în comparație cu prezentarea la o ședință a consiliului de administrație și prezentarea financiară? Sigur. Dar este o disciplină grozavă chiar și pe plan intern pentru a-ți rezolva cele mai importante decizii.
Creați o agendă de consiliu
Aș crea o agendă a consiliului în avans, cu accent deosebit pe subiecte și pe alocarea timpului. Fii foarte specific și intenționat cu privire la cât timp intenționați să petreceți în fiecare zonă. Mă surprinde cât de prost sunt majoritatea forumurilor despre managementul timpului și cât de mult timp alocă panourile subiectelor mai puțin importante și rămân blocate grăbindu-se la subiecte mai importante.
Agenda ar trebui să aibă un scop. Gândește-te la obiectivele zilei, ce este important pentru tine și cât timp vrei să aloci pentru aceasta. Dacă începi cu admin (evaluări 409a, alocări mici de opțiuni pe acțiuni, minute de consiliu) și apoi mesteci 20 de minute cu asta - este vina ta.
Urăsc să încep cu lucruri neimportante. Călătorim cu avionul pentru a sta în jur, având în vedere 0,02% subvenții de acțiuni? În mintea mea, lucrurile cele mai puțin importante ar trebui să fie la sfârșitul întâlnirii. În acest fel, dacă sunteți strâns de timp, fie grăbiți administratorul (dacă este într-adevăr doar administrator) la sfârșit SAU îl puteți aproba printr-un UWC (consimțământ unanim în scris) după ședința consiliului sau programați un apel administrativ de 15 minute. între sesiunile consiliului de administrație pentru a aproba acest lucru.
Păstrează-ți agenda pentru lucrurile care contează cel mai mult pentru tine.
Obțineți pachetul financiar cu 72 de ore în avans
Peste 90% din pachetele financiare ies cu 1-2 zile înainte de ședința consiliului și cred că 65% vin cu o zi înainte. Există un mod limitat pentru membrii consiliului de a le citi, de a le digera, de a le compara cu ultima ședință de consiliu, de a scrie întrebări.
Nu este de mirare că ședința consiliului dumneavoastră devine o ședință de actualizare financiară. Nu vă puteți aștepta ca membrii consiliului dvs. să primească un pachet la prânz cu o zi înainte de o întâlnire a consiliului, dar apoi să nu aibă alte 3 întâlniri cu o zi înainte, așa că în cel mai bun caz, probabil că le citesc seara. Dacă stabiliți un model cu 3 zile în avans (72 de ore), nimeni nu are o scuză pentru a nu le citi și aveți motive solide pentru a nu face o scufundare profundă asupra lor în timpul ședinței consiliului.
Trimiteți-vă agenda fiecărui membru al consiliului în mod individual / Configurați apeluri în avans
Trimiteți agenda în avans și solicitați „preapeluri” pentru a vedea dacă doresc să adauge articole pe ordinea de zi a consiliului sau dacă consideră că aceste subiecte sunt cele potrivite. Dacă aveți timp să vă finalizați pachetul de strategii mai devreme, merită și trimis.
Cred că cei mai buni consilii de conducere, CEO-ul are apeluri de 30-45 de minute cu fiecare membru al consiliului care nu este executiv înainte de ședința actuală a consiliului de administrație pentru a parcurge situația financiară 1-1 și a parcurge informațiile despre strategie și agenda.
Cred că acest lucru este critic din câteva motive:
- Vă asigurați că fiecare membru al consiliului vă înțelege cu adevărat performanța și că apare în ziua respectivă gata pentru o discuție / dezbatere
- Puteți afla ce cred ei cu adevărat despre deciziile critice pe care trebuie să le luați. În acest fel, dacă ei cred că trebuie să adăugați la agenda dvs., puteți. Dacă nu sunt de acord cu o decizie, puteți înțelege de ce. Dacă doriți sprijinul lor pentru o decizie grea, vă puteți da seama unde se află
- Gândește-te la întâlnirea anterioară ca la un bici al Congresului „numărează votul”
- Apelurile prealabile vă ajută, de asemenea, să construiți un raport 1–1, astfel încât să aveți mai mult control asupra sălii atunci când sunteți cu toții împreună.
Este aceasta „suprahead?” Da probabil. Dar face parte din gestionarea unui consiliu, care face parte din conducerea eficientă a unei companii. Dacă gestionați pre-joc, aveți un joc mai bun. Dacă epuizați problemele financiare înainte de ședința consiliului, puteți petrece mai mult timp pentru discuții critice și mai puțin timp pentru diseminarea informațiilor.
Gânduri finale
Sunt sigur că nu toți membrii consiliului sunt de acord cu evaluarea mea cu privire la modul în care mă pregătesc pentru întâlniri grozave ale consiliului. Unii membri probabil urăsc apelurile prealabile, pe care le văd ca fiind peste. Unii membri vor probabil ca cea mai mare parte a ședinței consiliului să fie o revizuire a informațiilor financiare.
Eu personal nu cred că au dreptate, dar nu contează ce cred eu. Ceea ce contează este că îți dai seama cum să lucrezi cel mai bine cu placa TA . Decenii de experiență m-au învățat că planificarea precoce face întâlniri mult mai eficiente. Dar și mai important decât asta este să ai un consiliu care să fie de acord.
Disclaimer: Am fost pe zeci de panouri de-a lungul anilor. Nu mă refer la nicio companie individuală. Iţi promit. Dacă asta sună ca compania ta și că vorbesc despre tine - este doar pentru că așa sunt conduse > 50% din consilii.
[Această postare a lui Mark Suster a apărut mai întâi pe ambele părți ale tablei și a fost reprodusă cu permisiunea.]