Cum să preveniți suprapunerea și duplicarea muncii

Munca în echipă creează cu siguranță munca de vis – dar nu atunci când sarcinile se suprapun sau se dublează fără un rezultat pozitiv. Dublarea eforturilor sau suprapunerea muncii este cel mai mare dușman al unui manager de proiect sau al liderului, deoarece nu sunt îndreptați către obiectivul potrivit. Dublarea muncii duce adesea la epuizarea resurselor.

Să aflăm când dublarea funcționează de fapt și, dacă nu, atunci cum să o evităm.

Ce este duplicarea efortului?

Înainte de a aborda duplicarea muncii, haideți să explorăm ce înseamnă duplicarea efortului. Mai simplu spus, duplicarea efortului este atunci când două sau mai multe persoane fac același efort pentru a face o sarcină similară. Dublarea eforturilor înseamnă mai puțină productivitate? Cheia aici este rezultatul. Dacă rezultatul rămâne neschimbat, în ciuda eforturilor duplicate, atunci ar fi neproductiv. Cu toate acestea, atunci când puteți obține un rezultat diferit prin duplicarea eforturilor, atunci poate fi productiv.

De exemplu, să luăm în considerare un scenariu într-o fabrică de producție de jucării. Un muncitor dintr-o linie de producție are nevoie de o oră pentru a împacheta 25 de cutii de mașini de jucărie. Adăugați un alt lucrător pe aceeași linie. Acum aveți doi muncitori, fiecare împachetând 25 de cutii de mașini de jucărie pe oră. Acest lucru duce la un rezultat de 50 de mașini de jucărie pe oră. În acest caz, rezultatul se dublează din cauza dublarii eforturilor; crescând astfel productivitatea.

Imaginați-vă că departamentul de marketing al aceleiași fabrici efectuează cercetări privind introducerea unei noi jucării pentru a viza vânzările sezoniere. Echipa de produse a acelei companii se poate strădui să facă același lucru, fără să știe că și divizia de marketing îndeplinește aceeași sarcină. La sfârșitul zilei, directorul de operațiuni ajunge cu două rapoarte pe aceeași sarcină. Aici, dublarea eforturilor a dus la același rezultat. Pot exista perspective diferite asupra ambelor rapoarte, dar dacă cele două echipe ar fi colaborat devreme, ar fi putut identifica asemănările în eforturile lor și ar fi distribuit munca între ele pentru a produce un raport mai perspicace.

După cum puteți vedea, există doar o linie fină între duplicarea efortului și muncă. Deși duplicarea muncii nu este întotdeauna proastă, atunci când este gestionată greșit, aceasta poate duce la risipa de timp și de resurse ale unei organizații.

Cum să preveniți suprapunerea și duplicarea muncii?

Acum vă întrebați, „cum depășesc dublarea muncii?”

Primul pas este să analizați cu atenție rezultatul fiecărui efort duplicat, pentru a determina impactul acestuia asupra productivității generale. Dacă munca duplicată îi forțează pe membrii echipei să fie mai puțin productivi, atunci trebuie să luați măsuri pentru a vă asigura că munca nu se suprapune. Acest lucru este mai ușor de monitorizat în rândul echipelor individuale, unde există un manager sau un lider care să supravegheze munca fiecărui membru al echipei.

În cele mai multe cazuri, duplicarea muncii are loc în echipele interfuncționale atunci când nu există un canal adecvat de comunicare între ele. Mai jos sunt câțiva dintre pașii pe care îi puteți urma pentru a evita duplicarea lucrărilor.

Comunicați în mod regulat

Cu alte cuvinte, vorbiți, stabiliți legătura și implicați-vă! Comunicarea este primul pas în prevenirea dublarii muncii.

Dublarea muncii are loc din cauza lipsei de comunicare între echipele interfuncționale. În exemplul nostru anterior, dacă ar fi existat o linie adecvată de comunicare între echipele de marketing și de produs, acestea ar fi putut colabora și cerceta împreună. Prin urmare, este important să ne asigurăm că există un canal adecvat de comunicare între și în cadrul echipelor.

Puteți utiliza metode formale tradiționale, cum ar fi întâlnirile zilnice de planificare a muncii; sau e-mail sau aplicații precum Slack, Google Chat sau Microsoft Teams pentru a facilita comunicarea perfectă între membrii echipei.

În organizațiile mari, poate să nu fie practic să aveți întâlniri regulate; dar liderii de echipă se pot recunoaște reciproc despre proiectele în care sunt angajați.

Canalele de comunicare eficiente au devenit mai importante acum ca niciodată. Acest lucru se datorează tendinței crescute în rândul companiilor de a recurge la structuri de lucru la distanță. În acest context, este necesară o comunicare constantă pentru a păstra transparența muncii, construind în același timp relații de echipă.

Urmăriți și măsurați progresul

Este important să urmăriți sarcinile alocate fiecărei echipe și să măsurați progresul. Colaborați cu membrii echipei și aveți un plan de acțiune pentru a enumera toate sarcinile care trebuie îndeplinite. Efectuați acest exercițiu atunci când începeți un nou proiect sau desfășurați sarcini zilnice. Aveți discuții cu fiecare echipă pentru a stabili intervale de timp realiste pentru a realiza aceste rezultate.

Misiunile pot fi apoi urmărite pe un panou Kanban, în funcție de ordinea de prioritate. Această practică ajută la determinarea volumului de lucru care a fost finalizat, a ceea ce trebuie finalizat și unde sunt blocanții.

De asemenea, vă va oferi o înțelegere clară a locului în care este necesară atenția liderului echipei și ce măsuri trebuie luate pentru a elimina blocanții.

Creately este un spațiu de lucru vizual online care permite vizualizarea fluxurilor de lucru în timpul planificării proiectului, astfel încât dublările de lucru să poată fi identificate din timp și prevenite. Planificați fluxul de lucru al proiectului pe o diagramă a benzii de înot pentru a aloca sarcini și resurse fiecărei echipe. Vizualizarea întregului proiect pe o singură pânză poate ajuta la evitarea bătăilor de cap de a trebui să sări înainte și înapoi prin mai multe aplicații pentru urmărirea proiectelor. Creately facilitează determinarea cine face ce – eliminând astfel șansa de suprapunere a sarcinilor.

Fii transparent și fă-ți munca accesibilă

Când finalizați un proiect, lăsați o moștenire a muncii făcute. Faceți-vă munca accesibilă tuturor membrilor relevanți ai echipei din companie.

Asigurați-vă că există o bază de date care facilitează accesibilitatea fără probleme la cercetările anterioare și eforturile de proiect. Acest lucru îi va ajuta pe colegii care încearcă proiecte viitoare să adune cunoștințe despre munca finalizată, eliminând spațiul pentru duplicarea lucrărilor.

De asemenea, îi va lumina asupra rezultatelor unui potențial curs de acțiune și va face lumină asupra a ceea ce ar trebui făcut diferit.

Creately poate servi drept hub central pentru a centraliza tot conținutul proiectului, sarcinile și comunicările, de la brainstorming și planificare până la execuție. Oferă cadre personalizabile pentru maparea minții, maparea afinității, planificarea sprintului, cronologia proiectelor, maparea fluxului de lucru și multe altele. Capacitățile de colaborare ale Creately, inclusiv videoconferința în aplicație, urmărirea mouse-ului și comentariile, permit utilizatorilor să lucreze împreună și să partajeze informații fără probleme.

A doua oară este „Nu întotdeauna” farmecul

Dublarea lucrărilor nu este întotdeauna rea. Cu toate acestea, atunci când nu este îndreptată către un rezultat adecvat, duplicarea muncii poate fi consumatoare de timp și de-a dreptul plictisitoare.

Fii inteligent cu privire la modul în care îți faci munca. În mediul de afaceri de astăzi, nu mai puteți lucra în silozuri. Nu ezita să interacționezi cu colegii tăi și să ai o linie de comunicare constantă cu ei. Fiți deschisi la împărtășirea cunoștințelor unii cu alții și concentrați-vă pe atingerea obiectivelor colective. Comunicarea și colaborarea eficientă se vor asigura că toată lumea din companie face o muncă semnificativă într-o călătorie colectivă către succes.