Cum să reduceți costurile generale în 2023?

Un mediu economic în schimbare, creșterea prețurilor la materiile prime și energie și așteptările tot mai mari ale diferitelor tipuri de părți interesate (clienți, angajați, parteneri, etc.) – sunt doar câteva dintre provocările cu care se confruntă companiile mai mici și mai mari în 2023. Într-o astfel de situație , companiile care operează în diverse industrii se străduiesc să-și reducă costurile generale, adică cele legate de operațiunile zilnice – sarcina de optimizare a cheltuielilor devine mult mai importantă pentru ele decât era înainte.

Mai jos explicăm în detaliu ce categorii de cheltuieli sunt acoperite de termenul menționat mai sus, precum și punctăm cele mai eficiente modalități de reducere a costurilor generale, care, fără îndoială, merită atinse în realitatea economică actuală.

Care sunt cheltuielile generale de afaceri?

Cheltuielile generale (numite și cheltuieli indirecte sau de exploatare) se referă la cheltuielile curente pe care o companie le suportă ca parte a operațiunilor sale de zi cu zi, dar care nu sunt direct legate de producerea unui anumit produs sau de furnizarea unui anumit serviciu. Astfel, acestea sunt cheltuielile pe care firma trebuie să le acopere indiferent de nivelul producției sau vânzărilor. Acestea includ în primul rând:

• plăți de închiriere sau închiriere (închiriere sau închiriere de spații de birouri, depozite sau alte facilități),
• utilități (cheltuieli cu energie electrică, apă, gaz și alte utilități necesare operațiunilor comerciale),
• salarii și beneficii pentru personalul administrativ (plătite angajaților cu funcții de resurse umane sau financiare),
• Asigurare (atât obligatorie, cât și voluntară),
• rechizite și echipamente de birou (cheltuieli pentru echipamente de birou, calculatoare, imprimante, scanere și alte echipamente necesare operațiunilor zilnice),
• taxe și licențe (de exemplu, impozitul pe proprietate)
• amortizarea (scăderea treptată a valorii activelor în timp, care este luată în considerare în situațiile financiare),
• întreținere și reparații (creante legate de repararea echipamentelor, mașinilor și aparatelor),
• onorarii legale si contabile.

4 moduri de a reduce costurile generale

Gestionarea eficientă a costurilor generale este crucială pentru menținerea profitabilității unei companii, mai ales în perioadele de condiții economice mai puțin stabile. Din acest motiv, companiile caută modalități de a reduce aceste cheltuieli – dar fără a afecta negativ operațiunile sau calitatea produselor și serviciilor. Cele mai bune dintre acestea, care ar putea da rezultatele așteptate în 2023, sunt prezentate mai jos.

1. Negociaza aranjamente cu furnizorii

Prima modalitate de a reduce costurile generale este să negociați aranjamente cu furnizorii dvs. existenți (de exemplu, servicii de contabilitate, materiale, servicii juridice etc.), care pot necesita timp și efort, dar au potențialul de a genera economii semnificative pentru afacerea dvs. Atunci când decideți să faceți acest lucru, definiți obiectivele specifice pe care doriți să le atingeți în timpul negocierilor (de exemplu, prețuri mai mici, termene de plată mai lungi sau reduceri pentru achiziții în vrac) și ceea ce puteți oferi în schimb. De asemenea, caută furnizori mai ieftini, comparând ofertele disponibile pe piață (în ceea ce privește prețul, calitatea, termenele de plată și livrare, precum și istoricul cooperării). Ofertele pe care le găsiți pot fi un argument pentru ca furnizorii existenți să-și scadă prețurile pentru a vă păstra.

2. Externalizați procesele selectate

Externalizarea implică externalizarea anumitor sarcini sau procese către companii externe specializate în acele domenii (cum ar fi contabilitate, servicii pentru clienți, marketing, recrutare, IT sau producție). Poate ajuta la reducerea costurilor generale prin eliminarea nevoii de angajare și instruire a personalului intern, precum și de achiziționare și întreținere a echipamentelor sau a infrastructurii. Dacă doriți să utilizați această metodă, ar trebui să începeți prin a identifica procese sau sarcini din compania dumneavoastră care pot fi externalizate – adică cele care implică cheltuieli semnificative sau care necesită cunoștințe de specialitate.


3. Efectuați un audit financiar

O altă modalitate de a reduce este să faceți un audit financiar de către cineva specializat în acest domeniu. Deși acest proces este de obicei folosit pentru a exprima o opinie cu privire la acuratețea situațiilor financiare, poate fi și un instrument de înțelegere a surselor de venituri și cheltuieli. Astfel, vă va permite, de asemenea, să evaluați dacă toate costurile generale sunt necesare și rezonabile. Ca un pas următor, va fi, la rândul său, posibil să se caute zone de îmbunătățire – nu numai în reducerea acestora, ci și în creșterea profitabilității companiei prin alte mijloace.

4. Utilizați un singur instrument cuprinzător

În loc să plătiți, de obicei sub forma unui abonament pentru mai multe instrumente, căutați o alternativă care oferă toate (sau majoritatea) caracteristicilor de care afacerea dvs. are nevoie. O astfel de soluție este Firmbee, un sistem puternic de gestionare a proiectelor și a echipelor. Pe lângă defalcarea sarcinilor de proiect și atribuirea anumitor utilizatori, puteți, de asemenea, să efectuați procesul de recrutare (sistem ATS), să vă construiți bazele de date de contacte (CRM), să vă gestionați calendarul și lista de sarcini, să controlați inventarul, să pregătiți oferte pentru clienți, emit facturi și ține evidența încasărilor și cheltuielilor. Descoperiți posibilitățile Firmbee cu versiunea gratuită!

Costuri generale – rezumat

Reducerea costurilor generale, contrar aparențelor, nu înseamnă neapărat reduceri care afectează negativ funcționarea unei companii sau organizații – un termen mai bun în acest context este, fără îndoială, „optimizarea necesară a cheltuielilor”. La urma urmei, scopul oricărei afaceri este să găsească modalități de a economisi bani, menținând sau îmbunătățind în același timp calitatea produselor sau serviciilor. Primul pas pentru a face acest lucru este, fără îndoială, o analiză amănunțită a veniturilor și cheltuielilor, care va identifica domeniile în care ar trebui sau pot fi căutate economii. Aceasta poate fi urmată de determinarea pe care dintre modalitățile (inclusiv cele menționate mai sus) decide compania – în funcție de nevoile și capacitățile sale.

Dacă vă place conținutul nostru, alăturați-vă comunității noastre de albine ocupate pe Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.

Autor: Piotr Pawlowski

Product Owner cu peste 15 ani de experiență în marketing pe Internet. Fără cea mai mică problemă poate gestiona un proiect și totul este într-un singur loc. Pasionat de growth hacking, domeniile sale de interes includ managementul proiectelor, dezvoltarea afacerilor și marketingul de conținut. De asemenea, este un pasionat de resurse umane.

Vizualizați toate postările