Cum să rulați o întâlnire productivă la distanță | Cele mai bune practici și șabloane

Realitate: echipele de la distanță tind să facă mai multe întâlniri decât lucrătorii de la fața locului.

Dacă în prezent lucrați de acasă, știți că acest lucru este adevărat.

Uneori lucrurile pot părea scăpate de sub control; sunt prea multe fețe pe ecran, prea mulți oameni vorbesc deodată, unii se alătură târziu și habar nu au despre ce vorbesc toți ceilalți și apoi, dintr-o dată, toată lumea se concentrează pe pisica cuiva care a decis să se alăture apelului neinvitat.

Dar întâlnirile sunt importante. Iar pentru echipele de la distanță, este singurul lucru care ajută la menținerea pe toți aliniați, indiferent unde se află.

Mai jos sunt enumerate câteva practici care vă vor ajuta să organizați o întâlnire la distanță extrem de eficientă din confortul propriei case.

Ești gata să te scufunzi?

Cele mai bune practici pentru întâlniri la distanță

1. Identificați participanții și ajutați-i să se pregătească

Decizia cine trebuie să participe la întâlnire depinde de scopul real al acesteia.

Și atunci când planificați o întâlnire virtuală, trebuie să fiți mai atent la cine participă la întâlnire, deoarece pot exista limitări în instrumentele pe care le utilizați, mai multe fusuri orare și programe conflictuale.

Este esențial să verificați cu propriul program al participanților înainte de a stabili o oră pentru întâlnire.

Într-un birou, puteți fi mai lejer în privința agendei, deoarece puteți împărtăși mai multe informații în timp ce luați prânzul, vă treceți pe lângă alții pe hol, vorbiți unul cu celălalt etc.

O întâlnire virtuală necesită totuși mult mai multă pregătire în avans.

Este important să trimiteți agenda, împreună cu scopul/scopul întâlnirii și linkuri către resurse suplimentare sau aplicații pe care le veți folosi în timpul discuției cu câteva ore mai devreme, dacă nu cu o zi înainte.

Acest lucru va permite participanților să se pregătească pentru ceea ce urmează, instalând orice software necesar, citind, cercetând, programând întâlnirea în ziua lor și având grijă de orice alte cerințe tehnice. În același timp, clarificați rolurile pe care fiecare participant va trebui să le joace în timpul întâlnirii.

2. Clarificați orientările privind întâlnirile la distanță

Respectarea regulilor ajută la gestionarea mai bine a lucrurilor.

Clarificați ce așteptați de la fiecare participant să facă/să contribuie și cum ar trebui să se comporte o dată online (adică ar trebui să aștepte până când altcineva termină de vorbit înainte de a-și exprima părerea, dacă are camera pornită și microfonul dezactivat în timp ce alții vorbesc etc.) .).

Puteți menționa aceste instrucțiuni în e-mailul introductiv pe care îl trimiteți împreună cu agenda. Sau acordați-vă câteva minute pentru a le menționa la începutul întâlnirii.

În același timp, participanții pot contribui la menținerea eficienței lucrurilor urmând aceste reguli simple de etichetă a întâlnirilor online.

• Imbraca-te potrivit
• Asigurați-vă că aveți o pregătire profesională și adecvată pentru lucru (adică fără paturi, camere dezordonate etc.)
• Opriți microfonul când nu vorbiți
• Nu te distras. Nu vă uitați la telefon, nu tastați pe tastatură și nu lucrați la alte sarcini atunci când altcineva este prezent
• Pune telefonul în tăcere și dezactivează alte notificări
• Asteapta-ti randul. Nu întrerupeți în timp ce ceilalți vorbesc sau vorbesc asupra lor
• Dacă aveți un comentariu sau o întrebare, atrageți atenția asupra dvs. înainte de a vorbi. Fie fă un gest cu mâna, fie spune „întrebare” sau „comentează”
• Fii pregătit. Asigurați-vă că conexiunea, camera și microfonul funcționează înainte de întâlnire

Sfat: Atribuiți participanților rolurile de facilitator, notator, cronometru etc. Rotiți aceste roluri între ele în zile diferite pentru a-i menține pe toți implicați.

3. Selectați un software adecvat pentru întâlniri la distanță

Ce au în comun toate întâlnirile virtuale de succes? Un set de instrumente bune pentru a-l facilita și a scopurilor sale.

Există o varietate de instrumente din care puteți alege în funcție de nevoile dvs.

Zoom: Aceasta este o soluție de săli de conferințe bazată pe software, care permite echipelor să se întâlnească online, cu sau fără video. Când doriți să discutați ceva cu o echipă mai mare și preferați să vedeți reacțiile lor pe video, acest instrument va funcționa grozav.

Slack: Slack este o aplicație de mesagerie care poate fi folosită și pentru apeluri audio și video. Puteți avea un canal Slack separat, unde puteți seta mementouri pentru stand-up-urile zilnice sau înregistrările săptămânale ale proiectelor, puteți păstra minutele întâlnirii înregistrate cu postări sau chiar pe canalul Slack etc. Cu toate acestea, permite apeluri video de grup doar pentru 15 persoane in total. Deci funcționează cel mai bine pentru echipe mai mici pentru întâlniri scurte.

Creately: Doriți să explicați o idee sau un concept vizualizându-l pe o tablă online? Creately este un instrument excelent pentru echipele care doresc să folosească o hartă mentală pentru a face brainstorming sau o diagramă pentru a discuta un nou proces etc. în timpul unei întâlniri. Cu funcția sa de colaborare în timp real, toată lumea poate edita și partaja comentarii pe aceeași pânză/planșă simultan.

Documente Google: Fie că doriți să creați o agendă de întâlnire, să partajați note de întâlnire sau să lucrați împreună la o propunere de proiect, Google Docs este un instrument excelent. Toată lumea poate să colaboreze și să editeze documentul în timp real, prin chat și să comenteze, iar tu poți folosi istoricul revizuirilor pentru a reveni oricând la versiunile mai vechi ale documentului.

De asemenea, puteți utiliza o combinație a acestor instrumente pentru a îndeplini scopul întâlnirii dvs. De exemplu, puteți folosi Slack pentru a vorbi unul cu celălalt și Creately pentru a vă explica și înregistra strategia. Fie partajați ecranul cu restul echipei, astfel încât toată lumea să poată vedea la ce lucrați sau creați documentul dvs. Creately de pe canalul dvs. Slack (cu pluginul Creatly pentru Slack) pentru a oferi tuturor acces rapid la el.

Sfat: Folosiți videoclipuri cât de mult puteți, deoarece este cel mai apropiat de comunicarea în persoană pe care o puteți avea atunci când lucrați de acasă. În plus, vă oferă șansa de a citi limbajul corpului participanților și de a vă asigura că aceștia sunt cu adevărat atenți.

4. Alocați ceva timp pentru a sparge gheața

Pentru echipele aflate la distanță, o întâlnire poate fi, de asemenea, un moment pentru construirea unei relații. În loc să vă scufundați direct în discutarea chestiunilor oficiale, acordați-vă ceva timp la începutul întâlnirii pentru a sparge gheața. Acest lucru va ajuta, de asemenea, să mențină participanții angajați în orele următoare.

Poți să mergi prin sala de ședințe virtuală întrebând pe toată lumea cum a fost săptămâna lor sau vorbind despre un eveniment curent de care toată lumea este afectată.

Sfat: înainte de a trece la discutarea oficială a problemelor în discuție, asigurați-vă că le amintiți tuturor și de scopul întâlnirii.

5. Ia notițe și creează un plan de acțiune

Este important să păstrați o evidență a tuturor ideilor împărtășite în timpul întâlnirii. Poate fi distribuit celor care au ratat întâlnirea și poate fi folosit pentru a vă crea planul de acțiune mai târziu.

La fel de important ca discutarea lucrurilor și găsirea de soluții este alocarea tuturor celor care au participat la ședință de livrabile și elemente de acțiune pentru a implementa planul. În același timp, este important să clarificăm termenele scadente și când va avea loc următoarea întâlnire.

Dacă utilizați un instrument de gestionare a sarcinilor, puteți planifica rapid totul despre el. Puteți utiliza, de asemenea, un șablon de plan de acțiune (consultați-l pe cel de mai jos) pentru a prioritiza lucrurile.

Sfat: trimiteți un e-mail cu o recapitulare a tuturor, inclusiv a acțiunilor care le-au fost atribuite după întâlnire.

7 șabloane pentru a menține lucrurile productive în timpul întâlnirilor de la distanță

Mai jos sunt câteva șabloane pe care le puteți folosi imediat în timpul întâlnirilor dvs. virtuale. Pur și simplu faceți clic pe șablon pentru a-l deschide în editor. Partajați un link de editare/revizuire altor persoane pentru a colabora.

Plan de acțiune

Elaborați rolurile și responsabilitățile, resursele, termenele scadente etc. apoi și acolo cu acest șablon de plan de acțiune.

Note de întâlnire

Păstrați-vă procesele-verbale organizate cu acest șablon simplu pentru a lua notițele întâlnirii. Mai târziu, îl puteți atașa cu e-mailul de recapitulare sau îl puteți distribui pe canalul dvs. Slack pentru a oferi acces altora.

Start Stop Continuare

Reflectați asupra acțiunilor pe care echipa ar trebui să înceapă să le facă, încetați să le faceți și continuați să le faceți cu acest șablon.

Harta mintii

Faceți brainstorming în jurul unui subiect folosind acest șablon. Puteți utiliza codificarea culorilor pentru a identifica ideile adăugate de diferiți participanți.

Diagrama oaselor de pește

Simplificați rezolvarea problemelor și găsiți cauza principală a problemei cu această diagramă de pește.

Tabla de idei

Adunați, organizați și prioritizați ideile adunate cu un panou de idei. De asemenea, puteți utiliza o diagramă de afinitate pentru a clasifica ideile și a găsi tendințe/modele.

Carta echipei

Colaborați la clarificarea direcției echipei și la stabilirea limitelor cu acest șablon de carta de echipă.

Mai multe sfaturi pentru desfășurarea unei întâlniri virtuale productive?

Lucrezi de acasă zilele acestea din cauza pandemiei de Coronavirus? Apoi, participarea la întâlniri online trebuie să facă parte din rutina ta zilnică. Spune-ne câteva dintre cele mai bune practici pe care echipa ta le folosește pentru a menține lucrurile productive.