Cum se trimite o factură? Instrumente utile

Fiecare freelancer, proprietar de afaceri mici sau antreprenor emite facturi în fiecare lună. Sunt necesare pentru a primi plata pentru munca efectuată sau pentru bunurile livrate. Dar doar emiterea unui astfel de document nu garantează primirea plății. Pentru reușita completă este necesară livrarea acestuia către antreprenor. Din acest articol, veți învăța 3 moduri cum să trimiteți o factură și ce instrumente sunt deosebit de utile în acest proces.

Cum se trimite o factură – cuprins:

1. Cum se trimite o factură pe hârtie?
2. Cum se întocmește o factură în formă electronică?
3. Cum se creează și se trimite un fișier PDF cu o factură?
4. Cum vă poate ajuta o aplicație de facturare?

Cum se trimite o factură pe hârtie?

Deși internetul a pus stăpânire definitiv în casele și birourile noastre, majoritatea covârșitoare a facturilor sunt trimise prin poștă tradițională. Conform raportului E-Invoicing / E-Billing. Digitalizarea și automatizarea până la 90% din facturi ajung la destinatari în formă de hârtie.

Din păcate, acest lucru are dezavantajele sale. Unul dintre ele este timpul necesar pentru a livra scrisoarea la adresa indicată. Când expediați, trebuie să luați în considerare acest lucru întregul proces care duce la plata. Trebuie să rețineți că destule persoane pot fi atașate la documente pe hârtie. Ei se vor aștepta să le oferiți facturi doar în această formă. Desigur, s-ar putea să îi convingi pe unii să facture electronic, dar în alte cazuri, va trebui să te adaptezi la dorințele clienților tăi.

Majoritatea instrumentelor de care aveți nevoie pentru a trimite o factură pe hârtie sunt disponibile în orice birou. Veți avea nevoie de un computer cu imprimantă, software de birou și plicuri. Deși puteți scrie o factură de mână într-un formular special pregătit, este mult mai ușor să lucrați pe documente electronice.

Cu un procesor de text sau o foaie de calcul, puteți pregăti un document care conține toate elementele necesare. Apoi trebuie să îl tipăriți, să îl puneți într-un plic, să îl adresați și să îl trimiteți. Cele mai populare procesoare de text vă permit să imprimați pe plicuri, astfel încât nu trebuie să vă chinuiți să scrieți adresa manual. Tot ce vă mai rămâne de făcut este să cumpărați o ștampilă poștală și să trimiteți scrisoarea către antreprenor.

Cum se întocmește o factură în formă electronică?

O alternativă la documentele pe hârtie este factura electronică. Nu aveți nevoie de software special pentru a-l crea, deoarece cel pe care îl utilizați în fiecare zi – o simplă foaie de calcul sau un procesor de text – va fi suficient. Ca și în cazul unui document trimis prin poștă tradițională, mai întâi trebuie să creați o factură, cu excepția faptului că în loc să imprimați ar trebui să salvați fișierul creat astfel.

Evitați formatele precum DOC sau XLS , deoarece, deși sunt comune și ușor de deschis, au un dezavantaj major – un document pregătit în acest mod poate fi editat cu ușurință. Desigur, aveți opțiunea de a securiza editarea unui astfel de fișier cu o parolă, dar este mai bine să utilizați o soluție dovedită – fișierele PDF. Prin trimiterea unui astfel de document sunteți sigur că nimeni nu va interfera cu conținutul acestuia.

Cum se creează și se trimite un fișier PDF cu o factură?

Puteți alege unul dintre convertoarele disponibile pe web, cum ar fi Adobe Acrobat, de exemplu, pentru a crea un fișier PDF. Doar selectați o factură salvată anterior într-un fișier DOC, iar programul va efectua automat conversia în PDF. În funcție de setările computerului dvs. și de opțiunile disponibile în procesorul de text/foaia de calcul, puteți selecta deja opțiunea de salvare a fișierului în format PDF din cadrul programului.

Adăugați documentul pregătit astfel ca atașament într-un e-mail. Este o idee bună să începeți să creați un mesaj către un client cu acest pas. Acest lucru vă va asigura că nu trimiteți un e-mail fără un atașament. În titlul mesajului, puteți include numele proiectului căruia i se aplică factura. Conținutul e-mailului ar trebui să fie scurt și la obiect, dar nu uitați să păstrați un ton politicos. Le puteți mulțumi pentru cooperarea anterioară, puteți încuraja să folosească serviciile oferite în viitor și, în cazul unei facturi parțiale, să indicați la ce stadiu de lucru se referă.

Cum vă poate ajuta o aplicație de facturare?

Acesta este un instrument care facilitează semnificativ trimiterea facturilor deoarece vă oferă cea mai largă gamă de opțiuni. Dacă lucrați cu companii care necesită documente pe hârtie, pur și simplu emiteți, tipăriți și trimiteți factura prin poștă melc conform dorințelor clientului. Avantajul pentru tine este că o astfel de aplicație vine cu șabloane de factură gata făcute, astfel încât să fii sigur că acestea vor respecta reglementările din țara ta.

De asemenea, nu trebuie să vă faceți griji cu privire la cotele de TVA sau corectitudinea calculelor și a rezumatului. Doar selectați rata de impozitare corespunzătoare, introduceți valoarea netă a bunurilor/serviciilor, iar programul va calcula valoarea articolului însuși împreună cu taxa.

Cu aplicația de facturare gratuită, puteți trimite cu ușurință facturi electronice direct la căsuțele de e-mail ale acelor contractori care acceptă această formă de comunicare. Un astfel de document este salvat imediat în format PDF, astfel încât nu veți avea nicio problemă cu convertirea unui astfel de fișier într-un format care să asigure integritatea datelor. Puteți trimite o factură pregătită în acest fel cu literalmente câteva clicuri. Nu trebuie să vă conectați la e-mail - puteți face totul din cadrul aplicației. Puteți introduce subiectul mesajului, completați conținutul acestuia sau folosiți un șablon pregătit, care economisește timp și vă scurtează semnificativ munca.

Important este că nu se va mai întâmpla niciodată să trimiți un e-mail fără un atașament, deoarece făcând clic pe butonul „trimite” factura pe care ai emis-o este atașată automat la mesaj. Ca și în cazul e-mailului standard, puteți selecta destinatarul mesajului, puteți adăuga mai mulți destinatari și chiar puteți trimite o copie ascunsă. Acest lucru este practic atunci când ai de-a face cu companii mari deoarece poți trimite factura atât persoanei cu care lucrezi la un proiect, cât și direct departamentului de contabilitate.

Dacă vă place conținutul nostru, alăturați-vă comunității noastre de albine ocupate pe Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest.

Autor: Andy Nichols

Un rezolvator de probleme cu 5 grade diferite și rezerve nesfârșite de motivație. Acest lucru îl face un proprietar și manager de afaceri perfect. Când caută angajați și parteneri, deschiderea și curiozitatea lumii sunt calitățile pe care le prețuiește cel mai mult.

Vizualizați toate postările