Un ghid pas cu pas pentru a seta KPI pentru membrii echipei

O organizație fără indicatori cheie de performanță (KPI) este ca o călătorie fără hartă. Când călătoria ta nu are o hartă, nu ai nicio modalitate de a determina cât de departe ai ajuns de când ai început. Continuați să conduceți către o destinație fără să știți ce vă este în cale. Într-o organizație, a avea KPI-uri clare care sunt legate de obiectivele finale ale companiei dvs. vă ajută să obțineți progresul pe care l-ați realizat într-un interval de timp stabilit. Ajută la înțelegerea contribuțiilor membrilor echipei și a ceea ce trebuie îmbunătățit.

Ce este un KPI?

Indicatorii cheie de performanță (KPI) vă permit să obțineți măsurători cuantificabile în timp pentru a îndeplini un anumit scop (sau obiectiv). KPI-urile conduc echipele spre atingerea țintelor, oferă valori pentru măsurarea progresului țintelor și, în cele din urmă, oferă informații valoroase pentru a lua decizii informate cu privire la managementul operațiunilor sau procesele de afaceri. Procesul KPI ajută fiecare aspect al unei afaceri – fie că este vorba despre finanțe, resurse umane, servicii pentru clienți sau marketing – să fie eficient și eficient în îndeplinirea responsabilităților sale.

KPI și performanța angajaților

Performanța angajaților se află în centrul succesului organizațional. Indiferent dacă călătoria unei organizații este de succes sau nu, depinde de cât de motivați sunt angajații săi în atingerea reperelor sale. Pentru a atinge obiectivele organizaționale, trebuie mai întâi să stabilim ținte la nivel individual și de echipă, astfel încât acestea să poată fi legate de cel al companiei.

Angajații sunt cel mai mare atu al unei companii. Ei trebuie încurajați, împuterniciți și evaluați în vederea realizării obiectivelor de afaceri. Este vital să acordați atenție comportamentelor pozitive și negative ale unui angajat, să discutați și să oferiți feedback pentru a crea un mediu favorabil pentru ca aceștia să învețe și să se perfecționeze. Acest lucru îi va alinia, de asemenea, să lucreze către obiectivele de echipă și organizaționale.

Cum măsori performanța? Ce date cuantificabile poți prezenta ca dovadă a efortului echipei tale? Lucrează toți membrii echipei la obiectivele potrivite? Și contribuie munca lor la atingerea obiectivelor finale ale companiei?

Aici intră în lumina reflectoarelor KPI-urile. KPI-urile sunt o formă de ținte cuantificabile care vă ajută să urmăriți progresul obiectivelor dvs. de afaceri. Ele vă vor ajuta să înțelegeți modul în care performanța membrilor echipei dvs. contribuie la aceasta. Mai mult, KPI-urile vă vor ajuta și în identificarea lacunelor de cunoștințe și vă vor permite să implementați planuri de formare calitative în consecință.

De ce sunt importanți KPI-urile?

După cum am menționat mai sus, KPI-urile sunt esențiale pentru a identifica contribuțiile membrilor echipei dvs. la obiectivele generale de afaceri. Iată câteva motive notabile pentru care ar trebui să implementați un proces KPI în organizația dvs.

Pentru a vă asigura că echipele dumneavoastră sunt responsabile și aliniate la obiective. Acest lucru este deosebit de important atunci când se monitorizează progresul unui anumit proiect. Un proces KPI clar definit asigură faptul că membrii echipei își recunosc responsabilitățile și depun eforturi colective pentru a le îndeplini.

Pentru a urmări scorul de sănătate al companiei. Indicatorii cheie de performanță oferă, fără îndoială, informații valoroase asupra operațiunilor unei organizații. Deși oferă o înțelegere cuprinzătoare a performanței financiare predominante, ele aruncă, de asemenea, lumină asupra potențialilor factori de risc, cum ar fi deficitul de capital, noii concurenți sau lipsurile de cunoștințe.

Pentru a monitoriza progresul în timp. KPI-urile vă permit să stabiliți obiective la începutul anului financiar și să utilizați rapoarte lunare sau trimestriale pentru a măsura progresul realizat prin urmărirea criteriilor cheie precum venitul, costul pe tranzacție, rata de satisfacție a clienților și așa mai departe. Deoarece KPI-urile sunt aliniate cu obiectivele organizaționale, acest lucru va ajuta și la urmărirea progresului către obiectivele și strategiile pe termen lung ale unei companii.

Pentru a face îmbunătățiri atunci când și unde este necesar. Odată ce rezultatele KPI sunt analizate, acestea vă permit să vă concentrați asupra zonelor din afacere care necesită îmbunătățiri și dacă ar trebui făcute ajustări la cursul actual de acțiune. Acest lucru vă va scuti de a lua decizii greșite și de a prezice scenarii viitoare. Deoarece KPI-urile sunt măsurabile, puteți influența direct factorii care determină rezultatele acestora și puteți lua măsuri preventive pentru a vă asigura că sunteți pe drumul cel bun pentru a vă atinge obiectivele.

Procesul KPI

Pasul 01 – Stabiliți cum vor fi utilizați KPI-urile

Primul pas în stabilirea KPI-urilor este să înțelegeți cum vor fi utilizați acești indicatori de performanță pentru a monitoriza progresul. Înainte de a seta KPI-urile pentru echipe, adunați membrii și discutați ce criterii ar trebui utilizate pentru a determina KPI-urile lor și modul în care acestea le vor afecta performanța.

KPI-urile sunt pur și simplu o formă de comunicare și, la fel ca orice cadru de comunicare, KPI-urile ar trebui să fie înțelese clar de oamenii cărora le sunt alocați, astfel încât să poată fi acționat asupra lor. Asigurați-vă că membrii echipei dvs. sunt alfabetizați în materie de date și sunt echipați cu cunoștințele, instrumentele și abilitățile potrivite pentru a lua deciziile corecte pe baza datelor cu care lucrează.

Pasul 02 – Conectați KPI-urile cu obiectivele organizaționale

Companiile fac adesea greșeala de a adopta KPI-uri vagi care nu reflectă procesele lor de afaceri și, prin urmare, nu reușesc să vadă niciun impact substanțial. KPI-urile dvs. ar trebui să fie legate de obiectivele organizaționale, astfel încât să știți că compania este pe drumul cel bun. De exemplu, companiile își pot defini strategiile de dezvoltare din perspectiva finanțelor, proceselor interne de afaceri, învățării și creșterii și clienților. În consecință, KPI-urile pe care le stabiliți ar trebui să se încadreze în aceste categorii.

De exemplu, compania ABC își poate stabili un obiectiv sub aspectul învățării și creșterii, de a oferi angajaților săi instruire pentru competențe soft, în limita unui buget de 6 milioane. Aici, Managerul de Resurse Umane și echipa sa ar fi principalii custodii ai atingerii acestui obiectiv. Prin urmare, pentru a se alinia la acest obiectiv, aceștia ar putea avea un KPI pentru a desfășura șase ateliere de formare a competențelor soft pe trimestru (24 de ateliere pe an), menținându-și în același timp cheltuielile sub bugetul stabilit.

Un alt aspect cheie al procesului KPI este să vă asigurați că echipa dumneavoastră înțelege obiectivele finale ale organizației și planul de acțiune care ar trebui urmat pentru a le atinge. Acest lucru vă va împuternici forța de muncă cu scopul de a-și îndeplini responsabilitățile.

Pasul 03 – Sunt KPI-urile dumneavoastră INTELIGENTE?

Utilizați formula SMART pentru a determina cât de eficienți sunt KPI-urile dvs.

S pecific – KPI-ul pe care îl setați ar trebui să se concentreze pe un aspect specific al afacerii dvs. care poate fi măsurabil și să determine de ce este important.

Măsurabil – După cum sa menționat mai sus, ar trebui să fie măsurabil și comparat cu un standard definit.

Un posibil – KPI-ul ar trebui să fie livrabil.

Relevant – Ar trebui să fie relevant pentru un proces de afaceri din cadrul companiei, în același timp legat de obiectivele strategice ale organizației.

Limitat în timp – KPI-ul ar trebui să fie realizabil într-un interval de timp stabilit.

Pasul 04 – Auditați KPI-urile atunci când este necesar și faceți modificări

Afacerile își diversifică sau își schimbă procesele existente în funcție de condițiile pieței. Când se întâmplă acest lucru, poate fi necesar să revizuiți KPI-urile setate anterior și să stabiliți noi indicatori care să se alinieze cu noile obiective. Prin urmare, este important să auditați KPI-urile anual și să faceți modificări acolo unde este necesar - astfel încât să fiți sigur că KPI-urile sunt aliniate cu directivele modificate ale afacerii. Utilizați șablonul de mai jos pentru a vă audita KPI-urile.

Lăsați KPI-urile să vă ghideze spre succes

Indicatorii cheie de performanță contribuie în mod semnificativ la determinarea unei afaceri pentru a-și atinge obiectivele. În mediul de afaceri competitiv și complex de astăzi, devine din ce în ce mai important să existe obiective de afaceri definite și un plan clar de acțiune privind modul de realizare a acestora. Ca atare, KPI-urile pot fi lumina ta de ghidare pentru a determina direcția călătoriei și progresul tău.