Cum să începeți un e-mail profesional [+Șabloane]

E-mailurile sunt principalul nostru mod de comunicare astăzi, iar începerea unui e-mail este un aspect esențial al comunicării profesionale și personale. Indiferent dacă este vorba de serviciu, școală sau în scopuri personale, cu toții trebuie să știm cum să începem corect un e-mail .

Indiferent dacă comunicați cu un partener de afaceri, potențial sau coleg, modul în care începeți un e-mail dă tonul pentru restul mesajului dvs. De fapt, o introducere bine scrisă prin e-mail poate fi diferența dintre o conversație reușită sau nereușită.

În acest articol, vom explora de ce sunt importante introducerile prin e-mail și vă vom oferi 19 moduri diferite de a începe un e-mail pe care le puteți utiliza în diferite circumstanțe. În plus, vă vom oferi sfaturi despre cum să scrieți cele mai bune linii de deschidere a e-mailului.

Citește mai departe!

De ce sunt importante introducerile prin e-mail?

După cum am menționat mai sus, o introducere prin e-mail stabilește tonul întregului mesaj. Este prima ta impresie asupra destinatarului și poate afecta modul în care acesta te percepe pe tine și mesajul tău. Un vers de deschidere bine scris poate capta atenția cititorului, îl poate face să se simtă apreciat și poate pregăti scena pentru o conversație de succes.

Pe de altă parte, o deschidere de e-mail prost scrisă sau inadecvată poate opri destinatarul sau îl poate face să ignore mesajul tău. De asemenea, poate afecta succesul intenției e-mailului dvs., fie că este vorba de a face o vânzare, de a stabili o conexiune profesională sau pur și simplu de a menține o relație sănătoasă.

Liniile de deschidere a e-mailului ar trebui să fie captivante, prietenoase și relevante pentru destinatar. O introducere excelentă prin e-mail ajută la construirea unui raport, dă tonul conversației și încurajează destinatarul să citească mai departe.

Diferite moduri de a începe un e-mail în funcție de circumstanțe

Nu este un secret pentru nimeni că e-mailul este un mod de comunicare rapid și convenabil. Vă permite să conversați cu oameni din întreaga lume. Dar, când vine vorba de începerea unui e-mail, mulți oameni se chinuie să găsească cuvintele potrivite.

Să explorăm cum să începem un e-mail, în funcție de circumstanțe.

E-mail oficial/oficial

Un e-mail formal sau oficial este folosit de obicei într-un cadru profesional, cum ar fi o cerere de angajare sau o anchetă de afaceri. Dacă scrieți un e-mail oficial, este esențial să utilizați un ton profesional.

Începeți cu un salut formal, cum ar fi „Stimate domnule/doamnă/dr. [Numele de familie]” sau „Către cine poate fi interesat”. Evitați să folosiți limbaj sau abrevieri prea ocazional și asigurați-vă că gramatica și punctuația sunt corecte.

E-mailuri informale

Un e-mail informal este folosit de obicei într-un cadru personal, cum ar fi trimiterea unui e-mail unui prieten sau membru al familiei. Ca atare, permite un ton mai relaxat. Puteți începe cu un salut prietenos, cum ar fi „Bună [First Name]” sau „Hei [First Name]”. Ai grijă însă să nu fii prea lejer, căci vrei totuși să menții un nivel de profesionalism.

E-mailuri reci

Un e-mail rece este trimis unei persoane cu care nu ai mai întâlnit sau cu care nu ai mai comunicat până acum. Începerea unui e-mail rece poate fi o provocare, deoarece trebuie să faceți o primă impresie bună.

Puteți începe un e-mail rece prezentându-vă și explicând de ce vă adresați. Luați în considerare utilizarea unui subiect care atrage atenția destinatarului, cum ar fi „Întrebare rapidă” sau „Introducere”.

Asigurați-vă că personalizați e-mailul cât mai mult posibil și evitați utilizarea unui limbaj generic. De asemenea, asigurați-vă că căutați exemple de linii reci de deschidere a e-mailurilor pentru marketing și vânzări și alegeți cele mai bune pentru a vă crește ratele de răspuns.

E-mailuri de urmărire

Un e-mail de urmărire este trimis după un e-mail sau o conversație anterioară. Puteți folosi un e-mail de urmărire în diverse situații, cum ar fi interviuri de angajare sau argumente de vânzări. Dar există modalități bune de a începe o urmărire prin e-mail, vă întrebați?

Este o idee bună să începeți un e-mail de urmărire, referindu-vă la comunicarea anterioară și amintindu-i destinatarului contextul. Folosiți un ton prietenos și profesionist și fiți clar despre ce urmăriți.

E-mailuri de mulțumire

Un e-mail de mulțumire este trimis pentru a-și exprima recunoștința după o întâlnire sau o conversație. Este folosit într-o varietate de situații, cum ar fi după un interviu de angajare sau o întâlnire cu un client.

Începeți un e-mail de mulțumire exprimându-vă recunoștința și mulțumindu-i destinatarului pentru timpul acordat. Fii specific pentru ceea ce le mulțumești și folosește un ton prietenos și apreciativ.

Citește și: Mesaj de mulțumire LinkedIn

E-mailuri de scuze

Este trimis un e-mail de scuze pentru a cere scuze pentru o greșeală sau neînțelegere. Este folosit de obicei într-un cadru profesional, cum ar fi la locul de muncă sau un context de afaceri. Începeți prin a recunoaște greșeala și asumați responsabilitatea pentru ea. Folosește un ton sincer și empatic și fii clar pentru ce îți ceri scuze.

Deci, după cum puteți vedea, există multe moduri diferite de a începe un e-mail, în funcție de circumstanțe. Indiferent dacă scrieți un e-mail formal sau un e-mail ocazional, este important să vă alegeți cu atenție deschiderea, în funcție de situație și de relația pe care o aveți cu destinatarul.

Cum să începeți un e-mail [19 exemple]

Acum că știți importanța introducerilor de e-mail și cum să vă schimbați deschiderea e-mailului în funcție de circumstanțe, să ne uităm la câteva exemple practice de deschidere a e-mailului pentru inspirație. Poate doriți să utilizați aceste exemple de discuții mici de e-mail ca șabloane de e-mail pentru a scrie e-mailuri orientate spre rezultate.

1. Email formal

Subiect: [Nume], Referitor la [Subiect]

Bună ziua [Nume],

Sper ca acest e-mail vă găsește bine. Vă scriu cu privire la [Subiect].

2. E-mail informal

Subiect: [Subiect]

Bună [Nume],

Sper ca o duci bine! Am vrut doar să iau legătura cu [Subiect].

3. E-mail rece

Subiect: Introducere

Dragă [Nume],

Numele meu este [Numele tău], iar eu [Poziția sau compania ta]. Am dat peste [site-ul dvs. web, profilul LinkedIn etc.] și m-am gândit că am putea [motiv pentru a contacta].

4. E-mail de urmărire

Subiect: Urmărirea [Subiect]

Bună [Nume],

Am vrut să urmăresc conversația noastră anterioară cu privire la [Subiect]. Mă întrebam dacă există actualizări sau dacă mai aveți întrebări.

5. E-mail de rețea

Subiect: Conexiuni reciproce

Dragă [Nume],

Sper ca acest e-mail vă găsește bine. Am observat că avem o legătură reciprocă prin [Numele conexiunii] și am vrut să mă adresez și să mă prezint.

6. E-mail pentru cererea de angajare

Subiect: [Posiție] Aplicație

Stimate manager de angajare,

Vă scriu pentru a-mi exprima interesul față de postul [Posiție] la [Companie]. Este atașat CV-ul meu pentru a fi luat în considerare.

7. E-mail de mulțumire

Subiect: Mulțumesc

Bună [Nume],

Vă mulțumesc foarte mult pentru [motivul pentru care le mulțumim]. Îți apreciez cu adevărat [sprijinul, timpul, efortul etc.].

8. E-mail de scuze

Subiect: Scuze pentru [greșeală]

Dragă [Nume],

Am vrut să mă adresez și să-mi cer scuze pentru [greșeală]. Înțeleg asta [consecințele greșelii] și îmi asum întreaga responsabilitate pentru acțiunile mele.

9. Solicitați e-mail

Subiect: Solicitare pentru [Subiect]

Bună ziua [Nume],

Sper ca acest e-mail vă găsește bine. Vă scriu pentru a solicita [subiect sau favor].

10. E-mail de vânzări

Subiect: [Ofertă] pentru [Produs/Serviciu]

Bună ziua [Nume],

Am vrut să vă contactez și să vă prezint [Produs/Serviciu]. [Ofertă sau reducere] este disponibilă pentru o perioadă limitată de timp.

11. E-mail de memento

Subiect: Memento despre [Subiect]

Bună [Nume],

Am vrut doar să trimit un memento despre [Subiect].

12. Introducere Email

Subiect: Introducere

Dragă [Nume],

Am vrut să mă adresez și să mă prezint. Numele meu este [Numele tău], iar eu [Poziția sau compania ta].

13. E-mail de feedback

Subiect: Solicitare de feedback

Bună ziua [Nume],

Vă scriu pentru a solicita feedback cu privire la [Proiect/sarcină]. Apreciez opinia ta și aș aprecia orice contribuție pe care ai putea-o avea.

14. Email de colaborare

Subiect: Oportunitate de colaborare

Bună [Nume],

Sper ca acest e-mail vă găsește bine. Am dat peste [lucrarea, profilul dvs. etc.] și m-am gândit că am putea colabora la [Proiect/Idee].

15. E-mail de felicitări

Subiect: Felicitări pentru [realizare]

Dragă [Nume],

Felicitări pentru [Realizare]! [Mesaj suplimentar de felicitare sau ofertă de asistență].

16. E-mail de anunț

Subiect: Anunț

Bună [Nume],

Am vrut să vă contactez și să vă anunț despre [Anunț]. [Detalii suplimentare sau apel la acțiune].

17. E-mail pentru sondaj

Subiect: Cerere de anchetă

Dragă [Nume],

Vă solicit participarea la un sondaj despre [Subiect]. Feedback-ul dumneavoastră este valoros pentru noi.

18. E-mail de invitație

Subiect: Invitație

Bună [Nume],

Am vrut să extind o invitație la [Eveniment/Întâlnire]. [Detalii suplimentare sau cerere RSVP].

19. E-mail de actualizare a știrilor

Subiect: Actualizare de știri

Dragă [Nume],

Am vrut să vă contactez și să ofer o actualizare despre [Subiect]. [Detalii suplimentare sau apel la acțiune].

Deci, iată-l, 19 exemple de introduceri prin e-mail! Puteți folosi aceste exemple ca inspirație sau șabloane pentru a scrie linii eficiente de deschidere a e-mailului.

Cum să scrieți cele mai bune linii de deschidere a e-mailului

Fie că este vorba de motive de afaceri sau personale, linia de deschidere a e-mailului poate avea un impact semnificativ asupra răspunsului pe care îl primiți. Scrierea celor mai bune linii de deschidere a e-mailului este o abilitate pe care o puteți învăța cu practică.

Să aruncăm o privire mai atentă asupra modului în care poți stăpâni arta de a scrie linii eficiente de deschidere a e-mailului:

Păstrați-l scurt și dulce

Când vine vorba de liniile de deschidere a e-mailurilor, mai puțin este adesea mai mult. O linie de deschidere scurtă și dulce este mai probabil să capteze atenția cititorului decât una lungă și pronunțată. Ca atare, este bine să vă păstrați linia de deschidere la cel mult una sau două propoziții. În plus, asigurați-vă că este ușor de citit și de înțeles.

Personalizați-vă deschiderea e-mailului

Știați că personalizarea liniei de deschidere a e-mailului poate face toată diferența? Adresați-vă destinatarului după nume și încercați să utilizați un ton care să se potrivească relației dvs. cu el. Dacă îi scrii unui prieten, poți fi mai informal decât dacă îi scrii unui potențial angajator.

Treci direct la obiect

Evitați să vă băgați în jurul tufișului cu linia de deschidere a e-mailului. Treci direct la obiect și spune-i cititorului de ce scrii. Dacă solicitați informații, spuneți. Dacă oferiți asistență, anunțați-i. Cu cât mesajul este mai clar, cu atât este mai probabil să primiți un răspuns.

Folosește un cârlig

Un cârlig este o frază sau o propoziție captivantă care atrage atenția cititorului și îl încurajează să continue să citească. Poate fi o întrebare, o declarație sau un îndemn la acțiune. Utilizarea unui cârlig în linia de deschidere a e-mailului poate fi o modalitate eficientă de a angaja cititorul și de a-l încuraja să răspundă.

Fii profesionist

Deși este important să fii personal și implicat în linia de deschidere a e-mailului, este, de asemenea, esențial să menții un ton profesional. Evitați să folosiți un limbaj argou sau informal care ar putea fi nepotrivit într-un cadru de afaceri. Folosiți gramatica și ortografia adecvate și respectați timpul destinatarului.

Utilizați umorul (dacă este cazul)

Mulți oameni se întreabă cum să înceapă un e-mail profesional cu puțină distracție. Umorul îți ține spatele! Da, umorul este o modalitate grozavă de a sparge gheața și de a intra în legătură cu cititorul într-un mod distractiv. Cu toate acestea, este esențial să folosiți umorul în mod corespunzător și să evitați orice ar putea fi ofensator sau nepotrivit. Dacă nu sunteți sigur dacă gluma sau jocul de cuvinte sunt potrivite, cel mai bine este să greșiți din partea precauției și să omiteți.

Fii creativ

În cele din urmă, nu ezitați să fiți creativ cu liniile de deschidere a e-mailului. Gândește-te în afara cutiei și vine cu ceva unic și memorabil. O linie creativă de deschidere a e-mailului poate face o impresie de durată și poate crește șansele de a primi un răspuns.

Urmând aceste sfaturi, veți fi pe cale să scrieți linii de deschidere a e-mailului care să fie observate și să obțină rezultate.

Citește și: Cele mai bune exemple de campanie de email Drip

Ce ar trebui să evitați pentru a vă începe e-mailul

Deși există multe lucruri pe care le puteți face pentru a face o primă impresie grozavă cu liniile de deschidere a e-mailului, există și unele lucruri pe care ar trebui să le evitați. Mai jos sunt anumite lucruri pe care ar trebui să le evitați pentru a vă începe e-mailul cu piciorul drept.

Evitați să fiți prea casual

Deși este important să fii prietenos și accesibil în e-mailurile tale, ar trebui să evitați să fiți prea casual. Începeți e-mailul cu „Hei” sau „Ce se întâmplă? ” poate părea neprofesionist sau chiar lipsit de respect, mai ales dacă îi scrii cuiva pe care nu-l cunoști prea bine.

Evitați utilizarea tuturor majusculelor

Folosirea tuturor majusculelor în deschiderea e-mailului poate fi percepută ca tipând sau agresiv. În schimb, folosiți majuscule și semne de punctuație adecvate pentru a vă transmite mesajul în mod clar și profesional.

Evitați argoul sau abrevierile

Argoul și abrevierile pot fi confuze și nu toată lumea le poate înțelege. Dacă îi scrii cuiva pe care nu-l cunoști bine, cel mai bine este să eviți să folosești orice limbaj care s-ar putea să nu fie înțeles universal. Acestea includ acronime, stenografie și chiar emoji.

Evitați să faceți presupuneri

Când începeți un e-mail cu presupuneri, acesta poate face destinatarul să se simtă inconfortabil sau chiar defensiv. De exemplu, începerea unui e-mail cu „Presupun că nu ești interesat” poate fi dezamăgitoare și poate descuraja destinatarul să răspundă.

Evitați să fiți prea formali

Deși este important să păstrați un ton profesional în e-mailurile dvs., a fi prea formal poate fi la fel de dezamăgitor ca și a fi prea casual. Evitați folosirea unui limbaj prea formal sau a propozițiilor inutil de complexe care pot fi greu de înțeles.

Evitați să fiți prea pronunțați

Începerea e-mailului cu o propoziție lungă și divagată poate îngreuna destinatarului să vă înțeleagă mesajul. Păstrați-vă fraza de deschidere scurtă și la obiect, asigurându-vă că transmite în mod clar scopul e-mailului dvs.

Evitați să fiți negativi

Când începeți e-mailul cu un ton negativ, acesta poate pune destinatarul în defensivă și îl poate face mai puțin probabil să răspundă. Așadar, asigurați-vă că evitați să începeți e-mailul cu plângeri sau critici și, în schimb, concentrați-vă pe un limbaj pozitiv și constructiv.

Începeți e-mailul cu piciorul drept este esențial pentru o comunicare eficientă. Urmând aceste instrucțiuni, vă puteți asigura că deschiderea dvs. de e-mail este profesională, accesibilă și eficientă în transmiterea mesajului dvs.

Concluzie

Începerea unui e-mail poate fi o provocare, mai ales dacă nu sunteți sigur despre cel mai bun mod de a începe. Din fericire, cu aceste sfaturi despre cum să începeți un e-mail, aveți diverse opțiuni din care să alegeți, în funcție de tonul și scopul mesajului dvs.

De la o declarație directă la o salutare prietenoasă sau chiar o deschidere plină de umor, există o mulțime de modalități de a atrage atenția cititorului și de a face o primă impresie pozitivă. În plus, șabloanele oferă exemple practice pe care le puteți personaliza pentru a se potrivi situației dumneavoastră unice.

Amintiți-vă, linia de deschidere este un aspect crucial al scrierii de e-mailuri, așa că fă-ți timp pentru a crea o deschidere care este profesională, captivantă și adaptată publicului tău. În plus, utilizarea rețelelor sociale pentru a scrie linii de deschidere a e-mailului este, de asemenea, o idee bună. De exemplu, veți găsi multe articole LinkedIn perspicace care împărtășesc sfaturi valoroase despre scrierea intrărilor prin e-mail. Folosind aceste sfaturi, veți fi pe cale de a scrie e-mailuri eficiente și de impact.