Cum să porniți un ERG: Ce am învățat făcând-o și ce trebuie să știe oamenii din HR

Înființarea unui grup de resurse pentru angajați (ERG) este pe cât de plină de satisfacții, pe atât de complexă, mai ales când porniți de la zero. Nu ai fi singur să te simți intimidat de călătorie, dar sincer, pornirea unui ERG nu este atât de greu pe cât pare. Deși necesită planificare și organizare implicată pe partea de resurse umane, ERG-urile sunt conduse și conduse de angajați prin natura lor. Tot ce trebuie să faci ca profesionist în HR este să pui bazele, să stabilești procese pentru a menține lucrurile să funcționeze fără probleme și să oferi suport organizațional.

Am fost în locul tău și ne-am confruntat cu complexitatea ERG-urilor. Acesta este un raport de primă mână despre cum să porniți un ERG — o foaie de parcurs practică, extrasă din experiențele noastre din lumea reală de la parter de creare a ERG-urilor Submittable.

ERG-urile sunt comunități din cadrul unei companii, create de și pentru angajați care împărtășesc medii, interese sau experiențe comune. Aceste grupuri permit indivizilor să se conecteze cu ceilalți și să împărtășească perspective în mod liber într-un spațiu sigur dedicat. ERG-urile amplifică, de asemenea, vocile angajaților din grupurile subreprezentate, oferindu-le oportunități de a milita pentru conștientizare și schimbare la nivel organizațional.

Dacă vrei să introduci ERG-urile echipei tale, nu ești singur. Aproximativ 90% dintre companiile din Fortune 500 au ERG-uri ca parte a culturii lor organizaționale, dar organizațiile de toate dimensiunile pot beneficia de pe urma acestui tip de spații.

Ne-am gândit să facem un pas înapoi și să reflectăm asupra călătoriei Submittable în implementarea și rularea ERG-urilor. ERG-urile noastre sunt grupuri conduse de angajați, concentrate pe angajați, care funcționează ca micro-comunități în spațiul nostru de lucru mai mare. Pe baza experienței noastre, am identificat câțiva pași pe care îi puteți urma pentru a începe un program ERG eficient:

1. Măsurați interesul angajaților
2. Asigurați acceptarea conducerii
3. Definiți scopul ERG
4. Permiteți angajaților să se alăture ERG-urilor dvs
5. Stabiliți lideri ERG
6. Creați spații sigure pentru discuții
7. Oferiți suport continuu

Condiție preliminară: ERG-urile trebuie să fie conduse de angajați

Cheia pentru a crea ERG-uri eficiente este chiar în numele: angajații dvs. ERG-urile au cel mai mare succes atunci când angajații sunt capabili să participe în mod autentic, într-un mediu bazat pe încredere și apartenență. În acest scop, ar trebui să împuterniciți angajații să conducă și să conducă aceste grupuri pe cont propriu, cu o supraveghere minimă a companiei.

Cea mai importantă calitate a oricărui ERG este capacitatea sa de a promova comunitatea, permițând oamenilor să se arate ca ei înșiși și să își exprime succesele sau provocările într-un spațiu pentru oameni care au aceleași idei. Pentru a construi această comunitate, lăsați-vă angajații să preia frâiele.

Liderii și participanții ERG-urilor Submittable pot decide cum arată spațiul lor. Este mai probabil ca angajații să își exprime opiniile, să participe la discuții și să se implice activ în inițiative de transformare atunci când au mai multă responsabilitate și agenție în cadrul grupului. Mai important, adoptând o abordare de bază, ERG-urile conduse de angajați rămân în acord cu nevoile membrilor lor și aliniate la problemele reale cu care se confruntă comunitățile lor.

1. Măsurați interesul angajaților

Angajații nu vor participa într-un grup care nu îi servește în mod autentic . Crearea ERG-urilor nu ar trebui să fie o inițiativă de sus în jos în care compania decide ce grupuri să sprijine. Și nu ar trebui să creați doar ERG-uri pentru a completa un element din lista dvs. de verificare DEI, altfel riscați să perpetuați tokenismul.

Începeți prin a evalua interesul angajaților pentru înființarea unui program ERG. Întrebați ce subiecte ar fi cele mai relevante pentru ei. De asemenea, vă puteți baza pe datele demografice ale angajaților ca punct de referință pentru a determina care categorii demografice țintă ar putea avea destui angajați interesați să participe.

Vă recomandăm să efectuați un sondaj asupra pulsului angajaților la nivelul întregii companii sau să aduceți ERG-urile ca punct de pe ordinea de zi în timpul unei întâlniri cu toate mâinile. Pe baza interesului angajaților, Submittable acceptă în prezent patru ERG-uri conduse de la bază:

1. Părinți și îngrijitori care lucrează ERG
2. Advocacy pentru sănătate mintală ERG
3. DEI ERG
4. Angajații de la distanță ERG.

Haley Catton, manager de resurse umane la Submittable, explică că cererea angajaților a dus la crearea primelor ERG-uri ale Submittable.

„ERG-urile ar trebui să ajute cu adevărat la construirea comunității, să sărbătorească diferite interese și demografii și să reducă izolarea”, a spus Catton. „De aceea au început ERG-urile noastre, pentru că post-COVID, când atât de mulți oameni erau îndepărtați, a existat un apel pentru comunitate din cauza izolării și izolarii.”

Nu aveți nevoie de un anumit număr de angajați care doresc să se alăture unui ERG, dar trebuie să vă asigurați că există un nivel vizibil de interes din partea angajaților. Acest interes ar putea apărea sub forma angajaților care susțin ERG-uri în mod organic sau ca răspunsuri pozitive din sondajele puls. În caz contrar, fără un interes real, un ERG poate suferi de o participare scăzută și, prin urmare, poate fi mai puțin eficient în satisfacerea nevoilor grupului său țintă.

2. Asigurați sprijin și buget din partea conducerii

Odată ce ați stabilit că angajații doresc să participe, puteți argumenta ca conducerea să sprijine HR în stabilirea ERG-urilor cu un buget. Sprijinul financiar din partea organizației demonstrează angajamentul și sprijinul conducerii, permițând ERG-urilor să desfășoare activități semnificative, cum ar fi evenimente sau sesiuni de formare. Fără sprijin financiar, acoperirea și impactul ERG-urilor pot fi limitate.

Puteți dovedi că este nevoie de ERG-uri, indicând date din sondajele privind experiența angajaților și informații demografice. De exemplu, dacă angajații consideră că compania dvs. ar putea face mai mult pentru DEI, crearea ERG-urilor este o modalitate clară de a vă demonstra angajamentul de a construi un loc de muncă mai incluziv.

Când vorbiți cu directori, subliniați modul în care ERG-urile dvs. vor fi conduse de către angajați și ce fel de sprijin va trebui să ofere compania.

Scopul dvs. este să vă asigurați un buget pentru ca ERG-urile dvs. să desfășoare activități sau să facă donații corporative pentru cauze aliniate intereselor lor. De asemenea, puteți cere conducerii să servească drept sponsori executivi ai ERG-urilor pentru a oferi o linie directă de comunicare și sprijin.

ERG-urile pot alege să-și folosească bugetul pentru a crește gradul de conștientizare la nivel de companie cu privire la problemele sau cauzele pe care le consideră importante. Evenimentele sau programele la nivel de companie pot oferi grupurilor subreprezentate o platformă și pot crește înțelegerea culturală.

De exemplu, Mental Health Advocacy ERG a invitat-o ​​pe Ivy Watts să vorbească cu toți angajații Submittable despre importanța sănătății mintale și despre modul de a face față anxietății. Părinții și îngrijitorii noștri care lucrează ERG a desfășurat o campanie de donații de rechizite școlare pentru a ajuta angajații cu copii care au nevoie de asistență, majoritatea donațiilor fiind acordate unei școli locale din Missoula.

3. Asigurați-vă că angajații definesc și documentează scopul fiecărui ERG

Fiecare ERG ar trebui să aibă un scop clar, rezumat în câteva propoziții, care explică de ce există și cui servește. Iată declarația scopului pentru ERG-ul nostru de sănătate mintală, de exemplu:

Submittable Mental Health ERG este o comunitate condusă de angajați care promovează un spațiu educațional pentru a discuta despre tulburările mintale și practicile de bunăstare într-o manieră fără stigmatizare și sigură din punct de vedere psihologic.

Această declarație de scop reprezintă angajamentul fiecărui ERG față de membrii săi și va menține participanții concentrați pe imaginea de ansamblu.

Unele grupuri pot primi aliați, în timp ce altele pot prefera să limiteze un ERG la membrii acelui grup pentru o mai mare securitate. Ca întotdeauna, în loc să luați o decizie de sus în jos, lăsați angajații care aparțin fiecărui ERG să decidă singuri.

4. Faceți-vă ERG-urile vizibile prin anunțuri frecvente

Angajații nu se pot alătura unui ERG dacă nu știu că acesta există. În calitate de HR, unul dintre rolurile tale principale atunci când vine vorba de succesul ERG-urilor tale este să faci partea ta în creșterea gradului de conștientizare pentru ele.

Faceți publicitate viitoarelor ERG-uri prin toate canalele interne disponibile, inclusiv întâlniri interioare, buletine informative interne, canale Slack și panouri publicitare în sălile de pauză ale angajaților. Luați legătura cu angajații care și-au exprimat interesul pentru anumite probleme sau pentru a se alătura unui ERG. Cereți participanților ERG să răspândească vestea.

Conștientizarea nu se termină doar prin a-ți scoate ERG-urile de la sol. Odată ce ERG-urile dvs. sunt stabilite, trebuie să continuați să le faceți vizibile. Educăm noii angajați Submittable despre ERG-urile noastre în timpul integrării și găzduim resurse despre aderarea la ERG-urile noastre în locuri accesibile și proeminente, cum ar fi wiki-ul companiei noastre (în prezent folosim Confluence).

Nu este suficient să promovezi ERG-urile pe hârtie – trebuie, de asemenea, să le permiti angajaților tăi să participe. Potrivit Great Place to Work, în timp ce 100% dintre sponsorii executivi ai ERG-urilor cred că conducerea încurajează participarea la ERG-uri, 52% dintre liderii ERG cred că este adevărat. Pe plan intern, un sondaj recent al întregului personal a constatat că 56% dintre angajații Submittable au spus că „fără timp” este cea mai mare barieră în calea participării la ERG-uri.

Drept urmare, am luat măsuri pentru a ne asigura că angajații au spațiu și timp pentru a participa la întâlnirile și evenimentele ERG. Din punct de vedere al resurselor umane și managerial, susținem ERG-urile ca o utilizare substanțială a timpului angajaților și încurajăm membrii echipei noastre să folosească ERG-urile ca un beneficiu de bunăstare. De asemenea, colaborăm cu ERG-urile pentru a sponsoriza evenimente la nivel de companie pentru o mai mare vizibilitate.

5. Stabiliți lideri ERG și luați în considerare utilizarea unui model de co-lider

Fiecare ERG are nevoie de un lider care să reprezinte și să susțină comunitatea sa. Liderii servesc ca o legătură între ERG-urile lor și HR, oferind vizibilitate pentru activitățile grupului lor, protejând în același timp confidențialitatea grupului lor.

Nu ar trebui să numiți un lider ERG. Nu poți forța pe cineva să-și asume responsabilitatea suplimentară dacă nu o dorește. Un lider ERG puternic ar trebui să fie pasionat de construirea unei comunități incluzive și ar trebui să dorească să-i ajute pe alții să facă același lucru.

Pentru a compensa povara conducerii unui ERG, am implementat un model de co-lider. Fiecare ERG are doi lideri și, ca stimulent, oferim fiecărui co-lider 500 USD pentru a dona unei organizații caritabile la alegere. Le cerem liderilor să se angajeze în funcție pentru cel puțin un an, după care pot trece ștafeta sau pot continua să conducă.

Co-liderii ERG mențin întâlnirile organizate și se asigură că toată lumea din grupul lor are șansa de a-și exprima opinia. Solicităm colegilor ERG de la Submittable să stabilească o agendă pentru fiecare întâlnire pentru a oferi membrilor vizibilitate și pentru a încuraja participarea.

Cu toate acestea, în ciuda faptului că au co-lideri care să ghideze discuțiile, este important ca un ERG să fie un spațiu democratizat pentru a rămâne concentrat pe angajați și condus de comunitate.

Sam Ellsworth, manager de marketing de produs la Submittable, co-conduce ERG-ul nostru pentru promovarea sănătății mintale.

„Doar pentru că există un lider nu înseamnă că ei cunosc subiectul mai bine decât altcineva”, spune Ellsworth. „Modul în care fiecare dintre noi definește și tratează subiectul nostru, cum ar fi sănătatea mintală, ar putea fi complet diferit. De exemplu, avem un buget, dar nu sunt singurul care decide unde merge bugetul – avem întâlniri pentru a decide „Ce vrem ?” A fi lider înseamnă a-i aduna pe toți împreună și a te asigura că oamenii știu când și unde se întâmplă lucrurile, mai degrabă decât să spui că părerea ta este mai bună decât a altcuiva.”

6. Permiteți ERG-urilor să creeze spații sigure pentru discuții

Un ERG trebuie să ofere angajaților un loc sigur pentru a discuta liber despre experiențele lor, inclusiv provocările legate de muncă, și pentru a stabili conexiuni cu ceilalți. Acest spațiu sigur necesită multă intimitate și autonomie.

La Submittable, liderii și membrii ERG decid cum doresc să-și folosească spațiile. În timp ce fiecare ERG organizează întâlniri lunare în jurul unor subiecte specifice (de exemplu, cum dorește grupul să-și folosească bugetul), membrii nu sunt obligați să participe. De asemenea, oferim canale Slack unde membrii pot discuta mai relaxat între ei.

Ellsworth spune că cheia pentru a oferi un spațiu sigur pentru membrii ERG este să ne asigurăm că se simt acceptați și primiți, indiferent de calitatea în care se prezintă.

„Indiferent de subiect, un ERG oferă o comunitate pentru ca oamenii să fie pasionați de ceva, să aibă o cutie de sunet și să aibă șansa de a intra în legătură cu oameni care se confruntă cu lucruri similare cu ei”, a spus Ellsworth. „Fie că vrei să fii un participant activ sau doar o muscă pe perete – fie că vorbești sau nu – un ERG îți oferă platforma pentru a nu fi singur.”

Ca regulă generală, membrii ar trebui să fie de acord că orice spus în canale sau întâlniri private nu trebuie să fie distribuit în afara ERG-ului lor. În calitate de oameni de HR, puteți facilita siguranța psihologică făcând canalele ERG Slack doar pe invitație și explicând că conversațiile ERG nu sunt și nu vor fi niciodată monitorizate de HR sau de conducere.

7. Oferiți suport continuu

ERG-urile eficiente sunt conduse de angajați, dar susținute de resursele companiei lor. Pentru a crea schimbări de durată și pozitive, este important să oferiți sprijin ERG-urilor dvs. și să vă bazați pe ERG-urile dvs. ca o sursă valoroasă de educație. Aceasta ar putea arăta astfel:

Check-in-uri regulate cu liderii dvs. ERG

La Submittable, facem o sincronizare trimestrială între liderii noștri ERG, managerul de resurse umane și CEO-ul nostru. În timpul acestor verificări, liderii oferă actualizări despre cum se descurcă ERG-urile lor, își revizuiesc obiectivele și aduc în discuție subiecte sau preocupări pe care grupurile lor consideră că compania ar trebui să le ia în considerare. Aceste întâlniri oferă o linie directă de comunicare între ERG-urile noastre și HR și CEO, permițând totodată ERG-urilor noastre să-și protejeze confidențialitatea și să-și mențină autonomia.

Creați spațiu pentru evenimente sau activități ERG

ERG-urile pot alege să folosească bugetul alocat sau timpul companiei pentru evenimente sau activități care pot ajuta la promovarea comunității sau la crearea schimbărilor pozitive.

Evenimentele ERG, cum ar fi ateliere, seminarii sau sărbători, pot crește vizibilitatea și pot crește gradul de conștientizare la nivel organizațional asupra problemelor relevante. Ele pot, de asemenea, să evidențieze diversitatea, să promoveze înțelegerea și să consolideze incluziunea mediului la locul de muncă.

De exemplu, după fiecare întâlnire între mâini, cele două locații noastre din birou găzduiesc un happy hour pentru informare și socializare. Angajații noștri de la distanță ERG au susținut cu succes un happy hour virtual post-all-hands, care a contribuit la consolidarea comunității noastre virtuale și la includerea lucrătorilor noștri de la distanță într-o activitate semnificativă de team building.

Învățați de la ERG-urile dvs

ERG-urile oferă o perspectivă neprețuită despre cum se simt cu adevărat angajații din comunitățile marginalizate din cadrul organizației dumneavoastră. De exemplu, luați un sondaj adresat întregului personal în care să întrebați angajații cât de bine se descurcă compania în ceea ce privește inițiativele DEI. Sentimentul general poate fi că te descurci bine, dar dacă membrii ERG-urilor tale simt diferit, acele opinii ar putea spune povestea reală. Acei indivizi ar resimți efectele negative ale excluderii mai puternic decât angajații cu mai puține mize.

Puteți chiar să vă bazați pe ERG-uri pentru feedback și îndrumare cu privire la deciziile companiei. Dacă doriți să vă asigurați că lansarea unui nou produs sau campanie de marketing este respectuoasă față de toate identitățile, lăsați-vă ERG-urile să cântărească mai întâi. După cum a spus Patricia Toothman, manager de impact social la Splunk, tratarea ERG-urilor dumneavoastră ca experți în domeniu poate permite companiei dumneavoastră să ia decizii mai inteligente și mai incluzive.

„Noi ne-au ajutat ERG cu dizabilități și adevărate reproiectarea produselor noastre, produsele noastre Splunk, astfel încât oamenii cu imparțialitate de vedere să poată accesa mai bine produsul”, a spus Toothman.

De asemenea, puteți cere ERG-urilor să ofere direcții privind strategia dvs. de CSR și ce programe ar dori să vadă compania să urmeze.

„Cu grupurile noastre de resurse ale angajaților, îi susținem absolut pe aceștia și cauzele care contează cel mai mult pentru ei”, a spus Toothman. „Și cred că un domeniu de care sunt cu adevărat mândru este acea conexiune, cum putem profita de resursele noastre – timpul liber de voluntariat, programul nostru de cadouri potrivite – pentru a ridica cu adevărat cauzele pe care ei le sărbătoresc și le susțin?”

Cea mai mare luptă pentru majoritatea ERG-urilor este creșterea participării angajaților

Pornirea unui ERG este doar primul pas. ERG-urile sunt complet voluntare prin proiectare. Angajații trebuie să dorească să se alăture unui ERG și apoi trebuie să se prezinte activ la întâlniri și conversații. Și aici constă adevărata provocare.

Doar aproximativ 8,6% din forța noastră de muncă totală participă în prezent la un ERG, cu o medie de patru participanți per întâlnire ERG. Cu toate acestea, membrilor care participă la ERG-urile noastre le place să facă parte din comunitățile lor și să consolideze conexiunile cu ceilalți – iar pentru echipa noastră, asta demonstrează că ERG-urile noastre sunt eficiente.

„Ca orice program, în special unul destul de nou, va dura timp și muncă pentru a-l dezvolta, dar sunt atât de bucuros că avem ERG-uri aici”, a spus Catton. Abia am început noi înșine, dar am învățat multe pe parcurs.

O ultimă lecție pe care am învățat-o este că procesele și instrumentele potrivite vă pot ajuta să măsurați și să îmbunătățiți participarea angajaților la ERG-uri. Cu Submittable's Volunteer and Give, liderii ERG își pot crea și gestiona propriile inițiative - perfect pentru ERG-urile care doresc să iasă și să aibă un impact în comunitățile lor.