Cum să abordezi problemele majore în managementul proiectelor
Publicat: 2022-03-16Schimbările masive în organizarea muncii și managementul afacerilor inițiate de pandemie nu au încetinit deloc în 2022. Cu toate acestea, fermentul și dinamica economică se pot dovedi de fapt propice implementării fără probleme a proiectelor. Astăzi, să aruncăm o privire mai atentă la principalele probleme din managementul proiectelor.
Probleme în managementul proiectelor – cuprins:
- Principalele probleme în managementul proiectelor
- Probleme legate de sfera proiectului
- Timpul de executare a proiectului
- Flexibilitatea acțiunii
- rezumat
Principalele probleme în managementul proiectelor
Potrivit raportului Pulse of the Profession, un procent mai mare de proiecte au fost finalizate eficient: atingerea obiectivelor, respectarea bugetului și timpul de finalizare planificat. Pe de altă parte, în 2021 au fost anulate mai multe proiecte decât în anii precedenți.
Prin urmare, îi vom examina pe cei de succes pentru a învăța de la cei mai buni. Care au fost principalele probleme legate de managementul acestor proiecte? Și cum am încerca să le rezolvăm astăzi?
Ne vom concentra astăzi pe trei domenii principale de preocupare în managementul proiectelor. Acestea sunt:
- domeniul de aplicare al proiectului
- timpul de executare a proiectului
- flexibilitatea echipei
Probleme legate de sfera proiectului
Problemele legate de definirea domeniului de aplicare al proiectului încep de obicei chiar de la început. Și chiar înainte ca ipotezele sale să fie pe deplin clarificate. De aceea este atât de crucial să schițați cu atenție planul proiectului. Nu vă grăbiți și acordați-vă suficient timp pentru a clarifica cu atenție scopul și planul de acțiune înainte de a programa sarcinile.
Este o idee bună să folosiți instrumentele potrivite pentru aceasta atunci când planificați domeniul de aplicare al proiectului, precum și să îl împărțiți în epopee sau fire de înțeles pentru toți cei implicați.
- Comunicarea cu clientul și partenerii
- Flexibilitate naturală a domeniului de aplicare versus variație de acoperire
- Partea de conținut
Pentru a asigura succesul unui proiect, însăși nașterea acestuia este crucială. O atmosferă favorabilă, o prezentare convingătoare a celor mai semnificative ipoteze împreună cu abilitățile de negociere și interpersonale ale managerului de proiect pot decide dacă proiectul este respins sau implementat.
Discuția ulterioară cu clientul și alți factori de decizie sunt momentele obligatorii care definesc sfera inițială a proiectului.
Dar de ce vorbim despre domeniul „inițial” al unui proiect? Pentru că domeniul său de aplicare planificat nu va fi niciodată identic cu domeniul final.
Asumarea flexibilității naturale a domeniului de aplicare al proiectului este o modalitate de a face față variabilității domeniului de aplicare și pur și simplu o abordare realistă. Acesta permite cadrului de proiect să se adapteze la livrabilitatea reală și la condițiile de afaceri în schimbare. Cu toate acestea, această variabilitate naturală nu trebuie să se aplice ipotezelor cheie ale proiectului.
Când ipotezele cheie se schimbă și sfera sarcinilor de efectuat se extinde, succesul proiectului este pus sub semnul întrebării. Această problemă se numește scope creep. Termenul de variație a domeniului de aplicare înseamnă creșterea necontrolată a proiectului. Și este nenorocirea a până la o treime din proiectele de afaceri implementate.
Un alt obstacol în managementul proiectului este definirea conținutului proiectului. Un manager de proiect trebuie să răspundă sincer la întrebarea: știu suficient despre sarcinile pe care vreau să le îndeplinesc?
Dacă răspunsul la această întrebare este nu, atunci indiferent cât de avansat este proiectul, este necesar să se consulte cu specialiști. Inițial cu cei care alcătuiesc echipa de proiect. Dar uneori este nevoie de sfatul experților externi.
Timpul de executare a proiectului
Chiar și managerii de proiect foarte experimentați sunt optimiști incorigibili când vine vorba de timpul de execuție a proiectului. Acest lucru este evidențiat de statisticile proiectelor mari finalizate. În 2021, la nivel global, 55% dintre proiecte au fost finalizate la timp. Aceasta este o creștere de 4% față de anul precedent. Cu toate acestea, rezultatele nu sunt încă foarte satisfăcătoare.
- Întârzieri realiste
- Comunicarea în echipă
Finalizarea la timp a unui proiect este de obicei împiedicată de timpul nerealist alocat pentru anumite sarcini. De aceea, merită să folosiți instrumente care să permită măsurarea statistică a vitezei reale de execuție a sarcinilor și compararea acesteia cu timpul programat.
Desigur, timpul de execuție a proiectului este strâns legat de domeniul și bugetul acestuia. Cu toate acestea, factorii decisivi se dovedesc frecvent a fi eficiența și flexibilitatea echipei.
Performanța echipei trebuie să îndeplinească cerințe clare și ușor de înțeles prin delegarea simplă a sarcinilor și responsabilităților. La fel de crucială este și transparența interdependențelor etapelor individuale de execuție a lucrărilor, precum și punerea la coadă a sarcinilor. Aveți grijă de aceste aspecte ale comunicării pentru a preveni regresele cu timpul de execuție a proiectului.
Flexibilitatea acțiunii
Strâmtoarea și sursa eșecului în managementul proiectelor este lipsa de flexibilitate rezultată din aderarea la căi bine cunoscute și bătute. Adesea duce la utilizarea unor metode și instrumente de management testate și nepotrivite pentru un anumit proiect. Dar cum să-ți crești flexibilitatea – ca manager de proiect – și pe cea a întregii echipe?
- Agilitate
- Angajament și autoorganizare
Nu este o coincidență faptul că flexibilitatea operațiunilor și soluționării problemelor inerente echipelor mici și agile de proiectare software a câștigat recunoaștere la nivel mondial. Din ce în ce mai des instrumentele de management de proiect din industria IT sunt cele care se răspândesc în alte industrii atunci când situația necesită o flexibilitate sporită de operare.
Echipele gestionate agil pot exercita o mare flexibilitate. În ei, managerii se implică direct în proiect, oferind și primind frecvent feedback cu privire la acțiunile lor. Și membrii echipei – cel puțin într-o oarecare măsură – aleg în mod independent sarcinile de îndeplinit. Toate acestea fac ca echipele agile să semene cu modelul de auto-organizare.
rezumat
Am clasificat principalele probleme din managementul proiectelor în trei grupuri. Prima include definirea, înțelegerea și menținerea domeniului de aplicare a proiectului în timpul executării acestuia. Al doilea este calendarul sarcinilor proiectului. Al treilea este menținerea flexibilității în managementul echipei și adaptarea constantă la condițiile în schimbare.
Cel mai bun mod de a face față acestor probleme este să fii la curent – cu programul și cunoștințele tale, cu metodele tale de management, cu echipa ta și cu software-ul care facilitează gestionarea proiectelor foarte complexe.
SURSA STATISTICILOR: Pulsul profesiei 2021
Citește și: Etapele proiectului
Dacă vă place conținutul nostru, alăturați-vă comunității noastre de albine ocupate pe Facebook și Twitter.
Autor: Caroline Becker
În calitate de manager de proiect, Caroline este expertă în găsirea de noi metode de a proiecta cele mai bune fluxuri de lucru și de a optimiza procesele. Abilitățile ei de organizare și capacitatea de a lucra sub presiunea timpului o fac cea mai bună persoană pentru a transforma proiectele complicate în realitate.