În general, o întâlnire este considerată reușită dacă obține rezultate tangibile. Este timpul să încetăm să ne concentrăm pe rezultat și mai mult pe participanții reali?

Cercetările recente sugerează că acesta poate fi cazul. O întâlnire cu scop este una care îmbogățește inimile și mințile, ducând participanții la noi niveluri.

Conform descoperirilor științei comportamentale, ceea ce experimentează oamenii schimbă de fapt țesutul fizic al creierului. Oamenii își exercită creierul prin conversație, dintre care mai mult de două treimi este socială. Imaginați-vă cât de dăunător este pentru creier o întâlnire tradițională cu vorbitori și prezentări PowerPoint!

Ieșiți cu convenționalul, cu creativul

Mulți manageri aplică logica economică tradițională, considerând membrii unei organizații ca agenți interesați de sine. Ei creează o cultură a companiei corespunzătoare, care nu dă roade.

Apoi, ajung la o bifurcație: impune un control mai strict pentru a obține rezultatele dorite sau fii creativi și proiectează întâlniri conform unui scop autentic superior, care ajută la ghidarea deciziilor și se intersectează cu nevoile companiei. Dacă aleg a doua opțiune, vor găsi oameni care încearcă lucruri noi, își asumă riscuri și trec la învățarea profundă la fiecare nivel al organizației, de sus în jos.

Cum poate un facilitator să ajute la găsirea acestui scop mai înalt?

Dacă îi întrebați pe manageri care este scopul companiei lor, mulți vor spune „creștere economică”, „mai mult profit” sau altceva în acest sens. Acest lucru este firesc, deoarece este în concordanță cu strategia de management pe care au fost predați la școala de afaceri și cu ceea ce au învățat ulterior. Munca se bazează în principal pe rezultate, iar profitul este scopul oricărei companii. Unele organizații au documente care își subliniază misiunea, scopul și valorile. Deși acesta este un pas în direcția corectă, sunt aceste valori integrate și reflectate în întâlniri?

Idei pentru întâlniri ale managementului – O listă de verificare eficientă pentru întâlniri

Întâlnirile de management sunt locul în care se iau cele mai importante decizii. Hrănind conexiunile sociale, organizatorii le pot face mai utile. Sentimentul de apartenență are o influență considerabilă asupra luării deciziilor și asupra comportamentului.

Folosește Povestirea

Pentru a vă face mesajele mai semnificative, spuneți o poveste și faceți o copie de rezervă a faptelor folosind date. Un facilitator vă poate ajuta să echilibrați faptele, astfel încât participanții la întâlnire să nu fie copleșiți. Creierul unei persoane nu poate deține o cantitate nelimitată de informații. Facilitatorii fac planuri pentru întâlnirile de management pentru a evita concentrarea excesivă pe date, concentrându-se în schimb pe exploatarea potențialului uman.

Atingeți Potențial uman

Nu se poate nega că tehnologia este foarte utilă la întâlniri. Cu toate acestea, oamenii sunt la bază. Fiecare organizație are un grup neexploatat de agenți de schimbare energizanți - oameni care sunt orientați spre obiective, maturi și extrem de pozitivi. Sunt o inspirație naturală pentru ceilalți. Sunt întotdeauna gata să ia inițiativă și pot ajuta la fiecare pas al procesului de stabilire a scopului.

Pentru a valorifica potențialul uman, gândiți-vă când doriți ca participanții să își reducă atenția și când să își extindă atenția. Folosiți lumina și sunetul pentru a crea energie în spațiu sau pentru a induce un sentiment de calm. O modalitate de a face acest lucru este prin crearea unor posturi mai mici care să permită participanților să aleagă cum doresc să se implice. Acestea sunt sesiuni de focus grup mai mici, cu sau fără un vorbitor, care implică adesea tehnici de învățare experiențială pe care facilitatorul dumneavoastră vi le poate comunica.

Gestionați stresul

Amintiți-le participanților să doarmă puțin și să facă mișcare înainte de întâlnire, astfel încât să fie bine odihniți și gata să contribuie. Elementele de mindfulness îi pot ajuta pe manageri să se simtă mai energici și să își gestioneze nivelul de stres.
Cea mai ușoară idee este să te oprești la intervale regulate în timpul întâlnirii pentru a reaminti participanților să respire adânc. În pauze, ai putea stimula simțurile oferind lumină naturală sau prăjituri proaspăt coapte, al căror miros este suficient pentru a revigora oamenii. Elemente naturale ca acestea îi ajută pe manageri să gândească mai clar.

Determinați câți oameni trebuie să fie de fapt la întâlnire și evitați să-i stresați, așteptându-le să stea nemișcați ore în șir și să preia date. În mod ideal, datele sunt împărțite în bucăți mai mici, mai „digerabile”, care pot fi încadrate în 40 de persoane. -sedinte de minute.

Gândiți-vă la cum doriți să se simtă participanții după întâlnire, apoi gândiți-vă la ce poate fi schimbat sau adăugat pentru a realiza acest lucru. Acest lucru este cunoscut sub denumirea de sentimente de „stratificare”. Includeți întotdeauna o urmărire a întâlnirii, de exemplu, trimițând prin e-mail un rezumat al întâlnirii și procesul verbal, acolo unde este posibil și necesar.

Garantați un impact pozitiv

Cum vă asigurați un rezultat pozitiv al întâlnirii? Asta începe cu definirea unui rezultat pozitiv. Oricare ar fi aceasta – rezolvarea unei probleme, luarea unei decizii etc. – includeți activități pentru a genera noi niveluri de conectivitate și sens.

Când oamenii sunt implicați, experiențele lor sunt mai bogate, mai satisfăcătoare și mai intenționate. Un facilitator experimentat de întâlnire se va asigura că toți cei prezenți la întâlnire sunt activi și contribuie. Trebuie luate în considerare nevoile participanților; numai atunci poți garanta un impact pozitiv, precum și o experiență reală și autentică.

Facilitatorii de întâlniri pot crea experiențe unice, reale, pe care oamenii vor dori să le împărtășească. Aceasta începe cu a oferi participanților posibilitatea de a alege. Conform datelor actuale ale IACC, 4 din 5 locuri de muncă ale planificatorilor de întâlniri cuprind crearea de experiență într-o măsură mult mai mare decât acum doi ani. Întâlnirile de management se transformă în experiențe prin identificarea unor strategii adecvate pe care facilitatorii le pot ajuta să le definească și să le implementeze.

Secretul unei întâlniri cu scop: designul experienței

Potrivit liderului de întâlniri și expoziții de evenimente, IMEX, tema „întâlnirilor cu scop” va domina industria în anii următori. Întâlnirile cu scop încorporează inovație, sens mai profund și perspectivă.

Beneficiile și scopul unei întâlniri sunt abordate complex. Pentru facilitatori, aceasta înseamnă să depășească designul convențional al întâlnirilor prin introducerea elementelor de sănătate, bunăstare, știință comportamentală și tehnologie. Mai presus de toate, însă, înseamnă a oferi tuturor opțiuni care se încadrează în domeniul de aplicare al temei întâlnirilor cu scop.

Un scop mai înalt la următoarea întâlnire

Deși un scop superior, cum ar fi a te simți mulțumit și a-ți percepe locul de muncă ca fiind semnificativ, nu garantează neapărat un impact imediat asupra rezultatului, multe companii au dat totuși rezultate impresionante.

Un studiu Gartenberg pe o jumătate de milion de oameni din 429 de companii, care s-a desfășurat pe parcursul a cinci ani (2006-2011), a indicat un impact pozitiv asupra măsurilor de performanță prospective și a randamentului activelor atunci când scopul a fost comunicat clar.

Scopul, deci, este mai mult decât o himeră. Competitivitatea companiei dumneavoastră și sănătatea financiară pot depinde de aceasta.

Sylvia Peters este colaboratoare pentru Find A Facilitator și mamă a doi copii. Ea este, de asemenea, expertă în a oferi cea mai credibilă, experimentată și personală facilitare la fiecare întâlnire la care participă. În timpul ei liber, o vei găsi meditând și făcând salata ei preferată.