Cum să utilizați videoclipul pentru a comunica cu echipele în timp ce lucrați de la distanță

Nu este nimic mai rău decât să te trezești, să sorbi cafeaua, doar pentru a primi un „putem discuta?” mesaj de la șeful sau membrul echipei în căsuța de e-mail sau Slack.

„Uh oh…. Este ceva greșit?"

Am fost cu toții acolo. Chiar zilele trecute, am primit un ping similar de la un client nou. Chiar dacă știam că lucrurile merg bine, tot nu m-am putut abține să nu mă gândesc la ce e mai rău.

Se pare că clientul meu a vrut doar să spună că a publicat cel mai recent articol al meu.

*Oftat de usurare*

În timp ce aplicațiile de chat în timp real și e-mailul sunt excelente pentru multe lucruri, adesea, ele nu sunt capabile să surprindă contextul complet pe care chaturile și videoclipurile personale îl permit. Mi-ar fi plăcut să-mi deschid e-mailul și să văd un link către un scurt videoclip care mi-a oferit o actualizare despre articolul meu, mai degrabă decât un moment de panică urmat de ușurare.

Pe măsură ce forța de muncă continuă să se adapteze la lucrul de la distanță, este o necesitate să înveți să comunici eficient cu organizația ta.

Spre deosebire de un mediu tradițional de birou, nu aveți opțiunea de a participa la discuțiile clasice „watercooler” sau chiar să trageți un membru al echipei deoparte și să împărtășiți ceea ce aveți în minte.

Din fericire, utilizarea video pentru a comunica cu echipa ta este o modalitate excelentă de a te asigura că toată lumea este pe aceeași pagină și de a preveni neînțelegerile care altfel ar putea apărea prin e-mail sau chat.

În calitate de manager sau director de marketing, este deosebit de important să folosiți instrumentele de comunicare de care aveți pentru a vă asigura că echipa dvs. este sincronizată.

Lucrul de la distanță: noua noastră realitate

Chiar înainte ca COVID-19 să accelereze trecerea companiilor de a lucra de la distanță, munca la distanță era deja în creștere în popularitate. Potrivit Owl Labs , „42% dintre angajații cu opțiune de lucru de la distanță au planificat să lucreze de la distanță mai des în următorii cinci ani . ”

Sursă

Și acum, cu companii mari precum Adobe, Google și Facebook în procesul de trecere permanentă la munca de la distanță , multe alte companii, mari și mici, încep să urmeze exemplul.

În timp ce munca de la distanță are multe avantaje, cum ar fi lipsa navetei și mai multă flexibilitate în program, prezintă unele provocări unice de comunicare internă. (În afară de aceasta, circumstanțele de lucru la distanță în timpul COVID-19 NU sunt condiții normale de lucru la distanță.)

În postarea de astăzi, vom arunca o privire asupra modului de utilizare eficientă a videoclipurilor și a seminariilor web pentru a comunica cu echipa dvs. și pentru a vă menține organizația atât productivă, cât și la curent.

Cum vă ajută videoclipurile animate să comunicați cu echipa dvs. de la distanță

Dacă ai făcut vreodată o prezentare la birou, știi cât de dificil poate fi să păstrezi atenția angajaților tăi.

Nu este neobișnuit să vezi o parte din echipa ta în afara zonei în primele minute - și atunci împarți camera. Cu distragerile la doar un clic sau o filă distanță în timp ce lucrați de acasă, poate fi și mai dificil să vă mențineți echipa angajată.

Folosirea videoclipurilor animate pentru a prezenta cele mai recente cifre de venituri sau actualizări importante ale echipei oferă o imagine revigorantă a rapoartelor de stare altfel plictisitoare. Videoclipurile animate pot fi, de asemenea, incredibil de utile pentru integrarea noilor angajați și pentru a-i ajuta să învețe frânghiile.

Într-un mediu de lucru tradițional, s-ar putea ca noi angajați să urmărească un coleg de muncă mai înalt pentru a înțelege cum funcționează compania. Dar când lucrezi de la distanță, acest lucru nu este întotdeauna posibil. În plus, distribuirea unui document Google dens, plin cu procedurile echipei dvs. poate fi un început bun, dar nu este cel mai captivant mod de a partaja informații importante.

Crearea unui videoclip animat despre valorile și așteptările companiei dvs. este o modalitate excelentă de a vă prezenta compania unui nou angajat. Învață informațiile necesare cu un pic adăugat. În loc să ai noilor tăi angajați să învețe în mod prestabilit prin Google, poți să produci o prezentare care atrage atenția pentru a-i pune la curent.

Videoclipul animat este util în special atunci când defalcați subiecte altfel tehnice, cum ar fi modul de utilizare a instrumentelor interne sau a software-ului.

Sursă

Un alt avantaj al unui instrument video de animație este că poate economisi timp pentru a recrea șabloane de la zero. Odată ce ați dezvoltat un videoclip de înscriere pentru noii angajați, de exemplu, puteți replica cu ușurință sau puteți face modificări minore, în funcție de situația specifică, fără a fi nevoie să începeți totul de la început de fiecare dată.

În cele din urmă, un scurt videoclip animat poate fi, de asemenea, o modalitate excelentă de a împărtăși știrile companiei atunci când, de exemplu, compania dvs. câștigă un premiu sau este prezentată într-o publicație de presă importantă.

În timp ce videoclipurile animate pot comunica o mulțime de informații valoroase, cu siguranță există momente în care ar putea să nu fie cea mai potrivită platformă pentru comunicarea internă.

De exemplu, dacă trebuie să aveți o discuție serioasă legată de performanță cu unul dintre membrii echipei dvs., nu ar fi cea mai bună idee să transmiteți asta folosind animație. În acest caz, un video tradițional sau un apel telefonic ar fi cel mai bine.

[Aveți nevoie de câteva șabloane grozave pentru a vă ajuta să începeți cu videoclipurile animate? Consultați șabloanele noastre populare de lucru de la distanță și de înregistrare video.]

Webinarii sunt pentru mai mult decât prezentări

Webinarii sunt un alt mod eficient de a comunica cu echipa ta. Deși este obișnuit să accesați automat un apel Zoom sau Google Hangouts, seminariile web oferă câteva beneficii unice.

Multe platforme de apeluri video au limite de participanți relativ mici, ceea ce poate fi o problemă pentru companiile mai mari (cu excepția cazului în care aveți resursele pentru a face upgrade la planuri premium).

Webinarii vă permit să vorbiți cu toți membrii echipei dvs. simultan, fără distracția suplimentară a angajaților care își dezactivează sunetul accidental și creează zgomot de fundal.

Webinarii sunt, de asemenea, utile, deoarece majoritatea instrumentelor de webinar de astăzi includ o funcție de urmărire a prezenței. Cu alte platforme precum Zoom, de exemplu, este posibil să nu știți dacă un membru al echipei a făcut întâlnirea sau nu.

Instrumente precum Demio sunt excelente, deoarece permit echipei dvs. să se alăture fără efort, fără a fi nevoie să instalați niciun software suplimentar, ceea ce poate economisi timp semnificativ și dureri de cap tehnologice pentru toată lumea.

Un alt beneficiu al utilizării webinarilor pentru comunicarea în echipă este că atenuează o parte din presiunea pe care o pot simți membrii tăi.

La un apel video tradițional, membrii echipei simt adesea că trebuie să fie „prezentabili” și pregătiți să intervină atât cu video, cât și audio. Având în vedere că viața de acasă nu este normală pentru mulți dintre angajații tăi în timpul pandemiei de COVID-19, acest lucru poate crea presiune și anxietate inutile. Cu un webinar, angajații dvs. pot rămâne concentrați asupra mesajului la îndemână, fără a-și face griji despre cum arată sau dacă biroul lor de acasă este dezordonat.

În plus, în timp ce membrii echipei pot urmări webinarii în direct, le puteți împărtăși și celor care au ratat prezentarea originală. Unele opțiuni pentru apeluri video permit înregistrarea apelurilor, dar nu este întotdeauna setat la implicit, așa că dacă uitați să apăsați înregistrare, poate fi destul de frustrant.

Deși platformele de webinar se concentrează în mod tradițional pe generarea de vânzări, clienți noi și clienți potențiali, ele sunt o modalitate incredibil de subestimată de a comunica cu echipa ta internă.

Instrumentele de webinar precum Demio oferă, de asemenea, funcțiile standard pentru apeluri video, care au devenit o parte esențială a comunicării zilnice. Cu Demio, puteți partaja ecranul dvs., puteți invita oaspeți să vorbească cu sau fără videoclip și multe altele.

Comunicarea video asincronă vă va ajuta echipa de la distanță să comunice

Poate una dintre cele mai semnificative schimbări atunci când lucrați de la distanță este trecerea la comunicarea asincronă. „Mai simplu, comunicarea asincronă este atunci când trimiți un mesaj fără a te aștepta la un răspuns imediat ” , spune Amir Salihefendic, fondatorul companiei Doist.

Când folosiți videoclipuri pentru a comunica cu echipa dvs., nu există așteptări la un răspuns imediat. Pentru a face lucrurile și mai clare, anunțați persoana că nu aveți nevoie de un răspuns rapid în videoclipul dvs.

De exemplu, dacă partajați un videoclip de actualizare cu echipa dvs., puteți începe videoclipul cu un mesaj simplu care stabilește așteptări: „Hei, echipa, am vrut să împărtășesc o actualizare rapidă a KPI-urilor noștri pentru trimestrul. Vă rugăm să răspundeți cu gândurile dumneavoastră cel târziu joi.”

Comunicarea video în mod implicit ajută la atenuarea stresului și a necesității de a răspunde imediat, ceea ce este util mai ales dacă echipa dvs. se întinde pe mai multe fusuri orare. Acestea fiind spuse, puteți folosi cu siguranță videoclipul atunci când este nevoie de un răspuns cât mai curând posibil.

În cele din urmă, „scopul comunicării asincrone este de a vă ajuta echipa să comunice clar, fără a pune sarcini inutile în jurul comunicării”, spune Joe Martin, VP de marketing la CloudApp .

Și în timp ce asincron este obișnuit atunci când lucrați de la distanță, aceasta nu înseamnă că trebuie să ignorați complet comunicarea sincronă. Uneori, este necesar un răspuns rapid sau un apel sau un chat imediat. Cu videoclipuri animate și seminarii web, creșteți opțiunile disponibile pentru ca echipa dvs. să comunice cel mai eficient.

Dacă sunteți în căutarea unor instrumente asincrone fantastice cu care să experimentați, asigurați-vă că consultați CloudApp , Loom , Snagit și Recordit .

Beneficiile video

Pentru a rezuma, există multiple beneficii ale comunicării video cu echipele tale de la distanță. În această piesă, am explicat cum poate videoclipul:

• Crește productivitatea
• Creșteți moralul echipei
• Mențineți membrii echipei implicați
• Faceți informațiile ușor de înțeles
• Reduceți presiunea de a fi prezentabil la întâlniri
• Oferă flexibilitate în comunicare

Pe măsură ce companiile din întreaga lume continuă să se adapteze la acest nou mod de lucru, valorificarea videoclipurilor pentru a comunica cu echipa dvs. poate ajuta în mare măsură să vă asigurați că toată lumea rămâne productivă, actualizată și se simte ca o parte valoroasă a organizației dvs.

Ești gata să descoperi puterea videoclipului? Încercați Wideo și creați-vă propriile videoclipuri astăzi.

Facundo Romei

Marketing și creștere Wideo