Cum să utilizați Zoho Books pentru contabilitate

Companiile trebuie să se confrunte cu acte nesfârșite și cu procese contabile complexe pentru a-și gestiona finanțele. Din acest motiv, organizațiile se îndreaptă către instrumente de contabilitate robuste, iar un software care stă în picioare în mulțime este Zoho Books.

Zoho Books oferă o soluție cuprinzătoare pentru companiile care doresc să sporească eficiența și acuratețea practicilor lor de contabilitate. De la configurarea șabloanelor personalizate de factură până la generarea de rapoarte financiare perspicace, poate schimba cu adevărat modul în care vă gestionați facturarea.

În acest articol, vom vorbi despre dezavantajele acestui instrument, despre caracteristicile sale și despre ghidul pas cu pas despre cum să utilizați Zoho Books pentru a vă eficientiza operațiunile financiare.

Să ajungem la asta!

Ce este Zoho Books?

Zoho Books este un software de contabilitate conceput de Zoho Corporation. Este un instrument bazat pe cloud conceput pentru a ajuta companiile să își gestioneze finanțele în mod eficient.

Este o soluție unică pentru gestionarea tuturor sarcinilor dvs. de contabilitate, de la crearea facturării și gestionarea cheltuielilor până la reconcilierea bancară și generarea de rapoarte. Vom analiza cum să folosiți software-ul de contabilitate Zoho mai târziu în acest blog.

Care sunt caracteristicile Zoho Books?

Zoho Books oferă mai multe funcții pentru a genera cotații, a gestiona inventarul, comenzile de vânzare și de cumpărare, pentru a genera rapoarte financiare etc. Iată care sunt caracteristicile pe care le oferă acest software de contabilitate:

1. Facturare și generare de cotații: Cu Zoho Books, puteți crea cu ușurință o factură și cotații cu aspect profesional. Cu acest software de contabilitate îl puteți trimite și clienților dvs. și puteți fi plătit mai repede.
2. Cheltuieli și facturi: puteți încărca toate facturile pentru a înregistra și urmări cheltuielile și pentru a rămâne organizat. Poți vedea unde se duc toți banii tăi.
3. Servicii bancare: vă puteți conecta și reconcilia extrasele dvs. bancare în doar câteva clicuri. Preluați tranzacțiile, clasificați-le și reconciliați-le în cel mai scurt timp. De asemenea, acceptă PayPal, astfel încât fiecare tranzacție efectuată prin contul dvs. PayPal poate fi preluată cu ușurință.
4. Urmărirea proiectelor: vă va ajuta să urmăriți timpul și cheltuielile pentru proiecte. Generați ore și facturi facturabile pe baza lucrărilor de proiect și plătiți suma exactă.
5. Comandă de vânzare și achiziție: trimiteți comenzi pentru vânzări și comunicați cu furnizorii dvs. cu facturi de vânzare și achiziție personalizate.
6. GST: Cu Zoho Books, nu trebuie să vă faceți griji cu privire la taxa pe bunuri și servicii. Cunoaște-ți răspunderea și returnările totale și plătește-ți taxele imediat în cadrul platformei.
7. Facturare electronică: conectați Zoho Books cu IRP (Portalul de înregistrare a facturilor) cu ușurință și generați facturi fără erori în câteva secunde.
8. Pista de audit: Vi se cere adesea să verificați și să urmăriți registrele contabile pentru orice modificări. Cu Zoho Books, puteți urmări și menține cu ușurință orice modificări făcute în registrele dvs. de contabilitate.
9. Automatizare: automatizați sarcini repetitive, cum ar fi trimiterea facturilor recurente, clasificarea cheltuielilor, încărcarea automată a cardului etc. pentru a vă simplifica fluxul de lucru.
10. Documente: stocați online toate documentele necesare, cum ar fi facturi, facturi, comenzi de vânzare sau de cumpărare, ITR și multe altele și atașați-le la tranzacțiile necesare.
11. Portalul furnizorilor: Oferiți vânzătorului dvs. un autoportal pentru a gestiona totul, de la tranzacțiile și comenzile lor până la extrase de cont. Va oferi o mai bună transparență și un sentiment de încredere între ambele părți.
12. Integrare: Zoho Books poate fi integrat cu mai multe platforme, cum ar fi gateway-uri de plată online, aplicații Zoho, Google Suite, Slack, Zapier și multe alte instrumente CRM de top. În plus, veți obține și API-ul Zoho Books pentru a se integra în fluxul dvs. de lucru.
13. Aplicație mobilă: Zoho Books oferă aplicații mobile atât pentru dispozitivele Android, cât și pentru iOS. Puteți gestiona, urmări și analiza toate operațiunile financiare din mers cu aplicațiile mobile Zoho Books.

Planuri de prețuri Zoho Books în detaliu

Înainte de a verifica cum să folosiți cărțile Zoho pentru contabilitate, să verificăm planurile de prețuri. Zoho Books este un instrument bazat pe conformitate care oferă o interfață de utilizare simplă și un sistem de asistență de încredere. Există două tipuri de planuri pe care le oferă Zoho Books - un plan este „Pentru a începe”, altul este „Planifică pentru nevoile tale unice”.

1. Zoho Books plănuiește să vă înceapă

• Standard: Acesta este un plan de bază pentru a începe să vă gestionați finanțele online. Acest plan include maximum 3 utilizatori, un GSTIN și generarea de 5000 de facturi în fiecare lună. Planul începe de la 749 INR/lună per organizație.
• Profesional: Cu planul profesional, puteți obține capacități de management de afaceri și contabilitate. Puteți adăuga maximum 5 utilizatori, 2 GSTIN și puteți genera 10.000 facturi pe lună. Planul începe de la 1499 INR/lună per organizație.
• Premium: Acest plan este o opțiune ideală pentru companiile care caută funcții personalizabile, de colaborare și de automatizare. Puteți adăuga maximum 10 utilizatori, 3 GSTIN și puteți genera 25000 de facturi pe lună. Planul începe de la 2999 INR/lună per organizație.

2. Planuri Zoho Books pentru nevoile dvs. unice

• Elită: Acest plan este o opțiune bună pentru organizațiile care necesită funcții avansate de gestionare a stocurilor. Acest plan include 15 utilizatori, 3 GSTIN și 100.000 de facturi pe lună. Planul începe de la 4999 INR/lună per organizație.
• Ultimate: planul final este pentru organizațiile mai mari care doresc să ia decizii contabile bazate pe date. Puteți adăuga 25 de utilizatori, 3 GSTIN și puteți genera 100.000 de facturi în fiecare lună. Acest plan vă va costa 7999 INR/lună per organizație.

Interfața Zoho Books

Zoho Books are o interfață curată și intuitivă pentru a vă simplifica experiența contabilă. Iată o defalcare a interfeței sale:

• Tabloul de bord: opțiunea tablou de bord vă oferă o imagine de ansamblu rapidă a datelor dvs. financiare. Include diagrame și grafice care rezumă valorile cheie precum veniturile, cheltuielile și profitul.
• Contacte: în secțiunea Contacte, puteți gestiona informațiile legate de contactele dvs. de afaceri. Puteți adăuga, edita și organiza detaliile de contact aici. Persoane de contact precum clienții, furnizorii și alte companii cu care lucrați.
• Articol: Aici vă puteți gestiona inventarul sau lista de produse și servicii.
• Servicii bancare: conectați-vă conturile bancare, cardurile și gestionați-vă tranzacțiile financiare. De asemenea, vă puteți urmări veniturile și cheltuielile.
• Vânzări: Vânzările este secțiunea în care vă ocupați de toate aspectele procesului de vânzare. Această secțiune include funcții pentru crearea, trimiterea și gestionarea facturilor.
• Achiziții: Modulul Achiziții este axat pe gestionarea cheltuielilor și achizițiilor. Puteți urmări facturile și cheltuielile. Acest lucru vă ajută să monitorizați și să controlați cheltuielile de afaceri.
• Contabili: Cu această opțiune, puteți să adăugați sau să colaborați cu contabilul dvs. pentru a vă ocupa de declararea fiscală, auditarea și conformitatea organizației dvs.
• Foaie de pontaj: modulul Foaie de pontaj este utilizat pentru urmărirea orelor de lucru ale angajaților. Acest lucru este esențial pentru companii pentru a calcula orele facturabile.
• Rapoarte: secțiunea Rapoarte oferă diverse rapoarte financiare pentru a vă ajuta să analizați și să înțelegeți performanța afacerii dvs. Acestea pot include situații de profit și pierdere, bilanțuri, rapoarte privind fluxurile de numerar și multe altele.

Cum să folosiți Zoho Books?

Puteți folosi Zoho Books pentru a crea și a trimite facturi, pentru a înregistra cheltuieli, pentru a gestiona furnizorii, pentru a genera rapoarte de afaceri și multe altele. Dar înainte de a utiliza acest software, trebuie să creați un cont pentru a implementa Zoho Books în operațiunile dvs. de afaceri.

Vizitați site-ul web oficial (https://www.zoho.com/in/books/) și înscrieți-vă pentru a crea un cont. Puteți opta pentru orice plan sau puteți începe cu o perioadă de încercare gratuită de 14 zile. Să aruncăm o privire la cum să folosiți Zoho Books în diferite scopuri.

1. Cum să utilizați Zoho Books pentru a crea și a trimite facturi?

Pentru a crea și a trimite facturi, accesați tabloul de bord și accesați bara de meniu din stânga. Faceți clic pe meniul Vânzări și urmați acești pași de mai jos:

• Faceți clic pe butonul Vânzări și se va deschide o filă nouă
• Acum faceți clic pe butonul Creare rapidă din modulul Factură
• Completați toate detaliile, cum ar fi numele clientului, numărul facturii și data în pagina Factură nouă
• Selectați elementul pe care doriți să îl includeți
• Încărcați orice document necesar pe care doriți să îl atașați la factura (Opțional)
• Faceți clic pe opțiunea Salvare și trimitere și gata

2. Cum să gestionezi furnizorii?

Puteți adăuga cu ușurință un furnizor nou sau elimina un furnizor cu Zoho Books. Pentru a face acest lucru, urmați pașii de mai jos:

• Faceți clic pe butonul Creare rapidă din modulul Contact
• Selectați Toate contactele din meniul drop-down pentru a filtra furnizorii și contactele
• Puteți adăuga noi clienți aici făcând clic pe butonul + Nou din partea de sus a paginii
• Faceți clic pe un anumit contact pentru a vedea detaliile. Acesta va afișa toate tranzacțiile și o prezentare generală a aceluiași contact sau furnizor.
• Pentru a șterge sau a elimina orice furnizor, selectați opțiunea Mai multe din colțul din dreapta sus și faceți clic pe Ștergere

Cum să folosiți Zoho Books pentru a înregistra cheltuielile și facturile?

Pași pentru înregistrarea cheltuielilor cu Zoho Books

• Pentru a înregistra cheltuielile, accesați opțiunea Cheltuieli din bara din stânga
• Faceți clic pe + Cheltuială nouă din colțul din dreapta sus sau pur și simplu faceți clic pe pictograma + de lângă modulul Cheltuieli
• Acum completați toate detaliile necesare, cum ar fi categoria, data, suma etc.
• De asemenea, puteți încărca chitanțele
• Faceți clic pe Salvare

Modalități de a înregistra facturile cu Zoho Books

• Pentru a vă înregistra facturile, accesați fila Achiziții din bara laterală din stânga
• Apoi faceți clic pe butonul Creare rapidă din modulul Facturi
• Acum introduceți detalii precum Nume, Data facturii etc.
• Selectați produsele pentru care ați încasat factura
• Atașați fișiere sau documente care vă pot susține facturile
• Apăsați butonul Salvați .

Cum să folosiți Zoho Books pentru a înregistra plăți?

Gestionarea plăților facturilor prin Zoho

• Pentru a înregistra plata facturii, accesați Vânzări și apoi Facturi
• Acum selectați Factura pentru a înregistra plata și se va deschide fereastra cu detaliile facturii
• Acolo veți vedea o opțiune de înregistrare a plății în partea de sus, faceți clic pe acel buton
• Acum introduceți toate detaliile precum Sumă, modalitate de plată, data plății etc.
• De asemenea, puteți adăuga informații suplimentare în Reference# sau în secțiunea Note
• Atașați orice fișier sau document pentru referință, dacă există
• Apăsați pe Record Plată și ați terminat

Plățile clienților prin Zoho

• Acum, pentru a înregistra plățile clienților, accesați fila Contacte și alegeți persoana de contact din lista dvs
• Se va deschide fereastra cu detalii de contact, apoi faceți clic pe butonul Tranzacție nouă
• Când veți face clic pe el, va apărea un meniu derulant, apoi selectați Plăți facturi
• Introduceți toate detaliile precum suma, data plății, modul etc.
• Atașați documentul dacă este necesar
• Faceți clic pe butonul Salvare

Cum să adăugați bănci și carduri în Zoho Books?

Pentru a vă conecta contul sau cardurile bancare, accesați secțiunea Bank din bara laterală din stânga a tabloului de bord și urmați instrucțiunile:

• Faceți clic pe modulul Banking și deschideți fila
• Veți găsi un buton pentru a adăuga cardurile bancare sau de credit în colțul din dreapta sus, faceți clic pe acesta
• Din bara de căutare, găsiți banca dvs. Dacă nu vă găsiți Banca, o puteți adăuga manual
• Acum adăugați toate detaliile contului dvs. și apăsați butonul Salvare

Cum să folosiți Zoho Books pentru a genera rapoarte de afaceri?

Rapoartele de afaceri vă pot ajuta să aflați ce face afacerea dvs. și unde se află.

• Selectați secțiunea Rapoarte din panoul de navigare
• Aici, puteți selecta intervalul de date pentru rapoarte
• Acum apăsați butonul Run Report
• Raportul dvs. va fi generat imediat. Puteți fie să îl imprimați, fie să îl exportați ca fișier PDF

Cum să colaborezi în Zoho Books?

Vă puteți conecta și colabora cu membrii echipei, personalul, contabilii și colegii prin intermediul tabloului de bord.

• Navigați în colțul din dreapta sus și selectați Setări (o pictogramă cheie rotundă)
• Faceți clic pe el și selectați Utilizatori din meniul drop-down
• Veți vedea un buton Invitați utilizator , faceți clic pe el
• Introduceți numele, adresa de e-mail și rolul de utilizator
• Apăsați butonul Trimite

Cum să gestionezi proiectele și foile de pontaj în Zoho Books?

Pentru a gestiona eficient proiectele și foile de pontaj, urmați pașii de mai jos:

• Faceți clic pe butonul de meniu și accesați secțiunea Foaie de pontaj
• Din listă, puteți alege între Proiecte sau Foi de pontaj
• Din colțul din dreapta sus, selectați Timp de înregistrare sau Jurnal săptămânal
• Puteți vizualiza foile de pontaj înregistrate fie ca o listă, fie pe un calendar.

Concluzie

Zoho Books este un instrument la îndemână pentru gestionarea finanțelor afacerii. Vă ajută să creați facturi, să urmăriți cheltuielile și chiar să gestionați proiecte. Instrumentul este ușor de utilizat, iar aspectul său curat îl face simplu pentru companii de toate dimensiunile.

Cu diferite planuri de prețuri și funcții utile precum automatizarea și colaborarea, Zoho Books se remarcă ca o soluție practică pentru a face gestionarea finanțelor mai ușoară și mai eficientă pentru companii.