Ghidul suprem pentru a lucra de acasă în mod corect

Cât de greu poate fi? Ai putea crede.

Ești acasă. Ai laptopul tău. Conexiunea Wifi funcționează bine. Îți porți pijama. Poți mânca la masa ta, orice vrei și oricând vrei.

Este confortabil, relaxant, iar șeful tău nu poate să treacă peste umerii tăi urmărindu-ți fiecare mișcare. Așa că vă puteți dedica chiar și acele câteva minute pentru a completa acel test Buzzfeed, deoarece uneori este împlinitor să știți ce personaj Disney sunteți în funcție de preferințele dvs. de fast-food.

Dar mai trebuie să lucrezi. Obțineți ultimul cod scris și postarea de blog revizuită. La sfârșitul zilei, nu vrei ca munca să se îngrămădească.

Dacă amâni și te simți neproductiv când lucrezi de acasă, iată câteva practici eficiente pe care tu și echipa ta pe care le poți urma pentru a pune mingea în joc.

Numai ce am inceput? Iată cum să vă pregătiți

Când faceți telecommuting, este important să vă asigurați că sunteți bine pregătit. Chiar dacă poate părea că nu este nimic de făcut, există câțiva pași pe care trebuie să-i urmezi pentru a rămâne productiv pe tot parcursul zilei.

Configurați-vă stația de lucru

Doriți să mențineți lucrurile productive? Atunci ai nevoie de propriul tău spațiu fără distracție, o stație de lucru.

Ideea de a tasta pe laptop în timp ce stai întins pe pat sau stai pe canapea în timp ce televizorul este pornit ar putea fi tentantă. Dar nu va funcționa dacă scopul tău este să fii productiv.

O stație de lucru cu un birou adecvat și un scaun unde vă puteți păstra laptopul și lucrul va crea atmosfera de care aveți nevoie pentru a vă menține concentrarea.

Nu trebuie neapărat să fie un birou de acasă dedicat într-un colț al casei tale, dar va fi suficient un loc care te va ajuta să te pregătești mental și să te concentrezi asupra muncii tale, în timp ce te ferești de agitația din alte părți ale casei.

Sfat: Prefă-te că ai de fapt să lucrezi. Fă toate lucrurile pe care le-ai face dacă ai merge cu adevărat la birou. Setați o alarmă, treziți-vă devreme, faceți cafea, purtați haine decente (nu pij-uri) etc.

Dacă există prea multe zgomote care continuă să vă întrerupă, ar trebui să vă gândiți să utilizați sau să cumpărați căști cu anulare a zgomotului.

Pune-ți tehnologia în ordine

Motivul pentru care lucrul de acasă prosperă este tehnologia. Fără el, nimic nu ar fi posibil.

Deci este important să aveți tot ce aveți nevoie în ordine. De exemplu, dacă munca dvs. necesită un monitor în plus față de ecranul laptopului, poate fi necesar să luați în considerare obținerea unuia.

Sfat: obișnuiește să-ți aduci laptopul și încărcătorul acasă când pleci după serviciu. În acest fel, dacă apare o urgență care vă împiedică să mergeți la serviciu a doua zi, puteți lucra de acasă.

De asemenea, este esențial să fi instalat toate aplicațiile relevante pe care echipa ta le folosește și pe dispozitivul tău. Dacă utilizați dispozitivul dvs. personal în loc de cel oferit de birou, atunci ar trebui să vă asigurați că tot software-ul de care aveți nevoie pentru a vă termina munca este instalat și acolo.

Și cel mai important, aveți nevoie de o conexiune la internet funcțională, una care să nu se întrerupă din când în când și să vă încetinească progresul. Stați mai aproape de WiFi, deoarece dispozitivele care sunt departe de acesta tind să folosească lățime de bandă.

Stabiliți programul de lucru

S-ar putea să simți că ai tot timpul din lume pentru a face raportul atunci când lucrezi de acasă.

Și s-ar putea să fii tentat să amâni lucrul la el, deoarece tot ce ai este timp (acum că nu mai trebuie să călătorești înainte și înapoi între birou și acasă, poți lucra la el în seara asta, sau mâine dimineață sau oricând!) .

Dar este important să fiți clar despre orele de lucru și orele nelucrătoare. Uneori, limita dintre timpul de lucru și timpul personal poate deveni neclară atunci când lucrați de la distanță, așa că trebuie să mențineți o rutină. Încercați să începeți munca și să încheiați munca la aceeași oră în fiecare zi pentru început.

Sfat: Programează-ți ziua așa cum ai face de obicei la birou. Dacă lucrați cu un loc de muncă de 9-5, începeți și încheiați tura WFH aproximativ în același timp.

Dacă lucrați cu o echipă, este posibil să aveți deja o perioadă standard de timp în care toată lumea este online și lucrează. Prin urmare, este important să programați pauze între ele și să anunțați pe toată lumea când sunteți plecat.

Dacă utilizați o platformă de comunicare precum Slack, vă puteți marca disponibilitatea cu un statut care poate fi personalizat pentru organizația dvs.

Protejați-vă când lucrați de la distanță

Deși sunteți acasă și șansele de a suferi un accident sunt destul de scăzute, puteți fi nesigur în multe alte moduri.

Pentru început, este posibil să fiți victima unui malware și a furtului de identitate sau a unei escrocherii pe internet.

Este important să aveți instalat software-ul de securitate necesar pe dispozitivele dvs. pentru a vă proteja datele online.

Iată cum vă puteți proteja atunci când lucrați de la distanță.

Cum să colaborezi cu o echipă

Chiar dacă sunteți freelancer, poate fi necesar să colaborați uneori cu un client sau cu un grup de clienți. Prin urmare, este important să vă îmbunătățiți jocul de colaborare atunci când lucrați de la distanță.

Echipa ta lucrează de acasă din cauza pandemiei de COVID-19? Am decis să luăm o reducere de 50% la toate planurile echipei Creately pentru a ajuta echipele și companiile care trebuie să colaboreze mai eficient. Valorificați această ofertă.

Documentați orientările și cele mai bune practici pentru lucrul de la distanță

Pentru a fi productiv ca o echipă, este important să aveți linii directoare clare și cele mai bune practici pe care toată lumea ar trebui să le respecte și să le urmeze.

Fie că este un document Google, o pagină wiki sau un fișier PDF care este partajat prin e-mail, asigurați-vă că politicile și cele mai bune practici pentru lucrul de la distanță sunt clar definite și documentate. Va ajuta la menținerea angajamentului celor care lucrează de acasă.

Supracomunicați cu echipa dvs

Dacă ai fost în aceeași cameră, vei discuta totul, iar alții care nici măcar nu fac parte din conversație pot contribui. Dar când lucrezi de la distanță, nu ai acest lux.

Dar încă poți să o faci să funcționeze.

• Puteți să vă puneți întrebările, opiniile și sugestiile pe canalul public, în loc să trimiteți mesaje direct către persoana cu care doriți să vorbiți. În acest fel, alții nu numai că pot citi conversația dintre tine și colegul tău, dar se pot alătura și comentariilor lor.

• Și, ori de câte ori este posibil, bazați-vă pe apelurile video pentru a vorbi unul cu celălalt. Este cel mai apropiat de o comunicare în persoană pe care o poți avea atunci când lucrezi de acasă. Nu numai că ajută la menținerea vie a conexiunii umane, dar te vei putea exprima mai clar față de cealaltă persoană.

Sfat: asigurați-vă că ați stabilit ora pentru întâlnirile regulate. Creați un eveniment folosind un instrument precum Google Calendar și trimiteți invitația persoanelor relevante cu cel puțin 2 ore mai devreme.

• Obțineți echipa să împărtășească ceea ce lucrează pentru ziua respectivă pe canal la începutul acesteia. Dacă trec la altceva în timpul zilei, pot notifica echipa cu o actualizare. La sfârșitul zilei, toată lumea poate împărtăși ceea ce a reușit și nu a reușit să finalizeze.

• Efectuați un scrum zilnic cu un apel video partajat cu echipa sau un fir public pe platforma dvs. de comunicații.

Stocați fișierele și documentele într-o locație centrală

A-ți deranja colegul la fiecare cinci minute pentru a trimite linkul către un fișier sau un document de care ai nevoie este un ucigaș de productivitate.

Se va economisi atât de mult timp dacă toate fișierele, documentele, activele etc. comune celorlalți din echipa ta sunt stocate într-o locație centrală ușor accesibilă tuturor. Un instrument precum Google Drives vă permite să salvați totul în cloud, astfel încât să puteți accesa orice doriți oriunde vă aflați.

Mențineți o structură bine definită, care facilitează localizarea fișierelor și folderelor. Planificați mai bine structura folderului folosind această diagramă de mai jos.

defalcarea proiectelor aici, dar și restul echipei poate ajuta cu un apel video partajat.

Sfat: planificați dinainte la ce veți lucra pentru a vă ajuta să rămâneți concentrat. Dacă aveți o agendă sau o listă de activități de bifat, vă va motiva mai mult să finalizați lucrurile în cursul zilei.

Instrumente de lucru la distanță

Există o mulțime de instrumente care fac colaborarea online o briză. Cu toate acestea, alegeți-le cu înțelepciune, pentru că este posibil să nu vă puteți permite pe toate și, chiar dacă ați putea, folosirea prea multor instrumente va îngreuna ținerea evidenței lucrurilor.

Iată câteva instrumente populare pe care le puteți folosi pentru a colabora cu echipele dvs. la o varietate de sarcini.

Pentru comunicare: Slack

Înlocuiți e-mailurile lungi cu mesaje instantanee cu Slack. Vă permite să trimiteți mesaje directe colegilor dvs. și să creați canale pentru diferite echipe (de exemplu, marketing) unde pot partaja mesaje și pot răspunde la fire. În plus, puteți păstra și istoricul mesajelor.

De asemenea, puteți utiliza Slack pentru conferințe video.

Pentru colaborare vizuală: Creately

Creately este un instrument bazat pe cloud pentru organizarea și comunicarea ideilor, planurilor, strategiilor etc. folosind diagrame și elemente vizuale.

Folosind funcția sa de colaborare în timp real, tu și echipa ta poți trage idei folosind peste 50 de tipuri de diagrame, inclusiv diagrame UML, hărți mentale, machete UI, diagrame de flux etc., captând solicitări și sugestii de modificare cu comentarii în linie.

De asemenea, se integrează cu alte aplicații precum Slack, Google Drive, Confluence etc.

Pentru gestionarea fișierelor: Google Drive

Google Drive oferă un loc sigur pentru a stoca, partaja și gestiona toate fișierele dvs. personale și de afaceri. Se integrează cu toate celelalte aplicații Google, cum ar fi Google Docs și Sheets, permițându-vă să păstrați toate fișierele organizate într-o locație centrală care poate fi accesată de oriunde cu orice dispozitiv.

Pentru managementul sarcinilor: Asana

Asana ajută echipele să-și organizeze, să urmărească și să-și gestioneze sarcinile și proiectele zilnice. Folosind-o, puteți stabili priorități, atribui sarcini și termene limită, urmăriți progresul proiectului și mențineți pe toți aliniați la obiective.

Pentru gestionarea timpului și programare: Google Calendar

Google Calendar vă poate ajuta să vă gestionați cu ușurință programul pentru întreaga zi, notificându-vă despre întâlnirile, evenimentele programate etc.

Iată o listă cu mai multe instrumente care vă pot ajuta să lucrați mai inteligent atunci când lucrați la distanță.

Cum să lucrezi de acasă? Mai multe sfaturi?

Odată cu ceea ce se întâmplă cu răspândirea globală a coronavirusului, tot mai multe companii consideră că munca de acasă este alegerea potrivită. Sperăm că acest ghid vă va ajuta să fiți mai productiv și mai eficient în a lucra.

Aveți alte sugestii și sfaturi despre cum să lucrați de acasă? Anunțați-ne în secțiunea de comentarii de mai jos.