Cum se scrie un caz de afaceri convingător? | # 35 Începeți cu managementul de proiect

Justificarea afacerii, sau cazul de afaceri, este unul dintre documentele cheie pregătite de un manager de proiect. La urma urmei, va convinge părțile interesate și, în cele din urmă, va determina dacă proiectul primește sprijin, finanțare și devine implementat. Atunci cum să scriu un caz de afaceri atât de convingător?

Cum se scrie un caz de afaceri convingător? - Cuprins:

1. Introducere
2. De ce să urmăm acest proiect? Definiți clar nevoia de afaceri
3. Ce vom face? Descrieți domeniul de aplicare al proiectului
4. Cum vom lucra? Conturați programul
5. Cât de mult va costa? Pregătiți o analiză cost-beneficiu
6. Scopul merită efortul? Obțineți rezultatele dorite
7. rezumat

Introducere

Definiția unui caz de afaceri în ultimul PMBOK este foarte largă. Se citește după cum urmează:

„Un caz de afaceri este o propunere de valoare pentru un proiect propus, care poate include beneficii financiare și non-financiare.”

Dintr-o explicație atât de scurtă este greu de dedus cum să se pregătească un document care să fie convingător pentru părțile interesate. Deci, ce tip de business case să scrieți pentru proiectul planificat?

Cazul de afaceri necesită o claritate maximă. Prin urmare, o idee grozavă pentru a începe este să încercați să o explicați ca și cum ați vorbi unui copil – real sau imaginar – despre ce va fi aventura noastră. De ce vrem să facem proiectul și ce vrem să facem? Cum o vom realiza și cine este ținta noastră?

De ce merită urmat acest proiect? Definiți clar nevoia de afaceri

Primul pas către un caz de afaceri bun este definirea clară a nevoii căreia i se adresează scopul proiectului și a beneficiului de afaceri pentru organizație. Cu alte cuvinte, este un răspuns la întrebarea de ce să implementăm proiectul.

Pentru a le răspunde, trebuie să ne pregătim:

• cerințe preliminare de afaceri,
• informații detaliate despre scopuri și obiective,
• o schiță a stării viitoare a organizației care a beneficiat de atingerea scopului.

Managerul de proiect va introduce detalii despre nevoia de afaceri în carta proiectului după aprobarea inițială a părților interesate și decizia de a muta proiectul în faza de planificare.

Ce vom face? Descrieți domeniul de aplicare al proiectului

Următorul pas este prezentarea domeniului de aplicare al proiectului. Justificarea acesteia trebuie să lege în mod înțeles sarcinile planificate pentru a le îndeplini cu nevoia de afaceri. În acest fel, explică de ce proiectul merită urmărit. Trebuie să convingi părțile interesate convinși că nevoia de afaceri merită investiția și este urgentă, așa că este abordată în acest moment.

De menționat, de asemenea, soluțiile tehnice și inovațiile pe care intenționăm să le folosim. Dacă luăm soluții avansate și aparate sau software specializate, rațiunea noastră va câștiga claritate atunci când explicăm conceptele de bază și evităm jargonul.

Cum vom lucra? Conturați programul

Acum, este timpul să schițăm programul de lucru al proiectului. Trebuie să menționați aici reperele, descriind într-una sau două propoziții rezultatele așteptate. Acest lucru va permite părților interesate să înțeleagă nu numai domeniul de aplicare, ci și modul în care va fi implementat proiectul. De asemenea, va oferi o idee imediată asupra dimensiunii echipei și a timpului necesar pentru a obține primele rezultate ale proiectului nostru.

Cât de mult va costa? Pregătiți o analiză cost-beneficiu

Furnizarea unei analize a costurilor permite părților interesate să ia o decizie cu privire la finanțarea proiectului. Ar trebui să prezinte cât mai exact posibil:

• suma totală – pe baza unei analize solide a costurilor și a resurselor necesare asociate proiectului;
• subsume pe etape sau ani în cazul implementării unui proiect pe termen lung.

Deși cazul de afaceri necesită doar sume generale, veți avea nevoie de date și analize financiare detaliate în etapele ulterioare ale ciclului de viață al proiectului. Prin urmare, merită să pregătiți estimări încă de la început, astfel încât părțile interesate să știe că Managerul de Proiect este familiarizat cu costurile implementării proiectului.

Merită obiectivul efortul depus? Obțineți rezultatele dorite

Ultimul pas este de a lăsa rezultatele dorite ale proiectului. Aceasta este o viziune concisă asupra stării viitoare, care descrie în mod clar beneficiile fiecărui grup de părți interesate. Ar trebui să-l păstrezi:

• concis,
• fara jargon,
• cu imagini care conțin date și rezultatele dorite,
• realist.

Țineți cont de implicațiile referitoare la ultimul punct, deoarece activitățile echipei de proiect vor fi analizate în timpul implementării și vor fi comparate cu rezultatele dorite stabilite ale proiectului. Dacă sunt ambițioși, dar suficient de precauți, îi veți întâlni în siguranță, iar proiectul va rămâne în concordanță cu nevoile și va produce rezultatele scontate.

rezumat

Un caz de afaceri convingător ar trebui să includă: o nevoie de afaceri clar definită, domeniul de aplicare al proiectului, calendarul, analiza cost-beneficiu și rezultatul dorit.

Prezentarea unui caz de afaceri comunică efectiv valoarea proiectului părților interesate. După cum afirmă PMBOK, „rezultatele dorite ar trebui să fie descrise clar, evaluate iterativ și actualizate pe tot parcursul proiectului”. Prin urmare, managerii de proiect ar trebui să evalueze în mod regulat proiectul din perspectiva unui caz de afaceri pe tot parcursul proiectului. În acest fel, ei se pot asigura cel mai ușor că acesta rămâne aliniat cu nevoile și că se îndreaptă către obiectivul convenit cu părțile interesate.

Dacă vă place conținutul nostru, alăturați-vă comunității noastre de albine ocupate pe Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.

Autor: Caroline Becker

În calitate de manager de proiect, Caroline este expertă în găsirea de noi metode de a proiecta cele mai bune fluxuri de lucru și de a optimiza procesele. Abilitățile ei de organizare și capacitatea de a lucra sub presiunea timpului o fac cea mai bună persoană pentru a transforma proiectele complicate în realitate.

Vizualizați toate postările

Începeți cu managementul de proiect:

1. Ce este un proiect?
2. Ce este managementul de proiect?
3. Cum să gestionezi proiectele?
4. Metode de management de proiect
5. Tipuri de proiecte
6. 4 exemple de proiecte
7. Prioritizarea proiectelor
8. Domenii de activitate a proiectului
9. Definiția succesului în managementul proiectelor
10. De ce să folosiți software de management de proiect?
11. Cum să alegi cel mai bun software de management de proiect?
12. Prezentare generală a software-ului de management de proiect
13. Ciclul de viață al proiectului
14. Pentru ce este viziunea proiectului?
15. Scopul proiectului. Ce este și cum să o definești bine?
16. Faza de inițiere a proiectului - la ce să acordați atenție?
17. Domeniul planificarii in managementul proiectelor
18. Ce este un program de proiect și pentru ce este acesta?
19. Cum să folosiți reperele într-un proiect?
20. Execuția proiectului
21. Cum să pregătiți un plan de urgență de succes al unui proiect?
22. Importanța închiderii proiectului
23. Eșecul proiectului. 5 motive pentru care proiectele eșuează
24. 4P de management: proiect, produs, program și portofoliu
25. Cele mai importante sarcini și responsabilități ale managerului de proiect
26. Cele mai utile abilități de manager de proiect
27. Cum să devii manager de proiect?
28. 5 cărți pe care fiecare manager de proiect ar trebui să le citească
29. Cum să înființezi o echipă de proiect?
30. Structura de defalcare a muncii - cum să delegeți munca într-un proiect?
31. Cum să conduci o echipă în timpul muncii hibride?
32. Provocări cu care se confruntă managerii de proiect atunci când lucrează cu o echipă
33. Tipuri de întâlniri de proiect
34. Monitorizarea proiectului. Ce parametri de urmărit?
35. Cum să scrii un convingător
36. Cum să definești domeniul de aplicare al unui proiect și să eviți modificarea domeniului de aplicare?
37. Studiu de fezabilitate – putem implementa acest proiect?
38. Analiza de risc în proiecte și instrumente pentru facilitarea acestuia
39. Cum se creează o carte de proiect?
40. Ce este un registru al părților interesate?
41. Diagrama Gantt în planificarea managementului de proiect
42. Cum se creează un buget de proiect?
43. Managementul timpului în proiect
44. Cum se creează un registru de risc de proiect?
45. Strategii de management al riscului de proiect
46. Marketing de proiect
47. Surse și zone de schimbare în proiect
48. Modele de schimbare a managementului proiectelor
49. Ce urmează după Agile? Metode în managementul proiectelor