Scrierea unui plan de management de criză de succes: 9 pași esențiali de urmat

În lumea corporativă, cuvântul „criză” poate invoca o serie de imagini în capul tău; un izbucnire în masă a unei pandemii, vreme violentă, un incendiu în depozit sau chiar un scandal public scandalos.

Multe organizații au un proces în vigoare pentru a gestiona astfel de situații, fie încercând să mențină incidentul să apară în primul rând, fie prin atenuarea sau minimizarea impactului crizei atunci când aceasta are loc. Aceasta se numește managementul crizei.

Managementul crizelor ar trebui să fie o parte esențială a oricărei organizații, deoarece niciunul dintre ei nu este imun la astfel de incidente care le pot pune în pericol funcționarea și, în cele din urmă, le pot scoate din activitate.

În această postare, vom explora cum să creați un plan de gestionare a crizelor în mod corespunzător, pas cu pas. Am furnizat, de asemenea, un șablon de plan de acțiune pentru managementul crizelor pe care îl puteți folosi imediat pentru a vă mișca.

Cum se scrie un plan de management al crizei

Esența planificării managementului crizelor include formarea echipei de management al crizelor și redactarea planului de management al crizelor.

Ce este un plan de management al crizei?

Este un document care detaliază acțiunile care ar trebui întreprinse de echipa de management al crizei atunci când o criză lovește o organizație. Ar trebui să urmărească eliminarea sau reducerea prejudiciului cauzat și să ajute organizația să își reia operațiunile cât mai curând posibil după o criză.

Un plan de management al crizei ar trebui,

• Nu se limitează la unul sau două tipuri de crize. Întrucât o organizație poate fi expusă la mai mult de un tip de criză, ar trebui să includă scenarii de criză bine analizate și anticipate care să acopere toate aspectele organizației. Planul ar trebui să includă multe acțiuni care pot fi implementate pentru acele scenarii de criză identificate.
• Să fie dezvoltată cu participarea membrilor echipei de management al crizei (CMT). Implicarea lor ajută la asigurarea angajamentului lor față de plan.

Importanța unui plan de management al crizei:

Un CMP creează cultura și sistemul adecvat de care o organizație are nevoie pentru a fi mai bine echipată pentru a reacționa eficient la o criză.

• În cazul unei crize, un plan documentat corespunzător poate ajuta echipa implicată să ia decizii coerente și să ia rapid acțiunile necesare pentru a atenua orice impact negativ.
• De asemenea, ajută la liniștirea angajaților și la combaterea fricii și îndoielilor, ajutând în același timp să-și mențină concentrarea asupra priorităților de top ale organizației.
• Procesul de creare a planului de management al crizelor ajută la identificarea potențialelor amenințări la adresa organizației dvs., la elaborarea de măsuri pentru a minimiza probabilitatea apariției acestora și la elaborarea de măsuri proactive pentru a le răspunde.
• Un plan de gestionare a crizelor va ajuta, de asemenea, la evitarea deteriorarii reputației companiei și va evita problemele legale, va minimiza timpul de nefuncționare și va menține productivitatea angajaților.

Mai jos sunt enumerați pașii pe care trebuie să îi urmați atunci când scrieți un plan de gestionare a crizelor.

Construiește-ți echipa de gestionare a crizelor

Echipa de management al crizei este responsabilă de crearea planului de management al crizei și de executarea răspunsului în cazul unei crize reale.

Aceștia sunt responsabili pentru consultarea cu alte părți interesate ale companiei (de exemplu, departamentele juridice și de management al riscului, personalul operațional și managerii superiori) pentru a construi un plan solid și a avea autoritatea de a lua decizii în timpul unei crize.

Echipa este formată dintr-un lider și submembri care sunt responsabili pentru fiecare domeniu de planificare și gestionare a unei crize (de exemplu, logistică, planificare etc.). Membrii ar trebui să fie persoane cu experiență în finanțe, comunicații, operațiuni și administrație și, de obicei, includ șefi de departament, manageri superiori, manageri de resurse umane, manageri de site și directori de marketing sau vânzări.

Treceți peste misiunea și valorile companiei

Prima responsabilitate a echipei de management al crizei este să revizuiască misiunea și valorile companiei și să se asigure că răspunsurile pe care le includ în plan le reflectă.

Determinați ce criză poate lovi organizația dvs

Următorul pas al creării unui plan de management al crizelor este să identifici ce fel de crize s-ar putea confrunta organizația ta. Efectuând o analiză de risc, puteți identifica în mod eficient cele mai probabile tipuri de crize care v-ar putea amenința organizația.

Unele dintre cele mai frecvente tipuri de crize cu care se confruntă organizațiile includ problemele legale, dezastrele naturale, deteriorarea reputației, atacurile cibernetice, problemele legate de siguranța produselor, accidentele industriale, violența la locul de muncă, încercările de extorcare și boicotarea companiilor. Deși nu trebuie să includeți toate amenințările la adresa organizației dvs., acoperiți-le pe cele mai potențiale.

Deși tipurile de riscuri care pot afecta organizația dvs. vor varia în funcție de natura afacerii dvs. și de mediul său, iată câteva modalități pe care le puteți utiliza pentru a identifica riscurile care v-ar putea afecta.

• Analizați tipurile de crize cu care s-au confruntat alte organizații din industrie pentru a înțelege.
• Consultați o listă cuprinzătoare de crize și identificați amenințările relevante pentru organizația dvs.
• Examinați procesele, sistemele și structurile din organizația dvs. unul câte unul pentru a identifica vulnerabilitățile din ele care s-ar putea transforma într-o criză.
• Consultați un expert (adică consilier financiar sau contabil) sau obțineți feedback de la angajații care ar putea avea o perspectivă asupra riscurilor pe care le întâmpină zilnic.
• Analizați reclamațiile clienților pentru a identifica de ce sunt cei mai nemulțumiți sau de care sunt nemulțumiți.

Analizați amenințările pe care le-ați identificat

Odată ce îți construiești lista de crize care ar putea să te afecteze, analizează-le una câte una și clasifică-le în funcție de gravitatea și probabilitatea lor.

Puteți utiliza o matrice de management al riscurilor pentru a evalua riscurile identificate pe baza probabilității de apariție și a impactului, pentru a le prioritiza pentru atenuare.

Planul dumneavoastră ar trebui să includă răspunsuri la cele mai probabile crize astfel identificate.

Identificați semnele de avertizare

Treceți peste fiecare dintre crizele identificate și încercați să determinați semnele de avertizare asociate acestora. Cunoașterea acestora vă va permite să detectați din timp apariția unei crize și să aplicați măsuri pentru a preveni sau a atenua impactul acestora.

Unele semne de avertizare, cum ar fi prognoza meteo, sunt mai clare, în timp ce simptomele unei vânzări sau unei crize financiare ar putea fi mai nedefinite și vor apărea în timp. Recunoașterea și interpretarea acestora poate necesita experiența și expertiza echipei dumneavoastră de gestionare a crizelor.

Efectuați o analiză de impact asupra afacerii

Această evaluare vă ajută să analizați impactul potențial pe care o criză îl poate avea asupra operațiunilor dvs. de afaceri. Vă va ajuta să intrați în detalii despre impactul crizei asupra afacerii dvs.; cum va perturba producția, va bloca procesele, va cauza pierderi financiare, va afecta reputația etc.

De obicei, o analiză a impactului asupra afacerii este efectuată având în vedere scenariile cele mai defavorabile, prin urmare pune bazele organizației pentru a genera planuri de răspuns mai sistematice și logice.

Pregătiți un plan de răspuns și de urgență

Acum că ați identificat și clasificat potențialele crize și impactul pe care acestea îl pot avea asupra organizației dvs., următorul pas este să decideți cum să răspundeți la ele în șansa probabilă de apariție.

Deși este improbabil ca o criză să apară exact în modul pentru care ați planificat-o, este important să veniți cu răspunsuri flexibile care să poată fi aplicate în mai multe circumstanțe. De exemplu, anumite răspunsuri pe care le puteți aplica în timpul unei inundații pot fi aplicate și în timpul unei explozii de incendiu (adică evacuarea, blocarea instalației, izolarea).

Pe măsură ce identificați acțiunile care trebuie implementate în timpul fiecărei crize, este, de asemenea, important să desemnați persoane sau echipe care să fie responsabile cu realizarea lor. Împreună cu acesta, ar trebui să completați detaliile cu privire la instrumentele și resursele de care ați avea nevoie pentru a implementa răspunsul și o cronologie a pașilor care trebuie executați.

Cealaltă parte importantă a planificării de urgență este alocarea unui purtător de cuvânt sau a unui ofițer de comunicare pentru fiecare dintre crize. De obicei, cea mai specializată persoană din zona afectată este ideală pentru această poziție.

Educați și instruiți echipa

Partajați planul de management al crizei finalizat cu restul echipei și cu părțile interesate cheie ale organizației. Asigurați-vă că își cunosc responsabilitățile și sunt familiarizați cu modul în care își vor îndeplini rolurile în timpul unei crize; dacă este necesar, le puteți oferi pregătirea necesară pentru a-și îndeplini mai bine atribuțiile.

Examinați planul în mod regulat

Treceți peste conținutul planului dvs. de gestionare a crizei și actualizați-l după cum este necesar pentru a vă asigura că este actual și valid. În urma unei crize, revizuiți ce a funcționat și ce nu și actualizați planul pe baza noilor lecții învățate.

Sunteți gata să vă scrieți planul de gestionare a crizelor?

O criză în natura sa este imprevizibilă și are o probabilitate scăzută de apariție. Cu toate acestea, poate avea un impact mare de daune. Cel mai bun mod de a fi pregătit pentru orice criză care poate apărea este să fi planificat pentru aceasta. Urmați pașii de mai sus pentru a vă crea propriul plan de gestionare a crizelor și împărtășiți-vă experiența cu noi în secțiunea de comentarii de mai jos.