Cum să scrieți o propunere de proiect de afaceri care este aprobată

Scrierea unei propuneri de proiect de afaceri necesită cu siguranță timp și o analiză atentă, dar va da roade atunci când veți reuși să vă impresionați investitorii.

Aprobarea sau finanțarea proiectului dvs. poate depinde de cât de eficientă este propunerea dvs. de proiect, așa că este esențial să investiți acest efort suplimentar în perfecționarea acesteia.

Există pași pe care îi poți urma pentru a te asigura că propunerea ta de afaceri are un mare impact asupra factorilor de decizie ai companiei tale, iar în această postare, te vom ghida prin aceștia, explicând cum să scrii o propunere de proiect pas cu pas. De asemenea, sunt furnizate șabloane pe care le puteți folosi pentru a scrie o propunere de proiect câștigătoare.

Ce este o propunere de proiect

Să începem cu elementele de bază.

Ce este o propunere de proiect? Este un document care enumeră toate aspectele unui proiect; fundalul său, viziunea, obiectivele, sarcinile, cerințele, proprietarii, riscurile asociate etc. Așa că explică practic care este proiectul tău, ce vrei să obții cu el și cum plănuiești să-l executi.

Este una dintre multele părți cruciale ale fazei de planificare a proiectului. Prezintă fiecare pas al proiectului, permițând tuturor să înțeleagă ce li se cere, prioritățile și obiectivul comun spre care ar trebui să lucreze.

Scopul propunerii de proiect este de a comunica valoarea proiectului dumneavoastră tuturor părților interesate; clienți, angajatori, investitori și să-i convingă de valoarea proiectului.

Beneficiile unei propuneri de proiect bine structurate

• Clarifică așteptările proiectului – cerințele proiectului și planul de acțiune
• Ajută la creșterea viabilității proiectului
• Oferă o imagine de ansamblu amplă a proiectului, permițându-vă să identificați cu ușurință problemele
• Simplifica implementarea proiectului

Diferite tipuri de propuneri de proiecte includ

• Solicitat oficial – o propunere care este făcută ca răspuns la o cerere oficială de propunere (RFP). Documentul RFP prezintă de obicei cerințele părților interesate și chiar uneori explică instrucțiunile pentru pregătirea propunerii.
• Solicitate informal – acest tip de propunere nu necesită un RFP, ceea ce înseamnă că nu există un document oficial care să sublinieze cerințele clientului sau părții interesate, prin urmare nu constă în detaliile specifice pe care le are de obicei una formală.
• Nesolicitate – acest tip de propuneri este gândit de persoana care le creează și nu este așteptat sau solicitat de nimeni, dar ele pot fi de mare valoare pentru părțile interesate.
• Continuare – acest lucru necesită, practic, să actualizați o propunere în curs sau deja aprobată sau să reamintiți părților interesate despre aceasta. Vi se cere să vă consultați cu părțile interesate și să discutați progresul.
• Reînnoire – aceasta este scrisă în sprijinul reînnoirii unui proiect care a fost încheiat sau a depășit utilitatea acestuia.
• Suplimentar – atunci când aveți nevoie de mai multe resurse decât cele alocate inițial unui proiect, puteți scrie o propunere de proiect suplimentară. Scopul său este de a justifica nevoia de resurse suplimentare și de a re-estima domeniul de aplicare și calendarul proiectului.

Cum se scrie o propunere de proiect

Odată ce ați identificat tipul de propunere de proiect care se potrivește cerințelor dvs., puteți începe să scrieți propunerea de proiect de afaceri.

Înainte de a începe efectiv să scrieți propunerea de proiect, sunt câțiva pași preliminari pe care trebuie să îi faceți. Acestea sunt:

• Identificați cine sunt părțile interesate. Deși ar trebui să urmăriți să câștigați atenția și interesul părților interesate cu propunerea dvs., cel mai bun mod de a face acest lucru este să gândiți ca ei. Înțelegeți cine sunt, despre ce știu deja și ce preferă în ceea ce privește ideea dvs. În funcție de cine sunt aceștia, puteți modifica informațiile pe care le includeți și limba pe care o utilizați.
• Adunați informații despre problema pe care proiectul își propune să o rezolve, în special în ceea ce privește modul în care vă afectează părțile interesate și interesele acestora.
• Efectuați cercetări asupra stării actuale a problemei și a potențialelor soluții care au fost deja descoperite de cei care se află în afara companiei sau de propria echipă. Acest lucru vă va ajuta să vă ajustați propria soluție pentru a genera un argument mai solid sau pentru a determina dacă merită urmărit (mai ales dacă soluțiile găsite de alții au fost deja testate și au eșuat).
• Determinați impactul proiectului asupra succesului companiei dvs. sau modul în care acesta va aduce beneficii părților interesate. Stabiliți măsurătorile de succes pentru propunere și prezentați rezultatele, iar dacă găsiți riscuri implicate, nu vă fie teamă să le scoateți la lumină și pe acestea; în orice caz, cunoașterea lor vă va permite să vă modificați planul de acțiune pentru a le rezista.
• Specificați o cronologie și resursele necesare pentru finalizarea proiectului. Verificați dacă echipele, echipamentele și materialele necesare pentru îndeplinirea sarcinilor proiectului sunt disponibile și dacă obiectivele pot fi atinse în timp util. Luați în considerare celelalte proiecte la care va lucra echipa dvs., echipamentul sau materialul care este momentan indisponibil și orice costuri suplimentare privind resursele pe care va trebui să le suportați pentru a realiza proiectul propus.
• Creați o schiță a propunerii dvs. de proiect pe baza informațiilor pe care le-ați adunat. Notează elementele de bază; mai mult sau mai puțin elementele de bază ar trebui să includă o introducere, o problemă, o soluție, planul de acțiune, calendarul și resursele și o concluzie.

Parcurgerea pașilor inițiali de mai sus vă oferă un bun început înainte de a scrie propunerea de proiect de afaceri. Următorul pas este să vă organizați cercetarea într-un document coerent – ​​o propunere reală. Iată cum să scrii o propunere pentru un proiect de la zero;

1. Scrieți rezumatul executiv

Rezumatul oferă o scurtă privire de ansamblu asupra propunerii care urmează să urmeze. Nu este doar primul lucru pe care cititorul îl va vedea, dar uneori este singurul lucru pe care un stakeholder îl va citi înainte de a lua o decizie cu privire la ideea propusă. Prin urmare, rezumatul ar trebui să aibă sens pentru cineva care nu l-a citit; în acest scop, ar trebui să constea într-un rezumat al tuturor secțiunilor din document.

• O analiză a problemei
• Concluziile la care ai ajuns
• Planul de acțiune recomandat

Urmărește-te să păstrezi rezumatul intrigant și convingător; folosiți statistici notabile în primele două propoziții pentru a stârni interesul cititorului.

2. Definiți problema

Oferiți o scurtă descriere a problemei pe care proiectul dvs. își propune să o rezolve.

Referindu-ne la cercetarea pe care ați făcut-o mai devreme, puteți explica situația actuală a problemei în ceea ce privește ceea ce se face în legătură cu aceasta atât în ​​interiorul, cât și în afara organizației dvs. și de ce părțile interesate ar trebui să fie preocupate de aceasta.

Deși trebuie să fii direct cu explicația, nu uitați să utilizați limbajul și conceptele cu care rezonează cel mai mult părțile interesate.

03. Prezintă-ți soluția

Acum că părțile interesate știu care este problema, este timpul să explici cum intră în joc proiectul sau soluția ta. Această secțiune este de obicei cea mai detaliată parte a propunerii de proiect și, pentru a reține atenția cititorului, vă puteți juca cu utilizarea imaginilor.

Această secțiune ar trebui să explice soluția dvs. împreună cu modul în care intenționați să o executați. Ar trebui să întărească faptul că decizia dumneavoastră este susținută de o cercetare adecvată și amănunțită. Clarifica,

• Abordarea proiectului ; cum va fi alcătuită echipa, instrumentele și echipamentele care vor fi utilizate și cum veți gestiona modificările în timpul execuției.

• Programul proiectului ; enumerați sarcinile proiectului împreună cu estimări de timp pentru fiecare dintre ele. Defalcarea sarcinilor vă va permite să vă alocați echipa în mod corespunzător și puteți utiliza o diagramă Gantt din această secțiune pentru a sublinia în mod clar resursele, sarcinile și cronologia.

• Rezultatele proiectului ; livrabilele sunt rezultatele unui proiect finalizat (de exemplu, produs, serviciu sau un raport detaliat). Menționați livrabilele proiectului împreună cu datele de livrare. Utilizați aici o structură de defalcare a muncii pentru a ajuta părțile interesate să obțină o imagine mai clară.

După cum este necesar, puteți include și informații suplimentare, cum ar fi riscurile anticipate și pașii pe care i-ați lua pentru a le depăși, un plan de comunicare și etape pentru a ajuta la urmărirea progresului.

Pentru a face această secțiune mai ușor de citit, puteți prezenta toate aceste informații folosind un plan de acțiune.

04. Subliniați costurile proiectului

Această secțiune se concentrează pe costul estimat al proiectului propus. Ar trebui să includă un buget detaliat pentru proiect.

Scopul acestei secțiuni este de a ajuta investitorii să-și facă o idee dacă costurile proiectului se pot încadra în propriile bugete, prin urmare asigurați-vă că calculele sunt cât mai exacte posibil.

05. Încheiați propunerea dvs

Oferiți o scurtă trecere în revistă a tuturor punctelor cheie discutate pe parcursul propunerii. Deoarece aceasta este ultima secțiune, este și ultima șansă pe care o aveți de a vă convinge părțile interesate; prin urmare, consolidați-vă soluția și de ce părților interesate ar trebui să le pese de ea, asigurându-vă în același timp că metoda propusă este în interesul organizației.

06. Adăugați un apendice

Această secțiune este rezervată documentelor de referință, diagrame, grafice etc. la care s-a făcut referire la redactarea propunerii de proiect.

07. Revizuiește și rafinează

Pentru a vă fundamenta profesionalismul și a câștiga părțile interesate, trebuie să prezentați o propunere de proiect fără erori.

Verificați-vă propunerea pentru a verifica eventualele greșeli de ortografie și greșeli gramaticale. Adesea, o pereche proaspătă de ochi ajută la detectarea cu ușurință a greșelilor; fie cereți un coleg să examineze documentul, fie așteptați 1-2 zile și verificați-l din nou.

Șabloane de propuneri de proiect

O propunere de proiect detaliată și bine structurată vă va ajuta să rămâneți concentrat și să rămâneți pe drumul cel bun, oferindu-vă instrucțiunile necesare pe parcursul întregului proiect, ceea ce este cu siguranță mai bine decât să scoateți lucruri din memorie sau conversațiile pe care le-ați avut cu echipa dvs. în timpul acelei întâlniri. săptămâni în urmă.

Pentru a fi ușor pentru toată lumea, puteți avea un șablon standard de propunere de proiect la care se pot referi atunci când își documentează ideea de proiect.

Mai jos sunt câteva șabloane de propuneri de proiect pe care le puteți partaja echipei.

O pagină de propunere de proiect de afaceri

Puteți edita acest șablon online și puteți partaja linkul echipei dvs. sau părților interesate online, astfel încât să poată colabora și ei la el. Conectați-vă cu ei prin intermediul videoconferințelor Creately în aplicație și prezentați-i prin fiecare secțiune a propunerii. Ca alternativă, folosind comentarii în linie, aceștia își pot lăsa, de asemenea, feedback-ul cu privire la propunere.

Șablon de propunere de proiect

Care este procesul dumneavoastră pentru scrierea unei propuneri de proiect de afaceri?

Crearea unei propuneri de proiect poate fi uneori un mini proiect în sine. Folosirea unei liste de verificare adecvată a procesului sau a unui șablon standard vă poate ajuta să accelerați lucrurile. Înainte de a vă scrie propunerea de proiect, urmați mai întâi pașii preliminari menționați mai sus. Țineți cont de părțile interesate țintă și prezentați un argument convingător pentru propunerea dvs.

Doriți să vă împărtășiți părerile despre cum să scrieți o propunere pentru un proiect? Anunțați-ne în secțiunea de comentarii de mai jos.