Ghidul simplu pentru dezvoltarea unui plan de acțiune eficient

Plănuiți să vă transformați viziunea în realitate? Și care este cel mai bun mod de a evita provocările și problemele pe parcursul acestei călătorii? Un plan de acțiune solid.

Am subliniat 6 pași care explică cum să scrieți un plan de acțiune. Odată ce vă familiarizați cu acestea, continuați și utilizați șabloanele editabile de mai jos pentru a începe imediat planificarea.

Ce este un plan de acțiune

Un plan de acțiune este o listă de verificare pentru pașii sau sarcinile pe care trebuie să le finalizați pentru a atinge obiectivele pe care le-ați stabilit.

Este o parte esențială a procesului de planificare strategică și ajută la îmbunătățirea planificării muncii în echipă. Nu numai în managementul proiectelor, ci și planurile de acțiune pot fi folosite de indivizi pentru a pregăti o strategie pentru a-și atinge propriile obiective personale.

Componentele unui plan de acțiune includ

• O descriere bine definită a scopului de atins
• Sarcini/pași care trebuie îndepliniți pentru a atinge obiectivul
• Oameni care se vor ocupa de îndeplinirea fiecărei sarcini
• Când vor fi finalizate aceste sarcini (termene limită și etape)
• Resurse necesare pentru finalizarea sarcinilor
• Măsuri de evaluare a progresului

Ceea ce este grozav în a avea totul listat într-o singură locație este că facilitează urmărirea progresului și planificarea eficientă a lucrurilor.

Un plan de acțiune nu este ceva stabilit în piatră. Pe măsură ce organizația dvs. crește și circumstanțele înconjurătoare se schimbă, va trebui să revizuiți și să faceți ajustări pentru a satisface cele mai recente nevoi.

De ce aveți nevoie de un plan de acțiune

Uneori, afacerile nu alocă mult timp dezvoltării unui plan de acțiune înainte de o inițiativă, ceea ce, în cele mai multe cazuri, duce la eșec. Dacă nu ați auzit, „a eșua în planificare înseamnă a eșua”, a spus Benjamin Franklin o dată.

Planificarea te ajută să te pregătești pentru obstacolele care urmează și să te mențină pe drumul cel bun. Și cu un plan de acțiune eficient, vă puteți crește productivitatea și vă puteți menține concentrat.

Iată câteva beneficii ale unui plan de acțiune pe care ar trebui să le cunoașteți;

• Îți oferă o direcție clară. Întrucât un plan de acțiune evidențiază exact ce pași trebuie întreprinși și când ar trebui finalizați, veți ști exact ce trebuie să faceți.
• A avea obiectivele scrise și planificate în pași vă va oferi un motiv pentru a rămâne motivat și angajat pe tot parcursul proiectului.
• Cu un plan de acțiune, vă puteți urmări progresul către obiectivul dvs.
• Deoarece enumerați toți pașii pe care trebuie să îi finalizați în planul dvs. de acțiune, vă va ajuta să vă prioritizați sarcinile în funcție de efort și impact.

Cum se scrie un plan de acțiune | Cele mai bune practici

Din punct de vedere al aspectului, crearea unui plan de acțiune pare destul de ușoară. Dar există câțiva pași importanți pe care trebuie să îi urmați cu prudență pentru a obține cele mai bune rezultate. Iată cum să scrieți un plan de acțiune explicat în 6 pași simpli.

Pasul 1: Definiți-vă obiectivul final

Dacă nu ești clar ce vrei să faci și ce vrei să obții, te pregătești pentru eșec.

Planifică o nouă inițiativă? Începe prin a defini unde ești și unde vrei să fii.

Rezolvarea unei probleme? Analizați situația și explorați posibilele soluții înainte de a le prioritiza.

Apoi notează-ți obiectivul. Și înainte de a trece la pasul următor, derulați obiectivul prin criteriile SMART. Sau, cu alte cuvinte, asigurați-vă că este

• Specific – bine definit și clar
• Măsurabil – includeți indicatori măsurabili pentru a urmări progresul
• Realizabil – realist și realizabil în limitele resurselor, timpului, banilor, experienței etc. pe care le aveți
• Relevant – aliniați-vă cu celelalte obiective
• La timp - are o dată de încheiere

Utilizați această foaie de lucru pentru obiective SMART pentru a simplifica acest proces. Împărtășiți-l și altora pentru a obține contribuția lor.

Și consultați ghidul nostru simplu despre procesul de stabilire a obiectivelor pentru a afla mai multe despre stabilirea și planificarea obiectivelor dvs.

Pasul 2: enumerați pașii care trebuie urmați

Scopul este clar. Ce ar trebui să faci mai exact pentru a-ți da seama?

Creați un șablon brut pentru a enumera toate sarcinile care trebuie îndeplinite, termenele limită și persoanele responsabile.

Este important să vă asigurați că întreaga echipă este implicată în acest proces și are acces la document. În acest fel, toată lumea va fi conștientă de rolurile și responsabilitățile lor în proiect.

Asigurați-vă că fiecare sarcină este clar definită și este realizabilă. Dacă întâlniți sarcini mai mari și mai complexe, împărțiți-le în altele mai mici, care sunt mai ușor de executat și gestionat.

Sfaturi: utilizați un șablon RACI Matrix pentru a clarifica rolurile și responsabilitățile proiectului și pentru a planifica proiecte

Pasul 3: prioritizează sarcinile și adaugă termene limită

Este timpul să reorganizăm lista prin prioritizarea sarcinilor. Unii pași, poate fi necesar să prioritizați, deoarece pot bloca alți subpași.

Adăugați termene limită și asigurați-vă că sunt realiste. Consultați-vă cu persoana responsabilă pentru realizarea acesteia pentru a înțelege capacitatea sa înainte de a decide asupra termenelor limită.

Pasul 4: Setați reperele

Etapele pot fi considerate mini-goluri care conduc la obiectivul principal la final. Avantajul adăugării de repere este că le oferă membrilor echipei să aștepte cu nerăbdare ceva și îi ajută să rămână motivați, chiar dacă data finală este departe.

Începeți de la obiectivul final și întoarceți-vă pe măsură ce stabiliți reperele. Amintiți-vă să nu păstrați prea puțin sau prea mult timp între reperele stabilite. Este cea mai bună practică să spați jaloanele la două săptămâni distanță.

Pasul 5: Identificați resursele necesare

Înainte de a începe proiectul, este esențial să vă asigurați că aveți toate resursele necesare la îndemână pentru a finaliza sarcinile. Și dacă nu sunt disponibile în prezent, trebuie mai întâi să faceți un plan pentru a le achiziționa.

Acesta ar trebui să includă și bugetul dvs. Puteți atribui o coloană a planului de acțiune pentru a marca costul fiecărei sarcini, dacă există.

Pasul 6: Vizualizați-vă planul de acțiune

Scopul acestui pas este de a crea ceva pe care toată lumea îl poate înțelege dintr-o privire și care poate fi împărtășit tuturor.

Indiferent dacă planul dvs. de acțiune este sub forma unei organigrame, diagramă Gantt sau tabel, asigurați-vă că comunică clar elementele pe care le-am identificat până acum – sarcini, proprietari de sarcini, termene limită, resurse etc.

Acest document ar trebui să fie ușor accesibil pentru toată lumea și ar trebui să fie editabil.

Pasul 7: Monitorizați, evaluați și actualizați

Alocați ceva timp pentru a evalua progresul pe care l-ați făcut cu echipa dvs.

Puteți marca sarcinile care sunt finalizate ca fiind finalizate în acest plan de acțiune final, atrăgând atenția asupra modului în care ați progresat către obiectiv.

Acest lucru va scoate, de asemenea, la iveală sarcinile care sunt în așteptare sau întârziate, caz în care trebuie să vă dați seama de ce și să găsiți soluții potrivite. Și apoi actualizați planul de acțiune în consecință.

Șabloane de plan de acțiune

Plan de acțiune de afaceri

Ghidul simplu pentru realizarea unui plan de afaceri pentru prezentări

Plan de acțiune de marketing

Plan strategic de acțiune

Model de plan de acțiuni corective

Găsiți mai multe șabloane de plan de acțiuni corective

Ghidul simplu pentru crearea unui plan de urgență de afaceri

Model plan de acțiune

Mai multe sfaturi pentru crearea unui plan de acțiune?

Un plan de acțiune este conceput pentru a vă ghida calea spre atingerea obiectivelor. Îți transformă viziunea în obiective și pași acționați. Și te ajută să fii concentrat și motivat.

De la un angajat individual dintr-o organizație până la departamente mai mari, pot folosi planuri de acțiune pentru a-și îndrepta drumul către îndeplinirea obiectivelor.

Poate că sunteți pe cale să vă creați primul plan de acțiune sau sunteți deja un profesionist în redactarea lor. Oricum, ne-am dori să auzim părerile dumneavoastră despre cum să scrieți un plan de acțiune. Împărtășește-le cu noi în secțiunea de comentarii de mai jos.