Cum să scrieți o propunere de proiect: 8 sfaturi și linii directoare ale experților

Se spune că nu ai a doua șansă să faci o primă impresie, ceea ce nu poate fi mai adevărat atunci când scrii o propunere de proiect.

Părțile interesate ale proiectului nu văd cine ești de la început; ei văd doar ceea ce prezentați în Propunere.Deci, scopul tău este să-i faci să vadă ceea ce vrei tu să vadă – un proiect bine gândit, cu toate detaliile luate în considerare, în care merită să investești timp și bani.

Să ghicim gândul care vă trece prin minte chiar acum: Cum să scrieți o propunere de proiect care vrăjește părțile interesate?

Uşor!

Trebuie doar să utilizați șabloane de prezentare a propunerii de proiect care sunt concepute de experți în domeniu.

Cu un șablon de propunere de proiect de o pagină bine conceput, puteți face întregul proces mai ușor pentru dvs. și echipa dvs.

Designul uimitor este gata, toate regulile de propunere de proiect sunt păstrate și ești însărcinat să completezi informațiile necesare pentru a avea propunerea de vis gata în cel mai scurt timp .

Editează acum!

Ce este o propunere de proiect? Concepte cheie definite

O propunere de proiect este un document formal, scris, care oferă publicului informații detaliate despre un proiect.Ar trebui să sublinieze scopul proiectului, obiectivele sale, livrabilele, bugetul și calendarul de livrare.Cu alte cuvinte, schița propunerii de proiect ar trebui să includă fiecare detaliu care ar putea interesa părțile interesate.

Obiectivele prezentării propunerii de proiect pot diferi în funcție de amploarea și amploarea proiectului. Ar putea fi o propunere de marketing pentru a lansa o nouă linie de produse sau un plan de afaceri intern pentru eficientizarea proceselor. Indiferent de ce este, o propunere de proiect trebuie să fie clară, concisă și să ofere informațiile necesare pentru a ajuta la luarea deciziilor bine informate.

Cele mai comune intenții ale unei propuneri de proiect de scriere includ următoarele .

• Obțineți finanțare externă pentru sponsorizarea proiectului
• Obțineți aprobarea de la conducerea superioară pentru a obține resursele și sprijinul necesar
• Interesați potențialii investitori și părți interesate în proiect
• În general, creați entuziasm în jurul proiectului

Indiferent de scop, unele abordări și reguli comune se aplică fiecărei propuneri de proiect pentru a se asigura că este bine concepută și eficientă. Să vedem principalele tipuri de propuneri.

Propunerea de proiect solicitată

Cel mai formal exemplu de propunere de proiect este trimis ca răspuns la cererea formală de propunere (RFP) a clientului . De obicei, este atunci când proprietarii de proiecte sunt interesați de anumite servicii sau produse de la anumite părți și doresc să vadă ce oferă potențialii furnizori.

Dacă construiți o propunere de proiect solicitată, fiți pregătit să concurați cu alți ofertanți. În acest caz, schița propunerii dvs. de proiect ar trebui să fie foarte atractivă, gata să iasă în evidență și să aibă impact. Ar trebui să vă gândiți cum să vă faceți propunerea unică pentru a obține avantajul de care aveți nevoie față de concurență, deoarece va exista o comparație detaliată a propunerilor.

Propunere de proiect nesolicitată

În cazul propunerilor de proiecte nesolicitate, nu există nicio solicitare oficială din partea unui proprietar de proiect.De exemplu, puteți decide să participați la licitația deschisă pentru un anumit proiect și să trimiteți propunerea de proiect chiar și fără o cerere specifică.

În comparație cu exemplul anterior al propunerii de proiect, acesta este mai puțin competitiv, deoarece nu există o comparație directă a ofertanților.

Cu toate acestea, trebuie să vă asigurați că Propunerea dvs. este atractivă și plăcută vizual, deoarece doriți din nou să faceți o impresie grozavă și să primiți aprobarea clientului. Propunerile de proiecte nesolicitate au și „reguli mai blânde” în ceea ce privește schița și formatul, deoarece nu trebuie să luați în considerare cerințe stricte din partea clientului.

Propunere informală de proiect

Adesea, clientul dumneavoastră vă poate îndruma cu o solicitare informală de a-i trimite o propunere de proiect.Aceasta se poate referi la cazurile în care negociați cu un potențial client, iar acesta se interesează de mai multe detalii despre oferta pe care o puteți oferi.

În acest caz, puteți crea o propunere de proiect mai puțin formală, care poate fi chiar prezentată ca o scurtă prezentare sau un document de o pagină organizat în formă liberă. Aici, scopul tău principal este să fii suficient de informativ și detaliat, astfel încât să fii pe aceeași pagină despre toate detaliile și responsabilitățile proiectului.

Propunere de proiect de reînnoire

Să presupunem că un proiect a fost deja finalizat, iar clientul revine pentru mai multe cu o solicitare de reînnoire a proiectului sau doriți să vă referiți la un partener vechi și amabil cu o ofertă specială de a reveni și de a colabora.

În acest caz, ar trebui să creați o propunere de proiect de reînnoire, arătând în mod ideal ce a fost îmbunătățit de ultima dată, ce idei noi aveți de oferit și de ce proiectul dvs. este încă relevant pentru acest anumit client.

Propunerile de proiecte de reînnoire se bazează, de obicei, pe schița anterioară a propunerii de proiect cu clientul, pentru a păstra o anumită consecvență și a face părțile confortabile una cu cealaltă.

Continuare Propunere de Proiect

Probabil, aceasta poate fi numită una dintre cele mai „ușoare” propuneri de proiect deoarece nu există aproape nicio concurență aici, iar clientul deja te cunoaște bine. Mai mult, nu este nevoie să convingi pe cineva să înceapă o nouă colaborare, deoarece ai deja un parteneriat stabilit și îl prelungești.

Propunerile de continuare a proiectului sunt folosite atunci când o fază a proiectului se apropie de sfârșit și vi se cere să faceți o nouă propunere pentru o perioadă suplimentară .În acest caz, trebuie să adaptați vechea schiță a propunerii de proiect și să adăugați noi livrabile.

Propunere de proiect suplimentară

Chiar dacă schița anterioară a propunerii dvs. de proiect a fost deja aprobată și părțile interesate necesare au intrat în colaborare, vă puteți afla în continuare într-o situație în care trebuie să adăugați ceva nou.

De exemplu, puteți simți nevoia să scrieți o propunere de proiect care să solicite investiții suplimentare sau mai multă implicare a părților interesate pe baza noilor cerințe. În acest caz, ar trebui să scrieți o propunere de proiect suplimentară, explicând de ce sunt necesare resurse suplimentare și ce îmbunătățiri pot aduce acestea.

Ideea principală aici este de a arăta clientului că Propunerea dumneavoastră este încă relevantă și că aveți nevoie de ajutor și sprijin suplimentar pentru a obține un rezultat mai bun al proiectului.

8 pași pe care trebuie să îi cunoașteți despre cum să scrieți o propunere de proiect

Scrierea propunerilor de proiecte acum este o sarcină simplă datorită abundenței de șabloane, formate și mostre gata făcute de pe web .Nu mai trebuie să reinventezi roata și să pierzi timpul creând un design profesional, gândindu-te la aspectul textului etc.

Renderforest – o platformă de design all-in-one care vă oferășabloane de propuneri de proiecte pentru orice industrie.Indiferent de ce aveți nevoie, de domeniul de activitate în care lucrați și de ce termeni și condiții trebuie să luați în considerare, Renderforest v-a sprijinit!

Editează acum!

Dar înainte de a alege șablonul potrivit, ar trebui să cunoașteți câteva principii esențiale ale scrierii unei propuneri de proiect. Iată lista completă a pașilor pe care ar trebui să îi urmați pentru a scrie o propunere de proiect care va aduce rezultate.

1. Pregătirea pentru Scriere

Cercetarea corectă este eroul necunoscut al oricărei propuneri de succes. Poate fi una dintre părțile invizibile ale procesului, dar este una dintre cele mai importante. Așa cum trebuie să puneți o fundație adecvată pentru clădire înainte de a începe să o construiți, trebuie să faceți cercetări solide despre proiect înainte de a începe să scrieți o propunere. În caz contrar, indiferent câte atribute adăugați la baza slabă în viitor, nu va aduce niciun succes.

Așadar, acordă-ți suficient timp pentru a cerceta proiectul sub toate aspectele.Nu vă opriți până nu sunteți 100% sigur că înțelegeți clar ce este necesar.

Mai mult, determinați cine sunt binefăcătorii proiectului și care este cel mai bun mod de a le arăta valoarea proiectului dumneavoastră.

Dacă acești pași sunt finalizați cu succes, vor fi stabilite scopurile și obiectivele proiectului și veți înțelege mai bine cum ar trebui să arate proiectul în final.

Așadar, acordați-vă minții timpul necesar pentru cercetare și treceți la procesul real de scriere atunci când scheletul este gata.

2. Crearea unui rezumat executiv convingător

Acum ajungem la o sarcină dificilă – transmiterea sensului, profunzimii și nuanțelor proiectului într-un scurt rezumat executiv. Când faci cercetări ample și creierul tău este plin de sute de detalii de proiect, este nevoie de muncă pentru a rezuma toate aceste informații în câteva propoziții.

Cu toate acestea, rezumatul executiv este un standard și o componentă crucială a schiței unei propuneri de proiect, așa că trebuie să stăpânești arta de a-l scrie.

Rezumatul executiv este un rezumat concis, dar informativ al proiectului .Acesta conține de obicei următoarele secțiuni.

• Problema pe care încerci să o rezolvi
• Resursele de care aveți nevoie pentru a o rezolva
• Metodologia pe care o utilizați pentru a aborda problema
• Rezultatul așteptat al proiectului dvs. și modul în care îi veți măsura succesul etc.

Multe responsabilități sunt pe umerii dumneavoastră în această secțiune, deoarece aceasta este prima parte pe care cititorii o vor vedea când deschid propunerea de proiect. Așadar, îi revine sarcina să atragă proprietarii de proiecte și să le promită ceva extraordinar care îi va face să fie interesați de explorarea ulterioară a documentelor.

Puteți chiar să vă gândiți să scrieți rezumatul executiv la sfârșit, după ce toate propunerile dvs. de proiect sunt finalizate.În acest fel, puteți vedea întreaga imagine și puteți rezuma întreaga idee într-un singur paragraf mai precis.

3. Descrierea domeniului proiectului

Trecând la esențial, ar trebui să începeți să dezvăluiți mai multe detalii despre proiect. Începeți cu fundalul proiectului, care este o explicație detaliată a motivului din spatele proiectului, starea actuală a problemei pentru care acest proiect este destinat să o rezolve etc.

De exemplu, dacă intenționați să desfășurați o campanie de conștientizare socială despre importanța apei curate, ar trebui să menționați ce fel de problemă este și de ce este importantă conștientizarea pentru a rezolva problema. De asemenea, puteți include statistici despre starea actuală de deficit sau calitatea apei în zona pe care o va viza proiectul dvs.

Pe lângă acoperirea stării actuale a problemei, domeniul de aplicare al proiectului ar trebui să includă următoarele.

• Cine a contribuit înainte la problemă și care sunt realizările proiectelor anterioare?
• De ce nu au avut succes încercările anterioare?
• Care sunt golurile pe care le vei completa cu proiectul tău?
• Care sunt metodele pe care urmează să le utilizați și care vor fi mai eficiente decât cele anterioare?

De asemenea, ar trebui să includeți o descriere detaliată a instrumentelor și metodelor pe care le veți folosi pentru a finaliza proiectul. Aici, o structură de defalcare a muncii (WBS) stabilită poate ajuta în mod semnificativ.

4. Conturarea Obiectivelor Proiectului

Ei bine, atunci când scrii o propunere de proiect până în acest punct, ai vorbit deja suficient despre proiect și de ce contează.

Dar, ar trebui să existe o secțiune detaliată pentru obiectivele proiectului – nu o prezentare abstractă a ceea ce doriți să realizați, ci punctele exacte pe care trebuie să le atingeți.

În acest sens, metodologia SMART, foarte populară , este destul de utilă.Este acronimul pentruobiective specifice, măsurabile, realizabile, relevante și limitate în timp .Să răspândim lumina asupra fiecăruia dintre aceste puncte.

• Obiectivelespecifice înseamnă că nu scrieți ceva de genul „îmbunătățiți calitatea vieții”.În schimb, obiectivele tale ar trebui să fie concrete, precum „reducerea contaminării apei cu 15% în 6 luni în zona menționată”. Vezi diferenta? A doua opțiune este limpede.
• Obiectivelemăsurabile indică faptul că trebuie să puteți urmări progresul cu indicatori clari.Dacă scrieți obiective clare ca în exemplul de mai sus, acestea devin automat urmăribile și măsurabile. În plus, ar trebui să aveți valori clare care să ajute părțile interesate să urmărească dacă proiectul este pe drumul cel bun sau nu – faci ceea ce ai spus sau nu?
• Ce înțelegem prin obiectiverealizabile ?Simplu. Obiectivele trebuie să fie realiste, realizabile și să reflecte cantitatea de resurse disponibile pentru proiect. Obiectivele realiste înseamnă fără obiective de plăcintă în cer. Așadar, în loc să reduceți contaminarea apei cu 50% în 6 luni, alegeți unul mai realist, care să trezească încredere și încredere în proiectul dumneavoastră.
• Obiectivelerelevante sunt cele care sunt direct legate de obiectivele proiectului.Uneori, poate fi ușor să depărtați de drum și să începeți să urmăriți obiective care nu au legătură directă cu proiectul.
• În cele din urmă, obiectivelelimitate în timp au termene limită stricte, astfel încât părțile interesate ale proiectului, în special investitorii, se simt încrezători că lucrați din greu la proiect și au un calendar clar pentru lansare.

5. Prezentarea unei soluții

Atât de multe discuții despre motivul pentru care proiectul este important și care problemă nu poate rămâne nerezolvată. Deci, care ar trebui să fie următoarea ta mișcare atunci când scrii o propunere de proiect? Da, solutii; de fapt, despre ce este principalul tău proiect promis?

Secțiunea de soluții poate fi mai scurtă decât cele anterioare, dar ar trebui să fie impresionantă și sinceră .Revenind la etapa cercetării proiectului, ar trebui să aveți o idee clară despre pașii pe care trebuie să îi faceți pentru a obține rezultatul dorit. Dacă nu există un plan clar care credeți că poate duce la succes, gândiți-vă din nou dacă ar trebui să lansați proiectul.

Dar, pe măsură ce ești aici, cel mai probabil se datorează faptului că ești echipat cu metodele și cunoștințele potrivite pentru a face treaba. Deci, ce ar trebui inclus în această secțiune?

• O declarație de viziune este harta care vă va ghida prin proiect.Acesta rezumă spre ce se îndreaptă echipa ta, de ce și cum. O declarație de viziune clară este la fel de importantă pentru părțile interesate externe și interne, deci asigurați-vă că este scrisă în mod corect ( vezi cum funcționează ).
• Programul proiectului arată ordinea sarcinilor care ar trebui finalizate și intervalul de timp pentru finalizarea acestora.Aici este important să aveți listate toate reperele dvs. În caz contrar, există riscul de a pierde indiciul potrivit și, ca urmare, de a rămâne în urmă cu cronologia proiectului ( vezi cum funcționează ).
• Rolurile și responsabilitățile membrilor echipei arată sarcini clare pentru fiecare persoană implicată.În plus, este clar cine este responsabil pentru ce, astfel încât toată lumea știe la ce să se aștepte, când și cum.
• Alte detalii aduc mai multă claritate și facilitează implementarea proiectului .Aceasta poate fi lista instrumentelor de raportare pe care o veți utiliza sau lista materialelor și echipamentelor necesare pentru finalizarea proiectului.

6. Efectuarea unei evaluări amănunțite a nevoilor

Abordarea treptat a obiectivului principal al propunerii dvs. – trebuie să implicați resursele necesare de la părțile interesate și, desigur, trebuie să explicați de ce ar trebui să facă acest lucru.

Efectuarea unei evaluări amănunțite a nevoilor este esențială pentru a identifica resursele necesare pentru proiect și de ce sunt necesare. În primul rând, este esențial pentru tine să te asiguri că poți finaliza activitățile promise. În plus, este esențial să îl includeți în schița propunerii dvs. de proiect, astfel încât șansele de a obține finanțare sunt mai mari.

Când scrieți despre evaluarea nevoilor, ar trebui să includeți următoarele:

• Bugetul proiectului este o listă cuprinzătoare a tuturor cheltuielilor legate de proiect.Ar trebui să includă achiziții mici și mari, salarii pentru membrii personalului, taxe, prețuri pentru materialele pe care le veți folosi, costul călătoriei dacă va trebui să participați la orice întâlniri sau conferințe etc. Vedeți un exemplu de buget de proiect aici .
• O defalcare a costurilor poate părea la fel ca și bugetul proiectului, dar este o versiune mai detaliată a bugetului .Aici, ar trebui să includeți motivele și explicațiile detaliate despre motivul pentru care este necesară fiecare resursă, de unde o veți obține și cât va costa. Acest lucru este important deoarece investitorii trebuie să știe că banii lor sunt cheltuiți în mod corect.
• În cele din urmă,un plan de alocare a resurselor arată cum trebuie organizate diferite resurse pentru a finaliza eficient proiectul.În termeni mai simpli, este un plan care arată cum vei folosi resursele pe care părțile interesate le oferă pentru proiectul tău. Iată o explicație detaliată a modului în care funcționează alocarea resurselor .

7. Abordarea managementului riscului

Prevederea neprevăzutului este misiunea specială a fiecărui manager de proiect. Când scrieți o propunere de proiect, trebuie să vă asigurați că aveți un plan de urgențăfiabilgata de a fi utilizat în cazul oricărei întreruperi.

Acest plan ar trebui inclus în schița propunerii dvs. de proiect. În caz contrar, planul tău nu va arăta suficient de fiabil pentru investitori și nu vor fi convinși că poți gestiona orice întrerupere în timp util.

Ar trebui să analizați cu atenție toate riscurile cheie care pot apărea în timpul proiectului, deoarece nu există șabloane standard pentru contabilitatea riscurilor. Pentru a identifica riscurile, ar trebui să luați în considerare toți factorii posibili care vă pot influența sau pot afecta finalizarea proiectului.

În plus, ar trebui să acordați prioritate celor care sunt mai probabil să se întâmple și celor care sunt reale pentru a preveni și a atenua. De asemenea, ar trebui să arătați în propunerea de proiect că aveți un plan de răspuns la fiecare risc posibil.

8. Scrierea unei concluzii eficiente

Ei bine, este aproape timpul să vă felicit pentru munca bine făcută! A mai rămas o ultimă piesă – concluzia proiectului, care ar trebui să fie suficient de convingătoare pentru a motiva cititorul să acționeze.

Concluzia ar trebui să reafirme punctele tale principale și să surprindă ceea ce face proiectul tău unic. Poate fi folosit și pentru a include unele grafice, rapoarte, diagrame sau orice alt tip de date care susțin afirmațiile dvs., dar care au fost excluse din corpul principal al propunerii dvs. de proiect.

Aceștia sunt toți pașii pe care trebuie să-i faceți pentru a crea o schiță a propunerii de proiect câștigătoare. Acum că cunoașteți partea din interior a scrierii unei schițe a propunerii de proiect, este timpul să explorați câteva schițe gata pe care le puteți personaliza și utiliza cu ușurință pentru proiectul dvs.

Exemple simple de propuneri de proiect de editat acum

Fiecare propunere de proiect de care aveți nevoie este stocată în biblioteca de propuneri de proiect a Renderforest .Crearea unei propuneri de proiect cu aspect profesional cu aceste șabloane gata de utilizare este foarte ușoară. Iată câteva pe care le puteți încerca acum!

Șablon de propunere de afaceri

Căutați un șablon de propunere de afaceri profesional și modern? Nu mai căuta! Șablonul nostru de propunere de afaceri prezintă designul și aspectul aplicabil prezentărilor formale în care accentul ar trebui să fie pus pe conținut, mai degrabă decât pe design.

Editează acum!

Șablon de propunere de proiect

Trecerea la un șablon de propunere de proiect mai universal și mai casual, care poate fi potrivit pentru orice proiect. Are scene detaliate care descriu fundalul proiectului dvs., scopurile și obiectivele pe care le-ați stabilit pentru acesta, precum și calendarul și resursele de care aveți nevoie pentru a-l finaliza.

Editează acum!

Șablon de propunere de marketing

Colorat, dinamic, detaliat – tot ceea ce vă imaginați că ar trebui să fie o propunere de marketing modernă este învelit în acest șablon. Designul său impresionant va capta atenția publicului dvs. potențial, în timp ce conținutul său îl va convinge cu siguranță să ia în considerare investiția în proiectul dvs.

Editează acum!

Întrebări frecvente privind schița propunerii de proiect

Propunerea de proiect vs. Carta de proiect

O carte de proiect este un document oficial care marchează începutul unui proiect care poate fi creat numai după ce propunerea de proiect este creată și aprobată. Deci, dacă propunerea de proiect este un document persuasiv care este menit să obțină aprobarea pentru proiectul dvs., atunci o carte de proiect este un document oficial care conține detaliile resurselor și calendarul necesar pentru finalizarea proiectului.

Ele sunt diferite ca scop și în momentul în care sunt create. Cu toate acestea, ambele sunt documente indispensabile pentru un management de proiect de succes și ambele conțin detalii cruciale despre obiectivele proiectului și alte detalii.

Care sunt cele 6 tipuri de propuneri de proiecte?

1. Propunerea Solicitată este creată ca răspuns la o solicitare oficială din partea unui potențial client sau client.Este cel mai competitiv tip de Propunere.
2. O Propunere nesolicitată este trimisă unui potențial client sau client fără cererea acestuia și poate fi folosită pentru a vă prezenta pe dumneavoastră și proiectul dumneavoastră.De exemplu, puteți utiliza propuneri de proiecte nesolicitate pentru a aplica pentru o subvenție publică.
3. O propunere informală este un schimb de propuneri între două părți care nu are o structură oficială.Este doar pentru uz intern și nu respectă niciun format sau instrucțiuni specifice.
4. O propunere de reînnoire este creată pentru a reînnoi cooperarea cu o parte cu care ați avut deja un acord anterior, iar acum doriți să o reporniți cu o mică ajustare.
5. O propunere de continuare este o propunere de continuare a unui proiect în derulare.De obicei, este creat atunci când intervalul de timp convenit inițial al proiectului este pe cale să se încheie, dar trebuie depusă mai multă muncă.
6. O Propunere suplimentară este creată atunci când un client sau un client solicită servicii sau bunuri suplimentare pentru un proiect în derulare și trebuie să justifice noile cheltuieli.

Cât de lungă ar trebui să fie o propunere de proiect?

Nu lungimea cuvântului contează, ci cât de detaliată și convingătoare este propunerea ta de proiect. Nu te limitezi la a avea o propunere de proiect lungă dacă o menții structurată și concisă.

Șabloanele de propuneri de proiecte Renderforest sunt construite conform principiilor cheie ale propunerilor de proiecte și acoperă în mod optim toate informațiile importante în câteva pagini.Le puteți folosi ca punct de plecare pentru a vă crea propria propunere de proiect rapid și ușor.

Recomandări cheie

Propunerile de proiecte sunt modalitatea formală de a le arăta proprietarilor de proiecte că sunteți echipa perfectă pentru job. Este un document detaliat și bine structurat cu obiectivele proiectului, termenele și resursele necesare pentru finalizarea cu succes.

Deși proiectarea unei propuneri de proiect cu aspect profesional este o sarcină ușoară cu șabloane gata de utilizat , conținutul care intră în interior este ceea ce contează cu adevărat. Trebuie să fii precis și convingător, să iei în considerare fiecare detaliu și să ții cont de toate problemele posibile atunci când scrii o schiță a propunerii de proiect.

Amintiți-vă, scopul său nu este doar câștigarea proiectului, ci și stabilirea cadrului care să vă ghideze prin finalizarea acestuia.

Succes în oceanul propunerilor de proiecte!

• Iată ghidul dvs. pentru a crea un model de proiect de propunere în câteva secunde!

• Ce sunt modelele de site-uri web și cum poți crea una?

• 15 Idei uimitoare de șabloane de certificate de finalizare pentru orice ocazie