Cum să scrieți proceduri standard de operare clare și eficiente; Ghidul practic cu șabloane

Fiecare organizație are nevoie de un set de reguli care să-și ghideze membrii. În acest scop sunt stabilite proceduri standard de operare (POS). POS-urile sunt o parte esențială a oricărei afaceri și sunt necesare pentru a asigura calitatea și consecvența operațiunilor organizaționale pe fondul aglomerației muncii zilnice.

Această postare vă va ajuta să scrieți în mod eficient propriile proceduri standard de operare ale organizației dvs. și să le faceți parte din abordarea dvs. de management de zi cu zi. Acesta explică și include,

• Ce sunt SOP-urile
• Diferite formate SOP
• Cum să scrieți SOP-uri și cele mai bune practici
• Șabloane SOP editabile

Ce sunt procedurile standard de operare

Procedurile de operare standard sunt un set de îndrumări scrise despre cum să desfășoare cu acuratețe activități sau procese importante, de rutină sau repetitive într-o organizație.

Ele explică modul în care activitățile ar trebui efectuate pentru a facilita conformitatea cu cerințele tehnice și ale sistemului de calitate și pentru a sprijini calitatea datelor.

POS-urile sunt de obicei specifice organizației pentru care sunt scrise și îi ajută să-și mențină procesele de asigurare și control al calității. De asemenea, ajută organizațiile să se asigure că respectă reglementările guvernamentale și mențin consecvența în calitatea și integritatea produselor și serviciilor pe care le oferă.

SOP-uri,

• Sunt documente interfuncționale
• Reprezentați fluxul de lucru între funcții
• Sunt inițiate printr-o hartă a procesului
• Răspunde la întrebarea „cine face ce?”
• Sunt scrise cu voce activă

În locul procedurilor standard de operare sunt utilizați și termeni precum protocoale, foi de lucru, instrucțiuni de lucru și proceduri de operare de laborator.

Importanța procedurilor standard de operare

Aproape fiecare activitate, de la curățarea unei mașini de producție până la realizarea unui proces critic, poate fi documentată prin proceduri standard de operare. Ei ajută,

• Îmbunătățiți performanța afacerii prin furnizarea de informații de protecție, sănătate, mediu și operaționale necesare pentru realizarea cu succes a proceselor de afaceri individuale
• Asigurați siguranța și calitatea produselor și serviciilor
• Asigurați conformitatea cu standardele, reglementările și liniile directoare relevante
• Eliminați variațiile în procedurile și procesele efectuate de diferiți angajați în diferite locații sau fabrici, contribuind astfel la menținerea coerenței
• Serviți ca o bază solidă pentru formarea și integrarea noilor angajați
• Permite controlul proceselor și, la rândul său, oferă oportunități de îmbunătățire continuă
• Facilitează comunicarea îmbunătățită
• Serviți ca liste de verificare pentru a ajuta inspectorii cu procedurile de audit
• Reconstruiți sistemele operaționale în noi setări

Tipuri de POS | Formate standard de procedură de operare

În timp ce organizațiile pot folosi un format preferat sau personalizat pentru a-și scrie procedurile standard de operare, există câteva tipuri de formate SOP care sunt utilizate pe scară largă de către organizații.

Formatul listei de verificare

Aceasta ia forma unei liste de sarcini în care sunt subliniate diferitele sarcini care trebuie îndeplinite. Acest lucru este potrivit pentru echipe mai mici sau indivizi care nu necesită instrucțiuni detaliate.

Format pas cu pas

Acest format folosește liste marcate sau numerotate pentru a prezenta liniile directoare POS. Acest format este cel mai potrivit pentru proceduri sau procese care sunt de rutină, directe și ușor de urmat.

Format ierarhic

Similar cu formatul pas cu pas, formatul ierarhic explică și procedurile pas cu pas. Cu toate acestea, în acest format, subpașii sunt adăugați sub fiecare pas principal ca liste marcate sau numerotate pentru a evidenția informațiile suplimentare necesare. Acest format este cel mai potrivit pentru proceduri complexe cu multe informații.

Format de diagramă de flux

Diagramele de flux ajută la simplificarea procedurilor standard complexe de operare cu multe rezultate posibile care sunt imprevizibile prin vizualizare. Acest format evidențiază, de asemenea, modul în care fiecare pas al procesului este conectat unul cu celălalt, subliniind astfel în mod clar fluxul său pentru o înțelegere mai ușoară.

Cum să scrieți proceduri standard de operare și bune practici

Pasul 1: Identificați procedurile care trebuie documentate

Primul pas este să identificați activitățile, procesele sau fluxurile de lucru pentru care trebuie să scrieți ghiduri.

Discutați cu un expert despre procese sau cu angajații individuali pentru a afla activitățile pe care le desfășoară zilnic, săptămânal sau lunar aproape în același mod. Aveți opțiunea de a colecta și aici informațiile necesare printr-un sondaj, dacă vorbirea cu ei se dovedește dificilă.

Cu această listă în mână, puteți trece apoi la identificarea proceselor care trebuie standardizate.

Dacă cerința este de a actualiza un POS existent, revizuiți-l și îmbunătățiți-l cu ajutorul unei persoane care are pregătirea și experiența corespunzătoare în realizarea procesului relevant.

Pasul 2: Definiți obiectivul

Apoi, identificați obiectivul creării documentului POS. Este pentru a alinia procesele cu prioritățile de afaceri? Sau pentru a vă asigura că procesele funcționează bine? Identificarea motivului pentru care scrieți POS-urile vă va permite să le structurați mai eficient.

În cazul unui POS existent, identificați punctele dureroase sau obstacolele din procesele dvs. care cauzează întârzieri și eșecuri și stabiliți ce modificări ar trebui făcute pentru a le îmbunătăți.

Pasul 3: Alegeți un format

Există o varietate de formate SOP care răspund diferitelor cerințe de afaceri și proceselor implicate. După cum sa discutat mai sus, aceste formate SOP includ liste de verificare, format pas cu pas, format ierarhic și format diagramă de flux. Unul dintre aceste formate poate fi selectat în funcție de tipul de informații pe care doriți să le partajați.

Pasul 4: Identificați creatorii și părțile interesate

POS-urile ar trebui să fie scrise de experți în domeniu care sunt efectiv implicați în realizarea sau utilizarea procesului.

Când scrieți proceduri de operare standard pentru procese cu sarcini multiple, luați în considerare o abordare în echipă în care experiențele mai multor persoane implicate pot fi utilizate.

În plus, directorii de nivel C și liderii de management pot fi, de asemenea, implicați pentru a se asigura că SOP-urile

• Aliniați-vă la prioritățile de afaceri de nivel superior
• Are resursele necesare și echipamentele pentru a fi implementate
• Sunt plauzibile din punct de vedere al consumului de resurse și al logisticii

Sfat: Indiferent dacă vă bazați pe proprietarul sarcinii sau pe un scriitor intern pentru a documenta procedurile standard de operare, asigurați-vă că aceștia au abilitățile tehnice necesare de scriere și cunoașterea aprofundată a proceselor organizaționale relevante.

Pasul 5: Determinați publicul

A ști cine se va referi la POS este esențial pentru a le scrie eficient.

POS-urile ar trebui să fie scrise cu suficiente detalii pentru a permite angajaților, chiar și persoanei cu cunoștințe și experiență limitate în acest proces, să reproducă procedura fără supraveghere.

Pentru a determina nivelul de detaliu care ar trebui inclus într-un SOP, trebuie să înțelegeți mai întâi pentru cine îl scrieți. Acesta ar putea fi un nou angajat fără cunoștințe prealabile sau cineva care a efectuat activitățile de mai multe ori. Învățarea nevoilor lor vă va ajuta să personalizați POS pentru a le înțelege de către

• Concentrându-se temeinic asupra îndatoririlor lor
• Folosind limbajul corect și terminologia familiară acestora și explicațiile terminologiei care le sunt noi

Sfat: discutați cu angajații care sunt în ultimă instanță responsabili pentru realizarea proceselor și aflați despre provocările cu care se confruntă și ascultați sugestiile lor. Folosind un spațiu de lucru vizual precum Creately, îi puteți aduce pe toată lumea pe aceeași pânză pentru a facilita colaborarea pe măsură ce vizualizați, editați și revizuiți procedurile standard de operare.

Pasul 6: Creați o schiță a POS

Odată ce totul a fost finalizat – procesul, creatorii, publicul și formatul – începeți să planificați documentul. Următoarele sunt componentele tipice incluse în documentul POS.

Elementele unui document POS

• Pagina de titlu – aceasta este rezervată pentru a include informațiile relevante despre document, inclusiv numele POS, data creării, numărul unic de identificare, numele autorilor documentului și departamentul sau desemnarea persoanelor care vor implementa SOP.
• Cuprins – Dacă este necesar, includeți un cuprins pentru a facilita navigarea oricui prin document. Acest element este util în cazul documentelor POS care conțin mai multe pagini.
• Informații pregătitoare – acestea includ informații preliminare, cum ar fi scopul POS, roluri și responsabilități, resurse, materiale și echipamente necesare și măsuri de siguranță.
• Metodologie și proceduri – această secțiune explică procedurile folosind formatul POS ales.
• Controlul și asigurarea calității – aici sunt prezentate rubricile sau alte mijloace de măsurare a performanței angajaților în ceea ce privește POS-urile.
• Referințe și glosar – această secțiune este rezervată pentru a enumera resursele externe pe care le-ați citat în document și pentru a explica termenii la care v-ați referit mai detaliat.

Sfat: însoțiți detalii complexe cu diagrame simplificate, cum ar fi diagrame de flux, hărți de proces sau diagrame de flux de lucru și ilustrații pentru a ajuta cititorul să înțeleagă mai bine.

Utilizați un stil de scriere consecvent

POS-urile trebuie să fie ușor de înțeles, concise și precise pentru a se asigura că toată lumea le înțelege și le urmează corect, evitând astfel riscurile și abaterile de calitate și siguranță. În acest scop, asigurați-vă că procedurile standard de operare,

• Sunt scrise folosind un format pas cu pas care este ușor de urmărit
• Sunt lipsite de ambiguitate și nu sunt foarte complexe
• Sunt scrise folosind vocea activă și timpul verbal prezent. Evitați utilizarea, dar implică termenul „tu”
• Nu sunt lungi și redundante
• Respectați ghidul de stil (adică tipul fontului, dimensiunea fontului și culorile utilizate) utilizat de organizație
• Utilizați diagrame de flux pentru a vizualiza procesele explicate

Pasul 7: Examinați și aprobați POS-urile

POS-urile scrise ar trebui să fie revizuite de una sau mai multe persoane care au cunoștințe corespunzătoare, instruire și experiență în acest proces. Evaluatorii ar trebui să noteze și să împărtășească orice probleme sau preocupări pe care le întâlnesc în timpul examinării documentului. Acestea pot fi apoi corectate înainte de aprobare.

Sfat: Solicitați persoana care este în ultimă instanță responsabilă pentru realizarea procesului să testeze SOP-urile elaborate înainte de a le finaliza.

Pentru a fi eficiente, POS-urile trebuie să rămână actuale. Aceasta presupune revizuirea, actualizarea și reaprobarea în mod regulat a acestora ori de câte ori procedurile suferă modificări.

Aceste POS ar trebui, de asemenea, revizuite sistematic la fiecare 1-2 ani pentru a se asigura că sunt relevante. Ca cea mai bună practică, menționați întotdeauna data de revizuire a POS care au fost revizuite. În cazul în care un anumit proces nu mai este urmat, eliminați-l din fișier și arhivați-l.

Sfat: Asigurați-vă că documentele POS sunt disponibile cu ușurință fie în format hârtie, fie digital, în special pentru cei care sunt direct implicați în desfășurarea activităților. Creați o bibliotecă SOP cu Creately; centralizați toate documentele, resursele, linkurile și elementele vizuale necesare legate de documentația dvs. SOP într-un spațiu de lucru unic, unde puteți colabora în timp real prin videoconferințe și editare sincronă.

Sunteți gata să vă scrieți propriile proceduri standard de operare?

SOP-urile vă permit să utilizați cele mai bune metode de lucru într-o afacere și să creați un document simplu cu cele mai bune practici, care să permită fiecăruia să facă cele mai bune rezultate în ceea ce face. În această postare, am acoperit totul, de la cum să scrieți proceduri de operare standard eficiente până la șabloane pe care le puteți utiliza imediat. Urmați pașii pentru a crea unul cu succes.

Împărtășește-ne experiența și cunoștințele tale în secțiunea de comentarii de mai jos.