Ghidul simplu pentru planificarea resurselor umane cu instrumente și șabloane

Nu este un secret pentru nimeni că cheia pentru funcționarea bună a unei organizații sunt angajații săi – ei bine, genul potrivit de angajați pricepuți care își fac treaba corect. Iar modalitatea de a obține astfel de angajați să lucreze în organizația dvs. poate fi posibilă doar printr-o planificare adecvată a resurselor umane.

În această postare, am simplificat procesul de resurse umane pentru tine, ghidându-te prin fiecare dintre pașii acestuia. Folosiți șabloanele furnizate pentru a vă simplifica și mai mult procesul de planificare.

Ce este planificarea resurselor umane

Planificarea resurselor umane este procesul prin care organizațiile evaluează resursele umane actuale, prognozează cerințele sau necesitățile viitoare, identifică lacunele și vin cu un plan pentru a le umple.

Practic, planificarea resurselor umane, cunoscută și sub denumirea de planificare a forței de muncă și planificare a forței de muncă, vă ajută să vă asigurați că aveți numărul potrivit de oameni cu competențe relevante în tipul potrivit de poziție la momentul potrivit.

Importanța planificării resurselor umane

Planificarea resurselor umane joacă un rol major în asigurarea faptului că abilitățile necesare sunt puse la dispoziție organizației ori de câte ori este nevoie pentru a-și îndeplini obiectivele strategice. În plus, există câteva motive mai importante pentru care planificarea resurselor umane este crucială pentru o organizație.

• Vă ajută să vă asigurați că forța de muncă existentă este utilizată în mod optim
• Sprijină atingerea scopurilor și obiectivelor strategice ale organizației, asigurându-se că genul potrivit de oameni sunt angajați pentru a satisface cererea de forță de muncă în timp util.
• Furnizează informații necesare pentru îndeplinirea altor funcții de resurse umane, cum ar fi recrutarea, selecția, promovarea, formarea și dezvoltarea etc. și definirea politicilor de resurse umane
• Ajută organizația să se adapteze la schimbările de mediu cauzate de concurență, tehnologie, politici guvernamentale etc. care pot duce la nevoia de noi angajați, noi competențe etc.
• Ajută la identificarea cerințelor de muncă necesare pentru implementarea cu succes a planurilor de extindere și diversificare
• De asemenea, ajută la anticiparea deficiențelor sau excedentelor de forță de muncă și a lua măsurile necesare pentru a gestiona situația
• Ajută la dezvoltarea planurilor de carieră pentru angajații individuali și la determinarea formării și dezvoltării de care au nevoie

4 pași în procesul de planificare a resurselor umane

Există 4 pași largi implicați în procesul de planificare a resurselor umane.

Pasul 1: Identificați oferta actuală de resurse umane

Procesul de planificare începe prin analizarea fondului de muncă actual. Identificați punctele forte și punctele slabe ale organizației dvs. în ceea ce privește numărul de angajați, abilitățile, experiența, calificările, pozițiile, nivelurile de performanță, vârsta, beneficiile, nivelurile salariale, limbile vorbite, angajarea anterioară etc.

Există mai multe modalități în care puteți parcurge acest pas.

• Consultați recenziile anterioare ale performanței
• Adunați date din sistemul dumneavoastră de informații despre resurse umane
• Discutați cu șefii de departament pentru a vă face o idee despre angajații care lucrează sub ei
• Întrebați angajații înșiși cu un chestionar
• Aduceți angajații să își facă o autoevaluare cu o analiză SWOT

Odată ce ați colectat o mulțime de informații despre angajații actuali, transferați-le într-un raport de inventar de competențe. Un șablon vizual pentru un inventar de abilități care este mai ușor de consultat și de înțeles este prezentat mai jos.

Pasul 2: Prognoza cererea viitoare de resurse umane

Acest pas necesită să înțelegeți mai întâi obiectivele viitoare ale organizației, deoarece acestea ar avea un impact semnificativ asupra cererilor viitoare de resurse umane.

Înainte de a determina nevoile viitoare, trebuie să luați în considerare și factori precum ratele de rotație a angajaților, tendințele pieței sau din industrie, progresele tehnologice care vor ajuta la automatizarea proceselor, pensionările, promovările, disponibilizările etc.

Pasul 3: Analizați decalajul dintre cerere și ofertă de muncă

Acum că ați clarificat ce abilități sunt disponibile în inventarul dvs. și de care veți avea nevoie pentru viitor, puteți vedea clar lacunele care există.

Oferta actuală de angajați din organizație poate ajuta la îndeplinirea cerințelor viitoare?

Va trebui să oferiți programe de formare și dezvoltare pentru a îmbunătăți actualii angajați pentru a îndeplini obiectivele companiei?

Dacă acest lucru nu este suficient, atunci va trebui să recrutați noi angajați cu seturi de abilități relevante pentru a se potrivi cererii de forță de muncă în viitor.

Este important să mențineți echilibrul între cerere și ofertă în planificarea resurselor umane.

Pasul 4: Elaborați și implementați planul pentru a acoperi golurile

Apoi urmează elaborarea unui plan de acțiune.

Dacă există un deficit de angajați, vă puteți cheltui eforturile pentru angajarea de noi angajați, formarea celor existenți, externalizarea sau transferurile interdepartamentale.

Pe de altă parte, dacă există un surplus de angajați, poate fi necesar să luați în considerare concedieri, scheme de pensionare voluntară, transferuri etc.

Odată ce un plan este conceput, acesta ar trebui să fie integrat cu strategia generală a organizației. Și este important să monitorizați planul și să-i evaluați eficacitatea de-a lungul timpului.

Instrumente de planificare a resurselor umane

Puteți utiliza aceste instrumente pe parcursul diferiților pași ai procesului de planificare a forței de muncă. Aceștia vă pot ajuta să analizați capacitatea actualului personal și să determinați nevoile viitoare. Șabloanele oferite sunt editabile online; pur și simplu faceți clic pe șablon pentru a-l edita online.

Analiza SWOT

SWOT înseamnă puncte forte, puncte slabe, oportunități și amenințări. Poate fi folosit ca instrument de autoevaluare de către angajații individuali, sau ca instrument strategic de evaluare a stării actuale a organizației.

Punctele forte și punctele slabe sunt factorii interni. De exemplu, un punct forte al organizației dumneavoastră ar putea fi prezența angajaților calificați, dar un punct slab ar putea fi numărul insuficient de angajați calificați.

Oportunitățile și amenințările sunt factori externi. De exemplu, disponibilitatea angajaților calificați pe piață ar putea fi o oportunitate grozavă pentru dvs. dacă faceți angajări. Pe de altă parte, concurența dvs. care vă braconează angajații cu salarii mai bune ar putea reprezenta o amenințare pentru dvs.

Analiza SWOT este unul dintre cele mai populare instrumente utilizate în timpul unei analize a situației. Alte instrumente de analiză a situației pe care le puteți utiliza cu planificarea forței de muncă sunt descrise în ghidul nostru pentru analiza situației.

Organigrama

O organigramă este o reprezentare vizuală a ierarhiei/structurii unei organizații. De asemenea, evidențiază relațiile de raportare dintre angajați, rolurile și responsabilitățile acestora. În planificarea resurselor umane, acesta poate fi utilizat în mai multe moduri,

• Pentru a înregistra informații despre rolurile actuale ale angajaților, responsabilități, abilități, experiențe etc. Puteți, de asemenea, să adăugați informații suplimentare, cum ar fi calificările lor educaționale și date demografice. Acest lucru vă va ajuta să identificați rapid personalul potrivit pentru job.
• Pentru a crea o foaie de parcurs a nevoilor de personal. Puteți marca deficiențele și surplusurile de muncă și în organigrama companiei dvs.

Matricea RACI

Acesta este un grafic pe care managerii de proiect îl folosesc pentru a atribui roluri și responsabilități sarcinilor dintr-un proiect. Evidențiază cine ar trebui să fie responsabil, responsabil, consultat și informat în timpul unui proiect.

9 Box Grid

Grila cu 9 casete, cunoscută și sub numele de matricea potențial-performanță, este utilizată pe scară largă în dezvoltarea angajaților și planificarea succesiunii. Vă ajută să evaluați angajații dvs. existenți în raport cu performanța lor actuală și cu performanța lor potențială viitoare.

Evaluați-vă angajații cu ajutorul grilei cu 9 casete vă ajută să identificați angajații puternici și cei care rămân în urmă.

Planificarea scenariului

Există multe scenarii, cum ar fi progresele tehnologice, dezastrele naturale, schimbările politice sau economice care ar putea modifica drastic direcția viitoare a companiei dumneavoastră. De obicei, s-ar putea să nu-i vedeți venind sau să nu plănuiți pentru ei.

Încorporând planificarea scenariilor în procesul dumneavoastră de planificare strategică, puteți identifica aceste scenarii viitoare diferite, puteți discuta despre modul în care acestea vă vor afecta organizația și puteți lua măsuri de precauție.

Puteți încorpora planificarea scenariilor cu planificarea resurselor umane examinând scenariile care implică schimbarea cerințelor viitoare de forță de muncă.

Consultați resursa noastră despre planificarea scenariilor pentru a afla mai multe despre acest instrument.

Tabel de înlocuire

Aceasta este o diagramă care este similară cu organigrama. Este folosit pentru a identifica potențialii candidați care pot înlocui un angajat care iese la pensie, se transferă etc. Pot fi elaborate diagrame individuale de înlocuire pentru fiecare poziție semnificativă dintr-o companie, împreună cu potențialii înlocuitori.

Sfaturi pentru îmbunătățirea planificării forței de muncă?

În această postare, am acoperit practic tot ce trebuie să știi despre planificarea resurselor umane, mai ales dacă ești începător. Și credem că șabloanele furnizate vă vor ajuta să vă porniți proiectul.

Sunteți deja expert în planificarea forței de muncă? Împărtășiți sfaturile despre instrumentele și procesele pentru care jurați în secțiunea de comentarii de mai jos.