Importanța instrumentelor de management de proiect de inginerie software

Publicat: 2023-01-24

Rezumat: Dezvoltați software într-un mod mai structurat utilizând Instrumentul de management de proiect. Aflați de ce ar trebui să treceți la software de management de proiect și să renunțați la foile de calcul obișnuite. Am ales un studiu de caz interesant pentru ca dvs. să înțelegeți importanța acestui software.

Dezvoltarea software este un proces lung care implică mai multe etape, profesioniști și chiar echipe. Dar gestionarea totul revine unui singur manager de proiect, care trebuie să creeze calendare de proiect, să aloce sarcini, să gestioneze finanțele, să genereze rapoarte și să facă multe altele.

Făcând toate acestea manual sau doar pe o foaie de calcul, duce la ineficiență în procese, livrări întârziate ale proiectelor și cheltuieli de resurse neurmărite. Cu toate acestea, implementarea instrumentelor de management al proiectelor de inginerie software poate ajuta inginerii de software și alți asociați să-și gestioneze echipele, bugetarea și livrările de proiecte.

Să vedem de ce aveți nevoie de un instrument de management de proiect în dezvoltarea de software și cum îl puteți utiliza pentru a vă maximiza rezultatul.

Cuprins

Ce sunt instrumentele de management de proiect de inginerie software?

Instrumentele de management al proiectelor de inginerie software le permit managerilor de proiect să planifice, să programeze, să aloce eficient resurse și să urmărească progresul unui proiect pentru a dezvolta software și a executa proiecte web.

De ce instrumentul de management de proiect este important în dezvoltarea de software?

Iată câteva funcții importante ale unui instrument de management de proiect pentru dezvoltarea software:

Managementul sarcinilor

Realizați sarcinile mai rapid prin crearea, atribuirea și stabilirea unor date scadente respective folosind un instrument de management de proiect. Managerii de proiect pot chiar să urmărească timpul de către dezvoltatori pentru o anumită sarcină, să creeze liste de verificare pentru ei, să stabilească calendare, să automatizeze sarcinile recurente și multe altele. Mai mult, managerii de proiect pot adăuga etichete și pot crea secțiuni nelimitate pentru a organiza sarcinile în funcție de etapele lor din procesul de dezvoltare a software-ului. De exemplu, utilizatorii pot crea coloane de sarcini în panourile Kanban pentru testare, urmărirea erorilor, proiectare etc.

Planificarea resurselor

Liderii de echipă își pot planifica resursele umane și alte active în mod strategic pentru a maximiza productivitatea și a construi soluții inovatoare. Ei pot folosi vizualizările stilului Gantt pentru a înțelege care angajați sunt deja ocupați cu unele proiecte și care sunt gata să preia mai multe sarcini. În consecință, managerii de proiect pot atribui sarcini noi utilizând funcționalitatea de planificare prin glisare și plasare.

Urmărirea timpului

Inginerii de software seniori pot urmări timpul de înregistrare al fiecărui inginer individual pentru o anumită sarcină cu un instrument de urmărire a timpului de pornire-oprire, foi de pontaj predictiv sau vizualizare calendar. Puteți urmări cât timp a trecut în fiecare etapă, care include crearea de modele de proiectare software, PRD, testare, integrare și lansare finală. De fapt, liderii de echipă pot genera, de asemenea, foi de pontaj detaliate personalizate cu câmpurile și valorile lor preferate, cum ar fi faza, orele facturabile și nefacturabile, rezumatul, starea, titlul etc.

Bugetarea proiectului

Managerii de proiect pot defini bugete sau proiecte individuale care implică costuri unice și recurente folosind diferite modele de facturare. Conform calendarului stabilit pentru proiect, șefii de proiect pot face o estimare a orelor de lucru facturabile, a costurilor de instrumente și integrare și a altor costuri diverse pentru a crea o estimare bugetară generală pentru proiect.

Managementul fluxului de lucru

Inginerii de software senior pot crea și optimiza fluxuri de lucru folosind software-ul de management al proiectelor . Software-ul vă permite să vedeți vizual procesele și progresul lor cu starea sarcinii până acum. Puteți folosi panourile Kanban pentru a obține mai multă claritate și pentru a înțelege ce sarcini sunt finalizate, în curs și în așteptare. În plus, funcția de gestionare a fluxului de lucru poate fi utilizată eficient pentru a defini responsabilitatea sarcinilor.

Rapoarte de afaceri

Liderii de proiect pot genera cu ușurință rapoarte rezumate și scurte în câteva minute folosind un instrument de management de proiect. Aceste rapoarte pot fi utilizate în continuare pentru analiza performanței, previziuni financiare avansate și simulări. În plus, rapoartele vă pot ajuta să comparați diferența dintre obiectivele stabilite și cele atinse și să identificați blocajele. De fapt, utilizatorii pot genera și rapoarte vizuale sub formă de diagrame circulare și diferite grafice cu filtrele și valorile lor personalizate.

Interesanta lectura

1. 35% dintre liderii executivi IT au recunoscut agilitatea organizațională ca fiind unul dintre cei mai importanți factori în atingerea succesului organizațional.

2. Se estimează că industria software de management de proiect va înregistra un CAGR de 10,67% din 2020 până în 2026.

3. O investiție medie de 11,4% se irosește doar din cauza performanței slabe a proiectului.

Lectură recomandată: software de management de proiect cu sursă deschisă și gratuit (bazat pe web)

Cazuri de utilizare a instrumentului de management de proiect în dezvoltarea de software

Să înțelegem cum un manager de proiect poate folosi practic instrumentele de management de proiect de inginerie software pentru a profita la maximum de ele.

Găsiți abilitățile și resursele potrivite pentru a atribui sarcini

Pentru a începe cu proiectul dvs., trebuie să găsiți care dintre dezvoltatorii, programatorii și designerii dvs. sunt disponibili folosind filtrul destinatar pe Kanban, Scrum sau alte plăci. Mai mult, managerii trebuie să verifice și care dintre membrii echipei lor au setul potrivit de abilități pentru un anumit proiect, ceea ce poate fi realizat prin extragerea de CV-uri nevăzute.

Aceste CV-uri conțin doar informațiile și aptitudinile profesionale ale angajaților, și nu informațiile personale ale acestora, ceea ce duce la o selecție mai corectă a angajaților pentru un proiect. De exemplu, puteți atribui sarcina PRD numai angajaților care cunosc limbajul de programare necesar. Folosind un instrument de management de proiect, puteți aloca toate sarcinile cu informații complete și materiale de sprijin persoanei potrivite.

Faceți estimări de profitabilitate și timp

După ce ați găsit dezvoltatorii și designerii potriviți pentru următorul dvs. proiect de dezvoltare software, trebuie să faceți estimări pe diferite faze prin care ar trece proiectul dumneavoastră. De exemplu, în ingineria software, aceste etape ar include cercetarea, PRD, proiectarea de machete, testare, RFL, Live etc., în funcție de fluxul de lucru al organizației dvs. Software-ul ajută, de asemenea, să facă estimări despre timp, profitabilitatea proiectului și multe altele.

Urmăriți productivitatea echipei și optimizați fluxurile de lucru

Software-ul de management de proiect poate permite dezvoltatorilor să-și înregistreze timpul petrecut lucrând la o sarcină. Acest lucru se poate face cu ușurință făcând clic pe butoanele temporizatorului de pornire și de sfârșit. În plus, această urmărire a timpului permite șefilor de proiect să verifice ce angajat își ia cât timp pentru a finaliza o sarcină și, în cele din urmă, să-și cunoască nivelurile de productivitate. Pe baza acesteia, managerii de proiect pot optimiza întregul flux de lucru al proiectului și pot modifica calendarele acestuia, dacă este necesar.

Lucrați la Finanțe

Deci, acum că știți numărul necesar de ore de lucru și alte instrumente necesare pentru a finaliza un proiect, puteți estima cu ușurință și bugetul proiectului. Folosind un instrument de management de proiect, șefii de proiect pot calcula profitul printr-un anumit proiect software.

Acest lucru se poate face adăugând costul orelor de muncă, unelte și alte costuri fixe și recurente, împreună cu veniturile pe care le-a generat proiectul. De fapt, dacă există modificări în costuri, cronologie sau livrabile, acestea pot fi ușor vizualizate și urmărite folosind rapoartele în timp real și diferitele sale filtre.

Generare de rapoarte personalizate cu valori personalizate

Dacă ați finalizat sau vă aflați în mijlocul unui sprint sau al unui întreg proiect, puteți rămâne cu ușurință la curent cu cele mai recente progrese folosind rapoarte. Rapoartele vă vor oferi informații în timp real despre disponibilitatea angajaților dvs., finanțele proiectelor, rapoartele privind posturile vacante etc.

Utilizatorii pot personaliza aceste rapoarte folosind diferite valori, cum ar fi timpul programat, timpul urmărit, costul estimat, orele de capacitate, pozițiile etc. În plus, utilizatorii pot, de asemenea, converti aceste rapoarte în formate vizuale folosind diagrame circulare, grafice cu bare și multe altele.

Să înțelegem impactul software-ului de management de proiect în companiile IT

Să vedem un exemplu de firmă IT lider și să înțelegem beneficiile pe care le-a obținut din implementarea unui instrument de management de proiect.

SovTech , o companie lider de servicii IT din Africa de Sud, a implementat software de management al proiectelor și și-a crescut profitabilitatea generală cu privire la finanțele sale aferente proiectelor.

Când organizația a început să crească și a ajuns la un număr de 170 de persoane cu 25 de proiecte majore sub umbrela sa, managerul său, Oliver a început să se confrunte cu provocări în timp ce gestiona procesele financiare ale companiei. La acel moment, compania a fost martora unei creșteri semnificative, cu aproximativ 220 de angajați care lucrau în 40 de proiecte.

Provocări cu care se confruntă SovTech

Efectuarea de modificări frecvente în foile de calcul zilnic, săptămânal și lunar
Au început să apară erori frecvente de calcul și estimare, care au durat ore pentru a fi corectate
Preluarea manuală a actualizărilor regulate în fiecare etapă de la toți cesionații cu privire la progresul sarcinii, timpul estimat de finalizare, responsabilitatea sarcinii și multe altele.
Nu există claritate cu privire la disponibilitatea angajaților și responsabilitățile acestora
Identificarea și atribuirea sarcinilor profesionistului potrivit
Lipsa generării de rapoarte la cerere

Abordarea tuturor acestor provocări cu foi de calcul și urmăriri manuale a creat haos. De asemenea, au fost afectate finanțele companiei și productivitatea angajaților. A devenit dificil pentru SovTech să stabilească și să estimeze marja de profit reală a proiectului și costurile cheltuite în operațiunile și dezvoltarea sa. Nici măcar utilizarea unui instrument de urmărire a timpului general nu a ajutat, deoarece a putut doar să calculeze timpul petrecut cu o sarcină, dar nu și revizuirile, modificările sau modificările ulterioare.

Lectură sugerată: Utilizarea software-ului de management de proiect în industria construcțiilor

Impact după implementarea unui instrument de management de proiect

Pe măsură ce foile de calcul ale SovTech au început să se lungească și procesele au devenit mai complicate, firma IT a decis să încerce instrumentul de management de proiect. Instrumentul i-a ajutat să eficientizeze procesele haotice și alte lucruri care includ:

Prognoza și verificarea capacității de sarcini pentru fiecare angajat
Optimizarea și alocarea eficientă a resurselor cu o vedere la 360 de grade a tablourilor de bord
Monitorizarea progresului sarcinii și a modificărilor aferente costurilor
Alocați în mod eficient volumul de muncă între resursele umane disponibile și calificate
Monitorizați alți factori care ar putea afecta finanțarea proiectului
Urmăriți cum și unde este cheltuit bugetul actual

Toate acestea l-au ajutat pe managerul de proiect, Oliver, să înțeleagă că poate lucra mai eficient utilizând software-ul de management al proiectelor de inginerie software. Îi oferă o vedere de ochi a tuturor proceselor și nu trebuie să ia urmăriri manuale de la nimeni.

„Pentru un manager de proiect, respectarea bugetului și economisirea de timp sunt întotdeauna prioritățile de top și, cu un instrument de management de proiect, puteți vedea datele, resursele, planificate vs reale, urmăriți activitățile și multe altele.” – Aditya Ghosh, manager de produs

Concluzie

Crearea software-ului este un proces complex și implică mai multe sarcini și echipe care pot fi confuze și obositoare de gestionat pentru managerul de proiect. De fapt, această confuzie poate duce și la întârzierea livrărilor de proiecte și la suprabugetare. Dar, implementarea instrumentelor de management al proiectelor de inginerie software vă va echipa managerul de proiect pentru a gestiona, planifica, atribui și urmări progresul proiectului. Mai mult, acest lucru îi va ajuta pe liderii echipei să asigure livrările la timp și să respecte bugetul.