Ghid vizual pentru îmbunătățirea performanței organizaționale

Scopul fiecărei organizații este să atingă nivelul maxim de performanță în mod eficient. Dacă aveți instrumentele și tehnicile necesare pentru a identifica problemele de performanță, pentru a izola cauzele fundamentale, pentru a îmbunătăți procesele și pentru a oferi intervențiile potrivite privind performanța angajaților, acest lucru ar putea fi realizat într-un mod rentabil.

Acesta este ceea ce vizăm în această postare, încercând să vă prezentăm câteva tehnici vizuale care pot fi folosite pentru a îmbunătăți performanța organizațională.

Instrumente de rezolvare a problemelor

Rezolvarea problemelor într-un mediu corporativ necesită mai mult timp decât în ​​orice altă situație. De la găsirea problemei până la implementarea soluției și monitorizarea rezultatului, este posibil să aveți nevoie de o abordare sistematică. Următoarele tehnici vizuale vă vor ajuta să simplificați acest proces de înfășurare.

Diagrame de interrelație

Ce este

O diagramă de interrelație vizualizează relațiile cauză-efect care există într-un set de probleme. Dacă încercați să aflați relația cauzală din spatele unei probleme, acest instrument vă poate ajuta.

Cum să o facă

Pasul 1: Primul pas este să identificați problema care încetinește progresul organizației, proceselor etc. Problema ar trebui să apară în partea de sus a diagramei; pentru a-l evidenția îl poți afișa într-o culoare diferită sau într-o dimensiune mai mare.

Pasul 2: Gândește-te la motivele care crezi că ar putea cauza problema pe care ai identificat-o mai devreme.

Pasul 3: Analizați cauzele pe care le-ați identificat și aflați relația dintre cauză și efect. Leagă cauze și efecte cu săgeți. Dacă influența pe care o are cauza asupra efectului este mai puternică, evidențiați-o făcând săgeata mai întunecată. Și dacă relația este mai slabă, o poți reprezenta cu o linie punctată.

Pasul 4: Următorul este să analizați care sunt cauzele principale. Dacă o anumită cauză are mai multe săgeți care indică din ea, atunci puteți considera că este un motiv cheie pentru problema dvs. Și dacă există un articol care are multe săgeți care indică spre el, atunci acesta este un rezultat cheie. Odată ce cunoașteți aceste detalii, vă va fi mult mai ușor să găsiți o soluție.

Analiza cauzelor fundamentale

Ce este

Analiza cauzei principale este un alt instrument care este utilizat pentru a identifica cauza principală a unei probleme. Vă ajută să ajungeți la fundul unei probleme și să găsiți soluții permanente.

Cum să o facă

Există o serie de instrumente disponibile pentru a efectua o analiză a cauzei principale și acestea sunt

5 de ce

Analiza 5 de ce este destul de ușor de făcut. Odată ce ți-ai definit problema, întreabă-ți echipa de ce se întâmplă. Fă-i să dea motive. Întreabă de ce încă de patru ori în timp ce sapi adânc și analizezi cauza. Puteți folosi un șablon de diagramă 5 de ce, ca cel de mai jos, pentru a înregistra informațiile pentru referință rapidă.

Diagrama oaselor de pește (diagrama Ishikawa/diagrama cauzelor și efectelor)

Consultați Ghidul nostru final pentru diagramele cu oase de pește pentru a afla tot ce trebuie să știți despre tipul de diagramă. Odată ce sunteți gata, puteți utiliza un șablon de diagramă cu oase de pește ca cel de mai jos pentru a efectua analiza cauzei principale.

Diagrame de afinitate

Ce este

O diagramă de afinitate este o tehnică de brainstorming utilizată pentru a organiza un număr mare de informații/date prin gruparea ideilor similare sau înrudite sub o singură temă. Și este o modalitate excelentă de a explora o problemă în colaborare cu o echipă.

Cum să o facă

Pasul 1: Definiți problema la care trebuie să găsiți o soluție. Dacă aveți o declarație clară a problemei (adică cum ne putem accelera proiectele), ar fi mai ușor pentru echipa dvs. să sugereze idei.

Pasul 2: Faceți-vă echipa să gândească și să vină cu idei pentru a rezolva problema. Ei își pot prezenta propriile idei sau pot vorbi între ei și pot prezenta idei în grup.

Pasul 3: Clasificați sau grupați-vă ideile pentru o analiză ușoară. Puteți utiliza o diagramă de interrelație, o diagramă de pește sau analiza celor 5 motive pentru a găsi în continuare cauzele principale ale problemei pe care o analizați aici.

Instrumente de îmbunătățire a proceselor

Când vine vorba de reduceri de costuri, îmbunătățiri ale serviciilor, productivitate crescută și îmbunătățiri ale calității, îmbunătățirea proceselor este cheia. Următoarele instrumente vizuale pe care urmează să le analizăm vă vor ajuta să vă ajutați cu proiectele de îmbunătățire a proceselor.

Diagrame țestoase

Ce este

Diagramele țestoase sunt un instrument de calitate care vizualizează elementele unui proces, cum ar fi cine este implicat, intrările, ieșirile, resursele etc. Ajută la înțelegerea procesului atât din perspectiva managerială, cât și din perspectiva forței de muncă.

Cum să o facă

Iată cum se completează fiecare casetă din diagrama broaștei testoase

Intrări – Aici ar trebui să menționați toate intrările sau resursele, cum ar fi documente, informații, materiale de care veți avea nevoie pentru a desfășura procesul.

Ieșiri – Care sunt rezultatul final al procesului dumneavoastră? Aceasta poate include produsul final, documentele și înregistrările.

Cine este implicat – În această secțiune, trebuie să menționați proprietarii procesului și resursele umane necesare pentru a finaliza procesul.

Cu ce ​​– Aici trebuie să enumerați resursele non-umane necesare pentru a desfășura procesul

Proces/Cum se face – Aici adăugați referințe la documente care le spun oamenilor cum să efectueze fiecare pas

Măsuri – Menționați indicatorii de performanță care vă vor ajuta să determinați dacă procesul este un succes sau un eșec

Pentru o listă cuprinzătoare a tehnicilor de îmbunătățire a proceselor care acoperă instrumentele Lean și Six Sigma, consultați Ghidul nostru ușor de metodologii de îmbunătățire a proceselor .

Instrumente de planificare strategică

Planificarea strategică este cel mai bun pariu pentru un avantaj competitiv și o performanță organizațională mai bună. Următoarele instrumente de planificare strategică au o abordare vizuală și ajută la formarea și implementarea eficientă a strategiilor.

Planificarea scenariului

Ce este

Planificarea scenariilor este un instrument pe care îl puteți folosi pentru a face ipoteze despre viitor și despre modul în care mediul dumneavoastră organizațional se va schimba în consecință. Practic, cu planificarea scenariilor, vă puteți imagina diferite realități cu care se poate confrunta afacerea dvs. în viitor. Acest lucru vă va ajuta să veniți cu răspunsuri pentru a face față cu succes fiecărei realități alternative.

Cum să o facă

Pentru un ghid detaliat despre cum să efectuați un exercițiu de planificare a scenariilor, consultați acest articol.

Pasul 1: Identificați forțele motrice ale afacerii dvs., cum ar fi schimbările din economie, tehnologie etc. Fiți atenți la schimbările interne care pot avea un impact și asupra companiei dvs. Luați în considerare toți factorii, inclusiv cei care credeți că ar putea afecta creșterea companiei dvs. și enumerați-i.

Pasul 2: Ce incertitudini au cel mai mare impact asupra companiei dvs.? Alegeți două incertitudini despre care credeți că vor avea cel mai serios impact asupra companiei dvs.

Pasul 3: Formați o matrice cu cele 2 incertitudini ca axă și drivere de afaceri. Cu ajutorul matricei, puteți veni cu patru scenarii plauzibile care vă vor ajuta să luați decizii cu privire la viitorul afacerii dvs.

Pasul 4: În cele din urmă, tu și echipa ta poți discuta cum ar trebui să răspunzi la fiecare dintre aceste scenarii.

Analiza SOAR

Ce este

SOAR înseamnă puncte forte, oportunități, aspirații și rezultate. Este un cadru de planificare strategică care ajută o organizație să se concentreze asupra a ceea ce face bine, a ceea ce ar trebui îmbunătățit și de ce sunt cei mai interesați părțile interesate.

Cum să o facă

Pasul 1: Când vă alegeți echipa pentru sesiunea de brainstorming, asigurați-vă că aceștia provin din departamente diferite și au abilități și experiență diferite, astfel încât să puteți lua în considerare o serie de perspective.

Pasul 2: Creați un chestionar sau un ghid la care să vă referiți atunci când întrebați participanții în timpul sesiunii.

Pasul 3: Împreună cu echipa, încercați să descoperiți condițiile pozitive care au contribuit la succesul companiei dvs. în trecut. Identificați aspirațiile și rezultatele dorite pentru un viitor de succes.

Pasul 4: Identificați zonele de oportunitate și scrieți declarații de obiectiv pentru fiecare. De asemenea, determinați măsurile care vor ajuta la urmărirea succesului organizației.

Analiza PESTLE

Ce este

Analiza PESTLE ajută la identificarea și analizarea factorilor externi cheie sau a forțelor macro care afectează o organizație. În timpul unei analize PESTLE, ar trebui să examinați și să identificați schimbări în fiecare dintre următoarele domenii.

Factori politici

Impactul guvernului sau al politicilor guvernamentale îl are asupra companiei sau industriei dvs.

Factori economici

Cum vă pot afecta economia și performanța acesteia organizația sau industria dvs.? Detaliile pe care poate trebuie să le analizați includ ratele de angajare, costurile materiilor prime, ratele dobânzilor etc.

Factori sociali

Examinarea factorilor sociali vă ajută să înțelegeți mai bine nevoile și dorințele clienților dvs. De exemplu, schimbări de atitudine, schimbări culturale, niveluri educaționale etc.

Factori tehnologici

Cum ar influența progresul tehnologic creșterea companiei dumneavoastră și a industriei?

Factori juridici

Trebuie să fiți conștienți de teritoriile legale în care vă desfășurați activitatea. Și să fiți atenți la orice modificare a legislației și la modul în care aceasta ar afecta operațiunile dvs. de afaceri.

Factori de mediu

În această secțiune, trebuie să enumerați modul în care schimbările din mediu, cum ar fi schimbările climatice, poluarea etc., ar afecta creșterea companiei dumneavoastră.

Pentru mai multe instrumente de planificare strategică de marketing, consultați Lista noastră finală de instrumente de planificare a strategiei de marketing.

Instrumente de îmbunătățire a performanței angajaților

O organizație poate merge înainte doar dacă este susținută de o echipă puternică de angajați, care au performanțe bune. Iată câteva instrumente pe care le puteți folosi pentru a vă dezvolta echipa și pentru a vă îndruma și îndruma angajații pentru a-i ajuta să-și îmbunătățească productivitatea și performanța.

Model cu 9 cutii

Ce este

Modelul cu 9 casete este un instrument excelent pentru planificarea și dezvoltarea succesiunii. Ideea din spatele matricei este că, dând seama cum toți angajații se încadrează în grilă, compania poate înțelege unde este fiecare angajat și cum ar trebui să fie poziționați în timpul schimbărilor organizaționale care vor avea loc în viitor.

Axa X a rețelei urmărește performanța generală curentă, iar axa Y ilustrează potențialul angajaților.

Cum să-l folosească

Pasul 1: Începeți cu setarea criteriilor și standardului pentru fiecare casetă. Dacă le-ați clarificat, este mai ușor să clasificați fiecare angajat

Pasul 2: Așezați fiecare angajat în cutia lui respectivă. Pentru a vă ajuta cu exercițiul, aveți cu dvs. profilurile angajaților.

Pasul 3: reuniți-vă și planificați progresul angajatului dvs. la intervale regulate. Vă va ajuta să vedeți cum s-au dezvoltat și ce acțiuni trebuie să luați pentru a vă dezvolta și mai mult echipa.

Model GROW

Ce este

Modelul GROW este un instrument util pentru a vă structura sesiunile de coaching sau mentorat pentru angajați. Ajută o persoană să clarifice ce vrea să obțină și cum o va realiza.

Cum să-l folosească

Pasul 1: (Obiectiv) Primul pas este să definiți obiectivul pe care doriți să-l atingeți la sfârșitul sesiunii de coaching. Obiectivele aici ar putea fi ținte, rezultate de performanță etc. Când stabiliți obiective, este important să respectați criteriile SMART.

Pasul 2: (Realitate) Următorul pas este să analizezi și să îți faci o idee despre starea actuală în care se află stagiarul. Antrenorul își poate ajuta clientul să facă o autoevaluare cu o analiză SWOT personală și să-și identifice punctele forte, punctele slabe, de asemenea ca ameninţări şi oportunităţi. La sfârșitul acestui pas, obstacolele ar trebui să fie enumerate.

Pasul 3: (Opțiuni) Care sunt soluțiile disponibile pentru a depăși obstacolele pe care le-ați identificat mai devreme? Faceți brainstorming toate posibilitățile cu stagiarul.

Pasul 4: (Voința) În acest pas, una dintre soluții este selectată și este schițat un plan de acțiuni. Responsabilitatea antrenorului de acum încolo este să-și motiveze clientul să urmeze planul până când obiectivul este îndeplinit.

Ce tehnici folosiți pentru a îmbunătăți performanța organizațională

În acest ghid, am adoptat o abordare diferită – una vizuală – pentru a îmbunătăți performanța organizațională și sperăm că vă va ajuta să creșteți eficacitatea organizației dumneavoastră și productivitatea angajaților.

Nu uitați să-l împărtășiți cu colegii dvs. și să ne spuneți părerile dvs. despre ghid în secțiunea de comentarii de mai jos.