Gestionarea inventarului Excel: argumente pro, contra și sfaturi

Mulți oameni au o relație de dragoste-ura cu Excel, software-ul puternic pentru foi de calcul Microsoft.

În ciuda acestui fapt, nimeni nu-și poate nega capacitățile ca element de bază în aproape fiecare industrie, în special companiile mijlocii de comerț electronic care caută o modalitate rapidă de a urmări inventarul.

Companiile mijlocii se găsesc adesea într-un loc dificil. Sunt prea mari pentru urmărirea manuală a inventarului, dar nu sunt pregătite pentru un software complet de gestionare a inventarului.

Microsoft Excel servește drept punte ideală între aceste opțiuni.

Implementați strategiile din această postare și urmăriți cum gestionarea inventarului excelează (vedeți ce am făcut acolo) la noi culmi.

Să ne scufundăm.

Cum se face gestionarea stocurilor în Excel

Frumusețea Excel este flexibilitatea acestuia. Puteți face urmărirea inventarului la fel de simplă sau complexă pe cât aveți nevoie.

Puteți începe cu ceva la fel de rudimentar precum cantitățile de articole sau puteți construi un sistem masiv, cu mai multe foi de calcul, cu calcule automate, specificații detaliate ale produsului, urmărirea lanțului de aprovizionare, analize de vânzări și puncte predictive de recomandă.

De asemenea, puteți utiliza abilitățile de calcul ale Excel pentru a urmări valori critice, cum ar fi cantitatea în stoc, costurile de achiziție, valoarea inventarului și cantitatea în recomandă.

Acestea fiind spuse, construirea de la zero va necesita multă muncă. De aceea, vă recomandăm să folosiți șabloane de gestionare a inventarului pentru a începe (mai ales dacă nu sunteți cunoștințe de Excel).

Crearea (sau împrumutul) unei foi de calcul pentru gestionarea stocurilor

Dacă sunteți gata să utilizați Excel ca instrument de gestionare a inventarului, următorul pas implică găsirea foii de calcul potrivite pentru dvs.

Vestea bună este că aveți opțiuni. Indiferent dacă doriți să vă construiți propriul de la zero sau să găsiți un șablon perfect, soluțiile de care aveți nevoie sunt disponibile.

Iată câteva opțiuni:

Construiește-ți propria foaie de calcul

Construirea foii de la zero este o opțiune viabilă dacă sunteți deja un expert pentru foi de calcul. Perspectiva de a-l construi singur poate chiar să sune distractiv pentru tine (fără judecată, promitem).

Prin această abordare, veți obține exact ceea ce doriți și aveți nevoie, deoarece îl veți personaliza pentru a răspunde provocărilor dvs. specifice de inventar.

Costul de timp este anulat de beneficiile de a avea o foaie de calcul care se conformează cerințelor companiei dvs. de gestionare a stocurilor.

Dar construirea unei foi de calcul Excel de la zero poate consuma foarte mult timp, mai ales dacă nu sunteți familiarizat cu logica și formulele Excel. Acest lucru poate fi exclus pentru proprietarii de afaceri care abia rămân pe linia de plutire așa cum este.

De asemenea, cunoștințele dvs. de Excel pot fi un factor limitativ în ceea ce puteți obține în foaia de calcul.

La urma urmei, nu știi ce nu știi.

Dacă nu înțelegeți funcționalitatea Excel, este posibil să nu realizați că există soluții mai eficiente pentru provocările dvs. de urmărire a inventarului.

Pentru o prezentare excelentă, consultați acest tutorial:

Utilizați un șablon gratuit de la Microsoft

Dacă construirea unei foi de calcul de gestionare a inventarului Excel de la zero pare să vă depășească (sau nu este cea mai bună utilizare a timpului), puteți oricând să optați pentru un șablon de inventar Excel - și există multe dintre ele grozave.

Microsoft oferă numeroase șabloane Excel pentru o gamă largă de nevoi. Dacă deschideți Excel și căutați „inventar”, veți găsi exemple pre-proiectate care corespund cerințelor dumneavoastră.

De asemenea, puteți verifica biblioteca oficială de șabloane a Microsoft pentru a vedea ce este posibil.

Acest șablon gratuit este unul dintre preferatele noastre, care nu numai că gestionează cantitatea de inventar, dar servește și ca șablon de control al stocurilor, folosind formule pentru a vă aminti punctele de recomandă viitoare.

Găsiți un șablon de gestionare a inventarului terță parte

Dacă nu găsiți ceea ce doriți în colecția de șabloane Excel, nu vă panicați. Există o întreagă lume de șabloane generate de utilizatori online.

De exemplu, acest site oferă mai multe șabloane de inventar pentru comenzi de achiziție, liste de produse, urmărire a datelor de inventar și multe altele.

Aceste foi de calcul sunt adesea mai complexe decât omologii lor gratuit. Mulți oferă funcționalități similare cu software-ul de gestionare a stocurilor din categoria de gestionare a stocurilor, doar minus unele dintre caracteristicile cheie ale acestor programe.

NOTĂ: Dacă preferați să lucrați cu Foi de calcul Google, puteți utiliza multe dintre aceste șabloane pe ambele platforme. Există, de asemenea, multe șabloane de urmărire a inventarului create special pentru Foi de calcul.

Avantaje și dezavantaje pentru foile de calcul pentru inventarul Excel

Înainte de a încheia această secțiune, să luăm un moment pentru a discuta avantajele și dezavantajele utilizării Excel pentru gestionarea stocurilor.

PRO

COST

Având opțiuni gratuite disponibile atât în ​​Excel, cât și online, nu este greu să creezi un șablon de gestionare a inventarului fără a-ți exploda bugetul.

Majoritatea întreprinderilor mici operează cu marje subțiri și profit redus (mai ales inițial). Excel vă poate ajuta să vă gestionați inventarul fără a pierde banca.

PERSONALIZARE

Unul dintre lucrurile pe care susținătorii Excel le iubesc la software este că puteți (cu suficientă putere mentală și echitate de transpirație) să faceți software-ul să facă aproape orice.

Acest nivel de personalizare înseamnă că companiile pot crea un instrument de urmărire a inventarului complet potrivit nevoilor lor, probabil fără a face compromisuri majore.

COMUNALE

Foile de calcul Excel sunt ușor de partajat cu alți membri ai echipei din organizația dvs. Le puteți partaja prin Dropbox și alte platforme, le puteți salva în cloud, utiliza Foi de calcul Google etc.

Aceasta înseamnă că foaia de calcul este accesibilă de către membrii echipei oriunde și oricând.

Desigur, nicio soluție nu este 100% perfectă, iar Excel nu face excepție. Iată câteva dintre dezavantajele pe care ar trebui să le cunoașteți înainte de a selecta această soluție pentru nevoile dvs. de gestionare a stocurilor.

CONTRA

COMPLICATII

Majoritatea foilor de calcul Excel încep viața ca documente ușor de gestionat.

Cu toate acestea, pe măsură ce afacerea și inventarul dvs. cresc, la fel și foile de calcul vor crește.

Cu toții am văzut foile de calcul greoaie care rulează peste 100 de coloane în partea de sus și mii de celule adânci.

Aceste foi sunt coșmaruri devenite realitate, documente capabile să-ți sufoce computerul de fiecare dată când încerci să încarci unul.

Balonarea este o problemă cu care oricine folosește Excel pentru gestionarea inventarului va trebui să se confrunte la un moment dat. Mai devreme sau mai târziu, foile de calcul devin prea mari pentru a fi utile.

TIMP

Crearea unei foi de calcul, introducerea formulelor și adăugarea de date necesită timp. Menținerea foii de calcul este încă un alt timp. Toate aceste ore se adună.

Software-ul de gestionare a stocurilor automatizează multe procese de gestionare a stocurilor pentru utilizatorii săi după lansarea inițială a software-ului. Excel necesită o abordare mai practică.

Vor fi momente când acele ore ar putea fi mai bine petrecute în altă parte.

DATE

Dacă ați lucrat vreodată la o foaie de calcul gigantică în care mai multe persoane au puterea de a schimba documentul, atunci probabil că ați experimentat pierderi de date.

Se întâmplă accidente, oamenii fac greșeli, iar foile de calcul pot fi niște animale complicate. Problema cu Excel este că, uneori, atunci când apar aceste greșeli, nu există o modalitate ușoară de a le anula.

Acest lucru vă poate distruge datele. Uneori nici nu-ți vei da seama decât mult mai târziu.

ERORI

Spre deosebire de software-ul de inventar, care actualizează codurile de bare și scanările RFID în timp real, astfel încât numerele dvs. de inventar să fie precise până la secundă, Excel necesită multă muncă manuală sub formă de introducere a datelor.

Și după cum știe oricine care lucrează cu introducerea datelor, eroarea umană este un lucru foarte real.

Elementul uman constant implicat în utilizarea Excel înseamnă că erorile de inventar sunt mai probabile cu această abordare decât cu software-ul de gestionare a stocurilor.

FĂRĂ URMĂRIRE ÎN TIMP REAL

Am atins acest lucru în punctul precedent, dar merită repetat aici. Excel necesită introducerea datelor umane pe foaia de calcul de urmărire a inventarului.

Aceasta înseamnă că foaia este actualizată numai atunci când cineva își face timp pentru a modifica documentul. Acest lucru poate duce la probleme.

Software-ul de gestionare a stocurilor vă actualizează stocul în timp real, fără a fi nevoie de introducerea datelor. Software-ul urmărește acțiunea ori de câte ori un cod de bare sau RFID este scanat. Aceasta înseamnă că veți fi mereu la curent cu nivelurile de inventar. De asemenea, reduce riscul erorilor de inventar.

Acesta este cunoscut ca un sistem de inventar perpetuu și este una dintre cele mai bune moduri prin care companiile bazate pe inventar pot economisi timp și crește eficiența.

Sfaturi pentru a reuși cu Gestionarea inventarului Excel

Dacă utilizați Excel pentru nevoile dvs. de gestionare a stocurilor, există modalități de a depăși multe dintre dezavantajele enumerate în secțiunea anterioară.

Excel necesită mai multă întreținere practică decât software-ul de gestionare a stocurilor, dar îl puteți face să funcționeze prin implementarea unor bune practici de bază.

Iată câteva dintre cele mai frecvente de urmărit.

Audit zilnic

Am discutat despre modul în care eroarea umană este o preocupare reală cu foile de calcul Excel. O modalitate de a combate această problemă este efectuarea de audituri zilnice.

Folosind audituri programate regulat, puteți detecta problemele înainte ca acestea să se agraveze în timp.

Auditurile zilnice pot fi o întreprindere nerealistă, în funcție de dimensiunea afacerii dvs. Dacă acesta este cazul, luați în considerare numărul de cicluri, în care vă comparați numerele fizice cu numerele foilor de calcul pe o bază rotativă.

O altă soluție este să vă urmăriți inventarul pe hârtie și pe o foaie de calcul.

Aceasta pare o muncă dublă (pentru că este), dar vă va oferi un număr zilnic de comparat cu foaia de calcul și de a identifica discrepanțele.

Cheia aici este că găsirea problemelor din timp este importantă. Pe măsură ce numărările sunt oprite pentru perioade mai lungi, problemele cresc și se agravează.

Actualizați imediat

Una dintre cele mai mari cauze ale erorilor umane cu foile de calcul Excel se întâmplă atunci când există întârzieri în actualizarea foii.

Iată un scenariu în care se întâmplă acest lucru.

Indiferent de motiv, managerul dvs. de inventar are o problemă care îi împiedică să schimbe foaia pe măsură ce inventarul se schimbă.

Ei notează schimbările, dar se întâmplă munca și acele schimbări sunt uitate. Acum inventarul dvs. este oprit. Această eroare de inventar ar putea persista de multe ori dacă nu efectuați audituri zilnice.

Ar putea fi mai multe erori. Următorul lucru pe care îl știi, întregul tău inventar este greșit.

Cheia pentru prevenirea acestor erori este să actualizați foaia Excel imediat ori de câte ori are loc o modificare a inventarului.

Știm că munca poate fi agitată, ceea ce poate fi o provocare, dar erorile de inventar fac munca și mai agitată și mai dificilă. Mai bine să faci treaba acum și să eviți problemele mai târziu.

Stocați copii de rezervă în cloud

Fișa ta de inventar Excel este unul dintre cele mai importante documente din afacerea ta. Ca atare, trebuie să vă asigurați că este făcută o copie de rezervă. După cum am menționat mai devreme, se întâmplă greșeli în Excel și, uneori, datele vitale se pierd.

Efectuând în mod regulat backup-uri în cloud, puteți reduce impactul acestor greșeli, garantând că aveți o copie recentă la care să reveniți în cazul unei catastrofe neașteptate.

Fi pregatit. Se vor întâmpla greșeli.

Consolidați datele pentru raportarea lunară

Unul dintre marile defecte ale Excel este că face analiza datelor istorice dificilă. Putem combate această problemă asigurându-ne că vă consolidați datele în mod regulat pentru o raportare mai ușoară.

Luând informațiile din foaia dumneavoastră Excel și transferându-le în alte formate (diagrame, tabele, grafice etc.), puteți identifica tendințe și probleme de-a lungul timpului. Acest lucru vă poate afecta pozitiv rezultatul final.

Examinați datele și rezultatele

Datele sunt grozave, dar sunt inutile dacă colectați date și nu le utilizați pentru a lua decizii.

Cu o foaie de calcul Excel, veți avea la dispoziție o gamă largă de date (și dacă urmați ultimul punct, veți fi compilat acele date în formate ușor de înțeles). Folosiți aceste informații pentru a vă informa în luarea deciziilor și pentru a estima rezultatele.

Unul dintre obiectivele managementului inventarului este acela de a putea prezice tendințele și rezultatele. Utilizați aceste informații pentru a vă ajuta în acest proces.

Faceți upgrade la o soluție SaaS după cum este necesar

Excel poate fi o punte excelentă între inventarul manual și software-ul de gestionare a stocurilor. Cu toate acestea, pe măsură ce afacerea dvs. crește, va veni o zi în care Excel nu va mai fi fezabil ca instrument de gestionare a stocurilor.

Deși gestionarea inventarului printr-o serie de foi de calcul este pe deplin posibilă, nu este cel mai scalabil (sau cel mai ușor) proces de gestionare a inventarului.

Microsoft Excel este puternic (mai ales atunci când este asociat cu șabloane Excel prefabricate), dar la sfârșitul zilei, este încă doar un program generalist construit pentru multe aplicații.

În plus, un document Excel adesea nu este dinamic; necesită întreținere constantă.

Ca o afacere mică nou-nouță, acest lucru poate fi acceptabil. Dar pe măsură ce creșteți și doriți să eficientizați procesele de inventar, actualizarea la un software dedicat de gestionare a stocurilor este imperativă.

Când sosește acea zi, înțelegeți că sunt disponibile soluții software pentru a vă ajuta să vă duceți gestionarea stocurilor la nivelul următor. Și mai bine, multe dintre aceste soluții oferă un nivel de funcționalitate la care poți visa doar cu foile de calcul.

Nu rezistă când timpul tău cu Excel se apropie de sfârșit. Îmbrățișează următorul pas. Schimbarea poate fi înfricoșătoare, dar software-ul potrivit de gestionare a stocurilor vă poate ajuta să atingeți noi culmi.

Transparență instantanee a inventarului

Implementați un IMS pentru a obține un control mai mare al stocurilor și erori mai puțin costisitoare.

Descarca

Gânduri finale

Este posibil ca Excel să nu fie software-ul preferat al tuturor, dar este greu să-i negați versatilitatea.

Dacă sunteți o companie mijlocie care a crescut dincolo de urmărirea manuală a inventarului, dar nu sunteți pregătit să vă plonjați în lumea software-ului de gestionare a stocurilor, atunci Excel este o soluție legitimă.

Indiferent dacă doriți să vă creați propria foaie de calcul de inventar personalizată sau să descărcați un șablon, aici există soluții care răspund oricărei nevoi. Este doar o chestiune de a decide ce ai nevoie și de a găsi cea mai bună foaie Excel.

Ca orice sistem, Excel nu este perfect. Urmarea celor mai bune practici din acest articol vă poate ajuta să evitați potențialele capcane în timp ce preluați controlul asupra inventarului.

Și, când sunteți gata să vă duceți procesele de gestionare a stocurilor la următorul nivel, luați în considerare investiția într-o platformă dedicată precum SkuVault. Ai încredere în noi; timpul, eficiența și economiile de costuri vor merita.

Faceți un tur cu ghid al produsului de 2 minute al platformei SkuVault pentru a afla mai multe.