15 idei de organizare a inventarului: nu pierdeți evidența stocului dvs

E greu să rămâi organizat. Fără o strategie de organizare intenționată, culoarele depozitelor devin aglomerate, birourile devin dezordonate, iar spațiile de inventar devin haotice.

În afacerile de comerț electronic, a ști unde se află inventarul tău și cum să-l accesezi rapid este diferența dintre profitabilitate și pierderea de bani.

Dacă porți multe pălării, probabil că îți petreci partea leului din zile stingând focurile. Dar dacă doriți ca afacerea dvs. să funcționeze ca o mașină bine unsă, este esențial să fiți proactiv în ceea ce privește organizarea inventarului.

Pentru a vă ajuta să urmăriți inventarul dvs., am întocmit o listă de idei de organizare a inventarului.

15 Idei de organizare a inventarului

1. Primiți bunuri în mod eficient
2. Accesați capacitatea de stocare
3. Utilizați rafturi și rafturi
4. Utilizați analiza ABC pentru a sorta inventarul
5. Etichetați totul
6. Utilizați stoc de siguranță
7. Implementați o soluție digitală de gestionare a stocurilor
8. Verificați-vă în mod regulat nivelurile de inventar
9. Creați proceduri de operare standard (SOP) documentate
10. Mențineți-vă angajații instruiți cu privire la POS-urile dvs
11. Utilizați gestionarea inventarului „just-in-time”.
12. Curățați și întrețineți în mod regulat depozitul dvs
13. Schimbați-vă aspectul pentru a fi mai eficient
14. Utilizați contorizarea ciclului pentru a menține nivelurile de inventar exacte
15. Implementați un sistem de scanare

1. Primiți bunuri în mod eficient

Primirea inventarului poate fi un proces haotic, mai ales dacă nu ești pregătit pentru asta. Având un sistem în vigoare, vă va ajuta să rămâneți organizat și la curent cu lucrurile.

Aici începe multă dezorganizare:

„Oh, voi așeza acest palet aici și mă voi ocupa de el mai târziu.”

„Nu trebuie să despachetez acestea; probabil că oricum nu se vor vinde pentru o perioadă.”

După câteva săptămâni de aceste comenzi rapide în fluxul de lucru de recepție, vă veți trezi și vă veți da seama că aveți un spațiu de inventar complet dezorganizat și ineficient.

De îndată ce sosește inventarul tău, fă-ți timp să-l primești în mod corespunzător și să-l depozitezi corect. Acest lucru te va scuti de dureri de cap pe termen lung.

Aceasta include de obicei, dar nu se limitează la:

1. Desfacerea completă a întregului inventar
2. Inspectarea inventarului pentru daune
3. Scanarea acestuia în software-ul dvs. de gestionare a inventarului
4. Sortarea și clasificarea corectă a acestuia în depozitul/spațiul de stocare a inventarului

Dacă nu aveți un spațiu de inventar desemnat, acum este momentul să îl creați. Acesta nu trebuie să fie neapărat un depozit sau chiar o cameră imensă, doar un loc unde vă puteți urmări cu ușurință stocul.

2. Evaluează-ți capacitatea de stocare

Așadar, să presupunem că afacerea ta devine gangbusters – îți construiești o bază de clienți loiali și abia poți ține pasul cu comenzile.

Totul pare grozav până când realizezi că nu poți stoca suficiente materiale în spațiul tău de inventar pentru a-ți onora toate comenzile.

În funcție de dimensiunea inventarului dvs., va trebui fie să închiriați, fie să cumpărați spațiu de depozitare suplimentar. Pentru întreprinderile mici cu un inventar limitat, aceasta ar putea fi o singură unitate de rafturi în biroul sau garajul dvs. Pentru afacerile mai mari, ar putea însemna achiziționarea unui întreg depozit.

Înainte de a lua orice decizie de cumpărare, ar trebui să țineți cont și de cât de repede se transformă inventarul.

De exemplu, dacă vindeți produse perisabile sau articole sezoniere, va trebui să țineți cont de o rată mai mare de rotație a stocurilor și să vă planificați spațiul de depozitare în consecință.

Dacă nu sunteți sigur de cât spațiu de inventar aveți nevoie, există câteva lucruri pe care le puteți face pentru a obține o estimare:

• Verificați datele de vânzări din ultimul an pentru a vedea cât de mult stoc ați trecut. Acest lucru vă va oferi o idee bună despre cât spațiu aveți nevoie pentru a vă depozita inventarul.
• Uitați-vă la software-ul dvs. de gestionare a stocurilor pentru a vedea cât de mult stoc aveți în prezent la îndemână. Acest lucru vă va ajuta să determinați dacă aveți nevoie de mai mult sau mai puțin spațiu de stocare.
• Întrebați-vă cât de repede doriți să puteți onora comenzile. Dacă aveți nevoie de inventar rapid, este posibil să aveți nevoie de mai mult spațiu de stocare, astfel încât să puteți păstra un inventar mai mare la îndemână.

Odată ce aveți o idee bună despre cât spațiu de stocare aveți nevoie, este timpul să începeți să cumpărați opțiuni de stocare.

3. Folosiți rafturi și rafturi

Odată ce aveți spațiul de inventar, este timpul să începeți să vă gândiți la modul în care veți stoca totul.

Cel mai important lucru este să vă asigurați că inventarul dvs. este ușor accesibil.

Aceasta înseamnă să folosiți rafturi și rafturi care vă permit să vedeți ce aveți în stoc dintr-o privire și să ajungeți rapid la articole atunci când trebuie să îndepliniți o comandă.

Există câteva lucruri de care trebuie să țineți cont atunci când alegeți rafturi și rafturi pentru inventarul dvs.:

• Dimensiune – Asigurați-vă că rafturile și rafturile sunt suficient de mari pentru a vă păstra inventarul. Nu doriți ca obiectele să cadă sau să fie prea înghesuite împreună.
• Capacitatea de greutate – Dacă aveți un stoc mare, asigurați-vă că rafturile și rafturile pot suporta greutatea.
• Ușurință de asamblare – Dacă nu aveți pe cineva care poate asambla rafturile și rafturile pentru dvs., alegeți ceva care este ușor de asamblat.

Odată ce aveți rafturile și rafturile la locul lor, este timpul să începeți să vă organizați inventarul în spațiul de depozitare.

4. Utilizați analiza ABC pentru a sorta inventarul

Una dintre cele mai populare metode de organizare a inventarului este analiza inventarului ABC .

Această metodă clasifică inventarul în funcție de cât de important este acesta pentru afacerea dvs.

De exemplu, inventarul care este esențial pentru afacerea dvs. ar fi considerat inventar „A”, în timp ce inventarul care nu este la fel de important ar fi considerat inventar „C”.

Iată cum funcționează:

• Un inventar – Acesta este un inventar esențial pentru afacerea dvs. Aceasta poate include articole cu preț ridicat sau cu cerere mare.
• Inventar B – Acesta este inventarul care este important pentru afacerea dvs., dar nu la fel de esențial ca inventarul A. Aceasta poate include articole cu preț mai mic sau cu cerere mai mică.
• Inventar C – Acesta este un inventar care nu este la fel de important pentru afacerea dvs. Aceasta poate include articole cu preț scăzut sau cu cerere redusă.

După ce v-ați clasificat inventarul, puteți începe să-l organizați în spațiul de stocare.

De exemplu, poate doriți să păstrați un inventar mai aproape de partea din față a spațiului dvs., astfel încât să fie ușor de găsit și de accesat. De asemenea, s-ar putea să doriți să păstrați inventarul C pe rafturi mai înalte, așa că este departe de drum.

Cheia este să găsești un sistem care să funcționeze pentru tine și afacerea ta.

Există câteva alte metode de organizare a inventarului pe care le puteți utiliza, dar analiza ABC este un loc bun pentru a începe.

Odată ce ați sortat inventarul, este timpul să începeți să vă gândiți cum veți ține evidența tuturor.

5. Etichetați totul

Una dintre cele mai bune modalități de a ține evidența inventarului este să etichetați totul.

Poate părea multă muncă, dar merită pe termen lung.

Etichetarea inventarului vă ajută să rămâneți organizat și face mai ușor să găsiți articole atunci când aveți nevoie de ele.

Există câteva moduri diferite în care puteți eticheta inventarul:

• Utilizați un sistem de etichetare - Există multe tipuri diferite de sisteme de etichetare a stocurilor pe care le puteți utiliza. Acestea pot include coduri de culoare, coduri de bare sau numerotare.
• Utilizați etichete – Puteți cumpăra etichete special pentru inventar. Aceste etichete au de obicei adeziv, astfel încât să le puteți atașa pe containere de depozitare, rafturi sau articole de inventar.
• Utilizați software de inventar – Unele programe software de inventar au funcții de etichetare încorporate. Acest lucru poate facilita etichetarea și urmărirea inventarului.

Indiferent de metoda pe care o utilizați, asigurați-vă că etichetați fiecare articol din inventar. Acestea includ containere de depozitare, rafturi și articole de inventar individuale.

Dacă aveți o mulțime de stocuri, poate doriți să luați în considerare angajarea pe cineva care să vă ajute cu procesul de etichetare.

Pentru mai multe bune practici de etichetare a depozitelor , citiți postarea de blog conexă.

6. Folosiți stoc de siguranță

Stocul de siguranță este un termen pentru inventarul care este păstrat la îndemână în caz de urgență. Acesta ar putea fi inventarul necesar pentru a onora comenzile sau inventarul necesar pentru a menține producția să funcționeze fără probleme.

Cât stoc de siguranță ar trebui să aveți? Nu există un răspuns unic la această întrebare, deoarece cantitatea de stoc de siguranță de care aveți nevoie va varia în funcție de afacerea dvs. Cu toate acestea, o formulă bună de stoc de siguranță vă va spune să aveți suficient stoc pentru a acoperi cererea de cel puțin două săptămâni. Acest lucru vă va ajuta să evitați orice întrerupere a aprovizionării în cazul unei urgențe.

Având la îndemână stocul de siguranță, puteți evita orice probleme de stoc care ar putea apărea. Acest lucru vă va ajuta să vă mențineți afacerea să funcționeze fără probleme și să evitați orice întrerupere.

Calcularea stocului de siguranță poate deveni puțin complicat, dar cu puțină îndrumare și răbdare, oricine o poate face.

7. Implementați o soluție digitală de gestionare a stocurilor

Dacă doriți să vă duceți gestionarea stocurilor la următorul nivel, luați în considerare implementarea unei soluții digitale de gestionare a stocurilor.

Un IMS vă poate ajuta să vă urmăriți inventarul în timp real, astfel încât să știți întotdeauna ce aveți în stoc. În plus, poate automatiza multe dintre sarcinile obositoare asociate cu gestionarea inventarului, cum ar fi reordonarea produselor și generarea de rapoarte.

De exemplu, software-ul de gestionare a inventarului SkuVault oferă multe funcții care vă pot ajuta să vă gestionați inventarul mai eficient, cum ar fi:

• Urmărirea inventarului în timp real
• Reordonare automată
• Generarea de rapoarte
• Suport multicanal
• Integrari cu toate celelalte aplicatii de afaceri esentiale

Este posibil să reușiți să vă gestionați inventarul cu foi de calcul manuale pentru puțin timp, dar dacă doriți să rămâneți organizat și să vă dezvoltați afacerea, o soluție de gestionare a stocurilor este o necesitate.

Pentru mai multe despre modul în care SkuVault ajută la dezvoltarea afacerilor profitabile și automatizate, consultați pagina noastră cu funcții .

8. Verificați-vă în mod regulat nivelurile de inventar

După ce ați sortat și etichetat inventarul, este important să vă verificați în mod regulat nivelurile de inventar. Acest lucru vă va ajuta să rămâneți la curent cu inventarul și să evitați orice probleme care ar putea apărea.

Există câteva moduri diferite în care puteți verifica nivelurile de inventar:

• În persoană – Dacă aveți un inventar mic, puteți număra fizic nivelurile de inventar. Aceasta este metoda cea mai precisă, dar poate fi consumatoare de timp dacă aveți o mulțime de inventar.
• Foi de calcul – O altă opțiune pentru urmărirea nivelurilor de inventar este utilizarea foilor de calcul. Acest lucru se poate face manual sau prin intermediul unui software de inventariere.
• Software de inventariere – De departe, cea mai eficientă metodă de urmărire a nivelurilor de inventar este utilizarea software-ului de inventar. Acest lucru vă va permite să urmăriți inventarul în timp real și să fiți alertat atunci când nivelurile de inventar sunt scăzute. Software-ul este, de asemenea, esențial pentru companiile care expediază o mulțime de SKU-uri sau gestionează mai multe depozite. 9. Creați proceduri de operare standard (SOP) documentate

Dacă doriți ca gestionarea stocurilor să funcționeze ca o mașină bine unsă, este important să aveți proceduri de operare standard (SOP) documentate. SOP-urile sunt instrucțiuni pas cu pas pentru executarea unei sarcini repetabile.

Ar trebui să aveți SOP-uri pentru:

• Primirea inventarului – Când inventarul ajunge la depozitul dvs., este important să aveți un proces în vigoare pentru primirea și inspectarea acestuia.
• Stocarea inventarului – Ar trebui să aveți proceduri specifice pentru modul în care este stocat inventarul în depozitul dumneavoastră. Aceasta include unde sunt stocate articolele și cum sunt etichetate.
• Preluarea inventarului – Când vine o comandă, trebuie să aveți un proces pentru a alege inventarul și a-l pregăti pentru livrare.
• Inventar de expediere – În cele din urmă, ar trebui să aveți proceduri pentru expedierea inventarului către clienți. Aceasta include comenzile de ambalare și tipărirea etichetelor.

SOP-urile sunt esențiale pentru a vă menține organizarea gestionării stocurilor și a funcționa fără probleme. Având SOP-uri în vigoare, poți fi sigur că toți angajații tăi „cantă din aceeași piesă muzicală”, ca să spunem așa.

10. Mențineți-vă angajații instruiți cu privire la POS-urile dvs

Un lucru este să existe SOP-uri, dar este cu totul altceva să te asiguri că angajații tăi sunt instruiți cu privire la acestea.

Dacă doriți ca gestionarea stocurilor să funcționeze fără probleme, este important să vă mențineți angajații la curent cu procedurile dvs.

Există câteva moduri diferite în care puteți instrui angajații cu privire la POS-urile dvs. de gestionare a stocurilor:

• Instruire personală – Cea mai eficientă modalitate de a instrui angajații cu privire la SOP-urile de gestionare a stocurilor este să o faceți în persoană. Acest lucru vă permite să treceți peste proceduri pas cu pas și să răspundeți la orice întrebări pe care le-ar putea avea angajații.
• Instruire video – Dacă nu puteți instrui angajații personal, o altă opțiune este să creați videoclipuri de instruire. Aceasta este o opțiune bună dacă aveți angajați în diferite locații sau dacă doriți să puteți face referire la videoclipurile de instruire în orice moment.
• Instrucțiuni scrise – O altă opțiune pentru instruirea angajaților cu privire la POS de gestionare a stocurilor este furnizarea de instrucțiuni scrise. Aceasta este o opțiune bună dacă procedurile dumneavoastră sunt relativ simple sau dacă aveți angajați care sunt mai buni să urmeze instrucțiunile scrise.

Indiferent de modul în care alegeți să vă instruiți angajații, este important ca aceștia să fie la curent cu procedurile dumneavoastră de gestionare a stocurilor.

Menținându-vă angajații instruiți, puteți fi sigur că gestionarea stocurilor va funcționa fără probleme.

11. Utilizați gestionarea inventarului just-in-time

Gestionarea la timp a inventarului este o strategie de stocare care implică doar comandarea inventarului așa cum aveți nevoie.

Aceasta poate fi o opțiune bună pentru companiile care nu au mult spațiu de stocare sau care doresc să economisească costurile de inventar.

Principalul dezavantaj al gestionării stocurilor just-in-time este că poate duce la lipsuri de stoc dacă furnizorii dvs. nu pot ține pasul cu cererea dvs.

În general, gestionarea la timp a stocurilor este o opțiune bună pentru companiile care doresc să economisească costurile de stoc.

12. Curăță și întreține în mod regulat depozitul tău

Pentru a vă menține inventarul organizat, este important să vă curățați și să vă întrețineți în mod regulat depozitul.

Curățarea și întreținerea depozitului vă va ajuta:

• Găsiți inventarul mai ușor
• Preveniți deteriorarea stocului
• Păstrați-vă angajații în siguranță

Câteva lucruri pe care ar trebui să le faceți pentru a vă curăța și întreține depozitul includ:

• Mătura și curăța podelele
• Ștergerea suprafețelor
• Organizarea inventarului pe rafturi
• Ducând gunoiul afară

Prin curățarea și întreținerea regulată a depozitului, vă puteți ajuta să vă mențineți inventarul organizat și în stare bună.

13. Schimbați-vă aspectul pentru a fi mai eficient

Dacă descoperiți că gestionarea inventarului nu este la fel de eficientă pe cât ar putea fi, o opțiune este să vă schimbați aspectul.

Un aspect mai eficient vă poate ajuta:

• Găsiți inventarul mai rapid
• Preveniți pierderea inventarului
• Utilizați mai bine spațiul dvs

Câteva lucruri pe care le puteți face pentru a vă schimba aspectul includ:

• Aducerea inventarului mai aproape de ușă sau de zona de procesare pentru un acces ușor
• Organizarea inventarului după tip (rețineți metoda de sortare ABC!)
• Crearea de mai mult spațiu pentru articolele cu cerere mare

14. Utilizați contorizarea ciclului pentru a menține nivelurile de inventar exacte

Dacă urăști auditul, nu ești singur. Cu toate acestea, auditurile de inventar nu trebuie să însemne oprirea tuturor operațiunilor timp de 12 ore în timp ce scanați lamentabil fiecare articol.

Numărarea ciclului poate fi o cale mai bună pentru afacerea dvs. Numărarea ciclului este o metodă de auditare a stocurilor în care inventarul este numărat pe o bază rotativă, mai degrabă decât toate odată.

Există câteva beneficii ale numărării ciclului:

• Este mai puțin perturbator pentru operațiunile comerciale, deoarece numărați doar o mică secțiune a inventarului la un moment dat
• Ajută la identificarea mai rapidă a discrepanțelor de inventar
• Se poate face mai des, ceea ce înseamnă că nivelurile de inventar sunt mai precise
• Numărarea sarcinilor poate fi rotată între angajați, reducând sarcina și adăugând un nivel de responsabilitate

Dacă sunteți în căutarea unei modalități de a vă îmbunătăți gestionarea stocurilor, numărarea ciclului poate fi o opțiune bună pentru dvs.

15. Implementați un sistem de scanare

O altă modalitate de a îmbunătăți gestionarea stocurilor este implementarea unui sistem de scanare. Scanarea inventarului vă poate ajuta:

• Urmăriți nivelurile de inventar în timp real
• Preveniți pierderea inventarului
• Ușurează găsirea inventarului

Câteva lucruri pe care ar trebui să le luați în considerare atunci când implementați un sistem de scanare includ:

• Tipul de scaner de care veți avea nevoie
• Tehnologia de scanare preferată (mai multe despre asta mai jos)
• Software-ul de gestionare a stocurilor pe care îl veți folosi
• Cum vă veți instrui angajații să folosească sistemul

Beneficiile scanării sunt numeroase, inclusiv reducerea erorilor umane, posibilitatea de a urmări inventarul în timp real și creșterea preciziei.

Cele mai populare două sisteme de scanare sunt codurile de bare și etichetele RFID.

Codarea de bare este utilizarea codurilor optice constând din linii și puncte care sunt scanate de un scaner de coduri de bare, care convertește imaginea în date digitale. Aceste date pot fi apoi folosite pentru a urmări inventarul, precum și alte informații despre produs.

Beneficiile utilizării codurilor de bare sunt multe, inclusiv capacitatea de a urmări nivelurile de inventar, informațiile despre produse și multe altele. Codurile de bare pot fi folosite și pentru a automatiza procesele de gestionare a stocurilor.

Etichetele RFID sunt similare codurilor de bare, dar folosesc unde radio pentru a comunica cu un scaner. Acest lucru permite stocarea unei game mult mai mari de date pe etichetă, precum și posibilitatea de a scana prin materiale, cum ar fi cutii și paleți.

Întrebări frecvente despre organizarea inventarului

Cum vă organizați lista de inventar?

Există câteva opțiuni pentru organizarea listelor de inventar, inclusiv:

• Organizarea inventarului pe tip
• Organizarea inventarului pe locație
• Organizarea inventarului după clasificarea ABC

Metoda pe care o alegeți va depinde de nevoile afacerii dvs. De exemplu, dacă aveți o mulțime de inventar, organizarea lui după tip poate fi cea mai bună opțiune. Sau, dacă aveți un inventar în mai multe locații, organizarea acestuia în funcție de locație poate fi cea mai bună modalitate de a urmări totul.

Cât de des ar trebui să vă auditați inventarul?

Frecvența auditurilor stocurilor va depinde de nevoile afacerii dvs. Cu toate acestea, majoritatea companiilor aleg să-și auditeze inventarul anual.

După cum s-a menționat mai sus, numărarea ciclului este o metodă de auditare a stocurilor în care stocurile sunt numărate pe o bază rotativă, mai degrabă decât toate odată. Aceasta înseamnă că inventarul poate fi auditat mai frecvent, ceea ce poate ajuta la asigurarea acurateței.

Cum îmi păstrez depozitul organizat?

Dacă urmați toate sfaturile menționate mai sus, probabil că veți avea cel mai organizat depozit din toate timpurile. Cu toate acestea, dacă puteți alege doar câteva, iată cele mai importante:

• Utilizați software de gestionare a stocurilor pentru a urmări nivelurile de inventar și informațiile despre produse.
• Implementați un sistem de scanare pentru a scana inventarul și pentru a preveni pierderea acestuia.
• Instruiți-vă angajații cu privire la modul de utilizare a sistemului de gestionare a stocurilor și a sistemului de scanare.
• Auditează-ți inventarul în mod regulat, cum ar fi anual sau lunar.

Gânduri finale

Organizarea inventarului poate părea o sarcină descurajantă, dar nu trebuie să fie. Urmând sfaturile menționate mai sus, puteți crea un sistem de gestionare a stocurilor care funcționează pentru afacerea dvs.

Și nu simți că trebuie să le implementezi pe toate astăzi. Începeți cu cele mai importante menționate mai sus și luați-le pe rând.

Când sunteți gata să vă eficientizați gestionarea inventarului, ne-ar plăcea să discutăm despre modul în care SkuVault vă poate ajuta să nu mai stingeți incendiile și să începeți să creșteți (fără toate durerile de cap).

Faceți clic pe butonul de pe această pagină pentru a programa o demonstrație live pentru a vedea cum funcționează sau citiți despre cum vă ajutăm pe pagina noastră cu funcții .