Rezumat șabloane Creately: Săptămâna 2 din iunie

Săptămâna trecută, am împărtășit șabloane personalizate pentru cei care sunt angajați în planificarea evenimentelor, managementul produselor, consiliere în carieră, antropologie culturală și coaching pentru productivitate personală.

Săptămâna aceasta am pregătit cinci șabloane noi, adaptate special pentru designeri UX, manageri de produs, manageri de proiect, lideri de echipă, creatori de conținut, controlori de calitate, traineri profesioniști și consultanți.

Dacă sunteți interesat să explorați șabloane suplimentare, vă încurajăm să vizitați comunitatea noastră de diagrame, unde puteți găsi o colecție extinsă de sute de șabloane care se adresează unei game largi de cazuri de utilizare organizaționale.

Șabloanele din această săptămână includ:

• Canvas Lean UX
• Șablon pre-mortem
• Șablon de depozit de conținut
• Matricea de risc
• Șablon eficient de atelier

Lean UX Canvas

Canvasul Lean UX este un instrument vizual utilizat în domeniul designului User Experience (UX) pentru a facilita crearea și comunicarea în colaborare a conceptelor de produs. Este utilizat de obicei de designerii UX, managerii de produs și echipele interfuncționale care lucrează într-un mediu agil și iterativ.

Utilizarea unui șablon de pânză Lean UX poate ajuta la eficientizarea procesului de proiectare și la alinierea membrilor echipei la obiectivele proiectului și la abordarea centrată pe utilizator.

Iată un ghid simplu despre cum să utilizați un șablon de pânză Lean UX în cinci pași simpli:

1. Definiți problema: identificați și încadrați în mod clar problema pe care doriți să o rezolvați, luând în considerare nevoile utilizatorilor și obiectivele de afaceri.
2. Identificați utilizatorii țintă: definiți utilizatorii țintă primari pentru produsul dvs. și creați personaje de utilizator care să reprezinte caracteristicile, comportamentele și obiectivele acestora.
3. Hartați călătoria utilizatorului: vizualizați experiența utilizatorului prin maparea călătoriei acestuia de la prima interacțiune până la atingerea obiectivelor, inclusiv punctele de contact, emoțiile și punctele dureroase.
4. Generați idei de soluții: gândiți-vă la posibile soluții pentru a aborda problema definită și a satisface nevoile utilizatorilor, încurajând diverse perspective din partea membrilor echipei.
5. Formulați ipoteze și validați: creați ipoteze despre soluțiile generate și proiectați experimente pentru a testa aceste ipoteze cu utilizatorii, concentrându-vă pe cicluri iterative de feedback, învățare și rafinare.

_{Faceți clic pe imagine pentru a edita Lean UX Canvas}

Șablon pre-mortem

Șablonul pre-mortem este un instrument strategic folosit de managerii de proiect, liderii de echipă și factorii de decizie pentru a anticipa și a atenua potențialele riscuri sau eșecuri înainte ca acestea să apară. Este deosebit de valoros în timpul fazei de planificare a unui proiect sau inițiativă.

Iată cum să utilizați șablonul pre-mortem în cinci pași simpli:

1. Stabiliți scena: reuniți echipa de proiect sau părțile interesate relevante și explicați scopul exercițiului pre-mortem. Subliniați importanța identificării riscurilor și potențialelor eșecuri pentru a preveni apariția acestora.
2. Imaginați-vă un eșec: Rugați participanții să-și imagineze că proiectul a eșuat deja sau a întâmpinat probleme semnificative. Oferă-le o cronologie specifică, cum ar fi șase luni sau un an în viitor. Încurajați-i să gândească larg și creativ la toate motivele posibile ale eșecului.
3. Faceți brainstorming riscuri și cauze: Oferiți fiecărui participant note lipicioase sau o platformă digitală unde își pot nota individual riscurile și cauzele pe care le consideră că ar putea contribui la eșec. Acordați-le un anumit timp pentru a genera cât mai multe idei posibil. Amintiți-le să se concentreze pe riscuri specifice, mai degrabă decât pe generalități.
4. Împărtășiți și grupați ideile: Rugați-i pe fiecare participant să-și împărtășească ideile unul câte unul, permițând discuții și clarificări, dacă este necesar. Pe măsură ce ideile sunt împărtășite, grupați riscurile și cauzele similare sau conexe. Acest pas ajută la identificarea temelor comune și la prioritizarea riscurilor potențiale.
5. Strategii de atenuare: Odată ce toate ideile sunt împărtășite și grupate, concentrați-vă asupra dezvoltării de strategii pentru a atenua sau a preveni riscurile și cauzele identificate. Încurajați echipa să facă brainstorming acțiuni proactive, planuri de urgență sau măsuri de diminuare a riscurilor care pot fi implementate pentru a minimiza probabilitatea sau impactul riscurilor identificate.

Folosind șablonul pre-ortem, echipele de proiect pot identifica în mod proactiv potențialele riscuri și eșecuri, permițându-le să dezvolte strategii și planuri de urgență pentru a preveni sau a minimiza impactul acestora. Acest exercițiu promovează o abordare avansată și îmbunătățește procesele de planificare generală a proiectului și de gestionare a riscurilor.

_{Faceți clic pe imagine pentru a edita șablonul Pre-Mortem}

Șablon de depozit de conținut

Șablonul de depozit de conținut este un instrument folosit în mod obișnuit de managerii de conținut, agenții de marketing digital și echipele editoriale pentru a-și organiza și gestiona în mod eficient activele de conținut. Oferă o locație centralizată pentru stocarea, clasificarea și accesarea conținutului pentru diverse canale și platforme.

Iată cum să utilizați șablonul de depozit de conținut:

1. Configurați șablonul: creați un cadru structurat în depozit, inclusiv foldere, categorii și câmpuri de metadate, pentru a organiza eficient conținutul. Luați în considerare factori precum tipul de conținut, subiectul, publicul țintă și data publicării.
2. Încărcați și clasificați conținutul: începeți prin a încărca elementele de conținut existente în depozit. Atribuiți categorii, etichete și metadate adecvate fiecărei piese de conținut pentru căutare și regăsire ușoară. Acest pas asigură că conținutul este organizat și accesibil în mod corespunzător.
3. Definiți permisiunile și nivelurile de acces: determinați cine poate accesa și edita conținutul din depozit. Stabiliți roluri și permisiuni de utilizator pentru a menține securitatea datelor și pentru a vă asigura că persoanele potrivite au privilegiile necesare.
4. Colaborați și urmăriți revizuirile: încurajați colaborarea între membrii echipei cu funcții precum controlul versiunilor. Urmăriți revizuirile, comentariile și feedbackul în cadrul depozitului pentru a menține un flux de lucru transparent și pentru a eficientiza procesele de dezvoltare și aprobare a conținutului.
5. Căutați și preluați conținut: utilizați funcționalitatea de căutare a depozitului pentru a localiza conținut specific pe baza unor criterii relevante, cum ar fi cuvinte cheie, categorii sau metadate. Asigurați-vă că depozitul este ușor accesibil și ușor de utilizat pentru descoperirea și recuperarea eficientă a conținutului.

Utilizați șablonul de depozit de conținut pentru a gestiona și organiza eficient elementele de conținut, pentru a îmbunătăți colaborarea între membrii echipei și pentru a eficientiza procesele de creare și publicare a conținutului.

_{Faceți clic pe imagine pentru a edita șablonul de depozit de conținut}

Matricea de risc

Un șablon de matrice de risc este un instrument utilizat în mod obișnuit de managerii de proiect, managerii de risc și factorii de decizie pentru a evalua și prioritiza riscurile în funcție de probabilitatea și impactul acestora. Acesta oferă un cadru structurat pentru evaluarea și vizualizarea riscurilor, permițând strategii eficiente de gestionare și atenuare a riscurilor.

Pentru a utiliza un șablon de matrice de risc, urmați acești cinci pași simpli:

1. Configurați șablonul: Începeți prin a selecta un șablon de matrice de risc care se potrivește nevoilor dvs. Acesta poate fi un șablon pre-proiectat sau o matrice goală pe care o personalizați. Setați axele pentru probabilitate și impact și definiți scalele de evaluare pentru fiecare criteriu.
2. Identificați și evaluați riscurile: identificați riscurile potențiale asociate cu proiectul sau inițiativa dvs. Evaluați fiecare risc luând în considerare probabilitatea de apariție a acestuia și impactul potențial pe care îl poate avea asupra obiectivelor proiectului. Utilizați scalele de evaluare definite în șablon pentru a atribui scoruri fiecărui risc.
3. Reprezentați riscurile pe matrice: utilizați axele de probabilitate și impact din șablon pentru a reprezenta fiecare risc identificat. Probabilitatea este reprezentată de obicei pe axa orizontală, iar impactul este reprezentat pe axa verticală. Plasați fiecare risc la intersecția care corespunde probabilității și scorurilor de impact evaluate.
4. Determinați nivelurile de risc: Analizați pozițiile riscurilor pe matrice pentru a determina nivelurile lor generale de risc. În mod obișnuit, riscurile din zona cu mare probabilitate și cu impact ridicat (cvadrantul din dreapta sus) sunt considerate cu risc ridicat și necesită o atenție imediată. Riscurile din zona cu probabilitate scăzută și cu impact scăzut (cvadrantul din stânga jos) sunt de obicei cu prioritate mai mică.
5. Prioritizează diminuarea riscurilor: pe baza nivelurilor de risc identificate, prioritizează riscurile pentru eforturile de atenuare. Concentrați-vă mai întâi pe zonele cu risc ridicat și alocați resursele adecvate pentru a dezvolta și implementa strategii de atenuare. Monitorizați și revizuiți matricea în mod regulat pentru a actualiza evaluările riscurilor și pentru a ajusta eforturile de atenuare după cum este necesar.

Șablonul matricei de risc vă permite să vizualizați și să prioritizați în mod eficient riscurile, conducând la luarea deciziilor în cunoștință de cauză și la o diminuare țintită a riscurilor. De asemenea, oferă un cadru clar pentru evaluarea și gestionarea riscurilor de-a lungul ciclului de viață al proiectului, sporind în cele din urmă succesul proiectului și minimizând potențialele impacturi negative.

_{Faceți clic pe imagine pentru a edita matricea de risc}

Șablon de atelier eficient

Un șablon eficient de atelier este un instrument structurat folosit de facilitatori, formatori și profesioniști din diverse domenii pentru a planifica și a desfășura ateliere productive. Acesta oferă un cadru pentru organizarea și îndrumarea sesiunilor de atelier pentru a atinge obiective și rezultate specifice.

Urmați acești pași pentru a utiliza șablonul de atelier:

1. Definiți obiectivele atelierului: Articulați clar scopul și rezultatele dorite ale atelierului. Identificați obiectivele specifice pe care doriți să le atingeți și cunoștințele, abilitățile sau acțiunile pe care doriți să le dobândească participanții.
2. Planificați agenda: Elaborați o agendă detaliată care subliniază fluxul activităților, subiectele care vor fi tratate și timpul alocat pentru fiecare sesiune. Luați în considerare includerea unui amestec de prezentări, exerciții interactive, discuții de grup și activități practice pentru a implica participanții și pentru a atinge obiectivele atelierului.
3. Pregătiți materiale și resurse: Adunați și pregătiți toate materialele, resursele și materialele necesare pentru atelier. Asigurați-vă că participanții au acces la documente relevante, fișe de lucru sau instrumente care le susțin învățarea și implicarea.
4. Facilitați implicarea și participarea: în timpul atelierului, utilizați șablonul pentru a vă ghida abordarea de facilitare. Încurajează participarea activă, colaborarea în grup și discuțiile deschise între participanți. Folosiți tehnici interactive, cum ar fi brainstorming, lucru în grup și jocuri de rol, pentru a stimula implicarea și partajarea cunoștințelor.
5. Evaluați și adunați feedback: la sfârșitul atelierului, alocați timp pentru a colecta feedback de la participanți. Folosiți formulare de evaluare sau sondaje pentru a-și aduna informații despre conținutul atelierului, facilitarea și experiența generală. Acest feedback vă va ajuta să evaluați eficacitatea atelierului și să aduceți îmbunătățiri pentru sesiunile viitoare.

Folosind un șablon eficient de atelier, profesioniștii pot structura și facilita ateliere captivante și de impact. Șablonul servește drept ghid pentru a se asigura că obiectivele atelierului sunt îndeplinite, participanții sunt implicați activ și rezultatele dorite sunt atinse. Ajută la eficientizarea procesului de planificare și execuție, rezultând o experiență valoroasă și de succes în atelier pentru toți cei implicați.

_{Faceți clic pe imagine pentru a edita șablonul efectiv de atelier}