Cum să utilizați eficient lecțiile învățate pentru a evita eșecul proiectului

Fiecare proiect este o experiență de învățare. Eșecurile ne avertizează să nu mai facem aceleași erori. Succesele ne ghidează să navigăm eficient în proiectele noastre actuale și viitoare. Un proces adecvat pentru a surprinde aceste eșecuri, victorii și domenii de îmbunătățire este necesar pentru managementul de succes al proiectului. Aceasta este ceea ce face metoda lecțiilor învățate din proiect.

În această postare, vom explora cum să evităm eșecurile proiectelor în mod eficient folosind lecțiile învățate. Șabloanele furnizate pe parcursul postării sunt editabile online. Folosiți-le pentru a trece mai departe cu sarcinile dvs.

Care sunt lecțiile învățate din proiect?

Lecțiile învățate reprezintă experiențele cheie – atât pozitive, cât și negative – colectate de-a lungul ciclului de viață al unui proiect, precum și la încheierea acestuia. Reflectând la aceste cunoștințe și înțelegere, puteți converti ceea ce ați învățat în acțiuni necesare pentru a îmbunătăți sistemele și procesele actuale și pentru a asigura succesul proiectelor viitoare.

Pentru unele organizații, lecțiile învățate în managementul proiectelor sunt un proces informal în care discută și documentează experiențele de proiect în timpul fazei de închidere. Alte organizații desfășoară o sesiune de lecție învățată la sfârșitul fiecărei faze a unui proiect. Managerii de proiect, membrii echipei de proiect, precum și liderii de echipă pot participa la sesiunea de lecții învățate pentru a revizui rapoartele și a lua decizii cu privire la modul de transformare a informațiilor obținute în acțiuni.

Sesiunile de lecții învățate pot fi desfășurate în diferite faze ale proiectului în funcție de complexitatea acestuia; la sfârșitul fiecărei etape, la încheierea proiectului sau în timp real pe măsură ce se întâmplă.

De ce lecțiile învățate ar trebui să fie o parte integrantă a managementului de proiect

Documentarea și împărtășirea lecțiilor învățate în întreaga organizație ajută la evitarea și reducerea șanselor de eșec. De asemenea, ajută la crearea celor mai bune practici care pot fi încorporate în eforturile viitoare.

Conducerea sesiunilor de lecții învățate ajută, de asemenea, la construirea încrederii între membrii echipei; permițându-le să-și împărtășească propria perspectivă asupra a ceea ce a mers bine și greșit în timpul proiectului îi va face să se simtă mai implicați și îi va încuraja să susțină mai mult procesul de management al proiectului.

În cele din urmă, lecțiile învățate pot avea un impact real asupra proceselor companiei și asupra modului în care funcționează echipele.

Procesul lecțiilor învățate

Procesul de lecții învățate include cinci pași. Acestea au scopul de a culege lecții importante învățate în timpul proiectului de la participanții la întâlnire și de a determina cum să aplice cu succes acele cunoștințe pentru a obține rezultate mai bune în proiectele viitoare. Pașii sunt,

Pasul 1: Identificați lecțiile învățate

Începeți prin a revizui ceea ce a mers bine și ce nu a mers atât de bine în timpul proiectului pe care tocmai l-ați finalizat și ce trebuie îmbunătățit. Acest lucru ar trebui făcut în timpul sesiunii de lecții învățate la care au participat părțile interesate cheie ale proiectului.

• În pregătirea sesiunii, facilitatorul ar trebui să trimită participanților un sondaj. Ar trebui să includă întrebări specifice legate de diferitele aspecte ale proiectului (adică managementul proiectului, resurse, comunicare, cerințe etc.). La fel de important este să obțineți feedback-ul lor cu privire la ceea ce a funcționat, ce nu a funcționat și ce ar trebui îmbunătățit. Răspunsul la sondaj nu numai că îi va ajuta pe participanți să se pregătească mai bine pentru sesiune, dar răspunsurile în sine vor ajuta la ghidarea discuției dintre ei.
• Rezumați rezultatele sondajului și analizați-le împreună cu alte rapoarte cheie în timpul sesiunii pentru a identifica eșecurile și câștigurile proiectului. Recomandările pentru îmbunătățirile viitoare ale proiectului ar trebui să fie identificate până la sfârșitul acestuia.

Puteți folosi o diagramă similară ca cea de mai jos pentru a înregistra feedback-ul și punctele cheie discutate în timpul sesiunii.

Pasul 2: Documentați lecțiile învățate

Următorul pas al procesului este documentarea rezultatelor cu un raport detaliat. Ar trebui să includă feedback-ul participantului cu privire la punctele tari și punctele slabe ale proiectului și recomandări de îmbunătățire.

Odată ce raportul este complet, partajați-l cu părțile interesate interne și externe relevante ale proiectului. Deși puteți crea o prezentare generală a raportului detaliat pentru conducere, raportul extins poate fi trimis ca atașament pentru referințe ulterioare.

Pasul 3: Analizați lecțiile învățate

În această fază a procesului, analizați și organizați lecțiile învățate pentru a determina cum să le aplicați. Apoi sunt decise pregătirea necesară pentru angajați și îmbunătățirile proceselor de management de proiect.

Ca un pas suplimentar, puteți crea un plan de acțiune care să sublinieze pașii necesari, părțile/departamentele responsabile, resursele și un calendar.

Pasul 4: Arhivați lecțiile învățate

Stocați toate documentele lecțiilor învățate într-o locație ușor accesibilă, cum ar fi într-un drive partajat (de exemplu, Google Drive), făcându-le ușor disponibile pentru echipa de proiect, precum și pentru alte echipe din organizație și părțile interesate.

Pasul 5: Preluați lecțiile învățate

Consultați documentele lecțiilor învățate pentru a îmbunătăți procesele actuale ale proiectului. Optimizați recuperabilitatea acestor documente prin crearea de foldere pentru fiecare tip de proiect și organizarea corectă a acestora după dată sau numele proiectului. Dacă instrumentul pe care îl utilizați pentru a stoca rapoartele oferă capacitatea de căutare a cuvintelor cheie, ar fi mult mai ușor pentru oricine să le regăsească.

Cum să evitați eșecurile proiectului cu lecțiile învățate

Iată câțiva pași pe care îi puteți încorpora în procesul de lecții învățate din proiect pentru a asigura succesul proiectului.

Conduceți frecvent sesiuni de lecții învățate

Multe lucruri pot merge prost sau bine într-un proiect, mai ales dacă este o inițiativă mare și complexă. Prin urmare, ar fi bine să înregistrați informațiile cheie mai devreme decât să așteptați până la sfârșitul proiectului. Pe măsură ce trece timpul, este posibil să nu rețineți informațiile cheie sau, în cazul unui eșec, informațiile pot fi examinate în mod intenționat.

Aveți un proces standard și un set de instrumente

Multe organizații nu reușesc adesea să capteze lecțiile învățate în timpul proiectelor, deoarece le lipsește un proces definit.

Un set adecvat de pași îl face să pară mai necesar și poate ajuta echipa să cadă într-o rutină de înregistrare a lecțiilor învățate în timpul proiectelor. În mod similar, deținerea unui set predefinit de instrumente de utilizat pentru colectarea informațiilor, stocarea rapoartelor și documentelor și partajarea acestora în cadrul organizației, va ajuta și mai mult la eficientizarea procesului.

Utilizați lecțiile învățate în timpul planificării riscurilor

În timpul evaluării riscurilor unui nou proiect, consultați rapoartele anterioare ale lecțiilor învățate ale proiectelor relevante pentru a identifica cu ușurință riscurile potențiale. Ulterior, puteți trece la dezvoltarea strategiilor de atenuare.

Aveți o echipă cu lecții învățate

Puteți aplica metoda lecțiilor învățate – sau puteți înregistra în mod activ experiențele, informațiile și impresiile în timp real – pe tot parcursul proiectului. Clarificați modul în care veți aplica metoda și selectați o echipă la care să participe și să-și asume un rol activ.

O bună practică este includerea membrilor din diferite zone ale proiectului, astfel încât să colecteze perspective diverse. Păstrați numărul de membri ai echipei între 3 și 10.

Menținerea unui astfel de jurnal de experiențe de proiect va contribui astfel la desfășurarea unor sesiuni mai eficiente de lecții învățate.

Cum ați folosi lecțiile învățate în managementul proiectelor?

Am definit care sunt lecțiile învățate în managementul proiectelor, procesul de lecții învățate și cum să aplicăm eficient metoda pentru a evita eșecul proiectului, împreună cu șabloane utile în această postare.

Asigurați-vă că capturarea, analizarea și învățarea din lecțiile învățate fac parte din fiecare proiect pe care îl faceți. La fel de important este să planificați următorul set de pași pentru a aplica eficient lecțiile învățate. Acest efort continuu va ajuta la cultivarea unei culturi a îmbunătățirii continue în cadrul organizației dumneavoastră.