4 lecții din viața reală despre conformitatea și echitatea subvențiilor pentru furnizorii de granturi guvernamentali

Cele mai recente actualizări ale ghidurilor Biroului de Management și Buget (OMB) explică clar: echitatea este acum o prioritate de top.

Nu există nicio pârghie unică pentru furnizorii de granturi guvernamentale care doresc să rămână în conformitate și să promoveze capitalul propriu. Dar începe cu o experiență pozitivă a cetățeanului.

Dacă căutați exemple din viața reală despre ceea ce înseamnă oficializarea unui angajament pentru o experiență pozitivă a cetățenilor, există multe de învățat de la comunitățile indigene.

Indiferent cine slujești, națiunile tribale oferă lecții importante despre cum să fii cu adevărat echitabil pe parcursul procesului tău de acordare a granturilor și arată ce este în joc dacă înțelegi greșit.

Un proces împovărător de grant nu poate fi echitabil

Fiecare barieră suplimentară, inutilă, în calea unui proces de solicitare a granturilor crește decalajul dintre comunitățile care dispun de resurse suficiente și cele care nu dispun de resurse. Înlăturarea acestor bariere necesită să înțelegeți experiența aplicației din perspectiva solicitantului.

Aceste procese împovărătoare sunt deosebit de evidente în procesul de aplicare prin care trec multe națiuni tribale pentru a accesa finanțare federală. Aplicația în sine poate fi incredibil de dificilă pentru triburile care nu au capacitatea de personal pentru a dedica pe cineva muncii.

În timpul unui proiect de cercetare OMB, un membru tribal și-a descris experiența: „[Procesul de aplicare a fost] chinuitor. Au fost atât de multe întrebări redundante, unele dintre întrebări au fost de genul „de ce contează asta?” Te închide zile întregi și nu este clar ce vrea să afle guvernul.”

Triburile cu resurse insuficiente tind să aibă mai puțin succes în asigurarea finanțării decât triburile care pot angaja profesioniști pentru a ajuta. „Veți vedea că sunt cele mai bogate triburi [care au granturi de succes] pentru că își permit scriitorii de granturi. Triburile care au o capacitate mai mică nu au resursele necesare pentru a angaja experți”, a explicat un membru al Tribalului cercetătorilor OMB.

Dincolo de fazele de aplicare și de atribuire, restricțiile privind ratele de costuri administrative sau indirecte dezavantajează triburile cu capacitate redusă. Triburile mai mici nu au capacitatea de a împărți costurile în mai multe proiecte sau departamente, așa cum ar putea face triburile mai mari.

Într-un raport GAO despre efortul de a crește accesul la internet de mare viteză pe ținuturile tribale, o înștiințare este că Mississippi Choctaw angajează un redactor de granturi cu normă întreagă pentru a-și gestiona aplicația E-rate atunci când au avut dificultăți în a solicita ei singuri.

Raportul analizează de ce aceasta este o problemă de echitate: „Consultantul a confirmat că există o curbă de învățare abruptă a procesului și nu toate triburile ar avea banii sau timpul pentru ca un membru să depășească curba de învățare în timp ce își îndeplinește alte responsabilități tribale”. Din fericire, cele mai recente actualizări Uniform Guidance au crescut alocația pentru costuri indirecte pentru a contabiliza astfel de cheltuieli.

Recomandări : furnizorii de granturi guvernamentale trebuie să recunoască modul în care procesele lor pot perpetua inegalitatea. Rolul dvs. în calitate de furnizor de granturi guvernamentale este să vă faceți timp pentru a înțelege perspectivele comunităților pe care le deserviți și să luați măsuri pentru a le reduce povara.

Încrederea ar trebui să fie un scop explicit

Fiecare pas al procesului de acordare a granturilor modelează relația pe care membrii comunității o dezvoltă cu instituțiile publice. Fără a stabili intenții clare – și a le urma până la capăt – procesul de grant poate trece cu vederea valorile comunității, credințele culturale și experiențele de zi cu zi. Când se întâmplă acest lucru, comunitățile își pierd adesea încrederea și încrederea în programele menite să ofere sprijin.

Pentru a construi încredere, furnizorii de granturi trebuie să caute feedback de la membrii comunității și să construiască programe în colaborare. Planul de acțiune pentru Întărirea consultărilor tribale și a relațiilor de la națiune la națiune al Serviciului Forestier din SUA oferă un exemplu excelent de cum arată ca o agenție să își oficializeze angajamentul de a construi încrederea.

În special, planul devine specific despre ce va face pentru a consolida relațiile și cum arată cronologia. Acesta include detalii precum „Serviciul Forestier va stabili o procedură pentru a răspunde la întrebările din partea Triburi, prin gestionarea căsuței de e-mail de consultare la [email protected].” Acest nivel de specificitate este critic.

Când angajamentele de a avea încredere sunt vagi, ajungi cu programe care nu își respectă promisiunea – sau mai rău – lucrează împotriva ei.

Responsabilitatea Federal Indian Trust a fost înființată în 1942. Ea stabilește obligația guvernului federal de a acționa cu responsabilitate și încredere față de triburile native. Aceasta a fost în aceeași epocă în care copiii indigeni au fost îndepărtați din casele lor și trimiși la școli-internat administrate de federal, un program rasist care a devastat comunitățile. Discrepanța dintre etosul încrederii și politica reală care este pusă în aplicare arată mizele mari de ancorare a programelor în mod clar și explicit la un obiectiv general.

Recomandări: furnizorii de granturi guvernamentale la toate nivelurile trebuie să prioritizeze construirea de relații cu comunitățile cu care lucrează și să devină specifici despre cum arată acestea în practică. Nu este suficient să stabilești obiectivul, trebuie să creezi un plan – cu detalii – de urmat.

Granttorii trebuie să ajute la reducerea decalajului de finanțare

Dacă nu există suficientă finanțare pentru a satisface nevoile celor care se califică pentru un program, oamenii vor fi inevitabil lăsați afară, iar rezultatele vor fi inechitabile. Sarcina de a contribui la reducerea decalajului de finanțare revine donatorilor.

Programul de conectivitate tribală în bandă largă este un exemplu excelent al modului în care un program bine intenționat poate fi insuficient. Administrația Națională de Telecomunicații și Informații (NTIA) a Departamentului de Comerț al SUA a alocat 980 de milioane de dolari subvenții ca parte a programului. Cu toate acestea, NTIA a primit cereri de solicitare în valoare totală de peste 5 miliarde de dolari în nevoie. Deci, în esență, mai puțin de 20% dintre proiecte erau finanțate. Și în competiția pentru fonduri, triburile cu resurse bine au tendința de a câștiga.

Dacă donatorii se confruntă cu un deficit de finanțare, ar trebui să caute modalități de a ajuta. Deși s-ar putea să nu poată restructura bugetul pe cont propriu, ei pot pleda pentru mai multe finanțări din partea organelor legislative sau a programelor federale. Căutați modalități de a fi un avocat pentru comunitățile care au nevoie de mai mult sprijin.

Pentru comunitățile indigene, există o întreagă rețea de granturi federale, de stat, locale și tribale pentru care s-ar putea califica. Dacă există un decalaj între finanțare și nevoi în programul dvs., faceți un efort pentru a conecta membrii comunității la alte oportunități de finanțare pentru care ar putea fi eligibili. Fii o resursă pentru ei cât mai mult posibil pentru a-i ajuta să găsească și să aplici pentru finanțare suplimentară.

Dacă anticipați un decalaj mare de finanțare, ar putea merita să restrângeți focalizarea programului dvs., astfel încât toți solicitanții eligibili să primească finanțarea de care au nevoie. Această abordare vă permite să fiți mai echitabil și îi împiedică pe oameni să își facă timp să solicite finanțare doar pentru a fi refuzat.

Recomandări: Deși lipsurile de finanțare vor fi probabil întotdeauna parte din acordarea de granturi guvernamentale, membrii comunității nu ar trebui să suporte singuri greul deficiențelor. Grant-makers trebuie să facă tot ce pot pentru a reduce această sarcină.

Standardizați formularele și raportarea pentru a ușura sarcina

Deoarece programele de granturi guvernamentale tind să fie izolate, cerințele de aplicare și de raportare pot varia foarte mult. Pentru comunitățile care caută finanțare din mai multe surse, variațiile pot provoca confuzie și dublarea muncii.

Un ofițer federal de granturi și legătura tribală descrie straturile de variații în cadrul procesului de finanțare: „Entităților non-federale li se cere adesea să pregătească formulare specifice agenției... calendare, documente de flux de lucru, bugete, modele logice și rezumate toate diferă inutil.”

Noile actualizări OMB Uniform Guidance au adăugat o cerință care standardizează raportarea financiară. Furnizorii de granturi nu pot cere informații financiare suplimentare în afara cerințelor standard de date. Potrivit lui David Clark, OMB a luat în considerare și obligarea raportării programatice standardizate. Cu toate acestea, în cele din urmă au respins această idee, deoarece grant-makerii au considerat că gama largă de programe a făcut-o prea dificilă.

Recomandări: chiar dacă nu vi se cere să standardizați cerințele de raportare programatică, lucrul în direcția standardizării poate ajuta la ușurarea sarcinii beneficiarilor. Căutați modalități de a vă alinia cerințele cu alte programe de granturi guvernamentale. Și fiți un avocat al standardizării între departamente și agenții pe cât posibil.

De asemenea, tehnologia vă poate ajuta să creați o experiență mai uniformă a aplicanților în cadrul programelor. Dacă mai multe agenții și departamente folosesc același software de gestionare a granturilor, beneficiarii de grant nu trebuie să învețe o nouă platformă și flux de lucru de fiecare dată când solicită finanțare.

Alegeți software-ul potrivit de gestionare a granturilor pentru o experiență pozitivă a cetățenilor

Astăzi, crearea unei experiențe pozitive pentru cetățean nu mai este o considerație separată de conformitate. Ele sunt mai indisolubil legate decât oricând.

Pe măsură ce vă construiți strategia și infrastructura, alegeți un software de acordare a granturilor guvernamentale care este proiectat să fie echitabil. Și pe măsură ce avansați, căutați feedback de la alegători pentru a afla cum se simte din perspectiva lor. Aceasta este sursa supremă a adevărului.